Slack kontra e-mail: i zwycięzcą jest...

Gdy nadal dostosowujemy się do nowych sposobów pracy i związanych z nimi wyzwań zespołów zdalnych, wielu z nas uważniej przygląda się narzędziom, na których wcześniej polegaliśmy.

Mówimy oczywiście o poczcie e-mail. Przez dekady polegaliśmy na niej w komunikacji wewnętrznej, ale od pewnego czasu trwa dyskusja, czy nadal jest idealnym rozwiązaniem.

Pojawił się godny rywal, który próbuje zepchnąć e-mail na bok. Nazywa się Slack.

Slack jest popularną platformą do współpracy w pracy, a wokół porównania Slack vs e-mail narosło kilka głównych argumentów. Postanowiliśmy więc uporządkować temat i sprawdzić raz na zawsze, co jest lepsze: Slack czy e-mail.

Argument nr 1: e-mail jest nieefektywny

Argument jest prosty: e-mail to nieefektywna forma komunikacji. Niezależnie od tego, czy uznamy go za przestarzały, mało bezpieczny czy czasochłonny, zarzut brzmi tak samo: poczta powoduje więcej problemów, niż rozwiązuje.

Dowody na poparcie

Pracownicy spędzają 209 minut dziennie (ok. 3,5 godziny) na sprawdzaniu poczty
Według raportu CNBC przeciętny pracownik poświęca codziennie 209 minut na sprawdzanie służbowej poczty. To oznacza, że każdego dnia aż 43% czasu pracy pochłaniają e-maile związane z obowiązkami.
Trudno nie zapytać: jak ktokolwiek ma być naprawdę produktywny, skoro niemal połowę dnia pracy spędza na czytaniu i odpisywaniu zamiast na wykonywaniu zadań?
E-mailowi brakuje przydatnych funkcji
E-mail jest dość podstawowy, jeśli chodzi o możliwości. Możesz wysyłać wiadomości w obie strony i dodawać niewielkie pliki.
Dla firm to jednak za mało. Poczta nie oferuje natychmiastowej komunikacji w miejscu pracy, rozmów głosowych ani wideo, nie ułatwia przesyłania dużych plików. Nawet niektóre funkcje bezpieczeństwa, takie jak podstawowe szyfrowanie, bywają ograniczone u popularnych dostawców poczty.
W efekcie ciągle kopiujesz, wklejasz, pobierasz i wysyłasz rzeczy między klientem poczty, narzędziami do zarządzania projektami i aplikacjami do pracy zdalnej.

Kontrargumenty:

Prawie wszyscy są przyzwyczajeni do e-maila, więc przejście na nową platformę zajmuje czas
Założymy się, że znasz najwyżej jedną lub dwie osoby bez konta Gmail, Yahoo albo Outlook. To po prostu narzędzie, do którego przywykliśmy, więc porzucenie e-maila może w codziennej pracy frustrować bardziej, niż pomagać.
Nie tylko trzeba przekonać cały zespół, ale każdy musi nauczyć się nowej platformy komunikacji pracowniczej, co dla części osób może być trudne.
Dobrze przechowuje rozmowy, więc łatwo znaleźć dawną korespondencję
W porównaniu czatu i e-maila poczta zawsze wygrywa pod względem archiwizacji. Jedną z jej największych zalet jest to, że rozmowy i wiadomości można wygodnie porządkować oraz znajdować zwykłym wyszukiwaniem.
Aplikacje do wiadomości błyskawicznych często pozostawiają tu sporo do życzenia. Zazwyczaj trudno uporządkować pojedynczą rozmowę, a wyszukiwanie ważnych informacji ogranicza się do słów kluczowych.

Argument nr 2: platformy do współpracy w pracy są lepsze

Platformy do współpracy w pracy naprawdę podbiły branżę pracy zdalnej. Mówi się, że pomagają zespołom zdalnym być na bieżąco w prosty i wygodny sposób. To coś, czego e-mail nie potrafi robić równie dobrze.

Dowody na poparcie:

Uporządkowany przepływ pracy
Platformy do współpracy są znane z uporządkowanego workflowu. Członkowie zespołu łatwo widzą, co trzeba zrobić, kto ma to zrobić i na kiedy.
Wszyscy członkowie zespołu łatwo widzą aktualizacje projektu
Nie tylko sama praca jest widoczna, ale aplikacje te informują Cię na bieżąco o postępach zadania.
Głos/wideo
Prawie każda platforma pozwala inicjować i odbierać rozmowy głosowe lub wideo bezpośrednio z aplikacji.
Usługi e-mail zwykle mają absurdalnie niskie limity wysyłania plików. Gmail pozwala na przykład na zaledwie 25 MB. Platformy do współpracy często oferują limity wysyłania sięgające 1 GB.
Obsługa spotkań
Wiele platform pozwala także organizować spotkania online. To coś więcej niż prosta rozmowa wideo, bo pokoje spotkań często zawierają tablicę, nagrywanie, czat i udostępnianie ekranu.

Kontrargumenty:

Zwykle istnieje krzywa uczenia, której część osób nie chce pokonywać
Jak wspomnieliśmy wcześniej, przejście na platformę do współpracy nie dla każdego jest łatwe. Użytkownicy muszą przyzwyczaić się do wielu funkcji, a w napiętym grafiku nauka nieznanej platformy może zabierać czas i pogarszać doświadczenie pracownika.
Darmowe wersje są zwykle bardzo ograniczone, zwłaszcza przy komunikacji firmowej w porównaniu z darmowymi kontami e-mail
Większość platform jest dostępna za darmo, ale najlepsze funkcje trafiają do planów premium. Jeśli nie ma budżetu na coroczne opłaty, trzeba polegać na wersji darmowej.
Niestety często oznacza to wiele limitów. Limit wysyłania plików może być mniejszy, przestrzeń na dane bardzo ograniczona, a funkcje takie jak nagrywanie czy tablica mogą być niedostępne.

Argument nr 3: Slack jest dobrą alternatywą dla e-maila

Spośród dziesiątek platform do współpracy Slack był jedną z pierwszych, które zdobyły ogromną popularność. Dzięki temu stał się największym konkurentem e-maila. Użytkownicy zaczęli pytać: „Czy Slack jest lepszy niż e-mail?”, a dla wielu odpowiedź brzmi: tak.

Dowody na poparcie:

Usprawnia dzielenie się informacjami
Slack ma przejrzysty interfejs, który pomaga zespołom być na bieżąco oraz szybko wysyłać i odbierać informacje projektowe oraz zespołowe. To znacznie lepsze niż współdzielone skrzynki odbiorcze, w których szybko robi się bałagan.
Wykorzystuje czat, komentarze i wiadomości w czasie rzeczywistym do szybkiej komunikacji
Slack w komunikacji wewnętrznej to prawdopodobnie jeden z najprostszych sposobów, by zespół był na bieżąco.
Dzięki czatowi i komentarzom zespół może wymieniać pomysły i feedback w czasie rzeczywistym. Wiadomości błyskawiczne sprawiają też, że każdy szybciej dowiaduje się o aktualnościach zespołu.
Porządkuje projekty i zespoły w „kanałach”
W Slacku organizacja jest wszystkim. Projekty i zespoły są podzielone na kanały. Dzięki temu informacje, pliki, komentarze i czaty są rozdzielone tematycznie, co zwiększa produktywność komunikacji błyskawicznej.
Pozwala wybrać, które rozmowy wymagają Twojej uwagi, a które nie
Dzięki kanałom osoby przypisane do projektu mogą zostać dodane do właściwego miejsca i otrzymywać powiadomienia o każdej wiadomości Slacka.
Osoby nieprzypisane do projektu nie są rozpraszane niepotrzebnymi alertami.

Kontrargumenty:

Aplikacja wymaga stałej uwagi, bo wszyscy są zawsze połączeni i mogą wprowadzać zmiany w dowolnym momencie
Kanały pomagają porządkować tematy, ale podstawowe powiadomienia i alerty potrafią wybuchać przy każdej zmianie w workflowie. Wiele z tych aktualizacji nie jest pilnych ani nawet istotnych, a w efekcie możesz sprawdzać Slacka równie często jak pocztę, jeśli nie częściej.
Brak pełnej prywatności, bo administratorzy mogą widzieć czaty
Chociaż w firmowym Slacku i tak nie warto pisać nic nieodpowiedniego, trzeba pamiętać, że prywatne wiadomości bezpośrednie nie są całkowicie prywatne.
Pracodawcy i administratorzy mogą zobaczyć korespondencję na czacie.
Brak personalizacji
Jeśli chcesz zmienić kolejność kanałów, usunąć te, które Cię nie dotyczą, albo ukryć dyskusje, w których nie bierzesz udziału, nie zrobisz tego bez wprowadzania zmian widocznych także u innych.

Werdykt

Kiedy używać e-maila, a kiedy Slacka

Każdy z powyższych argumentów próbuje odpowiedzieć, dlaczego Slack jest lepszy lub gorszy od e-maila. Warto jednak pamiętać, że pojawiło się też sporo kontrargumentów. Użyj ich, aby zdecydować, kiedy e-mail może być dla Twojego zespołu lepszy niż Slack.

Decyzja o połączeniu Slacka i e-maila

Biorąc pod uwagę zalety e-maila i Slacka, nic dziwnego, że wiele firm łączy oba narzędzia. Slack pomaga utrzymać wszystkich na bieżąco i daje dostęp do szybkiej komunikacji.

E-mail pomaga w wysyłaniu i porządkowaniu bardziej formalnej korespondencji. Może też służyć jako baza danych na rzeczy, które chcesz zachować naprawdę prywatnie.

Jeśli obecnie szukasz alternatyw dla e-maila lub innych narzędzi pasujących do strategii komunikacji zespołu zdalnego, warto rozważyć wideo e-maile. Naszemu zespołowi oszczędzają mnóstwo czasu.

Slack kontra e-mail: tabela porównawcza

	Slack	E-mail
Pilne wiadomości	Zdecydowanie tak. W tym Slack sprawdza się najlepiej.	Niezbyt dobrze
Prywatne wiadomości	Slack nie jest całkowicie prywatny	Zazwyczaj dostęp ma tylko jedna osoba
Wyszukiwanie	Tak, ale bywa ograniczone	Tak. Zwykle bardzo łatwo znaleźć potrzebne informacje
Praca w skupieniu	Tylko jeśli wyłączysz wszystkie powiadomienia	Tak, możesz łatwo zignorować skrzynkę i skupić się na pracy
Organizacja	Kanały Slacka świetnie porządkują przepływ informacji	E-mail można porządkować etykietami, ale jest to mniej wygodne niż w Slacku
Personalizacja	Zmiany w kanałach są widoczne dla wszystkich, więc personalizacja jest ograniczona	Skrzynka należy do Ciebie, więc możesz ją dostosować tak, jak chcesz
Rozszerzenia	Tak, Slack ma wiele rozszerzeń i integracji	Tak, najpopularniejsze aplikacje pocztowe, takie jak Gmail, mają sporo rozszerzeń

Wyniki

Kto wygrywa? A kto jest przestarzały?

Naszym zdaniem odpowiedź zależy od Ciebie. Uważamy jednak, że Slack i e-mail najlepiej działają razem. Każde z tych narzędzi oferuje inne funkcje i możliwości, więc warto wykorzystać oba światy.

Przy okazji sprawdź ScreenRec. Możesz używać go, aby oszczędzać jeszcze więcej czasu, wysyłając wiadomości wideo zarówno w Slacku, jak i w aplikacji pocztowej. Nagrywaj pulpit, głos, kamerę, a nawet dźwięk z komputera, aby Twój zespół i klienci czuli się tak, jakby byli niemal w tym samym pokoju.