Czym jest onboarding wirtualny i jak go dobrze przeprowadzić

Działy HR odpowiadają za wprowadzenie nowych pracowników do firmy — i jest to stosunkowo proste, gdy wszyscy pracują w jednym biurze. A co, jeśli pracownicy znajdują się w innym kraju lub nawet na innym kontynencie?

Jednocześnie pandemia wcale nie znika, a nawet gdy pracownicy są „tuż za rogiem”, w pełni lub częściowo zdalny zespół często okazuje się najbardziej sensownym sposobem na utrzymanie ciągłości działania firmy.

Dlatego tak ważne jest, aby potraktować onboarding wirtualny jako nową normę, zrozumieć, na czym polega, jakie ma plusy i minusy oraz jak skutecznie wdrożyć go w swojej organizacji.

Co to jest onboarding wirtualny?

Onboarding wirtualny to taki rodzaj wdrożenia, który odbywa się w pełni online, czyli bez fizycznego spotkania twarzą w twarz.

Wiele firm wykorzystuje onboarding wirtualny do tzw. „wprowadzeń funkcjonalnych”. Odbywają się one jeszcze przed rozpoczęciem właściwego szkolenia i pozwalają nowym osobom zrozumieć, na czym będzie polegać ich rola oraz czego firma od nich oczekuje, co znacząco ułatwia onboarding nowych pracowników.

Jakie są zalety i wady wirtualnego szkolenia pracowników?

Onboarding online nie jest systemem idealnym pod żadnym względem.

Dlatego warto poznać zarówno plusy, jak i minusy onboardingu wirtualnego, aby lepiej zrozumieć, na co się decydujesz, wdrażając go w swojej firmie.

Zalety

Elastyczność i wygoda. Idea onboardingu i szkoleń wirtualnych polega na tym, że pracownicy mogą zacząć w dogodnym dla siebie czasie i tempie (o ile nie określono inaczej). Oznacza to, że mają dużą swobodę, kiedy i skąd przystąpią do procesu.
Niższe koszty. Do onboardingu wirtualnego pracownicy i HR potrzebują jedynie laptopa lub komputera stacjonarnego. Nie muszą to być wyjątkowo mocne laptopy, a miejsce może być dowolne, o ile jest dostępne stabilne łącze internetowe. Dzięki temu można przeprowadzić onboarding z domu, oszczędzając obu stronom koszty i czas dojazdów, ograniczając zużycie zasobów biurowych i inne wydatki.

Wady

Problemy technologiczne. Oprócz okazjonalnie wolnego łącza internetowego, menedżerowie mogą mieć trudności z udostępnianiem wrażliwych informacji firmowych ze względów bezpieczeństwa. Nawet przy zastosowaniu oprogramowania zabezpieczającego trudno przewidzieć, kiedy pojawi się zagrożenie i dojdzie do wycieku danych. Aby chronić firmę, warto wdrożyć narzędzia zabezpieczające przed atakami ransomware oraz inne rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa.
Mniej „ludzkiego” kontaktu. Skoro wszystko odbywa się online, znacznie trudniej jest utrzymać więzi w zespole zdalnym i budować poczucie wspólnoty między pracownikami a HR‑em. Rozmowy mogą brzmieć bardziej mechanicznie i bezosobowo. W efekcie część osób może „odłączać się” podczas prezentacji, a ryzyko niewypracowania relacji potrzebnych do utrzymania dobrych pracowników rośnie.

Jakie są 4 fazy onboardingu wirtualnego?

Skoro program onboardingu odbywa się wirtualnie, musisz oprzeć go na technologii, aby skutecznie dotrzeć do nowych pracowników.

Jednocześnie podstawowe zasady pozostają takie same, niezależnie od tego, czy onboardujesz klientów w SaaS, czy wdrażasz ludzi w dowolnym innym biznesie: chodzi o to, by nowi pracownicy „kupili” Twoją organizację, rozwijali swoje kompetencje i widzieli u Ciebie realne możliwości rozwoju kariery.

Aby zapewnić psychologiczne bezpieczeństwo i wykorzystać je jako motywator w wirtualnym środowisku pracy, onboarding dzieli się na kilka faz. Dotyczy to zarówno budowy dedykowanego zespołu developerskiego, jak i zdalnego zespołu sprzedażowego. Przyjrzyjmy się czterem głównym fazom onboardingu wirtualnego.

Faza 1 — onboarding

To tutaj wszystko zaczyna się dla nowych pracowników. Wita ich HR, przedstawiając firmę, jej kulturę organizacyjną oraz opisując role i zadania.

Celem onboardingu członków zespołu zdalnego jest zestrojenie wzajemnych oczekiwań. Firma musi transparentnie zakomunikować, czego potrzebuje od nowych osób. Jednocześnie nowi pracownicy powinni dokładnie rozumieć, czego organizacja oczekuje od nich, aby mogli świadomie dążyć do realizacji tych celów.

Ostatecznie w tej fazie nowi pracownicy muszą poczuć się mile widziani — to właśnie tu kształtuje się ich pierwsze wrażenie i ogólny ton dalszej współpracy.

Jak to zrobić?

Aby ułatwić HR‑owi przygotowania na kilka dni przed startem, stwórz materiały, które nowy pracownik będzie mógł samodzielnie przejrzeć i przeczytać.

W materiałach tekstowych wypisz tematy, które zostaną omówione na poszczególnych etapach onboardingu. Dzięki temu nowa osoba wie, czego się spodziewać i może odpowiednio się przygotować.

W związku z tym poproś też, by pobrali niezbędne narzędzia do pracy z domu i oprogramowanie, z którego korzysta Wasza organizacja do komunikacji i współpracy. Być może będziesz musiał dać im dostęp do aplikacji do zarządzania zespołem zdalnym, narzędzi do automatycznego śledzenia czasu pracy i innych programów istotnych w Twoim biznesie.

Na przykład zespoły marketingu i sprzedaży potrzebują platformy, która pozwoli im dzielić się danymi z kontaktów z klientami. W takim przypadku możesz wybrać narzędzie takie jak Pitchbox, które umożliwia zaangażowanie całego zespołu w jednym wspólnym panelu.

Na końcu przygotuj dokumentację, która nauczy pracowników zdalnych korzystania z narzędzi w Twoim stacku technologicznym. Dzięki temu nikt z zespołu nie będzie musiał za każdym razem od zera szkolić nowych osób z obsługi oprogramowania.

To świetne miejsce, by wykorzystać prosty rejestrator ekranu taki jak ScreenRec. Nagranie pulpitu, kamerki i mikrofonu doda Twojemu procesowi onboardingu zdalnego bardziej osobisty charakter.

Gdy krok po kroku usprawniasz onboarding i eliminujesz przeszkody, budujesz zaufanie nowych osób do firmy i pokazujesz, że naprawdę zależy Ci, aby poczuły się mile widziane. Na tym etapie pozostaje już „tylko” dobrze zrealizować kolejne fazy procesu.

Faza 2 — wstępny rozwój

Około szóstego miesiąca osoby, które jeszcze niedawno były „nowe”, powinny już w pełni odnaleźć się w organizacji. Powinny mieć rozwinięty zestaw umiejętności potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków na wysokim poziomie,

a jednocześnie zbudować dobre relacje z zespołem i sprawnie funkcjonować w strukturze firmy.

Na tym etapie warto zdecydować, czy chcesz dalej inwestować w tych pracowników. Na przykład ktoś może wykazywać silną motywację do realizacji zadań i mieć potencjał rozwoju w Twojej organizacji. Wtedy możesz lepiej dopasować zakres odpowiedzialności do jego mocnych stron.

Z drugiej strony, pracownicy powinni mieć szansę na tworzenie nowych możliwości poprzez podejmowanie zadań wykraczających poza ich obecny zakres obowiązków. Dzięki temu rozwijają kompetencje pokrewne, co nie tylko pozytywnie wpływa na firmę, ale też przygotowuje ich na lepsze role w przyszłości.

Jak to zrobić?

Masz na to dwa sposoby:

Po pierwsze, możesz uruchomić firmowy program, w ramach którego menedżerowie i liderzy zespołów szkolą swoich ludzi z zadań specyficznych dla danej roli. Poproś liderów, by tworzyli sesje szkoleniowe i materiały, nad którymi będą pracować pracownicy. Dzięki ScreenRec jest to wyjątkowo proste — narzędzie jest intuicyjne i poradzi sobie z nim każdy, niezależnie od poziomu „techniczności”. Co więcej, możesz uczynić szkolenia interaktywnymi, prosząc nowych pracowników, by również nagrywali swój ekran w ScreenRec.

Ogromną zaletą takiego programu jest to, że rozwój odbywa się „wewnątrz” firmy. Menedżerowie i liderzy, którzy tworzą kursy, nadzorują rozwój swoich zespołów. Rozumiejąc mocne i słabe strony pracowników, mogą lepiej dopasować materiały szkoleniowe i zadania.

Po drugie, możesz wysyłać pracowników zdalnych na zewnętrzne kursy i szkolenia online, które pomogą im rozwijać umiejętności. Zdejmuje to część pracy z barków liderów, którzy w przeciwnym razie musieliby tworzyć materiały. Trzeba jednak liczyć się z tym, że takie kursy mogą być droższe i mniej dopasowane do specyfiki Twojej firmy. Z kolei ScreenRec wykorzystuje bezpieczny hosting wideo w chmurze od StreamingVideoProvider, więc materiały stworzone przez kadrę mogą być wielokrotnie wykorzystywane — nauka tworzenia filmów onboardingowych szybko się zwraca.

Faza 3 — dalszy rozwój

Po około 18 miesiącach pracy w firmie zakłada się, że pracownicy dobrze opanowali umiejętności związane ze swoimi obowiązkami.

Kolejnym krokiem jest więc przygotowanie ich do roli przyszłych liderów organizacji. Z czasem przejmą obowiązki swoich przełożonych, którzy z kolei awansują na wyższe stanowiska itd.

Awans na wyższy poziom stanowiska to kluczowy element rozwoju kariery. Mało kto chce tkwić latami w roli o niskich wymaganiach i niskim wynagrodzeniu. Większość osób chce podnieść swoje dochody, a najlepszą drogą jest dążenie do stanowisk wiążących się z większą odpowiedzialnością.

Sam fakt, że pracownicy pozostali w organizacji tak długo, oznacza, że są skłonni zostać na dłużej, jeśli nadal będziesz wspierać ich rozwój.

Jak to zrobić?

Aby pokazać najlepiej działającym pracownikom, że doceniasz ich wkład i zaangażowanie, warto wdrożyć program doceniania pracowników. Możesz nagradzać osoby, które osiągają najlepsze wyniki względem wybranych KPI i celów.

W ten sposób łatwiej też zauważysz ludzi, którzy są gotowi zrobić „krok dalej”, by osiągnąć lepsze rezultaty. Wyobraź sobie np. specjalistę ds. obsługi klienta, który poświęcił czas na zgłębienie analizy zachowań klientów, aby zwiększyć ROI i generować większą sprzedaż. To sygnał, że ta osoba jest gotowa na kolejny etap kariery — warto ją nagrodzić.

Dzięki temu zachęcasz wszystkich do dawania z siebie więcej, by stać się kandydatami do awansu i dodatkowych benefitów.

Nie zapominaj jednak o docenianiu całego zespołu. Część osób jest bardziej proaktywna, ale to nie znaczy, że pozostali nie zasługują na uznanie.

Faza 4 — awans lub rozstanie

Po dwóch lub więcej latach nadchodzi moment, w którym pracownik powinien albo przejść na wyższe stanowisko, albo odejść z firmy.

Jak wspomniano, pracownicy muszą być zmotywowani, by wspinać się po szczeblach kariery i zwiększać swoje wynagrodzenie. Żeby tak się stało, muszą być gotowi brać na siebie więcej odpowiedzialności i pokazywać swoją wartość.

Twoim zadaniem jest natomiast tworzenie kultury, w której rozwój i nagradzanie dobrej pracy są realnie możliwe. Wiele firm ma problem z utrzymaniem ludzi właśnie dlatego, że ścieżki kariery są słabo zdefiniowane. Być może zdarzało się, że wartościowi pracownicy byli pomijani przy awansach na rzecz innych.

Dlatego jasna ścieżka rozwoju, która umożliwia pracownikom skalowanie kariery, jest kluczowym elementem wirtualnego procesu wdrażania nowych osób.

Jak to zrobić?

Niezależnie od tego, czy ktoś zostaje, czy odchodzi, warto zebrać od niego informację zwrotną. Jeśli pracownik odchodzi, zapytaj, czy w organizacji było coś, co skłoniło go do takiej decyzji, co mu przeszkadzało i dlaczego. W przypadku osób, które zostają i awansują, zapytaj, co je zmotywowało do dalszego rozwoju kariery właśnie w Twojej firmie.

Wykorzystaj te odpowiedzi, by ulepszyć swój biznes, tworzyć lepsze możliwości i przyciągać najlepsze talenty z rynku.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy dopiero uczysz się, jak skutecznie prowadzić onboarding, czy jesteś doświadczonym specjalistą HR pracującym zdalnie, wdrażanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu firmy. Zatrzymywanie osób, które zaczynały u Ciebie swoją karierę i dawanie im szansy na rozwój to znak silnego zaangażowania pracowników i zdrowej kultury organizacyjnej.

Powyższe kroki pokazują, jak poprawić doświadczenie onboardingu, aby zatrzymać najlepszych nowych pracowników, którzy w przyszłości staną się liderami Twojej organizacji.

Ponieważ wideokonferencje będą ogromną częścią procesu, warto rozważyć wykorzystanie narzędzia takiego jak ScreenRec, aby wycisnąć jak najwięcej z komunikacji w zdalnym zespole. Nie wszyscy pracownicy mają taki sam czas odpowiedzi na maile, a w wielu rolach potrzebne są dłuższe bloki pracy w skupieniu, z dala od skrzynki odbiorczej. Nagrywając krótkie wideo zamiast pisania długich wiadomości, sprawiasz, że komunikacja jest krótsza, konkretniejsza i bardziej „ludzka”, a reszcie zespołu zostaje więcej czasu na faktyczną pracę.

Czym jest onboarding wirtualny i jak go dobrze przeprowadzić

Co to jest onboarding wirtualny?

Jakie są zalety i wady wirtualnego szkolenia pracowników?

Zalety

Wady

Jakie są 4 fazy onboardingu wirtualnego?

Faza 1 — onboarding

Jak to zrobić?

Faza 2 — wstępny rozwój

Jak to zrobić?

Faza 3 — dalszy rozwój

Jak to zrobić?

Faza 4 — awans lub rozstanie

Jak to zrobić?

Podsumowanie

Źródła i dodatkowe materiały

NIE PRZEGAP