现代 HR 必看的 10 个虚拟入职培训技巧
受全球环境变化影响，远程办公迅速成为常态。对 HR 团队来说，这意味着工作重点和策略都要调整。虚拟入职培训确实会带来挑战，但只要按步骤推进，就能更好地应对这些变化。
缺少实体办公室里的现场感和面对面互动，并不意味着无法欢迎新员工。即使很多远程员工是第一次在家办公，只要准备充分、流程清晰，也能帮助他们快速进入状态。你能提前准备得越充分，效果就越好。
下面是我们为招聘经理整理的一份虚拟入职培训最佳实践清单。
1. 将入职内容改造成虚拟材料
准备充分的 HR 团队通常已经有一套清晰的入职流程。不过，这套流程往往是围绕员工到办公室现场入职来设计的。
你的远程入职内容需要针对远程员工和虚拟工作者进行调整。无论是学习如何制作员工入职培训视频，还是使用幻灯片，你都需要先明确虚拟入职资料包里应该包含什么。
欢迎资料包
新团队成员加入时，通常会收到一份包含重要文件的欢迎资料包。你仍然可以把它作为虚拟入职流程的一部分，但需要确保它被重新打包成数字格式。
行动要点
- 把所有纸质材料转换成方便查看、也可打印的 PDF
- 先让团队中的现有成员试用你的数字欢迎资料
- 收集反馈，确保关键内容没有被遗漏或忽视
演示文稿
招聘新团队成员时，他们很可能会经历一次入职演示。后面我们会更详细地讨论这一点，但它是完善远程员工入职思路的重要步骤。
行动要点
- 在虚拟工作环境中，你可以使用屏幕录制工具录制自己的摄像头画面和屏幕，让欢迎信息更有个人温度。
在线学习说明
新团队成员刚开始工作时，可能并不知道如何使用你们的工具和系统。可以用两种方式处理。第一步是制作简短教学视频，带他们了解需要掌握的工具、资源和业务系统。
另一种做法是安排一位现有员工带他们过一遍这些工具和流程。你可以通过视频会议完成。
行动要点
- 花点时间梳理现有的线下入职流程如何运作。接下来要做的，就是把已有内容和流程调整成虚拟、数字化模式。
2. 创建虚拟演示
前面已经提到，把入职演示转换成虚拟形式非常重要。这并不意味着你不再和新员工讲解他们的角色。相反，你仍然需要创建虚拟演示，说明他们在新岗位上需要完成什么。
员工第一天与公司的首次接触非常重要。因此，虚拟演示应当和线下演示一样受到重视。比如，如果你同一天要为多位虚拟团队成员入职，尤其是多位远程销售代表，可以考虑安排小组演示，帮助他们建立同伴感。
行动要点
- 使用视觉指南讲解公司历史，让这一部分有趣、轻松。
- 解释并明确公司文化和使命宣言。
- 加入团队关键成员的照片（分享一些轻松的生活照会更有趣）。
- 不要用信息淹没新员工，尤其是 HR 相关内容。
- 花时间制作精良、 polished 的入职培训视频，作为虚拟入职培训资料包的一部分。它们会非常有价值。
3. 在入职日期前安排一次通话
人力资源相关的流程和安排，可能会让新员工感到很烦。因此，HR 团队在新员工正式开始之前主动联系他们非常重要。这是预入职最佳实践之一，能让 HR 有机会欢迎新员工，也有助于建立积极的工作文化。新团队成员会更快感到自己已经融入公司。
这些都会带来更高的员工参与度。新员工越投入，就越有生产力。如果能在第一天之前建立这种参与感，你的虚拟入职流程会有效得多。
好消息是，你可以使用很多在线协作平台联系他们。也有不少视频会议平台非常适合这类需求。别忘了提供资源，教新员工如何使用这些平台。很多人可能是第一次接触它们。
行动要点
- 联系新员工，并在他们正式入职至少三天前安排一次线上会议
4. 列出前几周的活动安排
开始一份新工作可能会让人紧张，而最初几周尤其关键。虚拟员工在需要建议时，身边没有可以随时询问的团队成员。目标是确保新员工拥有所需工具，这样他们才能快速进入工作状态。
在最初几周，最好有一份清晰定义的活动时间表。新员工可以按照安排参与这些活动。例如：
- 虚拟团队午餐
- 介绍可能需要联系的技术团队成员
- 用于讨论本周预期的全员团队会议
行动要点
- 为新团队成员安排两到三个任务，让他们在入职第一周集中处理
- 尝试创建一份入职清单，确保远程团队成员在入职前几周获得尽可能好的体验
5. 清楚传达期望
虚拟入职流程中的关键部分之一，是明确员工期望。你应该先列出对新团队成员的期待，然后把这些期待拆成易理解的小块，覆盖他们岗位的所有基础内容。
也就是说，要确保他们：
- 了解自己的完整职责范围
- 能够使用履行职责所需的工具
- 能够遵循公司要求使用的业务流程和系统
期望传达得越清楚，新团队成员就越容易快速融入公司的业务结构。
确保个人目标和公司目标都有清晰的时间表。如有需要，可以使用排班应用。这会帮助员工理解培训和绩效评估的时间节点。
行动要点
- 准备一个易访问、易更新的任务日历，并设置清晰的长期和短期 SMART 目标
- 安排每周团队碰面和一对一会议，用于讨论工作流
6. 解释公司文化
在更偏虚拟化的入职流程中，公司文化常常被忽视。原因不难理解：大家太关注期望和培训，职场文化很容易被放到一边。但这是个错误。
当团队成员感觉自己更贴近公司文化时，也会更认同公司。这意味着他们会更努力，也更有生产力。公司文化甚至可能决定新员工是留下来，还是悄悄离开。
虚拟入职培训需要促进并鼓励员工理解公司的核心文化、价值观和使命宣言。员工越清楚自己将为怎样的公司工作，就越容易与品牌保持一致。同时，你也会给他们更明确的目标感。
行动要点
- 用某种欢迎礼物给新员工一个惊喜
- 录用通知签署后，通过邮寄发送欢迎包，其中可包含现有品牌周边，例如 T 恤、咖啡杯、笔，或任何能解释品牌的资料
7. 第一天帮助设置技术工具
IT 需求可能是新工作中最难处理的部分之一。你需要确保新员工能够使用新岗位所需的技术。即使只是设置一个专门用于工作的邮箱账号，对某些人来说也可能有挑战。如果有人第一次远程办公，他们可能需要一份指导文档，或一个在线资源，教他们如何创建新的 Gmail 账号。
最终目标是确保虚拟入职培训能减少新团队成员的压力和工作流阻碍。你越能让他们熟悉即将使用的技术，他们从第一天起就越高效。
行动要点
- 对于小公司，最好确保指定的 IT 专家在新员工入职前就与其取得联系
- 对于大公司，可以让整个 IT 团队参与进来
8. 不时跟进
把频繁的互动和沟通作为虚拟入职策略的核心部分。这样可以显著增强员工与雇主之间的连接感。
这对确保团队成员保持投入并感到被支持非常重要。如果你做过线下入职流程，就会知道一对一非正式沟通有多有价值。同样的策略也必须融入虚拟入职流程。
不要低估开始一份全新远程工作有多容易让人不知所措。你与新员工互动得越频繁，他们就越会感到被支持，尤其是在最初几周。远程办公有时会让人很孤立。
行动要点
- 在他们需要你时及时出现，并定期结合正式和非正式聊天
9. 安排与团队和经理的会议
记得之后安排时间，让新员工见见团队其他成员和经理。这可以非常轻松，甚至可以安排在午餐休息时间。这个会议不必围绕工作展开，重点是介绍彼此、互相认识。
保持非正式，你就能更好地了解新员工，也让他们开始认识同事。这会建立信任，并有助于更长久地留住员工。2017 年，LinkedIn 的一项研究显示，72% 的员工认为，在入职阶段与直属经理进行一对一会议非常有用。
虽然这项研究基于线下入职，但没有理由认为虚拟入职会完全不同。
行动要点
- 安排与团队和直属经理的非正式会议
10. 优化流程
HR 团队正在快速转向虚拟入职培训，但不要忘记基本功。就像线下入职一样，你需要从头到尾记录整个流程。
经理需要随时了解员工处于哪个阶段，这意味着相关文档必须便于访问。在虚拟入职培训中，信息访问和责任归属同样重要。
和所有业务流程一样，你越认真分析和优化自己的做法，这些流程就会越有效。
行动要点
- 别忘了评估虚拟入职流程带来的影响
- 与新员工沟通，让他们评价你的员工入职策略
- 了解哪些内容对他们有价值，哪些没有
总结
虚拟新员工入职培训需要为员工提供一条清晰路径。远程办公并不一定意味着糟糕的入职体验！虚拟入职确实有挑战，但也能带来很大价值。执行得当时，这些虚拟入职最佳实践可以帮助消除员工对岗位和公司的不确定感。
借助职场中使用的技术，你可以轻松为新员工体验定下基调，并让入职过程更有参与感。
不要忽视数字化入职流程的重要性。它可能是提高员工留存、员工生产力和公司增长的关键。
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