5 estrategias esenciales de comunicación en equipos remotos

¿Quieres saber algo increíble? En 2016, se descubrió que "57% de empleados reportan no recibir direcciones claras y 69% de gerentes no se sienten cómodos comunicándose con los empleados en general." ¿Te lo puedes imaginar? Más de la mitad de la fuerza laboral tiene problemas con comunicación general en el trabajo.

Esta estadística puede ser impactante, pero la mayoría de líderes de equipo no son extraños a los desafíos que vienen con la comunicación en equipos remotos. Admitámoslo, la comunicación en un lugar de trabajo tradicional es difícil, pero enfrentar todos los mismos problemas con un equipo remoto es mucho más difícil. Puedes necesitar lidiar con zonas horarias variadas, retraso de información, herramientas de trabajo remoto, reuniones virtuales y tono malinterpretado debido a la falta de interacción cara a cara. Si problemas como estos persisten, están destinados a causar mayor disrupción en la producción del equipo e incluso moral. Por esto la comunicación remota es tan complicada. Pero no tiene que serlo.

Hemos investigado cinco estrategias esenciales de comunicación en equipos remotos que líderes de equipo exitosos, coordinadores y gerentes remotos usan. Puedes aplicar estas estrategias ocultas a tu rutina de trabajo diaria y ver una mejora general en la comunicación de trabajo remoto.

Mejora la velocidad de comunicación

No hay nada más molesto que tratar de transmitir un mensaje a alguien y que tome una eternidad para que logres sacar ese mensaje o enviarlo a tu receptor. La comunicación rápida es clave para la comunicación remota. No solo la comunicación rápida te ahorrará tiempo, sino que es clave en gestionar equipos remotos.

Al presionar este botón, el sistema toma una instantánea de toda tu pantalla luego guarda esa imagen digital a tu portapapeles donde puedes pegarla en cualquier herramienta de edición de imagen para guardar. Si presionas Ctrl + PrtSc en tu teclado el efecto será el mismo.

Es increíblemente consumidor de tiempo, así que necesitarás acelerar la comunicación para ahorrar tiempo y dinero mientras haces las cosas mucho más fáciles para ti y los miembros de tu equipo.

Mejor herramienta: ScreenRec

Esta es una herramienta imprescindible para equipos remotos enfrentando desafíos de comunicación rápida. Screenrec es un grabador de pantalla y herramienta de captura de pantalla que te permite grabar videos HD ilimitados con audio, tomar capturas de pantalla y editarlas.

Pero, en esencia, ScreenRec es una herramienta de comunicación en equipo que puede casi completamente reemplazar el proceso tedioso de email. Esta aplicación simple lleva comunicación asíncrona un paso más allá. En lugar de escribir emails largos, puedes enviar un email de video grabando lo que quieres decir con tu micrófono y simultáneamente grabar tu pantalla para una explicación visual.

Una vez que hayas terminado, un enlace privado y seguro será automáticamente copiado a tu portapapeles y puedes pegarlo en cualquier lugar y enviarlo a cualquiera. Revisa ScreenRec aquí.

Haz uso de plataformas de colaboración

La comunicación de equipos virtuales solo puede estar en su mejor momento cuando cada miembro de tu equipo distribuido está en la misma página. Eso es lo que hacen las plataformas de colaboración. Con la plataforma correcta, tú y tu equipo pueden hacer seguimiento de tareas, fechas límite, contribuciones individuales y progreso.

De esta manera, todos saben qué se espera de ellos y del equipo como un todo. Dependiendo de la plataforma, también puedes tener la capacidad de comentar en tareas, compartir archivos y más.

Mejor herramienta: Asana

Asana te da todo lo que necesitas de una plataforma de colaboración. En su núcleo, es una herramienta de gestión de proyectos que te permite asignar tareas a cada miembro del equipo completa con fechas límite, etiquetas, secciones de comentarios, todo con la capacidad de rastrear progreso.

Con tanto una versión de escritorio como móvil, la comunicación remota se vuelve incluso más fácil con alertas en tiempo real SOLO respecto a proyectos y tareas que te pertenecen. Aprende más sobre Asana aquí.

Hablando de colaboración en línea, también puedes querer revisar este video sobre herramientas para trabajo remoto.

Mantén reuniones virtuales cuando sea necesario

Todos estamos conscientes de que las reuniones pueden consumir tiempo y a menudo ser una pérdida de tiempo, pero siguen siendo una herramienta muy importante de comunicación en equipos remotos. En un entorno de trabajo tradicional, los colegas se ven todos los días, así que la información básica se pasa fácilmente. Pero para nosotros, trabajadores remotos, los miembros del equipo pueden a menudo ser accidentalmente mantenidos fuera del ciclo. Y, cuando eres el recién llegado, es una mejor experiencia de incorporación conocer a tu jefe al menos en una reunión en línea.

Para evitar esto, los líderes deberían mantener reuniones virtuales para compartir información relevante sobre proyectos en curso con todos. Esta también es una buena forma para que miembros del equipo expresen cualquier opinión o preocupación en un entorno seguro donde las cosas pueden ser discutidas y resueltas.

Mejor herramienta: Zoom

Estrategias de comunicación en equipos remotos

Zoom es una aplicación de videoconferencia muy confiable que puede sostener hasta 100 asistentes a la vez. Con características como pizarra, compartir pantalla y la capacidad de grabar dentro de la aplicación, la comunicación virtual efectiva se logra fácilmente. La versión gratuita te permite mantener una reunión hasta 40 minutos, lo que debería ser suficiente para encuentros semanales de equipo. Ve cómo funciona Zoom.

Configura un enfriador de agua virtual

Todos necesitan un poco de tiempo del trabajo para desahogarse, y cuando trabajas desde casa, estás forzado a hacer esto por ti mismo. En un trabajo tradicional, los empleados tienen un enfriador de agua simbólico en el cual todos se paran alrededor y hablan sobre discusiones no relacionadas con trabajo.

Aunque estés enfrentando muchos desafíos gestionando equipos remotos, este no tiene que ser uno de ellos. Hay algunas herramientas en línea que puedes usar para ayudarte a configurar el lugar virtual de tu equipo para charlar y diversión. Esta es una gran forma para que miembros del equipo se vinculen entre sí lo que puede reflejarse en productividad mejorada del equipo. Hablando de esto, puedes querer revisar nuestra lista de las mejores aplicaciones de productividad. De vuelta a conversaciones casuales.

Mejor herramienta: Yammer

Herramientas de comunicación en equipos remotos

Yammer es como un sitio de redes sociales específicamente para tu grupo. Con una interfaz similar a Facebook, los miembros pueden crear un perfil y publicar comentarios en los muros de cada uno. Ve si Yammer es correcto para tu equipo.

Trabaja en habilidades de comunicación personal

Ya sea que estés construyendo un equipo de ventas remoto o un equipo remoto de desarrollo de software, la comunicación determinará qué tan bien trabajas entre ustedes y con clientes. El tono de cada persona, elección de palabras y lenguaje corporal todos juegan una parte importante en la comunicación. Cuando todos entienden las formas de comunicarse de cada uno y están conscientes de sus propias fortalezas y deficiencias de comunicación, las cosas seguramente fluirán mucho más suavemente.

Mejor herramienta: tu dedicación personal e investigación

Puedes empezar con esta guía para comunicación en el lugar de trabajo.

Resumen

Estrategia	Mejor herramienta	Resultado deseado
#1 Mejorar velocidad de comunicación	ScreenRec	Ahorrar tiempo grabando video de pantalla y voz para enviar memorandos, retroalimentación e información general.
#2 Utilizar herramientas de colaboración	Asana	Hacer que todos estén en la misma página y trabajen productivamente
#3 Mantener reuniones virtuales	Zoom	Mantener a todos en el ciclo y compartir información, opiniones y preocupaciones
#4 Configurar enfriador de agua virtual	Yammer	Dar al equipo un lugar para relajarse, descansar y conocerse mejor entre sí
#5 Construir habilidades de comunicación personal	Investigación y determinación	Comunicarse apropiadamente con el equipo para hacer que todos se sientan cómodos

Aprender cómo comunicarse con un equipo remoto es fácil de hacer cuando implementas estas cinco estrategias y herramientas. Una vez que lo hagas, puedes encontrar que tu equipo ha desarrollado un ritmo que mantiene la pelota rodando eficientemente sin muchos tropiezos en el camino.

Mientras piensas sobre esto, puedes descargar ScreenRec gratis y considerar comprar las versiones premium de Asana, Zoom y Yammer. Da un pequeño paso hoy y los desafíos de comunicación en equipos remotos pronto serán cosa del pasado.