7 señales de advertencia de que tu reunión debería ser un correo electrónico de video

Te despiertas un lunes por la mañana, vas al trabajo, enciendes tu computadora (o bajas las escaleras y abres tu laptop... Bienvenido a la era del trabajo remoto) y, en tu correo electrónico, ves "Reunión programada para hoy 1:30 PM".

Oh, genial, otra reunión más.

La Reunión Debería Haber Sido un Correo Electrónico

Lo que es aún peor es que está solo unas horas lejos lo que significa que tienes que posiblemente prepararte para dicha reunión y estar estresado por su fecha límite inminente. Seamos realistas, las reuniones consumen tiempo y no siempre son productivas.

Sin embargo, tantas empresas, organizaciones y equipos pequeños sienten que valen la pena.

A decir verdad, a veces es imperativo comunicar un tema o idea particular a todos al mismo tiempo.

La verdad sobre las reuniones

Nadie tiene tiempo de enviar una cantidad loca de memorandos a cada miembro del equipo, pero si puedes sentar a todos en una videollamada o llamada telefónica y hablar sobre esos puntos, entonces ¿puedes ahorrar tiempo precioso? ¿Correcto?

Casi...

Otter.ai examinó docenas de informes y estudios para encontrar evidencia que demuestre qué tan desperdiciadores de tiempo son las reuniones.

La prueba más impactante fue que "67% de los empleados se quejan de que pasar demasiado tiempo en reuniones les impide ser productivos en el trabajo." También encontraron que "la mayoría de los empleados asisten a 62 reuniones por mes, donde la mitad de las reuniones son una completa pérdida de tiempo."

Las 7 señales de que esta reunión podría ser un correo electrónico

En algún punto, tenemos que preguntarnos, "¡¿Cuándo es suficiente suficiente!?"

Esas reuniones "cortas" de 30 minutos sí se acumulan. Y, al final del día, es un punto de dolor común para la mayoría de nosotros. Y la fatiga de Zoom es REAL.

Claro, eliminar las reuniones por completo no es el camino a seguir, pero el hecho es que algunas reuniones simplemente podrían haber sido un correo electrónico.

¿Quién no ha visto este meme? (Fuente de imagen: Twitter)

Entonces, te vamos a ayudar y te daremos las 7 señales de advertencia de que tu reunión realmente debería ser un correo electrónico, veremos reunión vs. correo electrónico vs. correo electrónico de video, y compartiremos algunos consejos para hacer mejores tus correos electrónicos.

1. Solo tienes algunos puntos que cubrir

¿Por qué pasar por el estrés de reunir a todos, enviar recordatorios, y asegurar que todos estén conscientes de los temas a discutir si solo tienes dos o tres temas que discutir?

Suena ridículo ahora, pero demasiadas empresas hacen esto. Un correo electrónico rápido con dos o tres puntos destacados es suficiente para transmitir el punto.

2. La información es solo para unos pocos selectos

Muy frecuentemente los empleados se encuentran en una reunión donde el propósito de la reunión en cuestión no tiene nada que ver con ellos o el trabajo que están haciendo. En lugar de sacar a partes innecesarias de su ritmo, solo envía un correo electrónico a las personas relevantes.

3. Solo quieres actualizaciones de proyecto y retroalimentación

Necesitar actualizaciones o retroalimentación de miembros del equipo no es una razón suficientemente buena para organizar una reunión. Pedir retroalimentación vía correo electrónico o correo electrónico de video no solo es un ahorrador de tiempo, también puede ser más productivo.

Cuando los miembros tienen la oportunidad de responder en su propio tiempo, su retroalimentación probablemente será más reflexiva y posiblemente mucho más útil.

4. Recientemente tuviste una reunión

Seamos realistas, en la mayoría de los casos, tener una reunión sobre las mismas cosas más de una vez por semana usualmente es excesivo. Si recientemente tuviste una reunión, las probabilidades son que no demasiado se ha completado desde entonces. Realizar otra llamada de Zoom podría resultar innecesaria, especialmente si nadie tiene información nueva que compartir.

Es mejor espaciarlas y establecer reuniones para discutir cuando hay suficiente tiempo entre ellas para que los miembros trabajen y generen más información que compartir. Envía correos electrónicos mientras tanto para verificar el progreso de todos.

5. Todos fueron individualmente hechos conscientes de la información

No es anormal para tu equipo haber discutido ciertos temas entre ellos. La mayoría de las veces, la información se pasa vía boca a boca. Si ese es el caso, puedes evitar tener la reunión e en su lugar enviar un correo electrónico preguntando al equipo si están al tanto de la información con puntos adicionales necesarios.

Este enfoque no solo ahorra tiempo sino que también respeta los canales de comunicación informales que son parte integral de la dinámica del equipo. Reconoce la eficiencia de intercambios informales mientras proporciona un punto de contacto formal para referencia.

6. Tienes una actualización rápida

Si tienes una actualización de estado rápida que dar, no necesitas convocar una reunión para hacer conscientes a todos. Un correo masivo a individuos relevantes es suficientemente bueno para transmitir tu punto.

Este enfoque no solo respeta el tiempo de tu equipo sino que también los empodera para mantenerse enfocados en sus tareas sin interrupción. Recuerda, la brevedad es una virtud en la comunicación.

7. No estás dispuesto a prepararte completamente para la reunión

Si decides tener una reunión, deberías estar dispuesto a hacer todo lo necesario para hacerla productiva y exitosa. Eso incluye redactar tus objetivos de la reunión, discutir esos objetivos con las personas correctas, invitar a las personas correctas, distribuir la agenda de la reunión de antemano y las notas de la reunión y elementos de acción después, y así sucesivamente.

Si no estás dispuesto a ir la milla extra para hacerla increíble, entonces ahórrate la molestia y envía un correo electrónico en su lugar.

Y si estás organizando una reunión virtual, podrías querer agregar algunas cosas más a esa lista de pendientes como ser sensible a las zonas horarias de todos, encontrar la plataforma correcta para la reunión, asegurar que todos tengan micrófonos/cámaras funcionando, etc.

Correo electrónico de video vs. correo electrónico vs. reunión

Esta tabla ahora proporciona una perspectiva más clara sobre cómo se comparan el correo electrónico, el correo electrónico de video usando ScreenRec, y las reuniones en línea, ayudando a elegir el método de comunicación más efectivo para diferentes escenarios en el lugar de trabajo.

Criterio	Correo electrónico	Correo electrónico de video (con ScreenRec)	Reunión virtual
Eficiencia de tiempo	Alta (rápido de enviar y recibir)	Alta (rápido de grabar y compartir con ScreenRec)	Media (más fácil de organizar que en persona, pero aún requiere programación)
Nivel de compromiso	Bajo (basado en texto, menos interactivo)	Alto (capacidad de grabar tu pantalla, cámara web y audio)	Alto (interacción en vivo, compromiso en tiempo real vía video)
Efectividad de costo	Alta (costos mínimos involucrados)	Alta (ScreenRec es gratuito)	Media (costos menores que en persona, pero puede requerir suscripciones de software)
Conveniencia	Alta (fácil de acceder y responder a conveniencia)	Alta (fácil de crear con ScreenRec y conveniente de ver)	Media (no se necesita viajar, pero se requiere programación y acceso digital)
Mantenimiento de registros	Alto (fácilmente archivado y buscable)	Alto (puede ser archivado y visto otra vez)	Alto (puede grabar la reunión para mantenimiento de registros)
Personalización	Baja (estandarizada, menos personal)	Alta (puede ser personalizada con grabación de voz y cámara web)	Alta (los asistentes pueden encender sus cámaras web para una discusión en vivo)
Accesibilidad	Alta (se necesita internet básico y dispositivo)	Alta (requiere internet y dispositivos compatibles, ScreenRec es fácil de usar)	Alta (accesible en cualquier lugar con internet, pero requiere alfabetización digital)
Requisitos técnicos	Bajos (se requiere servicio de correo electrónico básico)	Bajos (ScreenRec simplifica el proceso, se necesitan habilidades técnicas mínimas)	Medios (requiere internet confiable, software, cámara y micrófono)
Adecuado para discusiones complejas	Bajo (no ideal para discusiones detalladas o matizadas)	Alto (excelente para explicaciones detalladas y demostraciones visuales)	Alto (adecuado para discusiones detalladas y puede compartir contenido digital)
Mecanismo de retroalimentación	Medio (retrasado, pero respuestas estructuradas)	Alto (permite retroalimentación expresiva y detallada)	Alto (retroalimentación inmediata e interactiva posible)

Cómo hacer un correo electrónico de trabajo increíble

Ahora que sabes qué buscar al elegir entre tener una reunión y enviar un correo electrónico, necesitas saber la mejor forma de redactar ese correo electrónico. No es secreto que la comunicación en el lugar de trabajo puede ser algo complicado.

El tono, el uso de palabras, el lenguaje formal, y mucho más pueden hacer o romper las relaciones laborales. Así que aquí hay algunos consejos...

1. Evita usar lenguaje informal

Nadie quiere estar tenso todo el día todos los días en el trabajo, y mientras está perfectamente bien relajarse de vez en cuando, ciertamente no debería suceder durante correspondencias escritas.

Eso es porque el tono es casi imposible de discernir en palabras escritas. El término coloquial más simple podría tomarse ofensivamente. Nunca realmente puedes decir si o cuándo eso puede suceder. Es mejor simplemente evitar lenguaje informal y mantenerlo estrictamente profesional.

2. Manténlos cortos y dulces

Nadie quiere leer un correo electrónico de longitud de ensayo. Si puedes mantenerlo corto y dulce, ¡hazlo! Según SleekNote, el correo electrónico de trabajo ideal está entre 50-125 palabras. Asegúrate de ceñirte a los puntos principales y evita extenderte.

Al mantener tus correos electrónicos concisos, no solo estás mostrando respeto por el tiempo de tus colegas sino también mejorando la probabilidad de que tu mensaje sea leído y entendido. Un correo electrónico sucinto elimina detalles innecesarios, enfocándose únicamente en los puntos esenciales.

3. Confía en puntos destacados y números

Incluso si solo tienes 50-125 palabras, aún es buena idea dividir el texto un poco para que tus puntos principales sean fácilmente digeribles y más fáciles de responder.

Puedes hacer esto agregando tus puntos principales o preguntas como puntos destacados o numerándolos.

No solo es fácil de consumir, sino que hay una oportunidad de que se pegue en la memoria de tu lector. Sin mencionar que tener puntos destacados es más fácil de responder en comparación con tener todo empacado junto en un párrafo.

4. No escribas en absoluto

Reunión que Podría Ser un Correo Electrónico

La mejor forma de enviar un correo electrónico de trabajo sin tener que pensar sobre la mejor forma de escribirlo o hacer que los miembros de tu equipo adivinen tu tono es enviarles un correo electrónico de video. Así es, el correo electrónico de video es algo real.

Grabar tu pantalla con audio y cámara web es la forma perfecta de transmitir tu mensaje visualmente. Con un grabador de pantalla gratuito como ScreenRec, puedes asegurar que tu tono sea escuchado (y no leído), y no tienes que desperdiciar tiempo pensando sobre qué escribir y cómo.

Preguntas frecuentes

El correo electrónico es más eficiente para actualizaciones rápidas, compartir información directa, o cuando necesitas entregar un mensaje que no requiere retroalimentación inmediata. Es ideal cuando el contenido es simple y puede entenderse fácilmente sin necesidad de interacción en tiempo real.

ScreenRec agrega un toque personal a la comunicación, permitiéndote transmitir mensajes con elementos visuales y de audio. Es particularmente efectivo para temas más complejos o matizados que requieren ayudas visuales o una entrega más personal que el texto.

Las reuniones virtuales ofrecen interacción en tiempo real y retroalimentación inmediata, haciéndolas ideales para discusiones complejas, sesiones de lluvia de ideas, y situaciones donde la comunicación de ida y vuelta es crucial. También permiten más compromiso personal comparado con correos electrónicos.

Sí, las reuniones virtuales tienden a ser más costo-efectivas ya que eliminan gastos de viaje y reducen la necesidad de espacios de reunión físicos. Sin embargo, pueden requerir inversión en internet confiable y software de videoconferencia.

Los correos electrónicos de video pueden reemplazar reuniones virtuales en escenarios donde la información puede ser pre-grabada, y la interacción inmediata no es esencial. Son geniales para entregar mensajes detallados con el beneficio de elementos visuales sin necesidad de participación en tiempo real.

ScreenRec simplifica la creación de correo electrónico de video proporcionando una plataforma fácil de usar para grabar tanto pantalla como audio. Esto la hace accesible incluso para aquellos con habilidades técnicas mínimas, permitiendo creación rápida y compartir de mensajes de video.

Considera la naturaleza del mensaje, la necesidad de personalización, la complejidad del tema, y la necesidad de retroalimentación inmediata. La eficiencia de tiempo, los requisitos técnicos, y las preferencias de la audiencia también son factores importantes.

Conclusión

Abraza el poder de un correo electrónico bien elaborado para transmitir tus puntos efectivamente. Este enfoque no solo simplifica la comunicación sino que también demuestra tu compromiso con un lugar de trabajo respetuoso y eficiente. En última instancia, la meta es mejorar la productividad, mantener el enfoque, y asegurar que cada interacción, ya sea una reunión o un correo electrónico, agregue valor y propósito a los esfuerzos de tu equipo.

Ya sea que lo escribas o envíes un video rápido, en muchos casos, enviar correos electrónicos puede ser mucho más productivo que planificar y organizar reuniones. Entonces, la próxima vez que el pensamiento cruce tu mente de organizar una reunión, pregúntate si es absolutamente necesario y mantén un ojo abierto a las siete señales de advertencia de que debería ser un correo electrónico en su lugar.