Как Да Управлявате Крайните Срокове На Проекти Като Професионалист

Крайните срокове са изключително важни управленски задавачи на темпо във всяка област. Те спомагат за мотивиране и прилагане на добри практики към правилното завършване на проекти. Също така създават широка основа за разговори между членовете на екипа към завършването на задача преди крайната дата.

Така че способността да спазвате крайни срокове е критерий за получаване и запазване на всяка работа. Дори се появява в интервю въпроси.

Как Да Управлявате Крайния Срок На Проекта

Какъв е проблемът с крайните срокове?

Изследванията показват, че 37% от неуспехите на проектите се дължат на липса на ясни цели и 41% от организациите докладват лошо управление на проекти. Ето защо Мениджърите на проекти:

решават целите,
делегират работа, и
планират стратегически времеви линии за всяка специфична задача и проект.

Въпреки това, най-лошият проблем, който често засяга мениджърите на проекти, винаги е бил управлението на времето. Липсата на управление на времето води до:

неясни цели,
неясни предложени задачи, и
неправилно комуникация, и дори
прокрастинация.

Всяка от тези проблеми, независимо или заедно, води до неправилно управление на проекта.

Всъщност, хората са научно настроени да избягват задачи, които създават отрицателни чувства и анксиозност. Но, от друга страна, тази индиферентност често се причинява от нашата неспособност да сме отговорен. Или, поне, да намерим начин да направим нашите различни проекти най-висок приоритет.

Вярно е, че целта на всеки добър мениджър на проект е завършване. Ако това е така, как може да постигне стратегически завършване на това в особено запълнен свят от много проекти и винаги наближаващи крайни срокове?

Как да управлявате множество проекти и крайни срокове

1. Започнете деня навреме

Това е необходимо да започнете деня си рано с чист и енергичен мисъл. Да, можете да имате малко гъвкавост за допълнително трафик или дълъг опашка в кафене, но никога не се закъснявайте на офиса.

Най-често служители харчат началото на деня си в социални мрежи, правят кафе, и гледаят филми. За да бъдете по-продуктивни, опитайте се да пристигнете на офиса преди звончето. Това ви дава достатъчно време да проверите имейлите си, подготвите ума си за работата на деня и бъдете готови.

Полезен апликация

Добре е да имате инструмент, който да ви помогне с това. Това е Alarmy. Това е най-високо оцененият аларм часовник за много причини. Най-важното е, че не само установява аларм, но и поставя мисия. За да спрете аларма, трябва да завършите мисията. От взимане на снимка до трептене на телефона 1000 пъти, за да се събудите тялото, до ходене 20 стъпки, за да решите математическа задача, за да задействате мозъка.

Алармът е изключително силен; така че дори тежък сонник или нощна вятърна птица не може да откаже главата си.

2. Създайте реалистичен график

Списъците с задачи винаги са добра идея. Те ви помагат да разберете мисли си на хартия за правилно визуализация.

Запишете всички задачи, които искате да направите, независимо дали са дългосрочни, средносрочни или късосрочни, и идентифицирайте крайните им дати. След като го направите, посочете задачите, които са неотменими и приоритизирайте ги. Бъдете реалистични. Не компилирайте твърде много действия за деня.

Дайте си достатъчно време за умствената енергия да прехвърля от една задача към друга, така че умът ви да бъде равномерно възбуден. Започнете с лесните, това ви дава увереност от завършване на задача. Това е добро, когато актуализирате списъка в края на деня, пресичайки изброените елементи, които са завършени.

Полезен апликация

Отличен инструмент за списъци с задачи е Trello. Ви позволява лесно да управлявате проектите си и списъците с задачи визуално. И това е напълно безплатно. Можете да имате различни дъски за различни проекти, с техните задачи и времеви рамки. По този начин имате визуално управление на крайните срокове на проекта.

3. Блокирайте отвратите

Често пропускаме крайни срокове поради отвратите и често прокрастинация. Проактивността е основен ключ за спазване на крайните срокове.

Когато работите по проект, е добре да разберете причината за вашите отвратите и, едновременно или последователно, ги премахнете. Въпреки това, трябва да спомним, че основната част от отвратите, които се срещат най-често, са от телефоните. Те имат силата да отвращат нашата мисъл към работа в любо момент.

Полезен апликация

Forest App е популярна продуктивна апликация за борба с отвратата на телефона. Когато искате да се фокусирате, „посетете“ дърво. Докато работите, от началото до края, дървото расте.

Ако отворите телефона и излезете от апликацията, дървото започва да умира. За да растете дървото, печелите монети. С тези монети можете да засаждате реални дървета (Forest работи с организации за засаждане на реални дървета)!

4. Комуницирайте бързо

Като мениджър на проект, е необходимо да се уверите, че свикването ви е продуктивно и навреме. Члените на екипа трябва да комуникират ежедневно с актуализирания и задачи. Това е за да получите правилна информация за напредъка на предложеното проектно решение.

Тези актуализирания и бързи умения за комуникация ви помагат да разпознаете всякакви пропуски или проблеми предварително. В противен случай можете да прекарвате минути, дори часове, написване на имейли, които няма да донесат никакви положителни резултати. Комуникацията е един от най-важните задачи за зависимости.

Полезен апликация

Най-добрият инструмент за ефективна комуникация е ScreenRec. Това е лесно за използване, навигация и 100% сигурно. Можете да заснемате екран, снемате екран, видеонайз, и скрийншоут вместо да пишете дълги имейли и бележки. Създава визуална разговор между вас и вашите колеги. Най-доброто от всичко, видеото и скрийншоуто, които създавате, се съхраняват в частна онлайн библиотека за лесно отзив.

5. Не умноте!

Как да управлявате множество проекти и крайни срокове

Поддържайте натоварването под контрол. Мениджърите на проекти трябва да са отговорни за това. Не се опитвайте да участвате в множество задачи едновременно; те ще ви претоварват и ще засегнат вашия относителен трудов капацитет. Ако имате специфичен ритъм, опитайте се да го следвате всеки ден.

Когато умножите, само добавяте множество задачи към вашия списък с задачи и никога не постигате истинска удовлетвореност от работата, която сте направили. Това е така, защото не можете да дадете пълното си внимание към всяка задача. Това е пълен времеотлагател! Ако имате много неща за изпълнение, можете да започнете с приоритетните задачи.

Полезен апликация

Онлайн Pomodoro таймер е лесно и персонализирано средство, което ще ви помогне да избягвате умножителството. Използва техниката за управление на времето, която разделя работата на задачи с интервали с 5-минутни прекъсвания между тях.

Всяка таймер е по подразбиране 25 минути. Това е идеалният интервал от време
преди да започнете да се отвратите или да се чувствате умора. Това е ефективна структура за разбиване на работата.

Как да се справите с пропуснати крайни срокове

По-долу са няколко неща, които можете да направите, когато пропуснете крайния срок:

Първо извинете. Това е нормално. Това се случва. Всеки е пропуснал крайни срокове веднъж или два пъти. Животът идва на пътя. Просто изяснете мъглата и извинете.
Ако е възможно, предупредете ги предварително, че няма да можете да спазвате крайния срок. Не се опитвайте да преработвате себе си и да събирате неща, за да свършите работата. Това е добро, когато попитате за разширения.
Попитайте за разширения. Добрият мениджър на проект винаги ще оставя място за грешки. Те знаят, че крайните срокове могат да бъдат пропуснати и плануват съответното.
Попитайте за помощ. Връзката с екипа винаги трябва да бъде отворена. Дайте актуализирания на екипа. Попитайте за помощ от някого, чийто трудов капацитет може да бъде лек за седмицата.
Използвайте тази урок и подгответе се за следващото. Знайки вашите грешки, лесно можете да работите към тяхното премахване. Научавате как да се справяте с крайните срокове в бъдеще.
Научете как да приоритизирате задачи. Очистете кои задачи са важни и кои изискват бърза внимание. Приоритизирайте, използвайки тази информация.

Заключение

Независимо дали сте мениджър на проект или индивидуален сътрудник, ефективното управление на крайните срокове е умение, което ще ви отдалечи и ще доведе до увеличен производителност и успех. Приоритизация, избягване на умножителството и ефективна комуникация са основни практики. Приемете тези съвети, и ще сте на пътя към превръщане в професионалист по спазване на крайните срокове на проекти. Това е страхотен стъпка за повишаване на кариерата ви и постигане на успеха на вашите проекти!