Gestionar equipos remotos hoy: principales 3 desafíos, herramientas y consejos

Enfrentémoslo, el mundo ha cambiado. Y, con eso, hemos enfrentado los desafíos de trabajar desde casa. Mientras que la capacidad de trabajar desde cualquier lugar podría ser atractiva para algunos de los empleados que siempre han trabajado en una oficina, gestionar equipos remotos ya está demostrando ser difícil para muchos líderes empresariales.

Ya sea que seas la startup tecnológica que nunca tuvo la intención de tener una oficina o una empresa con cientos de miles de trabajadores, este artículo te ayudará a comenzar bien y gestionar los desafíos del trabajo remoto que han surgido junto con los de salud y personales.

El virus de Wuhan que causó estragos en mercados de valores alrededor del mundo también ha cambiado la forma en que hacemos negocios. Empresas gigantes como Amazon, Twitter y Spotify han permitido a sus empleados trabajar remotamente. ¡Solo imagina! Algunas de las organizaciones más grandes del mundo esencialmente están ofreciendo miles de oportunidades de trabajo remoto. Con números como esos, es importante para líderes empresariales abrir la discusión sobre cómo abordar apropiadamente la gestión de equipos remotos y cómo enfrentar y mitigar esos desafíos inevitables.

Dónde comenzar con gestionar equipos remotos

Basado en nuestra propia investigación (y nuestras experiencias personales), hemos acordado los tres desafíos de gestión de proyectos más prevalentes que los equipos remotos enfrentan y consejos y herramientas que puedes usar para superarlos al gestionar empleados remotos. Entonces, comienza abordando estos problemas y luego trabaja tu camino hacia flujos de trabajo más y más sofisticados.

Desafío #1: Comunicación

¿Por qué?

Uno de los principales desafíos de trabajar remotamente es, bueno... trabajar. Estar separados a través de ubicaciones y falta de comunicación cara a cara puede ser molesto. Imagina por un momento que tú y un miembro del equipo están asignados a un proyecto que requiere que creen una presentación multimedia juntos, pero ambos están a 20 millas de distancia. Lo más probable es que estarán programando reuniones todo el tiempo para tratar de emular un ambiente de oficina. Todos sabemos que las reuniones consumen mucho tiempo valioso.

A veces, esto es TAN cierto...

Desafortunadamente, escribir emails tampoco es una solución en muchos casos. ¿Has tratado de guiar a alguien a través de tu flujo de trabajo de diseño con un email? Si te tomaría una hora realmente escribir y formatear tu mensaje, entonces es tan improductivo como una reunión virtual donde la mitad de las personas están mirando por la ventana mientras secretamente juegan Candy Crush en sus teléfonos (porque totalmente podrías hacer eso en una videollamada). Sin mencionar que es realmente agotador para el cerebro. El internet lo llama fatiga de Zoom y es real. Mira el video de abajo para aprender más.

La solución

Claro, hay varias herramientas de comunicación de empleados pero aquí hay una mejor solución para comunicación de equipo remoto... En lugar de redactar emails o esperar reuniones programadas, trata de enviar video email (también conocido como grabación de pantalla). Primero y ante todo, esto ayudará a los miembros de tu equipo a visualizar tu trabajo. Así que no hay necesidad de desperdiciar tiempo redactando cartas formales solo para una actualización. Segundo, el video email puede eliminar la necesidad de muchas de tus reuniones. Si todos están enviando videos de actualización mientras progresan a través de sus asignaciones, no habría razón para realizar videollamadas que consumen tiempo. Sin mencionar que finalmente ayudaría a todos a mantenerse enfocados en sus tareas. Esto es especialmente importante para desarrolladores que requieren tiempo extra sin interrupciones para ser verdaderamente productivos.

Herramientas

Las aplicaciones de grabación de pantalla abundan, así que encontrar la correcta que sea simple, rápida (y preferiblemente gratuita) puede parecer una tarea desalentadora. Sin embargo, hay pocas que valen la pena revisar e incluso menos que son realmente adecuadas para comunicación de video remoto. Screenrec es una grabación de pantalla y software gratuito de compartir pantalla que ha sido diseñado para comunicación de equipo. Sin embargo, no requiere una cuenta grupal, ni hay necesidad de registrarse colectivamente. Simplemente descarga la aplicación, presiona Alt-S y comienza a grabar. Una vez que termines, automáticamente recibirás un enlace para compartir que puedes copiar y pegar en cualquier lugar. Así que no hay subida para ti o descarga para ellos. Lo que es aún mejor es que estos videos son completamente seguros y con 2 gigs de espacio gratuito en la nube, hay mucha productividad mejorada destinada a suceder.

Desafío #2: Responsabilidad

¿Por qué?

La responsabilidad puede definirse como "capacidad de respuesta, culpabilidad, responsabilidad legal y la expectativa de dar cuenta". En esencia, la responsabilidad es la propiedad de responsabilidad por una tarea. Lo que pasa con la responsabilidad en una situación de trabajo desde casa es que cada empleado es responsable de sus acciones singularmente mientras sigue siendo parte del equipo.

Es el papel del gerente del equipo asegurar que cada miembro del equipo esté completamente consciente de lo que se espera de ellos. Esto puede ser difícil de mantener ya que supervisar a tus empleados remotos requerirá que te enfoques en cada individuo al mismo tiempo. No te preocupes, hemos descubierto algunos consejos y herramientas de trabajo remoto para ayudar a mantener responsabilidad al gestionar equipos remotos.

Soluciones

Establecer tareas y expectativas claras
Cuando los trabajadores pueden realmente entender lo que se les está pidiendo, encontrarán más fácil mantenerse enfocados y completar sus tareas. En un artículo de Business News Daily, Belinda Wee P.h.D, una profesora en Husson declaró que las expectativas claras "eliminan o reducen confusión y aumentan las posibilidades de que los empleados sean exitosos en lograr los objetivos establecidos para ellos". Esto hará más fácil para un gerente rastrear el progreso de cada miembro y para miembros del equipo remoto colaborar.
Discutir objetivos específicos
El autor Stephen Covey lo dice mejor, "Comienza con el fin en mente". Saber lo que necesita lograrse puede mantener a todos en la tarea. Mantén a todos en la misma página y ten discusiones flagrantes y claras sobre qué objetivos necesitan cumplirse. Si alguien está luchando para establecer objetivos cuando trabaja remotamente o cumplir fechas límite, ayúdalos a adoptar mejores técnicas de gestión del tiempo.
Hacer seguimiento de horarios de trabajo, vacaciones, reuniones, etc.
La información básica del equipo necesita ser accesible para TODOS, incluso si tienes que programar reuniones a través de zonas horarias y ubicaciones. Horarios, tareas, reuniones y cualquier otra cosa que requiera un calendario y otras formas de seguimiento, deberían estar abiertas a todos los trabajadores remotos. El acceso universal mantiene a todos informados y parte del equipo y bien conscientes de sus fechas límite personales.

Herramientas

Gracias al mundo tecnológico en constante crecimiento, hay muchas herramientas para trabajo remoto que pueden ayudarte a regular y mantener responsabilidad dentro de tu equipo. Lo que quieres son herramientas de gestión que puedan rastrear fechas, documentos y progreso del equipo.

Herramientas de colaboración en equipo
G-Suite de Google es una gran opción ya que sus muchos programas (Google Drive, Docs, Hoja de cálculo, Calendario, etc.) te dan todo lo que necesitas para trabajar juntos - desde compartir archivos y almacenamiento en la nube hasta colaboración de documentos. La suite de Microsoft Office (Office 365) también es una opción adecuada
Software de gestión de tareas
Lanzar enlaces de documentos compartidos alrededor de chats puede fácilmente llevar a archivos extraviados y trabajo duplicado. Imagina escribir el mismo artículo dos veces porque no sabías que tu compañero de trabajo ya había hecho eso. Es bastante posible cuando no tienes un sistema de gestión de tareas. Hay muchos tipos y sabores de tales aplicaciones - comenzando desde aplicaciones simples de lista de tareas como Todoist, a través de aplicaciones un poco más avanzadas basadas en Kanban como Trello y Airtable y yendo hasta herramientas completas de gestión de proyectos como Jira y Asana

Desafío #3: Desconexión social

¿Por qué?

Desafortunadamente, trabajar remotamente puede ser un trabajo solitario. En el estudio Estado del trabajo remoto 2018, de 1,900 empleados, la gran mayoría (21%) de ellos declaró que la soledad era la lucha más grande de trabajar remotamente. Otro estudio probó que la soledad en el trabajo podría llevar a tristeza y insatisfacción del empleado lo que entonces podría llevarlos a dejar la empresa.

Los líderes de equipo deberían constantemente esforzarse por mantener a sus miembros felices y emocionados de trabajar. ¿Pero cómo hace uno eso cuando los miembros del equipo están esparcidos a través del globo? Este es uno de los desafíos de equipos virtuales y necesitarás un poco de creatividad para hacerlo funcionar. Considera las siguientes opciones para traer y mantener a tu equipo junto.

Soluciones

Planificar un retiro de equipo (virtual)
Esto no tiene que ser tan grande como la reunión anual de la empresa. Sin embargo, algo más pequeño, solo para tu equipo, puede ser igual de satisfactorio. Planifica con anticipación y mapea actividades de vínculo que pueden hacerse en línea. Todos necesitan un poco de diversión, especialmente en estos tiempos desafiantes.
Realizar chats grupales divertidos
De vez en cuando, todos necesitamos desahogarnos un poco. Gestionar equipos virtuales puede a menudo significar que los miembros se ven forzados a hacerlo por su cuenta. Sin embargo, esto no tiene que ser el caso. Sin enfriador de agua alrededor del cual reunirse, puede ser buena idea establecer un chat #random donde los miembros del equipo puedan tener chats divertidos no relacionados con el trabajo de vez en cuando.

Herramientas

Créelo o no, la construcción de equipo remoto es algo real y muchas empresas la han implementado exitosamente. Si necesitas ideas frescas para actividades de vínculo virtual, este artículo podría ser un buen comienzo.

En cuanto a chatear semanalmente, querrás usar un servicio que ya no uses para trabajo. Una plataforma completamente diferente que actúe como una ubicación de encuentro no laboral. Tal vez eso sea una sala con GoToMeeting o algo tan simple como un chat grupal de WhatsApp. Lo que funcione mejor para ti y tu equipo, vale la pena hacerlo.

Juntándolo todo

Ahora que tienes un mejor entendimiento de cómo lidiar con gestionar equipos remotos y sus desafíos, juntémoslo todo en una tabla comprensiva:

Desafío	Solución	Herramientas
Comunicación	– Screencasting	ScreenRec
Responsabilidad	– Establecer tareas y expectativas – Discutir objetivos – Hacer seguimiento de información del equipo	G-Suite Office 365
Desconexión social	– Retiro virtual de equipo – Chateo divertido	Offsite Co. GoToMeeting