Los 9 mejores software de gestión de tareas

Es 2025 y ya es hora de que actualicemos la manera en que trabajamos. Hay demasiada tecnología disponible para nosotros como para permitirnos mal gestionar nuestros equipos y dejar que la productividad se desplome. En lugar de eso, usa nuestra guía para ayudarte a elegir el mejor software gratuito de gestión de tareas para ti y tu equipo. Antes de comenzar, aclaremos nuestra terminología.

Entonces, ¿qué es la gestión de tareas? Según Wikipedia, "la gestión de tareas es el proceso de gestionar una tarea a través de su ciclo de vida." También dicen que "involucra planificación, pruebas, seguimiento e informes." En términos simples, la gestión de tareas es el manejo y supervisión de un proyecto en cada paso del camino.

¿Por qué necesitamos una aplicación de gestión de tareas?

Todos saben que las aplicaciones resuelven problemas, es solo lo que hacen. Entonces, ¿qué problema resuelve una herramienta de gestión de tareas? En nuestra opinión, el mayor desafío en gestión de tareas es la comunicación o la falta de ella.

"La buena comunicación es tan estimulante como el café negro, y tan difícil de superar después de dormir." Vaya, la aviadora Anne Morrow Lindbergh estaba en algo. Si la comunicación entre miembros del equipo está en aumento, entonces se sentirán motivados y emocionados de trabajar.

Ahora imagina tener comunicación cero. Las tareas serán indefinidas y sin asignar. Los miembros del equipo no sabrán qué se espera de ellos. Los plazos no se harán cumplir. Será un desorden ocupado y desorganizado y ¿quién quiere trabajar bajo esas condiciones?

Antes de comenzar: un consejo extra…

Trabajar en equipo está destinado a resultar en una avalancha de emails y comentarios. Así que aquí hay un pequeño consejo para ayudarte a reducir esa pila:

Elimina completamente el email enviando en su lugar mensajes de video entre ustedes. Aquí hay un mensaje real que grabé con ScreenRec y envié en lugar de un email.

https://screenrec.com/share/IDyCbexWvn

Puedes usar una aplicación como ScreenRec para grabar y compartir seguramente videos rápidos en lugar de emails. Usamos ScreenRec como una herramienta para gestionar múltiples proyectos y asignar tareas a miembros del equipo o dar retroalimentación al equipo de TI sobre diseño y codificación. Puedes descargar ScreenRec aquí.

Mejor software gratuito de gestión de tareas

Vayamos a eso, ¿verdad? Aquí están 9 software de gestión de tareas de equipo para que descargues, pruebes y eventualmente hagas buen uso de ellos.

1) Todoist

Usado por grandes nombres como Disney y Facebook, Todoist es una de las mejores aplicaciones de lista de tareas pendientes para trabajo y vida. Esta aplicación maneja tus tareas del día a día fácilmente para que siempre sepas qué estás haciendo y cuándo.

Puedes usar su característica de Agregar rápido para lanzar una nueva tarea pendiente en segundos y, si es necesario, puedes configurar estas tareas con fechas de vencimiento recurrentes.

Su interfaz limpia la hace muy fácil de navegar y organizar. Sin mencionar, las tareas pendientes pueden accederse en casi cualquier dispositivo, manteniendo esa apariencia limpia en cada uno de ellos. Todoist también ofrece acceso seguro a tus datos, gracias a la encriptación SSL estándar.

Así que ya sea que estés usando Todoist para trabajo o vida, es una opción bastante sólida para mantener todo en orden.

Características destacadas:

Chat, comentarios, email disponibles dentro de la aplicación
Asignar tareas a miembros del equipo con un clic
Respaldos automáticos
Encriptación SSL estándar

Precio: Gratis con limitaciones o $3 por usuario por mes

2) ProofHub

ProofHub está entre las mejores herramientas de gestión de proyectos usadas por equipos remotos y en casa alrededor del globo. Tiene un rango de características integradas que permiten a gerentes supervisar efectivamente sus equipos remotos, fácilmente asignar tareas con fechas límite, comunicarse con ellos, y potenciar su rendimiento.

La interfaz es interactiva y simple lo cual hace que la plataforma sea fácil de usar y deja poco espacio para confusión especialmente para equipos dispersos trabajando desde ubicaciones distantes. ProofHub ofrece características como flujos de trabajo personalizados y tableros Kanban, chat intuitivo, notas y adhesivos, gráficos Gantt, roles personalizados, vistas y más.

Características destacadas:

Temporizador personalizado y manual integrado
Flujos de trabajo y vistas personalizados
Gráficos Gantt más fechas de inicio y fin para cada tarea
Notas, adhesivos y alertas en tiempo real
Tableros Kanban para gestión intuitiva de tareas

Precio: Prueba gratuita disponible. Planes comenzando en $50/mes.

2) Any.Do

Como ToDoist, Any.Do mantiene las cosas MUY simples. Dándote solo lo que necesitas para rastrear tus actividades diarias y agregar tareas, no hay mucho para diluir tu enfoque.

Lo que hace a Any.Do increíble y especialmente poderoso es que puedes accederlo en CUALQUIER COSA. Estamos hablando de relojes inteligentes, laptops, tabletas, web, Amazon Alexa, todos los smartphones. Nunca podrás reclamar que te perdiste un mensaje o una notificación con esta aplicación.

Características destacadas:

Aplicación de calendario simple
Vista fácil de tareas y próximas fechas de vencimiento
Codifica por color tus tareas para organización óptima
Personaliza la apariencia de la aplicación para diversión

Precio: $5.99 por mes

3) Taskque

Taskque se trata realmente de hacer que tu equipo trabaje junto y en la misma página. Su característica principal es la "Cola" que monitorea tu asignación de recursos y automáticamente asigna tareas a recursos tan pronto como están libres.

Taskque mapea todas tus asignaciones en un tablero fácil de entender y permite que subtareas se agreguen, completo con fechas de vencimiento, permisos y más. Esta herramienta definitivamente no carece de características de organización y puede ser realmente poderosa si pasas algo de tiempo aprendiendo las cuerdas.

Características destacadas:

Creación y asignación fácil de tareas
Notificaciones y alertas en tiempo real
Fácil de agregar subtareas y fechas de vencimiento.
Sistema automatizado "Cola" que asigna tareas de manera uniforme y justa a miembros del equipo disponibles.
Herramienta de búsqueda poderosa para encontrar cualquier asignación, discusión o comentario

Precio: Gratis con limitaciones o $5 por usuario por mes

4) Hitask

Este sistema de gestión de tareas todo en uno funciona para casi cada aspecto de gestión de proyectos. Desde planificar y crear tareas hasta discutir y rastrear. De hecho, Hitask toma la definición de gestión de tareas de Wikipedia y la trae a la vida.

Hitask es, de hecho, una aplicación de colaboración de equipo que hace fácil mantenerse organizado así como compartir archivos e información junto con programación y notificaciones automáticas.

Características destacadas:

Aplicaciones internas compartidas como chats, calendarios
Seguimiento de tiempo para registrar tiempo gastado en proyectos
Números de seguimiento de problemas para mantener referencias de problemas internos
Posibilidad de exportar todos los datos a Excel

Precio: Gratis con limitaciones o $5 por usuario por mes

5) Trello

Trello mantiene las cosas frescas, divertidas y fáciles, todo mientras te permite ser increíblemente productivo.

Usando el método Kanban, Trello te permite hacer tableros con tareas (tarjetas) que están ordenadamente arregladas en listas. Puedes invitar a tantas personas como quieras para ver los tableros o completar tareas contigo y, con cada tablero, se te da una dirección de email única. Esta aplicación ciertamente tiene la comunicación en la bolsa.

Listas de verificación, fechas de vencimiento, calendarios y rastreadores de progreso. Trello tiene todo lo que necesitas para mantenerte al día con tu trabajo.

Fuente

Características destacadas:

Tableros Kanban
Calendario interno
Característica de votación
Multiplataforma
Dirección de email única
Encriptación SSL/HTTPS

Precio: Gratis con limitaciones o $9.99 por usuario por mes

6) Wimi

Wimi es un gestor de tareas de trabajo que es silencioso y directo pero muy poderoso. Sin tiempo para diversión como personalización innecesaria de temas, todo es negocios aquí.

Los informes principales permiten que cada miembro del equipo esté al tanto de cómo un proyecto está progresando y cuánto está contribuyendo cada miembro.

Wimi incluso tiene su propia aplicación Drive, permitiéndote subir e intercambiar archivos fácilmente. Así que, aunque puedes integrar con aplicaciones de Google y Office 365, realmente no necesitas hacerlo.

Características destacadas:

Wimi Drive
Videollamadas que incluyen compartir pantalla y llamadas de voz
Integración con Outlook, Office 365 y Google
Disponible a través de múltiples plataformas

Precio: Gratis con limitaciones o $16.53 por usuario por mes (impuestos no incluidos)

7) Asana

Asana es un software completo de gestión de proyectos de equipo que te pone en control completo de tu equipo y tareas. Puedes crear y asignar tareas fácilmente, crear subtareas y rastrear su progreso.

Todo es visible desde la página principal, aún así de alguna manera logra verse elegante y refinado. Tal vez son los colores o el diseño, pero Asana ciertamente es fácil a la vista.

Recibir notificaciones instantáneas también es útil. Especialmente cuando estás usando el gestor de tareas en línea de Asana a través de múltiples plataformas o dentro de un equipo remoto.

Mejor software gratuito de gestión de tareas

Características destacadas:

Notificaciones instantáneas
Un calendario automático que rastrea fechas de vencimiento de asignaciones
Página de inicio personalizada que muestra tareas que solo te están asignadas a ti
Una bandeja de entrada fácil de ver que incluye tareas asignadas, comentarios y discusiones

Precio: Gratis con limitaciones o $10.99 por usuario por mes

8) Airtable

Airtable se ve como una hoja de cálculo pero en realidad es un gestor de tareas empresariales poderoso. Esta herramienta es perfecta para colaboración porque todos tienen acceso al combo hoja de cálculo-base de datos. Y, si el diseño de hoja de cálculo no funciona para ti, puedes fácilmente cambiar a diseño estilo kanban, calendario o galería.

Además de la opción en diseño de interfaz, Airtable es como cualquier otra herramienta de gestión en cuanto a sus características. Es una gran herramienta para organizar y priorizar tareas.

Software de gestión de proyectos de equipo

Características destacadas:

Diseño cambiable
Calendario compartible
Accedido por todos los miembros
Arrastrar y soltar para editar

Precio: Gratis con limitaciones o $10 por usuario por mes

9) Clickup

Imagina todas las aplicaciones anteriores listadas arriba enrolladas en una. Eso es lo que es ClickUp. Una hoja de cálculo, una lista de tareas pendientes, un rastreador de proyectos y un rastreador de tiempo lo hacen una de las mejores aplicaciones de gestión de tareas. Lo que sea que puedas nombrar, ClickUp lo tiene.

No se detiene ahí. ClickUp tiene siete opciones de diseño para que puedas elegir lo que funcione mejor para ti. Las características incluyen listas, vista de calendario, estilo kanban, en cajas, maquetas de imagen etc.

ClickUp es genial si trabajas en múltiples proyectos con varias listas de tareas y quieres trabajar más inteligentemente.

Características destacadas:

Diseño personalizable
Maquetas de imagen
Rastreador de tiempo
Seguimiento de progreso de proyecto
Integrar casi cualquier aplicación para sincronizar datos a ClickUp
Comando de barra para usar como atajos de acción mientras chateas o comentas.

Precio: Gratis con limitaciones o $5 por usuario por mes

Aplicaciones de un vistazo

Aplicación	Mejor característica única	Precio
Todoist	Flujo de trabajo fácil de un clic	Gratis con limitaciones O $3 por usuario por mes
ProofHub	Flujos de trabajo y vistas personalizados	Planes comenzando en $50/mes
Any.Do	Una lista verdaderamente extensa de plataformas que pueden accederlo	$5.99 por mes
Taskque	Sistema automatizado que distribuye carga de trabajo uniformemente	Gratis con limitaciones O $5 por usuario por mes
Hitask	Seguimiento de tiempo en asignaciones	Gratis con limitaciones O $5 por usuario por mes
Trello	Dirección de email única para cada proyecto	Gratis con limitaciones O $9.99 por usuario por mes
Wimi	Tiene su propio drive de archivos para compartir, guardar y acceder archivos fácilmente	Gratis con limitaciones O $16.53 por usuario por mes (impuestos no incluidos)
Asana	Interfaz espaciosa a pesar de albergar todas tus tareas e información	Gratis con limitaciones O $10.99 por usuario por mes
Airtable	Base de datos de hoja de cálculo universalmente accesible	Gratis con limitaciones O $10 por usuario por mes
ClickUp	Muchas opciones de diseño personalizable	Gratis con limitaciones O $5 por usuario por mes

Resumiendo

Mirando esta lista de aplicaciones arriba, elegir el mejor software de gestión de tareas es una tarea difícil de completar. Juegos de palabras a un lado, cada una de estas herramientas proporciona ayuda de gestión de tareas a su manera. Algunas son geniales para gestión de vida, mientras otras son más adecuadas para trabajo.

Habiendo dicho eso, dejamos la decisión completamente a ti. Solo recuerda evitar desafíos innecesarios como desperdiciadores de tiempo y falta de comunicación de equipo. Esto no tiene que ser una situación de una aplicación. Siéntete libre de descargar y probar múltiples aplicaciones que pueden funcionar para ti.

Y, cuando encuentres la correcta, intenta enviar un video de ScreenRec con tu asignación de tarea. Prometemos que ayudará tanto a ti como a tus compañeros de trabajo a hacer más rápido. Descarga ScreenRec aquí.

Organizar tu equipo rápida y eficientemente a veces puede ser intimidante, considerando todos los plazos, requisitos de clientes etc. Por eso un software de gestión de tareas con una interfaz amigable y un menú simple realmente te ayudaría a hacer las cosas bien. Trello es una buena idea cuando se trata de gestionar equipos pequeños y startups. Usa tableros, listas y tarjetas para organizar fácilmente al equipo y permitir que cada miembro siga el proceso de trabajo. Un gran plus de Trello es que tiene varias herramientas como priorizar tareas, configurarlas a cierto empleado, invitar más personas a colaborar, comentar, obtener retroalimentación y más.

Para decidir qué es mejor, necesitas estar cercanamente familiarizado con tus propias necesidades, como las características que requieren y los proyectos que vas a gestionar.

Sin embargo, cuando se trata de equipos pequeños, Asana es una muy buena opción, porque es gratis para grupos con hasta 15 personas. Asana gratuito tiene muchas, aún simples características como crear y asignar proyectos y tareas, seguir su progreso e integrar con otras aplicaciones.

Tanto Todoist como Any.Do tienen la opción de compartir proyectos y tareas particulares. Todoist permite que comentarios sean agregados, mientras Any.Do no tiene esa característica. Sin embargo, Todoist no permite adjuntos de archivos mientras, con Any.Do, puedes adjuntar directamente archivos desde tu computadora, desde Dropbox o Google Drive.