Las mejores 10 herramientas de colaboración para negocios

Aquí tienes un pequeño dato para que consideres. Un estudio de investigación realizado por la Universidad de Stanford encontró que, al comparar empleados trabajando colectivamente con empleados trabajando individualmente, aquellos en grupo se mantuvieron enfocados 64% más tiempo que aquellos trabajando solos.

Solo piensa en eso por un momento. Aquellos trabajando por sí mismos soñaron despiertos o divagaron mentalmente más del 50% más a menudo que los colaboradores. Notable, ¿no?

Sin embargo, esto plantea la pregunta,

"¿Son necesarias las herramientas de colaboración? ¿Son realmente efectivas?"

Bueno, en una encuesta de 1,400 empresas, 86% de ellas afirmaron que la falta de colaboración finalmente lleva al fracaso en el lugar de trabajo. Otro estudio de McKinsey encontró que las herramientas de colaboración aumentan la productividad del lugar de trabajo en 20 a 30%.

¿Cómo se ve una buena colaboración en equipo?

La colaboración en equipo puede definirse como un grupo de compañeros de trabajo que imparten la misma cantidad de esfuerzo para alcanzar una meta común. Pero, ¿cómo sucede esto?

Primero y ante todo, están los elementos puramente humanos que un estudio de Google reveló:

Luego, está el entendimiento individual de cómo se ve una buena colaboración en equipo. Un estudio reciente de Slack reveló varias definiciones de 'buena colaboración' que tienden a variar entre generaciones:

Para el grupo de edad 18-24, la colaboración en equipo es confiar en los colegas para hacer buen trabajo.
Para el grupo de edad 25-44, responsabilidades claras son la clave para una buena colaboración de empleados.
Para el grupo de edad 45-65, buena colaboración equivale a buena comunicación.

Los factores humanos como empatía, autenticidad y consideración son difíciles de controlar y medir. Sin embargo, las herramientas de colaboración en equipo pueden ayudar a los trabajadores a lograr los otros aspectos del buen trabajo en equipo: comunicarse más efectivamente, cumplir consistentemente sus objetivos y hacer seguimiento de las responsabilidades.

Desde herramientas de trabajo remoto hasta herramientas de revisión de código, hay docenas de aplicaciones que pueden ayudarte a ti y a tu equipo a trabajar juntos más efectivamente. Nos aventuraremos en todas ellas para ayudarte a determinar cuáles son las mejores aplicaciones de colaboración para tu negocio. El video de abajo cubre nuestras tres mejores opciones y el resto están clasificadas por categoría.

Herramientas de comunicación

Si principalmente buscas formas de usar herramientas de colaboración para mejorar la comunicación del equipo, aquí están los mejores programas para el trabajo.

Mejor herramienta de comunicación ágil para equipos

Screenrec

Cualquiera que haya trabajado en equipo puede dar fe del hecho de que escribir emails largos es una forma ineficiente y que consume tiempo de comunicarse entre sí. Con ScreenRec, puedes olvidarte de emails largos y prolijos y, en su lugar, enviar capturas de pantalla o grabaciones de video de tu pantalla para transmitir tu punto. En esencia, ScreenRec te permite enviar email de video (entre otras cosas).

ScreenRec es una de las mejores herramientas de colaboración de equipos ágiles, especialmente para aquellos que trabajan a distancia, como equipos de ventas remotos, o equipos que quieren usar comunicación asíncrona para mejor productividad. Es absolutamente gratuito, incluso cuando se usa en grupo.

Aspectos destacados

Cifrado de video HLS AES de 128 bits
2GB de almacenamiento privado en la nube (clase empresarial)
Enlace compartible seguro permite a tu equipo acceder instantáneamente a tus grabaciones de pantalla y capturas
Gratuito tanto para individuos como para equipos

Mejor herramienta de videoconferencia

BlueJeans

BlueJeans es una plataforma basada en la nube que usa videoconferencias para reunir sin problemas a los miembros de un equipo. Con reuniones de un toque, puedes unirte a llamadas de audio y video desde cualquier dispositivo e incluso compartir pantallas, hacer encuestas y ofrecer preguntas y respuestas.

Seguramente, el video HD y la voz Dolby son increíbles porque permiten calidad de video y audio realista. Sin embargo, la IA y el reconocimiento de voz son las características que destacan cuando usas BlueJeans. Esta herramienta de colaboración en equipo también puede integrarse con aplicaciones como Microsoft Teams, Microsoft Office y aplicaciones de G-Suite.

Aspectos destacados

Permite conexión segura a través de firewalls, traversales NAT y redes VPN
Verificaciones SOC2 y 3.
Calidad de video y audio HD
Reuniones de un toque
Los precios comienzan en $12.49/por host/por mes.

Mejor herramienta para colaboración social segura

Yammer

Yammer es una plataforma privada de colaboración de redes sociales usada por empresas que necesitan un alto nivel de seguridad. El programa es parte de la Suite de Microsoft, razón por la cual puedes integrarlo fácil y rápidamente con aplicaciones de Microsoft como Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint, etc.

Sin embargo, la característica principal de Yammer es la plataforma de redes sociales de estilo inclusivo. Como un grupo de Facebook al que todos están invitados, la herramienta de redes sociales de Yammer permite a los miembros publicar anuncios, comentar en publicaciones, chatear con compañeros de trabajo y más. Yammer tiene las mismas características básicas de seguridad ofrecidas por Microsoft, incluyendo cumplimiento GDPR así como verificaciones SOC1 y SOC2.

Aspectos destacados

Plataforma social interna para el trabajo
Se integra con todos los productos de MS Office
Cumple GDPR; verificaciones SOC1 y SOC2
$8/por usuario/por mes con un plan de Office365.

Mejor herramienta para colaboración social fácil

Facebook Workplace

Creado por Facebook Inc., Workplace es una plataforma que está diseñada para conectar empleados a través de mensajería instantánea, feeds de noticias y agrupaciones. Similar a lo que esperarías de Facebook, Workplace tiene el mismo chat confiable de video, voz y texto. Como casi cada miembro de la sociedad actual tiene un perfil de Facebook, no podría ser más fácil buscar y encontrar cualquier miembro de tu equipo de trabajo.

Facebook Live también es una característica bien conocida que se aplica a Workplace. Es una manera increíble de transmitir simultáneamente reuniones y conferencias importantes. Incluso hace uso del auto-traductor con el que ya estamos familiarizados y los famosos feeds de noticias, solo que, esta vez, todo está relacionado con el trabajo.

A la luz del escándalo de Cambridge Analytica, muchas personas pueden estar preocupadas por la política de seguridad de Facebook pero parece que han aprendido su lección y se han encargado de eso. Puedes leer sobre las características de seguridad de Facebook Workplace aquí.

Como Slack, Facebook Workplace está entre las herramientas de colaboración gratuitas. Cada uno a su gusto, pero, hasta ahora, parece que Slack está ganando la pelea de Slack vs Facebook Workplace. Aún está por verse sobre Slack vs email.

Aspectos destacados

Sin curva de aprendizaje debido a la popularidad de Facebook
Chat confiable de video, voz y texto
Capacidad de transmitir en vivo reuniones y conferencias internas
Gratuito o $3/por usuario/por mes para una actualización con integraciones, herramientas administrativas y de monitoreo, y soporte administrativo.

Herramientas de gestión de proyectos

Si requieres una herramienta de gestión de proyectos efectiva para colaboración en equipo, aquí están los principales programas a considerar.

Mejor herramienta de seguimiento de tiempo para equipos

Time Doctor

TimeDoctor es para empresas que quieren rastrear efectivamente la productividad de sus empleados. Es una herramienta de colaboración que tiene funciones de gestión de proyectos, gestión de tiempo, monitoreo de aplicaciones y nómina, entre otras cosas.

Una de las mayores ventajas de TimeDoctor es la capacidad de integrarse con otros servicios. Una vez que instales la extensión de Chrome, podrás rastrear tu tiempo sin dejar tus herramientas favoritas: el botón "Iniciar temporizador" aparecerá dentro de Google Docs, Asana, Trello y muchas otras aplicaciones web.

Buenas herramientas de colaboración en equipo

Aspectos destacados

Reportes detallados de tiempo y uso de aplicaciones
Integraciones con las herramientas de gestión de proyectos y comunicación más populares
Capacidad de manejar nómina
Seguimiento de asistencia
Prueba gratuita, luego $9.99/usuario por mes

factoHR

factoHR es en realidad un proveedor unificado de soluciones de RH y nómina que ofrece una amplia gama de funcionalidades. Funciona genial como una herramienta de gestión de tiempo ya que ayuda a rastrear fácilmente el tiempo que los empleados gastan completando las tareas o proyectos asignados a ellos.

El software permite a los trabajadores ingresar los detalles de sus tareas para ayudar a los gerentes a analizar su tiempo y bifurcar las tareas productivas e improductivas. También, con esta solución, puedes organizar completamente incluso los horarios más complejos y asignarlos directamente a los empleados.

Aspectos destacados

Generación de reportes detallados y descargables
Integrado con nómina, licencias, asistencia para organizar horarios según la presencia del empleado
Rastrea la presencia del empleado
Calcula salarios
Realiza gestión de horarios

Mejor herramienta de diagrama de Gantt

GanttPRO

GanttPRO es software de diagramas de Gantt de primera categoría para gestión de proyectos. La herramienta es altamente apreciada por miles de equipos por su conjunto robusto de características de gestión de proyectos y recursos y colaboración en equipo.

Una de las mayores ventajas de GanttPRO es, entre otras, una interfaz atractiva con una curva de aprendizaje corta. Cualquier persona nueva en tu equipo puede fácilmente unirse y comenzar a trabajar en sus tareas y proyectos literalmente en 10-15 minutos.

Aspectos destacados

Diferentes vistas de proyecto: línea de tiempo de diagrama de Gantt, vista de tablero, lista de mis tareas
Colaboración en equipo en tiempo real a través de comentarios, archivos adjuntos, menciones y notificaciones
Gestión poderosa de recursos y carga de trabajo
Exportar a PDF, PNG y Excel y compartir vía URL pública
Plantillas profesionales listas para varias industrias

Mejor herramienta de diseño y prototipado

Cisco WebEx

Si sabes algo sobre Cisco, entonces sabes cómo, durante años, ha sido uno de los principales conglomerados tecnológicos del mundo. Como WebEx ha sido adquirido por Cisco, esto debería decirte algo sobre el producto.

Cisco WebEx proporciona a las empresas varias herramientas colaborativas para ayudar a organizar equipos de trabajo. Permite cambio sin problemas entre dispositivos y plataformas. Las características usuales de herramientas de colaboración como mensajería directa, compartir archivos y pantalla, y pizarra están presentes.

Con la integración simple de Cisco WebEx y cifrado confiable de extremo a extremo, su facilidad de uso la convierte en una de las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado.

Herramientas de colaboración para negocios

Aspectos destacados

La pizarra la hace perfecta para diseñadores y profesionales UX
Cifrado de extremo a extremo para seguridad completa
Compartir archivos y pantalla
Gratuito para hasta 50 usuarios con límite de conferencia de 40 minutos y 1 GB de espacio. El plan premium es $13.50/por usuario/por mes.

Mejor software de gestión de proyectos ágil

Asana

Asana es una herramienta de colaboración en equipo y software de gestión de tareas diseñado por el cofundador de Facebook y un ingeniero de Google. Con antecedentes como estos, no es de extrañar que Asana haya convertido la colaboración en equipo en un arte.

Esta plataforma es genial tanto para uso móvil como en línea. Los proyectos del equipo pueden organizarse con tableros donde las tareas pueden asignarse y discutirse fácilmente. También hay una vista de línea de tiempo que ayuda a crear planes realistas para la finalización del proyecto.

Hay más de 100 aplicaciones que pueden integrarse con Asana, así que nunca necesitarás preocuparte por tus varios documentos dispersos en plataformas. Una de sus características más únicas de esta herramienta de colaboración en línea es lo que llaman Carga de trabajo: una vista gráfica comprensiva de los esfuerzos de cada individuo. Esto permite a todos los miembros ver el trabajo que sus colegas han puesto en el proyecto. Asana también ofrece plantillas de proyecto para ayudar a iniciar tu trabajo de gestión de tareas.

Aspectos destacados

Gestiona proyectos con tableros y líneas de tiempo
Asigna tareas con un clic
Interfaz responsiva que funciona en todos los dispositivos
Los gráficos de carga de trabajo ayudan a rastrear los esfuerzos del empleado individual
El paquete básico es gratuito. El paquete premium es $9.99/por usuario/por mes.

Mejor software de gestión de proyectos corporativo

Microsoft Teams

Microsoft Teams es en realidad un grupo de herramientas de comunicación y gestión de proyectos que permiten a los equipos colaborar fácil y eficientemente. Aunque funciona bien para pequeñas empresas, esta es una de esas plataformas que se adaptan mejor para grandes empresas. Su característica de colaboración más notable es organizar reuniones virtuales vía videoconferencia. Eso puede parecer un poco anticlimático pero, durante una conferencia, los usuarios pueden compartir pantallas, usar pizarras, chatear y compartir archivos.

Microsoft Teams también usa "Pestañas Wiki". Este es un editor de texto inteligente que da a los usuarios la capacidad de redactar mensajes largos que pueden formatearse (similar a enviar emails) directamente dentro de la aplicación. Esto te permite plasmar ideas y escribirlas para tus colegas tan pronto como la idea surge. Además, como este es un producto de Microsoft, puedes integrar todas tus aplicaciones de Microsoft en esta única plataforma.

Aspectos destacados

Comparte pantallas, usa pizarras, chatea y comparte archivos durante una llamada de conferencia
Comparte ideas y conocimiento rápidamente con "Pestañas Wiki"
Se integra con todos los otros productos de Microsoft
Microsoft Teams es gratuito para hasta 300 usuarios o puedes comprar planes comenzando en $6/por usuario/por mes.

Mejor herramienta de gestión de proyectos todo en uno

ProofHub

Usado por más de 85,000+ equipos y empresas, ProofHub es un software de gestión de proyectos y colaboración en equipo todo en uno que ayuda a los equipos a mantenerse en control absoluto de sus tareas, proyectos y comunicaciones.

Lo mejor de ProofHub es que reemplaza múltiples aplicaciones que los equipos usan para planificar sus proyectos, colaborar entre sí, mantener las cosas organizadas, rastrear su tiempo y mantenerse al tanto de todo con una sola aplicación poderosa.

Herramienta de colaboración de proyectos

Aspectos destacados

Múltiples vistas (vista de lista, vista de Gantt/línea de tiempo, vista Kanban y vista de calendario) para flexibilidad añadida
Flujos de trabajo personalizados y tableros kanban para gestión de tareas
Diagramas de Gantt para planificación simplificada de proyectos
Colaboración en tiempo real (chat grupal y discusiones en línea)
Reportes personalizados para gestión de recursos, proyectos y tiempo
Integraciones de terceros

Mejor software de gestión de clientes

Nifty Project Management

Nifty es el espacio perfecto para que tu equipo y clientes compartan ideas, finalicen especificaciones y conviertan discusiones en acciones. Con las tareas colaborativas, documentos y discusiones de Nifty, se alienta a los miembros del equipo a avanzar sabiendo que la finalización de tareas los acerca un paso más a la conclusión de su proyecto lo que lleva a la satisfacción del cliente. Puedes reducir el tiempo gastado en gestionar proyectos freelance o en llamadas de reuniones de estado. Solo asigna tareas a tus clientes para notificarles sobre qué se necesita y cuándo para reducir reuniones innecesarias.

Equipos grandes y pequeños pueden utilizar los proyectos, discusiones, tareas, documentos, hojas de ruta y chat de equipo de Nifty para gestionar proyectos, tanto internamente como en un entorno orientado al cliente. Nifty no solo consolida tus herramientas, sino que consolida el costo; esta aplicación tiene precios equitativos con sus competidores que no ofrecen la misma multitud de funciones.

Gestión de clientes de colaboración en equipo

Aspectos destacados

Hitos del proyecto
Resúmenes y cargas de trabajo del proyecto
Documentos colaborativos
Google Docs y archivos integrados
Asignaciones automáticas de tareas
Rastreador de tiempo integrado
El paquete gratuito viene con 2 proyectos activos y almacenamiento de 1GB / usuario. El paquete estándar es $8/por usuario/por mes.

El resto

Aquí hay varias aplicaciones colaborativas más que merecen una mención.

Aplicación	Mejor en…	Gratuito para…	Planes desde…
Samepage Una herramienta colaborativa todo en uno que permite a los equipos gestionar, editar y completar proyectos en múltiples dispositivos simultáneamente.	Permitir que los miembros del equipo trabajen en un documento juntos.	Usuarios ilimitados y 2GB de almacenamiento	$8/por mes/por usuario
Aplicación de gestión de equipos fácil de usar que utiliza pizarras y visualizaciones para ayudar a los equipos a completar proyectos.	Presentar a los miembros del equipo con una pizarra comunitaria para ser compartida por todos.	Usuarios ilimitados y 3 tableros editables	$8/por mes/por usuario
Windstream Enterprise Office Suite UC Proveedor de comunicaciones que ofrece llamadas seguras, fax, videollamadas y varias soluciones de comunicación a empresas.	Llamadas de voz y video HD en tiempo real en cualquier momento, en cualquier lugar.	N/A	Contactar para cotización
TeamViewer Software de escritorio remoto que permite compartir archivos, compartir pantalla, reuniones en línea, etc.	Compartir archivos seguro vía comunicación de escritorio a escritorio.	1 usuario	$49.99/por mes/por usuario
Trello Aplicación de colaboración en equipo en línea que utiliza listas y tarjetas para ayudar a los equipos a organizarse.	Gestión de tareas a través del método Kanban.	1 usuario	$9.99/por mes/por usuario
GoToMeeting Software de videoconferencia en línea que contiene varias otras características de gestión como transferencia de archivos y compartir pantalla.	Reuniones virtuales en línea de alta calidad y videoconferencia.	Período de prueba – 14 días	$12/por mes
Fuze Meeting Herramienta de audio y videoconferencia basada en web con la capacidad de compartir archivos y usar una pizarra en tiempo real.	Llamadas de video y audio HD.	Revisa sitio para detalles	← Ídem
Flock Competidor de Slack que te da tantas características como sea posible en un programa de colaboración.	Gestionar y organizar proyectos de equipo y chats.	Hasta 10GB	$4.50/por mes/por usuario
Flowdock Ltd. Gestión de integración con herramientas de colaboración para equipos.	Traer información de varias aplicaciones (integraciones) a un lugar para ser gestionada.	Período de prueba – 30 días	$3/por mes/por usuario
Podio Gestión y organizador de equipos en línea para negocios y empresas.	Crear un entorno espacioso para gestionar proyectos grupales.	5 usuarios	$9/por mes
Canva Herramienta de diseño gráfico fácil de usar para equipos que cuenta con una gran biblioteca de plantillas e imágenes de archivo.	Permitir colaboración en proyectos de diseño.	Período de prueba – 30 días	$9.95/por mes

¿Cuál es la mejor herramienta de colaboración en equipo?

Elegir las mejores herramientas de colaboración para negocios depende de lo que buscas específicamente. Aquí tienes algunas sugerencias: Si necesitas reducir emails, prueba ScreenRec. Si necesitas una herramienta de gestión de proyectos fácil y gratuita, prueba Trello.

Al final, no hay una herramienta que pueda considerarse "La mejor" ya que todas ofrecen diferentes características. Solo recuerda que el único propósito del software de colaboración en equipo es hacer más fácil trabajar juntos y comunicarse.

Entonces, ¿dónde están los cuellos de botella? ¿Qué necesita tu equipo para trabajar más rápido?

Responde estas preguntas y podrás encontrar rápidamente la mejor herramienta de colaboración en equipo para tu caso de uso.

Referencias y lecturas adicionales

Necesitas herramientas que te vayan a ahorrar tiempo (imagina tus días sin esas reuniones que consumen tiempo y nunca terminan), asegurando que vayas directo al grano sin necesidad de explicar demasiado, etc. Dicho esto, realmente depende de tus necesidades. Si quieres un procesador de documentos basado en la nube, prueba Google Docs. Si quieres gestionar activos de marketing y ventas, prueba Paperflite. Si quieres manejar colaboración de documentos y comunicación en un lugar, prueba Samepage.

La comunicación, coordinación y buena gestión son cruciales cuando se trata de trabajo remoto. Gestionar el tiempo gastado en una tarea particular, seguir diferentes solicitudes, retroalimentación y proceso de proyecto en general son solo algunos de los desafíos que los equipos remotos enfrentan diariamente. Por eso las herramientas de colaboración efectivas son altamente necesarias para un trabajo exitoso. Compartir tu pantalla con tus compañeros de trabajo es una gran superación del hecho de que no están realmente juntos en el mismo lugar. A veces incluso es crucial para equipos que trabajan en diferentes zonas horarias. Si quieres colaborar con tu equipo remoto en tiempo real, recomendaríamos Zoom y Skype. Una alternativa a estas herramientas es ScreenRec. Te ayuda a ahorrar tiempo explicando y previene reuniones innecesarias. Puedes simplemente capturar tu pantalla y enviarla.