Comunicación síncrona y asíncrona en el trabajo

Algo tan simple como la comunicación siempre ha sido todo menos... bueno... simple. Esto es especialmente cierto en un entorno laboral. Tanto empleadores como empleados siempre intentan encontrar formas de hacer la comunicación lo más rápida y fácil posible.

Organizando reuniones, utilizando herramientas de colaboración y probando docenas de estrategias de comunicación con éxito variable.

Ahora imagina resolver todo eso con cada miembro del equipo remoto a miles de kilómetros y en una zona horaria diferente.

¿Hay una palabra para insoportablemente complejo? Si es así, ingresa esa palabra aquí.

La realidad es que, independientemente de la estrategia de comunicación remota que tú y tu equipo usen, todo se reduce a dos tipos principales: comunicación síncrona y comunicación asíncrona.

Estas pueden parecer las palabras ganadoras de la competencia internacional de deletreo, pero sus significados son bastante simples.

Vamos a explicarlo y a ver por qué la comunicación asíncrona, sí, asíncrona, es la mejor forma de comunicación para equipos, tanto grandes como pequeños, cercanos o distribuidos.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es cuando ocurre un intercambio de información, y la respuesta no es inmediata.

En el trabajo actual, ya sea remoto o en la oficina, la comunicación asíncrona tiene un retraso natural. No requiere respuesta inmediata y la persona destinataria puede responder cuando le convenga.

Un ejemplo claro es el email. Cuando envías un email y te responden más tarde, hay un retraso que das por hecho: sabes que la respuesta probablemente no será instantánea.

Puede que no lo sepas, pero cuando tú y tu equipo están trabajando en un documento, y colaboran a través de aplicaciones, foros en línea o emails, todos están participando en comunicación asíncrona.

Si la comunicación va y viene rápidamente, sin retraso, estás en territorio de comunicación síncrona.

¿Qué es la comunicación síncrona?

La comunicación síncrona, por otro lado, es cuando intercambias información esperando una respuesta inmediata, como cuando te reúnes en persona o hablas por teléfono.

En gran medida, la comunicación síncrona es cuando las personas están "presentes" y se comunican en tiempo real.

Piensa en las reuniones semanales/mensuales que tienes, ya sea en una sala de conferencias o en una llamada de Zoom. O tienes una consulta, y caminas hasta el escritorio de tu colega y la discutes con ellos.

El intercambio es instantáneo, por lo tanto se considera comunicación síncrona.

Ahora, veamos los beneficios de la comunicación síncrona y asíncrona.

Beneficios de la comunicación asíncrona

1. Flexibilidad

Si estás ocupado haciendo otro trabajo y no estás en el espacio mental para responder en ese momento, no tienes que hacerlo. Puedes tomarte tu tiempo para hacerlo y no perder el enfoque.

Cuando sí respondas, el contenido puede ser bien pensado y de alta calidad, y esto te da la oportunidad de digerir la información. Tu respuesta muy probablemente será clara y no requerirá ida y vuelta innecesaria.

2. Mayor productividad

Como no serás interrumpido en el medio de tu trabajo por charla, la calidad de tu trabajo será mejor. Podrás retener más enfoque y tener más tiempo para completar tareas, lo que aumenta significativamente tu productividad.

3. Retroalimentación eficiente

La comunicación asíncrona puede ayudar a los miembros del equipo a ser más honestos y concisos. Como no estás frente a la persona, se vuelve más fácil hacer preguntas o dar retroalimentación. En otras palabras, ¡no te ponen en el punto de mira!

4. Excelente para equipos remotos

Los trabajadores remotos ya tienen muchos desafíos que superar, pero con la comunicación asíncrona, las personas de diferentes zonas horarias pueden trabajar juntas a diferentes horas y no sentir la presión de necesitar despertarse temprano o acostarse tarde simplemente para responder a un mensaje.

Ahora todos estos puntos suenan increíbles. Puedes trabajar desde casa en cualquier momento, ¡y no hay prisa! Sin embargo, puede haber momentos cuando necesites usar comunicación síncrona.

Beneficios de la comunicación síncrona

1. Sin retraso de tiempo

A veces quieres que la comunicación de trabajo sea dinámica y rápida. No todo el trabajo requiere una respuesta bien pensada o un proceso largo. A veces, solo necesitas una respuesta rápida e instantánea.

2. Lenguaje corporal y tono visibles

Esto es muy útil al trabajar con otras personas. Con la comunicación asíncrona, a menudo debes inferir tono e intención. Ese problema desaparece en una reunión síncrona, cuando tienes a alguien delante. Puedes evaluar su emoción por el lenguaje corporal.

3. Colaboración en tiempo real

La colaboración y la comunicación síncrona ayudan cuando intercambias ideas o inicias proyectos. Al reunirse, el equipo aporta ideas y perspectivas distintas. Es rápido y dinámico.

Comunicación asíncrona versus síncrona

Comunicación síncrona versus asíncrona, ¿cuál es mejor?

Obviamente, ambas tienen sus pros y contras.

La comunicación asíncrona nos da libertad. También es mejor para personas que gestionan múltiples tareas, trabajan en remoto o trabajan como freelancers. Aun así, a veces es mejor hablarlo rápido y hacerlo.

La batalla de comunicación síncrona vs. asíncrona parece estar casi terminada.

El futuro del trabajo remoto parece inclinarse más hacia la comunicación asíncrona. En los últimos años hemos visto que trabajar en remoto no solo es posible, sino también más rápido y eficiente.

Las personas tienen más energía y más tiempo en sus manos. Las personas de diferentes zonas horarias pueden trabajar de manera más efectiva. La calidad del trabajo es mejor, y el tiempo de respuesta es más rápido.

Ahora podrías estar preguntando, ¿cómo puedes comunicarte de manera asíncrona sin problemas con varios miembros del equipo?

Hay tantas herramientas y aplicaciones de comunicación asíncrona para eso. Como mencionamos, grabadores de pantalla, clientes de email, aplicaciones de mensajería y aplicaciones de colaboración en la nube pueden ayudar con eso.

Entonces, para hacer que la comunicación asíncrona sea efectiva y funcione sin problemas, aquí hay un vistazo a algunas de las herramientas de colaboración asíncrona útiles y esenciales que existen.

Mejores herramientas de colaboración asíncrona

ScreenRec

Este es un grabador de pantalla gratuito y una herramienta de capturas de pantalla que te permite grabar video y audio HD ilimitados y tomar capturas. Es la herramienta más simple y, al mismo tiempo, más potente para la productividad del equipo remoto y la comunicación.

ScreenRec hace que la comunicación y la mensajería asíncrona sean más colaborativas y visuales. En lugar de escribir un email largo, puedes enviar un mensaje de video con un enlace privado para compartir al instante. Es muy similar a una reunión asíncrona. No necesitas adjuntar tus videos ni preocuparte por límites de almacenamiento.

Todo esto hace de ScreenRec una de las mejores aplicaciones de comunicación asíncrona disponibles gratis.

Slack

Esta aplicación facilita tener todo el trabajo en el mismo lugar. Ofrece funciones como compartir archivos, seguimiento, programación y más.

La versión gratuita tiene funciones limitadas; los planes superiores añaden funcionalidades avanzadas según el nivel contratado.

Geekbot

Esto es útil si usas Slack, ya que se integra sin problemas. Ayuda a crear reportes y encuestas y comparte cualquier actualización, por lo tanto facilitando mantenerse en sincronía y al día con el equipo.

Figma

¿Necesitas algo que sea un poco más visual? Entonces prueba Figma. Figma es una aplicación basada en web que permite a equipos remotos colaborar en varios proyectos de diseño.

Puedes trabajar fácilmente en tu propio tiempo dejando comentarios y sugerencias para que los miembros de tu equipo revisen y respondan. Así que no hay necesidad de que todos estén en línea al mismo tiempo. Solo entra, agrega tus ediciones y pasa a la siguiente tarea.

Notion

Notion es útil si trabajas en múltiples aplicaciones. Ayuda a llevar todo tu trabajo a una sola fuente de verdad. Puedes tomar notas, gestionar proyectos, agregar tareas y mucho más en un lugar. Puedes configurar el diseño a tu manera y personalizarlo completamente.

Dropbox

Esta es una herramienta muy útil para mantener todos tus documentos juntos, compartirlos y editarlos fácilmente. Una vez que un archivo se sube a Dropbox, cualquiera que sean las ediciones que ocurran, la plataforma las guarda inmediatamente. Puedes acceder a ellas desde cualquier dispositivo, y como está basado en la nube, cualquier miembro del equipo puede acceder a Dropbox en cualquier momento.

Calendly

La mayoría de las veces, nos encontramos tropezando con las numerosas reuniones programadas e intentando asistir a todas. Pero con una aplicación como Calendly, tú y tu equipo pueden fácilmente reservar reuniones que aparecerán en el calendario de todos. Lo que lo hace aún más increíble es que ¡puedes usarlo gratis!

Conclusión

Muchos creen que la comunicación asíncrona es el futuro, y podrían tener razón.

Es importante construir una buena relación de equipo y una base, especialmente para relaciones a largo plazo con muchos miembros alrededor del mundo. Los miembros del equipo deben estar sincronizados, tener las herramientas correctas, establecer fechas límite claras, estar organizados y enviar actualizaciones de vez en cuando.

Herramientas como ScreenRec, Zoom, y las herramientas de mensajería asíncrona mencionadas anteriormente son útiles de tener cuando necesitas comunicarte eficientemente.

Agrégalas a tu rutina de comunicación y observa cómo tu equipo crece y se fortalece.