Como gestionar fechas limite de proyecto como un profesional

Las fechas limite son marcapasos de gestion extremadamente importantes en cualquier campo. Ayudan a motivar e implementar buenas practicas hacia la finalizacion apropiada de proyectos. Tambien, crean un amplio terreno para conversaciones entre miembros del equipo hacia terminar una tarea antes de la fecha final.

Asi que, la habilidad de cumplir fechas limite es un criterio para obtener y mantener cualquier trabajo. Incluso aparece en preguntas de entrevista.

Cual es el problema con las fechas limite?

La investigacion ha mostrado que 37% de fallas de proyecto son debido a una falta de metas claras y 41% de organizaciones reportan gestion de proyecto pobre. Por eso los Gerentes de Proyecto:

deciden las metas,
delegan trabajo, y
programan cronogramas estrategicos para cada tarea y proyecto especifico.

Sin embargo, el peor problema frecuentemente enfrentado por gerentes de proyecto siempre ha sido la gestion de tiempo. La falta de gestion de tiempo lleva a:

metas poco claras,
tareas propuestas oscuras, y
comunicacion inapropiada, e incluso
procrastinacion.

Cada uno de estos problemas, ya sea colectivamente o singularmente, lleva a mala gestion de proyecto.

De hecho, los humanos estan cientificamente conectados para evitar tareas que crean sentimientos negativos y ansiedad. Pero, por otro lado, esta indiferencia frecuentemente es causada por nuestra incapacidad de ser responsables. O, al menos, encontrar una forma de hacer nuestros proyectos variados una prioridad de nivel superior.

A decir verdad, la meta de cada buen gerente de proyecto es finalizacion. Si eso es asi, como puede un gerente de proyecto estrategicamente lograr eso en un mundo particularmente ocupado de multiples proyectos y fechas limite siempre inminentes?

Como gestionar multiples proyectos y fechas limite

1. Comienza tu dia a tiempo

Es imperativo que comiences tu dia temprano con una mentalidad fresca y energetica. Si, puedes tener algo de espacio de maniobra para trafico extra o una cola larga en el cafe, pero nunca llegues tarde a la oficina.

La mayoria de empleados pasan el inicio de su dia en plataformas de redes sociales, haciendo cafe, y viendo peliculas en exceso. Para ser mas productivo, trata de llegar a la oficina antes de que suene la campana de inicio. Esto te permite tiempo amplio para revisar tu correo electronico, preparar tu mente para el trabajo del dia, y estar listo.

Aplicacion util

Una herramienta agradable para ayudar con eso es Alarmy. Es el despertador mejor calificado por muchas razones. La mas importante siendo que no solo establece una alarma sino que tambien establece una mision. Para parar la alarma, tienes que completar la mision. Desde tomar una foto hasta sacudir el telefono 1000 veces para despertar tu cuerpo hasta caminar 20 pasos hasta resolver una pregunta de matematicas para arrancar tu cerebro.

La alarma es increiblemente fuerte; asi que cualquier dormidor pesado o noctambulo no puede renunciar a sus llamadas persistentes y que golpean la cabeza.

2. Crea un horario realista

Las listas de pendientes siempre son buena idea. Ayudan a poner tus pensamientos en papel para visualizacion apropiada.

Escribe todas las tareas que quieres hacer, sean de largo plazo, o mediano plazo, o corto plazo, e identifica sus fechas de vencimiento. Una vez que hayas hecho eso, senala las tareas que son indeleblemente importantes y prioriza en consecuencia. Mantenlo realista. No compiles demasiadas acciones para un dia.

Date suficiente tiempo para que tu energia mental cambie de una tarea a otra manteniendo asi tu mente equitativamente estimulada. Aborda las faciles primero, da un impulso de confianza haber terminado una tarea.

Es bueno actualizar la lista al final del dia, tachando elementos que han sido completados.

Aplicacion util

Una gran herramienta para listas de pendientes es Trello. Te permite gestionar facilmente tus proyectos y listas de pendientes visualmente. Y es absolutamente gratuito. Puedes tener diferentes tableros para diferentes proyectos, con sus tareas y marco de tiempo. De esa manera tienes gestion visual de fecha limite de proyecto.

3. Bloquea distracciones

Frecuentemente perdemos fechas limite debido a distracciones y procrastinacion frecuente. Ser proactivo es una clave principal para cumplir fechas limite.

Cuando estas trabajando en un proyecto, es bueno descubrir la causa de tus distracciones y, simultaneamente o subsecuentemente, deshacerte de ellas. Aunque, tenemos que mencionar, la mayor parte de distracciones enfrentadas por la mayoria de personas son de sus telefonos. Tienen el poder de sacar nuestras mentes del trabajo en cualquier momento.

Aplicacion util

Forest App es una aplicacion de productividad popular para ayudar a personas con su adiccion al telefono. Cuando quieres enfocarte, "plantas" un arbol. Mientras te enfocas en tu trabajo, de principio a fin, el arbol crece.

Si abres tu telefono y sales de la aplicacion para hacer algo mas, tu arbol comienza a morir. Ganas monedas cuando tu arbol crece. Con esas monedas, puedes plantar arboles reales (Forest se asocia con organizaciones de plantar arboles del mundo real)!

4. Comunicate rapidamente

Como gerente de proyecto, es esencial asegurar que tus reuniones sean productivas y oportunas. Miembros del equipo deberian comunicarse entre si todos los dias con actualizaciones y tareas. Esto es para obtener informacion apropiada sobre el progreso del proyecto propuesto.

Estas actualizaciones y habilidades de comunicacion rapida ayudan a detectar cualquier descuido o problema de antemano. De otra manera, podrias pasar minutos, incluso horas, escribiendo correos electronicos que no produciran resultados positivos. La comunicacion es una de las dependencias de tareas mas importantes.

Aplicacion util

La mejor herramienta para comunicacion eficiente es ScreenRec. Es facil de usar, navegar, y 100% seguro. Puedes grabar pantalla, compartir pantalla, videollamar, y capturar pantalla en lugar de escribir correos electronicos y notas largos. Crea una conversacion visual entre tu y tus companeros de equipo. Lo mejor de todo, los videos y capturas de pantalla que creas se guardan en una biblioteca en linea privada para referencia facil.

5. No hagas multitarea!

Como Gestionar Multiples Proyectos y Fechas Limite

Manten la carga de trabajo manejable. Los Gerentes de Proyecto tienen que ser responsables de eso. No trates de comprometerte en multiples tareas al mismo tiempo; te abrumaran y afectaran tu fuerza laboral relativa. Si tienes un ritmo especifico, trata de seguirlo todos los dias.

Cuando haces multitarea, solo agregas multiples tareas a tu lista de pendientes y nunca logras verdadera satisfaccion con el trabajo hecho. Esto es porque no puedes dar tu atencion completa a cada tarea. Es un completo desperdiciador de tiempo! Si tienes muchas cosas que hacer, puedes comenzar con las tareas prioritarias.

Aplicacion util

Un temporizador Pomodoro en linea es una herramienta facil y personalizable que ayudara a evitar multitarea. Usa una tecnica de gestion de tiempo que divide trabajo en intervalos establecidos con descansos de 5 minutos entre ellos.

Cada temporizador es 25 minutos por defecto. Este es el tramo perfecto de tiempo antes de que comiences a distraerte o sientas el impulso de procrastinar. Es una estructura eficiente de division de trabajo.

Como manejar fechas limite perdidas

Abajo hay varias cosas que puedes hacer cuando pierdes una fecha limite:

Disculpate antes que nada. Esta bien. Sucede. Todos han perdido fechas limite una o dos veces. La vida se interpone en el camino. Solo limpia la niebla y disculpate.
Si es posible, diles de antemano que no podras cumplir la fecha limite. No trates de trabajar en exceso y meter cosas para terminar el trabajo.
Pide extensiones. Un buen gerente de proyecto siempre hara espacio para errores. Saben que fechas limite podrian perderse y planifican en consecuencia.
Pide ayuda. Siempre mantener comunicacion abierta. Da actualizaciones al equipo. Pide ayuda de alguien cuya carga de trabajo podria ser ligera para la semana.
Usa esta leccion y preparate para la proxima vez. Habiendo conocido tus errores, ahora puedes trabajar facilmente hacia erradicarlos. Aprendes como manejar fechas limite en el futuro.
Aprende como priorizar tareas. Clarifica que tareas son importantes y cuales necesitan atencion urgente. Prioriza usando ese conocimiento.

Recapitulacion

Consejo de fecha limite de proyecto	Mejor herramienta	Que hace
Comienza tu dia a tiempo	Alarmy	Crear alarmas colaborativas. Configurar una mision para la manana. Puede ser caminar 20 pasos, tomar una foto, o resolver un problema de matematicas.
Crea un horario realista	Trello	Gestionar tareas de proyecto visualmente. Cada proyecto tiene un tablero y listas de pendientes para el dia.
Bloquea distracciones	Forest App	Para evitar distracciones, plantas un arbol. Si sigues enfocandote, el arbol crece. Si usas tu telefono y dejas la aplicacion, el arbol muere. Si tus arboles crecen, ganas monedas virtuales para plantar arboles reales!
Comunicate rapidamente	ScreenRec	Comunicate visualmente con grabaciones de pantalla y camara web, y capturas de pantalla anotadas.
No hagas multitarea!	Temporizador Pomodoro	Establecer tareas de 25 mins con descansos de 5 mins. Esta tecnica de gestion de tiempo es muy comoda y productiva. 25 mins es el tramo perfecto de tiempo antes de que comiences a distraerte.

Preguntas frecuentes

Prioriza que tarea de proyecto es extremadamente urgente, importante, y sensible al tiempo. Manten una lista de las tareas en consecuencia y comienza a trabajar. Pide ayuda o extension de fecha limite en tareas que no caen en ninguna de esas categorias, si es posible. Crea cronogramas de proyecto para ayudarte. Puedes emplear el uso de software de cronograma de proyecto tambien.

No sobrecargues a tu equipo con asignaciones de trabajo. Afectara su fuerza laboral y los desorganizara. Dales tareas y fechas limite realistas. Mapea espacio para tareas con fechas limite que no han sido cumplidas.

Organiza reuniones y envia actualizaciones todos los dias con herramientas como ScreenRec para tener comunicacion visual rapida. Tambien puedes usar herramientas de gestion de proyecto, a traves de las cuales puedes rastrear el proyecto y progreso del equipo. De esa manera tienes seguimiento claro en tu equipo.

Prioriza fechas limite superpuestas y competidoras. Usa software de gestion de proyecto para planificar y programar las tareas del equipo y mantener seguimiento de ellas. Crea un cronograma de gestion de proyecto si estas trabajando en multiples proyectos. Esto te permite ver su progreso y cada una de sus fechas limite. Ayuda a mirar tus fechas limite visualmente y gestionar cronogramas facilmente.

Conclusion

Ya sea que seas un gerente de proyecto o un contribuidor individual, la gestion efectiva de fechas limite es una habilidad que te distinguira y llevara a aumento de productividad y exito. Priorizacion, evitar multitarea, y comunicacion eficiente son practicas esenciales. Abraza estos consejos, y estaras en tu camino a convertirte en un profesional cumpliendo fechas limite de proyecto. Este es un gran paso para elevar tu carrera y hacer tus proyectos un exito!