10-те Основни Съвета За Виртуално Въвеждане За Модерните HR
Благодарение на глобалните събития, отдалечената работа бързо стана норма. За HR екипите това означава промяна във фокуса и промяна в стратегиите. Виртуалното въвеждане представя предизвикателства, но стъпка по стъпка подходът ще ви помогне да се справите с тези промени.
Липсата на физическо присъствие и взаимодействие лице в лице на работното място не трябва да бъде бариера за посрещането на новите наети. Въпреки че много отдалечени работници се приближават към работата от дома за първи път, подготовката и организацията могат да ви помогнат да ги въведете в ход. Колкото повече можете да се подготвите предварително, толкова по-добре.
Ето нашия кратък списък с най-добри практики за виртуално въвеждане за мениджърите по назначаване да опитат.
1. Модифицирайте съдържанието за въвеждане към виртуален материал
Добър HR екип, който е добре подготвен, вече ще има ясно дефиниран процес на въвеждане на място. Въпреки това, този процес ще е бил проектиран около концепцията за физическо присъствие на работното място.
Вашето съдържание за отдалечено въвеждане трябва да бъде модифицирано за отдалечени служители и виртуални работници. Независимо дали научите как да създавате видеа за въвеждане на служители или използвате слайд шоу, ще трябва да определите какво ще съдържа вашият пакет за виртуално въвеждане?
Приветствен пакет
Когато нов член на екипа се присъедини, той обикновено получава приветствен пакет, който съдържа основни документи. Все още можете да предоставите това като част от процеса си на виртуално въвеждане. Въпреки това, ще трябва да се уверите, че е препакетиран в цифров формат.
Точки за действие
- Преобразувайте всички документи в удобен PDF, който може да бъде лесен за преглед или дори за отпечатване
- Опитайте цифровия си приветствен с някои съществуващи членове на екипа ви
- Получете обратна връзка, за да се уверите, че не се забравят или пренебрегват важни елементи
Презентации
Налице е, че когато наемате нови членове на екипа, те преминават през процес на въвеждане. Ще го обсъдим по-подробно по-късно, но това е важен етап за укрепване на вашите идеи за въвеждане на отдалечени служители.
Точка за действие
- В виртуален работен среден, можете да запишете лицето и екрана си с екранен записвач, за да персонализирате това съобщение за приветствие.
eLearning инструкции
Когато новите членове на екипа започват, те може да не знаят как да използват инструментите и системите, които използвате. Има два начина да се справите с това. Първият стъпка е да създадете кратка инструкционна видеа. Това ще ги насочи през инструментите, ресурсите и бизнессистемите, които трябва да знаят.
Алтернативно, разпределете съществуващ служител, за да го прегледат тези инструменти и процеси. Можете да направите това чрез видеоконференции.
Точка за действие
- Помислете как вашият съществуващ процес на физическо въвеждане работи. След това това е въпрос на модифициране на съществуващото съдържание и процеси в цифров, цифров режим.
2. Създайте виртуална презентация
Вече говорихме за важността да превърнете вашата презентация за въвеждане в виртуална. Това не означава, че вече няма да говорите с новите наети за техните роли. Но все пак трябва да създадете виртуална презентация, за да обясните какво се изисква от тях в тяхната нова роля.
Този първи сблъсък с компанията ще бъде голям част от първия ден на служител. Така че, трябва да се уверите, че същото значение се дава на виртуалната презентация, както и на физическата. Например, ако наемате виртуални екипни членове на същия ден, помислете за организиране на групически презентации, които ще вдъхновят чувство на братство.
Точки за действие
- Използвайте визуални ръководства, за да обясните историята на компанията. Направи това развлекателно и забавно.
- Обяснете и определете културата и мисията на компанията.
- Включете изображения на ключови членове на екипа (можете да направите това по-развлекателно, като споделите неформални снимки).
- Не пречи на наетите с информация, особено в сферата на човешките ресурси.
- Вземете времето да създавате добре направени, прецизни видеа за ориентация като част от вашия виртуален процес на въвеждане. Те могат да бъдат изключително ценен инструмент.
3. Планирайте разговор преди датата на присъединяване
Логистиката на човешките ресурси може да бъде много умора, за новите наети. Това е защо е толкова важно човешките ресурси да се свържат с новите наети преди да започнат. Това е един от най-добрите практики за предварително въвеждане, която дава на човешките ресурси шанс да поздравят новия служител. Това също така помага да се установи положителна работна култура. Новият член на екипа ще се чувства по-интегриран с компанията веднага.
Всички това води до по-заинтересовани служители. Колкото по-заинтересовани са новите наети, толкова по-производителни ще бъдат. Ако можете да установите тази заинтересованност още преди първия ден, вашият виртуален процес на въвеждане ще бъде много по-ефективен.
Доброто новини е, че има много онлайн съвместни платформи, които можете да използвате, за да ги достигнете. Има платформи за видеоконференции, които са съвършено проектирани за вашите нужди. Не забравяйте да включвате ресурси, които показват на новите наети как да използват тези платформи. Много от тях ще използват ги за първи път.
Точка за действие
- Свържете се с новите наети и планирайте онлайн срещата най-малко три дни преди да започнат
4. Очертайте дейностите за първите няколко седмици
Началото на нова работа може да бъде много ужасно и първите няколко седмици са критични. Виртуалните работници нямат членове на екипа, с които да питат за съвет, когато е нужно. Целта е да се уверите, че новите наети имат инструментите, които им трябват. Така те могат да започнат от земята.
През първите няколко седмици е добра идея да имате ясно дефиниран график на събитията. Вашите нови наети могат да се присъединят към тези събития. Например:
- Виртуални екипни обяд
- Връзки с членовете на техническия екип, с които те може да трябва да се свържат
- Ползвателна пълна екипа среща за обсъждане на очакванията за седмицата
Точки за действие
- Разпределете две или три задачи, които новия член на екипа може да се фокусира върху първите си седмици на работа за вас
- Опитайте да създадете списък за въвеждане, за да ви помогнете да осигурите най-доброто преживяване на отдалечените екипи по време на първите си няколко седмици на работа
5. Предайте очакванията
Ключов елемент от вашия виртуален процес на въвеждане ще бъде свързан с очакванията от служителите. Трябва да сте очертали очакванията, които искате от новите членове на екипа. След това ги разбийте на малки, кухмета части, които покриват всички основни неща от тяхната роля.
Това означава да се уверите, че те са:
- Осведомлени за пълния им обхват на задължения
- Способни да използват необходимите инструменти за изпълнение на тези задължения
- Способни да следвате бизнеспроцесите и системите, които се очаква да използват
Колкото повече можете да предавате очакванията, толкова по-лесно ще бъде да новите членове на екипа бързо да се интегрират в структурата на вашата компания.
Уверете се, че имате ясен график за индивидуални и корпоративни цели. Можете да използвате приложение за планиране, ако е необходимо. Това ще направи по-лесно за тези служители да разпознават времевите рамки за обучение и прегледи на производителност.
Точки за действие
- Искате да имате календар на задачи, който е лесно достъпен, лесен за актуализиране и е ясно дефиниран дългосрочни и късосрочни SMART цели
- Включете седмични екипни срещи и индивидуални срещи за обсъждане на работата
6. Обяснете културата на компанията
Културата на компанията често се пренебрегва по време на по-виртуален процес на въвеждане. Лесно е да се види защо. Фокусът е толкова голям на очакванията и обучението, че културата на работното място лесно може да се изостави. Но това е грешка.
Когато член на екипа се чувства по-заинтересован в културата на компанията, това означава, че се чувства по-алigned с тази компания. Това ще означава, че ще работят по-трудно и ще бъдат по-производителни. Културата на компанията също може да бъде решаващ фактор за това дали нов служител ще остане или ще го отмъсти.
Виртуалното въвеждане трябва да подкрепя и насърчава разбиране на основната култура на компанията, стойностите и мисията. Колкото повече наети са наясно с каква компания ще работят, толкова повече ще се чувстват алigned с бранда. Също така вие давате тези наети дефинирано чувство на цел.
Точки за действие
- Изненадайте новите наети с някакъв вид подарък за приветствие
- След като е подписан офертата за работа, изпратете пакета за приветствие по пощата, която включва всички налични брандирани мерч, като тениски, чаши за кафе, моливи или неща, които обясняват вашият бранд
7. Помогнете при настройка на технологиите на първия ден
Технологиите могат да бъдат една от най-трудните части на нова работа. Трябва да се уверите, че новите наети ще могат да използват технологиите, които изискват тяхната нова роля. Дори настройването на отделен имейл акаунт за работни цели може да бъде предизвикателство за някои. Ако някой работи отдалечено за първи път, той може да има нужда от документ или онлайн ресурс за начинаещи как да създадете нов имейл акаунт на Gmail.
Целта тук е да се уверите, че вашият виртуален процес на въвеждане позволява на новите членове на екипа да изпитат по-малко стрес или бариери за поток на работа. Колкото повече можете да направим ги удобни с технологиите, които ще използват, толкова по-добре ще бъдат от ден едно. Колкото по-ефективни ще бъдат от ден едно.
Точки за действие
- За по-малки компании е добра идея да се уверите, че специалистът по IT е в контакт с новия служител още преди датата на започване
- За по-големи компании, включете целия екип по IT
8. Проверка на връзките от време на време
Направете често взаимодействие и комуникация ключов елемент от вашата виртуална стратегия за въвеждане. Правейки това, можете значително да подобрите връзката между служители/работодател.
Това е изключително важно, когато става въпрос за гарантиране, че вашите екипни членове са заинтересовани и че се чувстват подкрепени. Ако работите с физическо въвеждане, тогава вече знаете стойността на едно-към-едно неформално общуване. Същата стратегия е изключително важна да се интегрира в вашия виртуален процес на въвеждане, също.
Не пренебрегвайте колко умора може да бъде да започнете нова отдалечена работа. Колкото по-често можете да общувате с тези нови наети, толкова по-подкрепат ще се чувстват, особено в първите няколко седмици. Може да бъде много изолирано да работиш отдалечено.
Точка за действие
- Намерете ги, когато са ви нужни, и комбинирайте формално и неформално общуване редовно
9. Планирайте срещи с екипа и мениджъра
Не забравяйте да планирате време след това, за новите наети да се запознаят с другите членове на екипа и техните мениджъри. Това може да бъде много неформално и дори може да бъде планирано в обедните обед. Няма нужда да направите тази среща за работа. Това е за запознанства и запознаване с тях.
Като поддържате неща неформално, ще се запознаете с тези нови наети и ще започнете да ги познавате. Това изгражда доверие и може да помогне за задържане на персонала за по-дълъг период. През 2017 г., LinkedIn извърши проучване, което разкрива, че 72% от служителите намериха едно-към-едно срещи с техните директни мениджъри по време на етапа на въвеждане за много полезни.
Този проучване беше базирано на физическо въвеждане, няма причина да се предполага, че е различно от виртуалното въвеждане.
Точка за действие
- Планирайте неформални срещи с екипа и директния мениджър
10. Изчистете процеса
Екипите по човешки ресурси бързо се обръщат към виртуалното въвеждане, но е важно да не забравяте основните неща. Както правите с физическото въвеждане, трябва да документирате процеса от началото до края.
Мениджърите ще трябва да бъдат актуализирани за кой етап на служител е, което означава достъпно документация на всички нива. Достъпът до информация и отговорността са също толкова важни в виртуалното въвеждане.
Както при всички бизнеспроцеси, колкото по-анализирате и подобрявате какво правите, толкова по-ефективни ще бъдат тези процеси.
Точки за действие
- Не забравяйте да прегледите въздействието, което вашият виртуален процес на въвеждане прави
- Проверете тези нови наети и ги помолете да прегледат вашата стратегия за въвеждане на служители
- Научете какво са получили стойност от (и какво не)
Краен извод
Виртуалното въвеждане на нов служител трябва да им предостави ясно път за спазване. Работата отдалечено не означава отрицателно преживяване на въвеждане! Докато има определени предизвикателства с виртуалното въвеждане, те могат да бъдат изключително полезни. Когато се извърши правилно, тези най-добри практики за виртуално въвеждане могат да бъдат използвани за премахване на всякакви съмнения относно ролята и компанията.
Благодарение на технологиите, които използваме в работното място, лесно можете да определите тон за преживяването на новия служител и да направите въвеждането заинтересно.
Не пренебрегвайте важността на цифровата процеса на въвеждане. Той може да бъде ключът към задържане на персонала, производителност на работници и растеж на компанията.
English
НЕ ПРОПУСКАЙТЕ
Получавайте новини за нови статии, уебинари и други възможности: