Единствените 7 Техники За Управление На Времето, От Които Се Нуждаете

Всички сме чували фразата "времето е пари". Е, според статия, публикувана от Entrepreneur.com, повече от 15 часа на седмица се пилеят на работа. Уилям Пен го каза най-добре: "Времето е това, което искаме най-много, но използваме най-зле."

Това е тъжна истина, но въпреки това истина. Така как можем да избегнем пилеенето на време, като прилагаме съвети за управление на времето в работата и да станем по-продуктивни?

Като претърсвахме мрежата и прелиствахме страница след страница изследвания, измислихме 7 техники за управление на времето, които със сигурност ще върнат продуктивността на работното ви място и в крайна сметка ще ви спестят пари.

Защо е важно управлението на времето?

Преди да навлезем в него, най-добре е да разберем защо да се научим как да управляваме времето ефективно е толкова важно.

Свършете повече неща
Очевидната полза от по-доброто управление на времето е да имате повече време за завършване на работата си. Колко често се намирате да казвате "Няма достатъчно часове в деня". Всички често прекарваме часове, не правейки нищо истински продуктивно. Ако не пилеехте дните си, може да откриете, че сте постигнали много повече днес, отколкото вчера.
По-малко стрес
С тези допълнителни часове можете да започнете истински да си вземете времето. Има по-малко спешност и намалена нужда от бързане. Независимо дали се опитвате да се справите със стреса от колежа или стреса от публикуването на първата си книга, по-доброто управление на времето ще ви позволи да се отпуснете и да преминете през работата си без притеснения.
Чувство за удовлетворение
С лошо управление на времето може да се окажете да се трудите от здрач до зора, без да завършите най-важните си задачи. Ако можете правилно да управлявате времето си, ще имате повече време да правите това, което е важно, и ще се чувствате удовлетворени.
Възстановете мотивацията си
Ако знаете точно как ще прекарате времето си, ще сте много по-склонни да работите старателно и възможно с чувство за решителност.
Повишение?
Очевидно това не е гарантирано, но го изследвайте като възможност за момент. Да кажем, че новооткритата ви мотивация и чувство за удовлетворение ви е довело до вашата непрекъсната позитивна работна етика.
Преди да се усетите, шефът ви започва да забелязва и скоро сте кандидат за повишение. Звучи добре, нали? Много е вероятно!
Така че без повече отлагане, ето 7 ефективни стратегии за управление на времето, които ще подобрят ежедневния ви живот на работа.

Техники За Управление На Времето За Поставяне На Приоритети И Цели

Техника 1: Матрицата на Айзенхауер

Както е направено известно от нашия 34-ти президент (преди да стане президент, обаче) матрицата на Айзенхауер е техника, която ви помага да организирате вашите задачи в четири отделни квадранта; “Направи първо”, “Планиране”, “Делегиране”, “Не го правете”. Този метод е перфектен начин да се приоритизират и да се завършат всичко, което трябва да се свърши.

Концентрирайте се с матрицата на Айзенхауер

Техника 2: Принципът на Парето (80/20 правило)

Първоначално идея, която е поставена от Вифредо Парето, но до 20-ти век е доведена от Йозеф Джуран, принципът на 80/20 е концепция, която гласи, че от общото количество събития, 80% от резултатите се дължат само на 20% от причините.

Когато Парето осъзнал това факт, беше в контекст на хората в Италия и нейната икономическа ситуация. Според него Италия беше разделена на две фракции; “незначителните много” (ако 80%) и “животните много” (ако 20%). Той твърдише, че от 100% от богатството в страната, 80% от него принадлежало на 20% от населението.

Но как това се превръща в техника за управление на времето? Като прегледите вашия списък с задачи, можете да приложите тази правило и да осъзнаете, че 80% от този списък е тривиален, докато 20% от него е важен. Ако имате списък от 10 задачи, изберете 2, които са най-важни и завършете ги първо. Това ще ви помогне да приоритизирате и да контролирате целите си.

Определете приоритети с принципа на Парето 80-20

Пример: Когато приоритизирате, трябва да определите какво е urgente и какво може да чака. Ще се натъкнете на въпроса "Това е необходимо?".

Едно нещо, което обикновено може да едите, че "Може ли тази среща да се избегне?".

Добре е да замените тези загуби от време с безплатен екранен запис като ScreenRec. ScreenRec ще ви позволи да записвате вашия компютърен екран и гласа си едновременно. Така вместо да налагате всички да се съберат в определен момент, можете да запишете вашата презентация и да я изпратите на колегите си като сигурна връзка.

Техники За Управление На Времето За Премахване На Неприоритетни

Техника 3: Методът D.E.A.L.

В някакъв момент трябва да научим да претоварим себе си и да делегираме задачите. Предложен от автор Тим Ферарис в книгата си “The 4 Hour Work Week”, системата DEAL гласи, че нашата работа може да бъде разбита и разпределена в четири категории; Dелегиране, Eлиминиране, Aвтоматизация и Lибертиране. D.E.A.L.

Делегиране: Ако има задача, която трябва да се свърши, попитайте се, си ли трябва да я правя? Ако не, делегирайте я.

Елиминиране: Някои задачи може да нямат място на вашия списък с задачи. Вспомнете принципа на 80/20. Ако е част от тривиалните много, тогава може би можете да я премахнете и да се фокусирате върху важните много.

Автоматизация: С толкова много приложения, става все по-лесно и по-лесно да оставяте определени задачи на автоматична система, като система за mass email или нещо толкова просто като онлайн календар.

Либертиране: Някои задачи са по-трудни от други и изискват повече време. Някои от тях трябва просто да отлагате. Поставете ги на гърба си, докато не завършите по-леките задачи.

Метод за намаляване на натоварването на DEAL

Пример: Можете да използвате приложение за екипен управление, което ще ви помогне да подобрите уменията си за управление на времето и натоварването. Това ще ви позволи да делегирате задачи на членове на екипа, да елиминирате задачи, да използвате функциите на приложението за автоматизация, и да създавате нови срокове, докато отлагате. Asana е чудесен пример за такъв тип приложение.

Техники За Управление На Времето За Организиране На Задачи И Установяване На Срокове

Техника 4: Системата ABC

Предложена от Alan Lakein през 1973 г., системата ABC е метод, при който задачите се поставят по важност. Задачи, класифицирани като “A”, се считат за най-важни. “B” задачи са следващите най-важни, а “C” задачи са най-малко важни.

Системата ABC може също да се използва за измерване на времето, което трябва да отнеме дадена задача. “A” задачи ще бъдат завършени за един ден, “B” – за седмица, а “C” – за месец.

Ограничаване на мултизадачност ABC метод

Техники За Управление На Времето За Изпълнение На Цели

Техника 5: Яжте жабата

Както звучи странно, тази много разумна техника е въведена от автор Brian Tracey в неговата най-продавана книга “Яжте жабата”. Той казва,

“Ако първото нещо, което правите всеки утро, е да ядете жива жаба, можете да преминете през деня със удовлетворение, че това е най-лошият момент, който ще се случи на деня.”

С други думи, свържете най-трудните неща първо. Създайте вашия списък с целите и изтрите най-трудните задачи преди всичко друго.

Техника 6: GTD (Get Things Gone)

Също наречен 2-минутен правило, методът Get Things Done е създаден от Дейвид Алън. Основната идея е да завършите по-малките задачи веднага и да разбивате по-големите задачи на по-малки, които могат да бъдат завършени веднага.

Тази техника за управление на времето помага на мозъка да не се претовари и избягва претоварение с информация, което е неизбежно, когато имате десетина задачи за изпълнение. Целта на GTD е да насърчава индивидите да си картографират задачите и мисли на хартия, за да се организират и завършат, както и да научат как да подобрят уменията си за управление на времето на работа.

Техника 7: Pomodoro Таймери

Идеята първоначално е създадена от Франческо Сирилло, техниката Pomodoro Таймер е метод, фокусиран на идеята, че когато работата е на времето, сте по-склонни да се концентрирате и я свършите. Името “pomodoro” е италиански за “помидор” и идва от часовник с форма на помидор, който е използвал Сирилло. Както се казва, това е 25-минутен часовник, Сирилло е използвал този инструмент, за да развие идеята, че ако дадена задача трябва да бъде съставена от 25 минути работа и 5 минути почивка.

Pomodoro Таймер за управление на времето

Пример: Ако откриете, че управлявате доста голям екип, лесно можете да използвате метода GTD, за да обработите задачи за целия екип. Всеки може да приложи този метод към своите списъци с задачи и преди да се усетите, те са научили как да управляват времето си и всички задачи се изпълняват навреме.

Допълнителни Техники За Управление На Времето

В нашето мнение, тези са най-ефективните техники за управление на времето, които увеличават продуктивността. Но нека бъдем реални, има десетки техники и методи, които са на разположение. Ето още:

Kanban	Метод, който използва колони за организиране на задачи и идеи.
Timeboxing	Действието на разпределяне на специфично количество време за всяка задача.
Time Blocking	Действието на картографиране на ВСЪЩО, което ще правите в деня.
Inbox-Zero	Метод, който ви помага да управлявате имейлите ви толкова, че вашият входящ пощенски кутий остава на нула.
Who’s Got the Monkey	Идеята, че вземате на себе си проблемите и задачите на другите хора вместо да се фокусирате върху собствените си.
Action Method	Метод, който ви помага да превърнете идеи в действия.
Biological Prime Time	Техника, която ви помага да определите кои са най-продуктивните часове на деня.
The Productivity Journal	Метод, при който записвате всички задачи и идеи, когато трябва да бъдат завършени, и как.
The Seinfeld Method	Метод, който е даден на фен като съвет от комик Джери Синдлър, който препоръчва да работите към вашата цел всеки ден, без значение какво.
The 10-minute Rule	Правило, което гласи, че всичко трябва да се разделя на десетминутни интервали.
To-Done List	Списък на всичко, което сте постигнали.
To-Don’t List	Списък на всичко, което не е заслужава вашето време.
Flowtime Technique	Алтернатива на Pomodoro Таймер
Top Goal	Метод, при който записвате целите си, избирате най-важната цел и след това зададете време за работа върху нея всеки ден.
POSEC Method	Метод, който насърчава да "Приоритизирайте чрез организиране, улесняване, икономизиране и допринасяне".

Заключение

Очевидно, има много времезастрахователни инструменти и техники, които можем да внедрим, за да станем по-добри мениджъри на времето и да усилим продуктивността си на работа. Това може да бъде използването на приложения като ScreenRec или нещо толкова просто като премахване на тривиалните задачи, което не изисква много. Така че направете добро дело, сега, когато знаете защо уменията за управление на времето са важни, направете пълна преработка на вашия работен график.

Когато започнете да работите върху уменията си за управление на времето, не забравяйте да опитате да изпращате видеосъобщение вместо имейл. Това е много лесно, можете дори да се заразим... Получете ScreenRec и опитайте го сега.

Първо, ако се чувствате, че не притежавате изключителни умения за управление на времето, това не е само вас. Повечето хора ежедневно се борят между кариера и семейство, докато все още се опитват да намерят време за себе си. Това, което трябва да се знае, е че най-често причините за лошо управление на времето са липса на внимание, прокрастинация, неефективна делегиране, реактивност вместо проактивност, липса на ясна цел, неспособност да приоритизирате. Много пъти такива поведения могат да бъдат причинени от депресия, липса на правилно хранене и липса на добър сън вечер.

Най-често приложенията препоръчват тази дължина, но няма строги правила за това колко дълго трябва да бъде Pomodoro. Това често зависи от вида работа, която правите. За да разберете оптималните Pomodoros за вас, проследете времето си за около седмица и вижте колко често се навивате на почивка по естествен начин.

Това зависи от това, което трябва да постигнете. Най-основните времезастрахователни инструменти са списъци с задачи и таймери. Списъците с задачи ви позволяват да придобиете реалистичен изглед на вашия работен график и да приоритизирате, докато таймерите ви позволяват да разберете къде наистина прекарвате времето си и ви помагат да се концентрирате.