10 Предизвикателства В Управлението На Проекти, С Които Ще Се Сблъскате + Как Да Ги Преодолеете
Само 47% от организациите имат история на успех в проектите. Това означава, че повече от половината се сблъскват с предизвикателства в управлението на проекти, достатъчно сериозни, за да причинят неуспех на проекта.
Неуспешните проекти могат да доведат до фрустрация в екипа на проекта, намаляване на организационната PM зрялост. Това означава, че в крайна сметка проектите ви не могат да реализират очакваните си ползи.
Всички знаем, че нещата рядко вървят според плана, но като бъдем мъдри към потенциалните капани и ги адресираме рано, можете да повишите значително вероятността за успех на проекта.
В тази статия ще идентифицираме топ 10 предизвикателства в управлението на проекти и ще предложим стратегии за справяне с тях.
Да започваме
1. Липса на ясни цели
Жизненоважно е да бъде установена специфична цел за проекта, която да бъде комуникирана и договорена от заинтересованите страни.
Да бъдете ясни относно общата цел за проекта, мисията, която има за цел да постигне, и ползите, които вероятно ще донесе, може да създаде подкрепа от заинтересованите страни. Това прави много по-лесно осигуряването на ресурсите, необходими за ефективно изпълнение на проекта.
Липсата на ясна цел и осезаеми ползи е един от най-големите проблеми в управлението на проекти, тъй като може да причини мотивацията за проекта да намалее, особено когато има проблеми по време на изпълнението. И без критерии за успех е трудно да се разбере кои задачи трябва да бъдат приоритизирани и кога, което води до объркване, пропилян труд и фрустрация.
Освен това критериите за успех действат като еталон за измерване на напредъка и преценяване на успеха на проекта спрямо тях. Може да е трудно да се разбере дали проектът е на път да се изпълни навреме и в рамките на бюджета без тях.
Как да го преодолеете
Установете ясни цели за проекта в началото, които показват ползите, които проектът може да донесе за бизнеса. Изяснете критичните успешни фактори, които подкрепят всеки проект изделие и уверете се, че заинтересовани страни одобряват необходимите ресурси.
Направи едно стъпване напред и дефинирайте критериите, които ще направят всеки изделие успешен и съгласувайте показателите за изпълнение, които ще показват дали проектът е на път да бъде успешен.
По време на изпълнението на проекта, комуницирайте напредък спрямо показатели за изпълнение и вземете рано действие, ако успешното изпълнение е под заплаха.
2. Разширяване на обхвата
Без ясна цел за проекта увеличава вероятността от разширяване на обхвата. Разширяване на обхвата — където първоначалните договорени изделии на проекта се увеличават — е един от най-големите предизвикателства в процеса на планиране на проекта.
Практикуващите именуваха често промени в обхвата като един от най-важните предизвикателства в управлението на проекти.
Най-големия проблем с разширяването на обхвата е, че необходимия обем работа се увеличава без допълнителен ресурс за поддръжка. Това може да претоварва екипа на проекта, което води до стрес и намаляване на продуктивността на екипа.
Как да го преодолеете
Определете обхвата на проекта в началото, посочвайки какво ще бъде доставено и, по-важно, какво няма да бъде.
Искате обхвата да бъде съгласен от старши заинтересовани страни, включително проектния спонсор и борда на проекта, които имат обща отговорност за проекта.
Уверете се, че обхвата е ясно описан в документацията на проекта. Ако допълнителни изделии се добавят по време на дизайна или фазата на изпълнение, използвайте тази документация, за да предупредите старши заинтересовани страни, където обхвата се е увеличил.
Промяна на обхвата на проекта е често срещано и може да бъде задоволително, стига допълнителните ресурси да бъдат осигурени за тяхното изпълнение.
Ако, например, работите върху e-ръчница за уеб сайт, можете да разгледате WooCommerce плагини като допълнителен ресурс.
Ако се съгласявате за увеличен обхват, уверете се, че бюджетът или срокът също се увеличава, за да съответства на него. Използвайте любимите си инструменти за управление на проекти, за да сте сигурни, че сте в обхвата.
3. Липса на комуникация в екипа
Липсата на комуникация в управлението на проекти може да доведе до фрустрация, дублирани или пропуснати задачи и неефективни workflows, където задачите се атакуват извън ред, което влияе на зависимостите.
Липсата на комуникация може също да засегне управлението на ресурсите. Ако членове на екипа на проекта не комуникират своите умения и опит, те могат да бъдат дадени задачи, по-малко подходящи за тях, което намалява продуктивността на екипа.
И ако прогресът на проекта не е ефективно съобщен, мотивацията в екипа на проекта може да падне, което води до по-ниска продуктивност.
Как да го преодолеете
Уверете се, че са създадени ефективни канали за комуникация, за да се подпомогне сътрудничество между членовете на екипа. Започнете с създаване на процес на наемане за новите служители, използвайте както формални, така и неформални подходи за комуникация. Работата отдалечено може да бъде трудна, ако не се управлява ефективно, но с правилните инструменти за управление на екипа, нивата на комуникация ще скочат нагоре.
Покажете явно проектния план и срока в споделен работен простор, така че всеки да може да види кой работи върху какво, как задачите са свързани и как допринасят за общата цел на проекта.
Ако е възможно, използвайте инструменти, като инструменти за управление на проекти, за да подпомогнете ефективна комуникация. Уверете се, че има централно място за съхранение на документи, което е достъпно за всички и възбужда споделяне и аннотиране на документи. Запишете екран с инструмент като ScreenRec, ако не сте в една стая или работите в екип отдалечено. Това може да направи голяма разлика и да ви помогне да намалите значително натоварването от имейли.
Също така, уверете се, че прогресът на проекта се съобщава и се поощрява, така че членовете на екипа могат да видят как работата им допринася за постигането на резултата.
Накрая, помислете за използване на командиране или социални събития, за да създадете среда, в която хората се чувстват уверени в сътрудничество и се обръщат към поддръжката, когато е нужно.
4. Липса на компетентност
Когато става въпрос за екипни проблеми в управлението на проекти, липсата на компетентност е един от най-големите. Често проектите се доставят заедно с основните операционни дейности. Това може да означава, че хора са привлечени към проекти, които нямат напълно подходящи умения или опит за ролята.
Или, ако проектът е лошо планиран или забавен по време на изпълнение, необходимите ресурси могат да не бъдат налични на време, което оставя по-малко опитен екип да завърши работата.
Как да го преодолеете
При инициализация на проекта, мениджърът на проекта трябва да маркира кои ресурси са необходими за успешно изпълнение на проекта. Това трябва да включва матрица на компетентност, която обяснява уменията и опитът, необходими за всяка роля.
Ако има липса на компетентност между това, което е необходимо, и как проектът се ресурсира, това трябва да бъде отбелязано за проектния спонсор, който е в крайна сметка отговор за успеха на проекта.
Например, някои от членовете на вашия екип могат да са много добри в представянията, но не толкова ефективни в технически умения като отваряне на PDF като Google Doc. Това не означава, че не са полезни, просто означава, че трябва да им бъде дадени отговорности, за които могат да постигнат очакванията.
Допълнително време трябва да се предвижда в проектния план, за да се позволи допълнително обучение, наблюдение на по-опитен екип, и по-бавен прогрес на проекта, докато по-малко опитен екип се напъти.
Предоставянето на екипните членове на достъп до онлайн ресурси за обучение като Masterclass или StuDocu може също да се окаже полезно за усъвършенстване.
5. Проблеми с бюджетирането
Съвместно с обхвата, успеха на проекта се определя от времето и бюджета. Тези са трите често срещани проблеми, които трябва да се управляват. Ако обхватът на проекта се увеличава или задачите се забавят, това може да има значителен ефект върху бюджета на проекта.
Бюджетът, осигурен за изпълнение на проекта, вероятно е краен, което означава, че проектът е в опасност, ако средствата свършат. Само 43% от проектите се изпълняват в рамките на бюджета, което намалява нивото на финансови ползи, които проектът предлага.
Превишаване на бюджетите също може да намали увереността в очаквания успех на проекта.
Ако средствата се освобождават на етапи, лошото бюджетно управление в текущия етап може да засегне финансирането на последващи фази на проекта. Намалена увереност може да доведе до заинтересовани страни да прерязват загубите си и проектите да бъдат закрити по-рано.
Как да го преодолеете
Уверете се, че сте задали реалистичен бюджет по време на фазата на планиране на проекта. Включете обхвата на проекта и очакваните изделии и изчислете необходимите ресурси за изпълнение срещу тях.
Създайте малък буфер в рамките на бюджета на проекта, за да се справите с забавяния или предизвикателства за осигуряване на ресурси.
Отследете реалните разходи спрямо прогнозираните разходи и флайновете проблеми рано. Ако бюджетът е тесен, приоритизирайте критичните успешни фактори и ключови изделии и премахнете всички „необходими“.
Ако обхватът на проекта се променя, уверете се, че трябва да преизчислите необходимия бюджет и да се обърнете към проектния спонсор за увеличен финансинг, за да се изпълни новата работа.
6. Нереалистични срокове
Като трета страна на триъгълника, чувството, че няма достатъчно време за всичко, е често срещан проблем в управлението на проекти.
Статистиките около проектите, които се изпълняват навреме, са доста ужасяващи, с само 29% успешни да постигнат срока си.
Вероятността от превишаване на проектите е по-голяма, когато заинтересовани страни имат нереалистични очаквания относно колко време може да отнеме изпълнението на задачи. Последствията от неефективно планиране на срока могат да се разпространят в много посоки. Нереалистични срокове могат да накарат ресурси, да направят планирането трудно и да доведат до значителен стрес в екипа на проекта.
Как да го преодолеете
Работете внимателно с заинтересовани страни, за да зададете реалистичен срок за завършване на проекта. Уверете се, че обхвата е добре артикулиран, така че е ясно точно какво трябва да бъде завършено и в какво ред.
Осъществете доказателство за колко време са отнели задачи подобни на проекта, за да помогнете да се управляват очакванията на заинтересовани страни. Ако срокът на проекта е неотклонен, опитайте се да осигурите допълнителни ресурси, за да помогнете да се управляват задачите според срока.
По време на жизнения цикъл на проекта, отследете времето, прекарано на задачи, за да предоставите информация за бъдещи проекти. И флайновете проблеми с възможен срок на срока възможно най-рано.
7. Липса на отговорност
Отговорността е за вземане на действия, за да се постигне нещо, знаейки, че ако не се постигне, вие сте отговорни за последиците.
Когато липсва отговорност, хората се притесняват по-малко за пропускане на работа или дублиране, тъй като не се притесняват от последиците.
Това означава, че липсата на отговорност може да добави към забавянията на проекта, неефективно използване на ресурси, объркване и фрустрация сред членовете на екипа.
Как да го преодолеете
Създаване на RACI матрица може да бъде полезен начин да се покаже къде лежи отговорността за изпълнение на задачата.
Показва кой е в крайна сметка отговор за изпълнение на задачата, кой е отговор за получаване на работа и кои други заинтересовани страни трябва да бъдат консултирани или информирани.
Тези, които са отговорни за изделиите, трябва да работят много близко с хората, отговорни за изпълнение на работата, за да ги мотивират и да изгладят възможните проблеми.
Старшите мениджъри трябва да се увери, че отговорните лица за задачи не се държат отговорни, ако задачите не бъдат успешно изпълнени.
За подрядчици това може да означава дисмилиране или загуба на бонуси, а за постоянно заети лица може да бъде отбелязано по време на преглед на производителността.
Също така, старшите мениджъри трябва да възнаграждават тези, които бяха отговорни за успешно изпълняване на задачи.
8. Лоша управление на риска
Управлението на риска беше избрано като второ най-важно процес в управлението на проекти в термини на стойност за бизнеса.
Така че не е изненадващо, че над 60% от мениджърите на проекти предприемат някаква форма на управление на риска.
Недостатъчното управление на риска означава, че сте по-малко в състояние да реагирате ефективно на рисковете и сте отворени за регулаторни или законови проблеми.
Без способност да се намалят или проактивно се справяте с рисковете на проекта, сте останали, най-добре, на по-ниско ниво на пожарната бригада и, най-лошо, с неуспешен проект.
Последствията могат да бъдат от неефективно използване на ресурси до значителен отрицателен ефект върху операциите на бизнеса, репутацията или финансовата стабилност.
Как да го преодолеете
Уверете се, че сте създали регистър на рискове. Регистърът на рискове идентифицира неща, които могат да се объркат с проекта и да засегнат неговия общ успех.
Рисковете в регистъра на рискове могат да бъдат категоризирани по вероятността от настъпване и ефекта, който рискът би имал, ако се случи.
Задайте собственик на всеки риск, който е отговорник за наблюдение на риска и актуализирайте регистъра на рискове, ако нещо се промени. Собственикът на риска също трябва да разработи опции за намаляване на последиците, които могат да бъдат поставени, за да се ограничи разпространениеът, ако рискът стане проблем.
9. Ограничено заинтересуване на заинтересовани страни
Без заинтересовани страни, е борба да се осигури подкрепа, която ви е необходима за успеха на проекта.
Старшите заинтересовани страни ще бъдат по-малко заинтересовани да предоставят необходимите средства или персонал за изпълнение на изделиите, а целият проект може да не достигне дори да започне.
Заинтересовани страни трябва да бъдат убедени от стойността на проекта, така че да бъдат уверени в инвестирането му, особено когато може да има конкурентни инициативи.
Как да го преодолеете
Важно е да се артикулира стойността на проекта. Използвайте език, който заинтересовани страни ще разберат, като обяснявате как успехът на проекта влияе на техните показатели за изпълнение и ползите от екипа им.
Създайте ефективен план за комуникация, за да поддържате заинтересуването на заинтересовани страни по целия живот на проекта. Планирайте редовни актуализации, за да се уверите, че проекта е видим.
Това е особено важно, когато работите върху визуален проект. Например, ако работите върху производство на обясняващи видеа, е логично да показвате работата си в процес. Същото важи и когато работите върху уеб сайт или подготвяте кампанията за ребрендинг.
В тези случаи е хубаво да актуализирате вашите заинтересовани страни с видео имейл, така че да можете да покажете точно колко прогрес сте направили.
Помислете за анализиране на заинтересовани страни с помощта на матрица за оценка на заинтересовани страни, за да насочите усилията си на тези, които са най-заинтересовани или влиятелни.
Тези заинтересовани страни могат да помогнат на проекта и да изграждат подкрепа за него сред по-малко заинтересовани групи от заинтересовани страни.
10. Лоша управление на ресурси
Ефективното управление на ресурсите е основно за две неща, капацитет и компетентност. Трябва да имате правилните хора на правилното време, за да свършите работата ефективно.
Лошата управление на ресурсите е следствие от лошо планиране на проект и означава липса в един от тези два елемента.
Ако не планирате използването на ресурсите си добре, може да не осигурите необходимите умения на правилното време в проекта. Това може да доведе до забавяния на проекта или екипът да се претоварва, докато се опитва да вземе натоварването.
Или можете да прекарате пари, като скъпи подрядчици седят около, докато се прехвърля, защото са наети твърде рано.
Как да го преодолеете
Добро управление на ресурсите изисква ефективно планиране. Създаване на надежден проектният план ще ви помогне да идентифицирате кои задачи трябва да бъдат доставени в кога.
След като сте ясни кои задачи трябва да бъдат доставени, можете да определите необходимата компетентност и капацитет за изпълнение на задачите.
В този момент искате да сравните това, което ви е нужно, с наличните ресурси. Ако имате проблеми с управлението на ресурсите в управлението на проекти, уверете се, че се обръщате рано с заинтересовани страни, които могат да ви помогнат да осигурите това, което ви е нужно.
Това може да бъде проектният спонсор за увеличение на бюджета или HR за помощ при наемане, като се обърнете към хора, веднага след като сте очертали изискванията си за ресурсиране.
Заключение
Ако управлявате проект, вероятно ще срещнете поне един от тези предизвикателства в някоя точка или друга. Но предупредени са пред опасности.
Чрез четене на тази статия, надяваме се да сте придобили по-голяма яснота относно десетте най-често срещани предизвикателства, с които се сблъсквате при управлението на проект и как да ги преодолеете. Това трябва да ви направи по-лесно да разпознавате червени флагове в вашите проекти и да предприемете рано действие, за да спрете проблеми да растат.
Ключов елемент на ефективното управление на проекти е управлението на хора, независимо дали това е вашия екип, външни подрядчици или старши заинтересовани страни.
Източници и допълнително четене?
- Състоянието на управлението на проекти
- Как да запазите екип отдалечено и създайте щастлива работна среда
- 5 основни стратегии за комуникация с екип отдалечено
- Учебникът за виртуална среща: всичко, което трябва да знаете
- Най-добрите 11 продуктивност приложения, които ще направят вас 2 пъти по-ефективни
![Топ Инструменти За Управление На Проекти За Спестяване На Време [Сравнение]](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/top-project-management-tools/top-project-management-tools.png)
English
НЕ ПРОПУСКАЙТЕ
Получавайте новини за нови статии, уебинари и други възможности: