3 начина за подобряване на работната ефективност + 10 прости съвета

Няма нужда да завъртаме думите тук, всички ние можем да се възползваме от помощ, когато става въпрос за работна продуктивност.
Независимо дали захапваме повече, отколкото можем да сдъвчем, или сме просто майстори на прокрастинацията, определено е време за усилвател на продуктивността.

Затова направихме нашата собствена инжекция за подобряване на ефективността, съдържаща 3 начина за подобряване на работната ви ефективност. С ежедневна доза от това ще се научите как да бъдете продуктивни в работната си среда. Използвайте тези умения за подобряване на служебната ефективност, както лична, така и професионална.

3 начина за подобряване на работната ефективност

Защо работната ефективност е толкова важна?

Основателят на Atari Inc. и Chuck E Cheese Pizza, Нолан Бушнел, го каза най-добре:

"Критичната съставка е да станеш от задника си и да направиш нещо. Толкова е просто."

Не можете да бъдете по-правилни от това! Въпреки това ние правим започването да изглежда толкова трудно.

Допълвайки към това, Email Analytics публикува факти от проучване на Qualtrics. Изследването показва, че работниците непрекъснато надценяват собствената си продуктивност с 11%. Така че не само се отпускаме на работа, но и мислим, че вършим страхотна работа!

McKinsey също направи проучване и то доказа, че когато служителите са свързани с работата си, компанията вижда увеличение на продуктивността от 20 до 25%. Това е цел, която можем да постигнем, и се надяваме, че тези предложения за подобряване на служебната ефективност ще помогнат.

Топ 3 начина за подобряване на работната ефективност

#1 Направете работната продуктивност приоритет

Страхотната годишна ефективност се отнася изцяло до ежедневната работна продуктивност. Ако не сте продуктивни, задачите ще останат недовършени, срокове ще бъдат пропуснати и шефовете ще се ядосват.

Ето няколко съвета за продуктивност на работа, които ще ви донесат зашеметяваща оценка при следващата ви служебна атестация.

Съвет 1: Останете съсредоточени и избягвайте отвличанията.

Примери за области за подобрение на работното място

Губителите на време на работа се появяват в много форми. От говорливи колеги до скитащ ум. Но едно от най-големите (и най-ироничните) отвличания са служебните имейли. Според Washington Post, Adobe откри, че прекарваме средно 4,1 часа всеки ден в проверяване на свързаните с работата имейли. Това е буквално половината от нормален работен ден. Благодарение на имейлите ние сме само наполовина толкова продуктивни, колкото бихме могли да бъдем.

Един от най-лесните начини да се поправи това е да използвате ScreenRec. Не губете време да пишете имейл от 2000 думи, когато можете просто да запишете компютърния си екран и глас, за да предадете мисълта си.

Изпращането на видеото също е невероятно лесно. След като спрете записването, връзката за споделяне автоматично се копира в клипборда ви. За няколко минути сте записали и споделили цялата информация, която би ви отнела 15 до 20 минути за ефективно предаване в писмен вид. Още по-добре е, че можете да насочвате хората към видеата, които вече сте записали, и да спестите време за обяснение на едни и същи неща отново и отново. Можете да получите ScreenRec безплатно завинаги тук + 2 GB частно облачно хранилище.

Накрая, знайте кога достатъчно е достатъчно. Установено е, че редовните почивки между задачите също подобряват концентрацията и продуктивността ви. Дори кратка почивка може да има въздействие.

Съвет 2: НЕ правете много работи едновременно.

Простата и ясна истина е, че мултитаскингът не работи. Мозъците ни не са оборудвани да се концентрират върху две неща наведнъж. Няма значение колко прости са тези задачи. Вместо това можем да отделим само половината от вниманието си на едно нещо половината от времето.

Това означава, че за времето, необходимо да правим "мултитаскинг" на две задания, можехме да завършим първото. Тази статия, публикувана от Cleveland Clinic, навлиза в подробности за това колко неефективен е мултитаскингът.

Един подход, който можете да използвате за победа над прокрастинацията и избягване на мултитаскинга, е да използвате техниката Pomodoro. Тя разделя работата ви на "парчета за концентрация", позволявайки ви да останете съсредоточени върху задачата.

Съвет 3: Направете най-важното нещо първо.

Една от областите за подобрение на работа включва приоритизацията. Ако искаме да се научим как да подобрим работната продуктивност, първо трябва да овладеем изкуството на приоритизирането. Правете важните задачи първи!

Брайън Трейси написа цяла книга за именно тази концепция. Той я озаглави "Изяж тази жаба". Концепцията е, че ако един от елементите в списъка ви със задачи е да изядете жива жаба, трябва да направите това първо.

По този начин можете да продължите с деня си, знаейки, че най-лошото е приключило. С други думи, направете най-голямата и най-трудната задача първо, след това просто се носете през останалата част от деня.

Съвет 4: Използвайте инструменти за управление на задачи.

Не сме машини, не можем да пазим ВСЕКИ детайл в главите си. Инструментите за управление на задачи са създадени да ви помагат да останете съсредоточени върху задачите, да спазвате крайните срокове и да приоритизирате. Те също ви помагат да започнете да работите ефективно с членовете на екипа.

Приложения като Asana и Slack помагат за съединяването на всичко. Ако се използват правилно, никога няма да трябва отново да се притеснявате за дезорганизация.

БОНУС! Планирайте седмицата си предварително.

С инструмент за задачи или управление на времето това трябва да е лесно. Знаенето какво ще правите всеки ден от предстоящата седмица може да ви помогне да останете съсредоточени и дори да ви държи мотивирани, докато прекосявате една задача след друга.

#2 Подобрете себе си

Страхотната ефективност започва с страхотен вас. Освен професионалното развитие, трябва също да се грижите за себе си, преди да можете да се грижите за каквото и да е друго. И също трябва да разберете себе си – силните и слабите си страни.

Съвет 5: Получавайте достатъчно почивка, хранете се добре и спортувайте.

Откак бяхме деца, ни учеха важността на поддържането на здраво тяло и начин на живот. Особено с цел добра ефективност в училище. Сега, като възрастни, тези учения са по-важни от всякога.

Позволяваме си да се отпускаме в диетите, извиняваме се да не спортуваме и лягаме твърде късно, когато трябва да ставаме рано на следващата сутрин. Между другото, злоупотребата с времето за лягане е реално нещо и се нарича "отмъстителна прокрастинация преди лягане" - актът да не си лягаш навреме, защото си претоварен със задачи и нямаш време за себе си.

Правилото от 2 минути на Дейвид Алън за подобряване на продуктивността също съветва да мащабираме навиците, които искаме да въведем в живота си, до 2-минутна версия. След като започнем, става по-лесно да продължим.

Ако можем да съберем тези неща заедно, ефективността ни ще последва.

Съвет 6: Бъдете точни.

Не, не сте само вие. Закъсняването сутрин наистина може да разбърка целия ви ден. Не само че си давате по-малко време за завършване на работата, но може също да повлияе на взаимоотношенията ви с колеги и началници. Тази статия в CareerTrend обяснява колко важна е точността и как влияе върху успеха на ефективността ви. Тя казва:

"Постоянното пристигане на работа навреме демонстрира ангажираност и внимание към хората, с които работите, и компанията, която ви наема."

Точността е особено трудна, когато работите от дома. Ако нямате определени работни часове и основно работите самостоятелно, можете да прекарате сутрината в прокрастинация и да се оказвате да работите късно вечер.

Съвет 7: Научете се да казвате "не".

Всеки получава собствените си специфични задачи с основание. Може би са нашите умения или работна етика, които определят какво ни се възлага. И в двата случая всеки има достатъчно собствена работа за вършене.

Затова, ако колега ви моли да помогнете за завършване или поемане на едно от неговите задания, чувствайте се свободни да кажете "не", ако това по някакъв начин пречи на собствения ви работен напредък.

Когато мениджър ви поиска да направите нещо, за което знаете, че няма да можете да го направите с текущата си работна натовареност, дайте му списък със задачите си и го попитайте какво да приоритизирате. Понякога това ще им помогне да осъзнаят, че времето ви е по-добре прекарано другаде и ще възложат задачата на някой друг, който е по-малко зает.

Съвет 8: Не оставяйте неща недовършени.

Това е сигурен начин да изостанете. Избягвайте да имате недовършени задания. Използвайте инструмент за управление, за да очертаете седмицата си и задачите, които трябва да завършите за това време. Това ще ви позволи да отделите достатъчно време, за да свършите всичко без натрупване или просто недовършване.

#3 Заострете уменията си

Всички имаме области за подобрение на работа, които могат да се възползват от заостряне на нашите набори от умения. Ако можем да укрепим способностите си, може да станем по-добри в постигането на преди трудните ни задачи.

Един лесен начин да подобрите уменията си е да търсите конструктивна обратна връзка от хора с повече опит от вас.

Съвет 9: Четете нещо ново всеки ден.

Ще се изненадате да научите как простият навик за четене може да повлияе на умствената ни острота. В публикация в TheHealthy.com те обясняват, че четенето принуждава невроните ви да се активират. Почти е като да дадете тласък на мозъка си.

Още повече е, че дори след като оставите книгата, мозъкът ви може да остане активиран до пет дни! Можете да прочетете цялата статия тук.

Съвет 10: Намерете ментор.

Чували сте поговорката:

"Две глави са по-добри от една."

Това не се отнася само до двама души, решаващи проблем. Може също да означава растежа на един индивид благодарение на друг.

Всеки има собствени преживявания и следователно повече или различни знания. Можете да научите много от почти всекиго. Защо тогава не се сдружите с някой, който може да допринесе за растежа ви, и двамата можете да използвате тези съвети, за да се научите как да подобрите продуктивността?

10-те основни съвета за подобряване на ефективността ви на работа

Нека обобщим, добре ли?

Съвети	Как да ги приложите
Останете съсредоточени и избягвайте отвличанията	Намалете имейлите с ScreenRec.
НЕ правете мултитаскинг	Завършвайте едно задание наведнъж.
Правете най-важното нещо първо	Изяжте тази жаба!
Използвайте инструменти за управление на задачи	Регистрирайте се за безплатно приложение като Trello.
Получавайте достатъчно почивка, хранете се добре и спортувайте	Определете си време за лягане и поставете цели за по-здравословно хранене и спортуване.
Не оставяйте неща недовършени	Разчитайте на инструмента си за управление на задачи, за да завършвате задачите навреме.
Бъдете точни	Усвоете удобна сутрешна рутина, така че винаги да сте навреме.
Научете се да казвате "не"	Концентрирайте се върху собствените си задачи и се научете да питате мениджърите какво да приоритизирате.
Четете нещо всеки ден	Изберете книга и четете по една глава дневно.
Намерете ментор	Изберете някой, на когото се доверявате, и разчитайте на него да заостри уменията ви.
Бонус: Планирайте седмицата си предварително	Отново използвайте инструмента за управление, за да очертаете задачите си за седмицата.

Заключение

Ако добавите тези три начина за подобряване на служебната ефективност към ежедневната си рутина, непременно ще имате по-добро работно преживяване. Може също да се окажете по-малко стресирани, което може да доведе до по-лесен, по-щастлив живот.

Ако е твърде много да променяте всичко наведнъж, просто приложете по един съвет всеки ден или дори месец. Започнете с използването на ScreenRec, за да минимизирате часовете, които губите с имейли. След това бавно се насочете към използването на инструмент за управление и планиране на седмицата си. Може да се окаже по-лесно, отколкото си мислите.