Slack срещу Email: И Победителят Е...

Докато продължаваме да се адаптираме към новия начин на работа и съпътстващите предизвикателства на отдалечените екипи, много от нас хвърлиха по-внимателен поглед върху инструментите, на които разчитахме преди.

Говорим за имейлуването. От десетилетия разчитаме на имейла за вътрешна комуникация, но има дебат дали той все още остава перфектното решение.

Достоен противник дойде, за да избута имейла настрана и името му е Slack.

Slack е популярна платформа за работно сътрудничество и с три основни аргумента, които се носят наоколо, има много дебат за Slack срещу email. Така че решихме да сложим край на всичко това и да видим веднъж завинаги кой е по-добър, Slack или email.

Аргумент #1: Имейлуването е неефективно

Аргументът тук е, че имейлуването просто е неефективна форма на комуникация. Независимо дали е остарял, несигурен или отнемащ много време, твърдението е, че имейлуването причинява повече проблеми, отколкото решава.

Подкрепящи Доказателства

Служителите прекарват 209 минути (приблизително 3.5 часа) на ден проверявайки имейли
Според доклад на CNBC, средният работник прекарва 209 минути проверявайки работния си имейл всеки ден. Това означава, че всеки ден служител прекарва 43% от работния си ден, справяйки се със свързани с работата имейли.
Това поставя въпроса, как може някой да бъде наистина продуктивен, когато прекарва почти половината от работния ден четейки и отговаряйки вместо да работи?
На имейла липсват полезни функции
Имейлът е доста основен по отношение на това, което можете да правите. Можете да изпращате имейли напред-назад и малки файлове.
Но за бизнесите това не е достатъчно. Имейлуването не предлага мигновена комуникация на работното място, опции за гласови или видео разговори или ви позволява лесно да изпращате големи файлове. Дори определени функции за сигурност като основно криптиране липсват при популярните имейл доставчици.
В крайна сметка трябва да копирате/поставяте и изтегляте/качвате неща между вашия имейл клиент и вашите инструменти за управление на проекти и приложения за отдалечена работа.

Отричащи Доказателства:

Почти всички са свикнали с имейла, така че преминаването към нова платформа може да отнеме много време
Обзалагаме се, че знаете само един или двама души, които нямат Gmail, Yahoo или Outlook акаунт. Просто това е това, с което сме свикнали, така че изхвърлянето на имейла може да бъде по-фрустриращо в ежедневието, отколкото полезно.
Не само ще трябва да конвертирате целия екип, но всички ще трябва да научат новата платформа за комуникация със служителите, и това може да се окаже трудно за някои.
Съхранява добре разговорите, така че можете да намерите стари кореспонденции с лекота
Когато сравнявате чат срещу имейл, имейлът винаги ще излезе нагоре. Един от неговите най-големите характеристики е, че можете лесно и удобно да организирате разговори/имейли и да ги намерите с проста търсачка.
Приложенията за мигновена комуникация определено остават много за желание. Обикновено няма начин да организирате единичен разговор и търсенето на важно информацията обикновено е ограничено до търсене по ключови думи.

Аргумент #2: Платформите за сътрудничество на работа са по-добри

Платформите за сътрудничество на работа наистина са нараснали в индустриите за отдалечена работа. Тези платформи се казват да поддържат екипите на отдалечени екипи на едно и също място лесно и удобно. Това, което имейлът не може да направи.

Подкрепящи Доказателства:

Организиран Workflow
Платформите за сътрудничество на работа са известни с техните организирани работни процеси.Членовете на екипа лесно могат да видят какво трябва да се направи, кой трябва да го направи и кога е срок.
Всички членове на екипа лесно могат да виждат актуализирания прогрес на проекта
Не само работата е на пълна дисплей, но тези приложения ви уведомяват за прогреса на заданието.
Глас/Видео
Почти всяка платформа има способността да инициира и получава гласови или видео разговори директно от приложението.
Имейл услугите обикновено имат изключително ниски лимити за качване на файлове. Лимитът на Gmail, например, е само 25MB. Платформите за сътрудничество на работа, обаче, обикновено имат до 1GB като лимит за качване.
Обработка на срещи
Много платформи също ви дават възможност да организирате виртуална среща. Това е отделно от едно просто видео разговор, тъй като помещенията за срещи често включват функции като бял дъска, записване, чатване и екранно споделяне.

Отричащи Доказателства:

Почти винаги има склонност към обучение, което някои членове може да не са готови да преодолеят
Както споменахме по-рано, пренасянето към платформа за сътрудничество на работа може да не е лесно за всеки. Има много функции, които потребители трябва да се навикнат, и в заето работно време пренасянето към неизвестна платформа може да отнема време и да наранява работния опит на служителите.
Безплатните версии обикновено са изключително ограничени, особено когато се използват за бизнес комуникация, в сравнение с безплатните имейл акаунти
Повечето платформи са достъпни безплатно, но предлагат премиум функции. Ако не е в бюджета да харчите пари годишно, ще трябва да се полага на безплатната версия.
За съжаление, има много ограничения в функциите. Например, лимитът за качване на файл може да бъде намален. Можете да имате значително по-ниска вместимост за съхранение. Функциите като записване и използване на бял дъска също могат да бъдат недостъпни.

Аргумент #3: Slack е добра алтернатива за имейл

От десетките Collaborative платформи, Slack е бил една от първите, които са достигнали огромна популярност. Благодарение на това, той е станал най-големият конкурент на имейла. Хората започнаха да се питат, “Дали Slack е по-добър от имейл?”, и за много от тях отговора е да.

Подкрепящи Доказателства:

Улеснява споделяне на информация
Slack има елегантен интерфейс, който позволява на екипите да си остават в цикъла и бързо да изпращат и получават информация за проекта и екипа. Това е много по-добро от споделените кутии, където неща могат да се развалят много бързо.
Използва мигновени чат, коментиране и съобщения за бърза комуникация
Използвайки Slack за вътрешната комуникация е най-лесният начин за екипът да се поддържа на готовност.
Благодарение на функциите за чатване и коментиране, екипът може да споделя идеи и обратна връзка в реално време. Мигновената комуникация също гарантира, че всеки е наясно с новината за екипа.
Организира проекти и екипи по “канали”
С Slack, организацията е всичко! Проектите и екипите са сортирани в “каналите” на Slack. С тази функция всички данни, включително файлове, коментари и чат, се разделят в каналите, увеличавайки продуктивността на мигновената комуникация на екипа.
Можете да избирате кои разговори ви интересуват и кои не
Благодарение на тези канали, членове на екипа, които са назначени за проект, могат да бъдат добавени в канал и да получават известия за всеки Slack съобщение.
Членовете, които не са назначени за проекта, не се разсейват с ненужните известия.

Отричащи Доказателства:

Приложението изисква постоянно внимание, тъй като всеки е винаги свързан и може да прави промени/обновления в любо време
Докато каналите са добра идея за поддържане на неща разделени, основните уведомления и известия постоянно се отключват, когато се прави промяна в работния процес. Много от тези актуализации може да не са важни или дори релевантни и можете всъщност да проверявате вашия Slack табленд толкова често, колкото проверявате вашия имейл (ако не повече).
Няма приватност, тъй като всички чатове могат да бъдат виждат от администраторите
Докато никога не трябва да обсъждате нищо неприлично на работната дъска на Slack, все пак е важно да се отбележи, че директните лични съобщения не са напълно приватни.
Всъщност, работодателите и администраторите могат да виждат всички кореспонденции на чат.
Няма персонализиране
Ако искате да пренаредите някои неща като промените реда на каналите, премахнете каналите, които не ви интересуват или скрийте дискусиите, които не сте свързани, няма да можете да го направите без да направите същите промени на всички други устройства.

Съдбата

Решаване на въпроса кога да се използва имейл срещу Slack

Докато всеки от тези аргументи се опитва да отговори защо Slack над имейл е по-добър или по-лош, трябва да се има предвид фактът, че имаше доста отрицателни доказателства. Използвайте тези доказателства, за да ви помогнете да определите, когато имейлът може да бъде по-добро за вашия екип от Slack.

Решаване на идеята да се комбинират Slack и имейл

Като имаме предимствата на имейл и Slack, е логично, че много компании комбинират двете. Slack помага да се поддържат всички на борда и позволява бърза комуникация. Имейлът може да помага при изпращането и сортирането на по-формални кореспонденции. Той също може да служи като вид база данни, където съхранявате всичко, което искате да запазите напълно прилично.

И ако сте в момента, когато разглеждате алтернативи за имейл или други инструменти, които да се съчетават с вашата стратегия за комуникация с отдалечени екипи, силно препоръчваме да разгледате видео имейли. Те са били огромен час-спестявател за нашия екип.

Сравнение на Slack срещу имейл: Таблица за сравнение

	Slack	Email
Усукващи съобщения	Определено! Това е най-доброто на Slack	Не много подходящо
Частни съобщения	Slack не е напълно приличен	Типично, достъпът е ограничен само до едно лице
Търсими	Да, но може да бъде ограничен	Да! Обикновено е много лесно да намерите това, което ви трябва
Позволява фокусирано работа	Не, освен ако не изключите всички известия	Да, лесно можете да игнорирате вашия имейл и да се фокусирате на работата
Лесна организация	Каналите на Slack са чудесна функция за организиране на информационните потоци	Можете да организирате имейла си с етикети, но е по-неудобно от Slack
Персонализиране	Промените в каналите ще бъдат видими за всички, така че не е много персонализирано	Принадлежи на вас, така че можете да го персонализирате по начин, който искате
Разширения	Да, има много разширения и интеграции за Slack	Да, има доста разширения за най-популярните имейл приложения, като Gmail

Резултатите

И така, кой печели? И кой е изгубен?

Вярваме, че отговорът трябва да бъде оставен на вас. Но в нашето мнение, Slack и имейл трябва да се използват в комбинация. Те предоставят своите функции и възможности, така че защо не да претеглите екипа си и да получите най-доброто от двете?

И докато сте тук, проверете ScreenRec. Можете да го използвате, за да спестите дори повече време, изпращайки видео съобщения както в Slack, така и в вашето имейл приложение. Запишете вашия екран, гласов, камерен и дори компютърния аудио, за да направите екипа и клиентите си да се чувстват, че са почти в една стая с вас.