Как Да Сътрудничите С Отдалечени Колеги
Отдалечената работа не е само домашен офис на три метра от хладилника, тя е нов формат на комуникация с колегите. През миналата година имейлите, съобщенията и услугите за повиквания преминаха от "един начин" на комуникация към единственият начин. Добавете към това невъзможността да видите емоциите на човек, отслабналата отдалечена комуникация в екипа след дълго разделение и общата умора. Това, което по-рано отнемаше две минути да се реши при кафе машината, сега изисква планина от имейли.
За да постигнат резултати, участващите в сътрудничеството при отдалечена работа трябва да станат пълноценни членове на екипа, възможно най-много включени в проекта. Но виртуалните екипи се сблъскват с редица проблеми: чувстват се по-самотни и не разбират напълно ролята си в проекта и екипа. Нека разберем как да сътрудничим с отдалечени колеги ефективно.
Работно време на колеги от други страни
Важно е да се вземе предвид разликата във времето с колеги от други страни, особено ако искате да накарате комуникацията на вашия екип да работи отдалечено. Споделете календара си с колега, за да изберете най-доброто време за обаждане и комуникация по проекти. Можете да използвате World Clock Meeting, за да избегнете объркване на часовите зони.
Бъдете наясно с националните празници — може би колеги от други страни имат официален почивен ден във вашия работен ден. Създайте споделен екипен календар и отбележете празниците в различните региони. Това ще помогне за планирането на работния ви календар.
Навременна обратна връзка
Давайте на отдалечените колеги обратна връзка редовно, за да разберат качеството на работата си. Това ще помогне да запазят мотивацията си.
Според доклада на Wrike, 39% от анкетираните посочиха неефективното лично и отдалечено сътрудничество като водещата причина за стрес на работното място. Въпреки това, това е особено вярно за отдалечените колеги. Сътрудничеството в отдалечен работен екип често може да направи трудно оценяването на приноса на екипа. За да се уверите, че офисните и отдалечените колеги се чувстват комфортно, трябва да подобрите обратната връзка.
Съвет
Наблюдатели и мениджъри трябва да провеждат едно-към-едно срещи. Планирайте видео обаждания и изпращайте видеобнощи с ScreenRec, за да помогнете на отдалечените колеги да останат в цикъла.
Такъв формат помага да се оценят интермедиалните резултати и да се установи дали очакванията на колегата съвпадат с това, което екипа очаква от него или нея. Важно е да се включват не само звук, но и видео, за да се предаде телесната езикова комуникация и да се направи комуникацията ефективна. Това, което можехме да обсъждаме по едно-към-едно срещи:
- Как проектите на колегата се развиват, дали е удовлетворен в общи линии.
- Ако има някакви трудности, дали е нужна помощ от мениджъра или екипа.
- Какво може да бъде направено по-добре и как.
- Отдалечени работни цели или OKRs (Цели и ключови резултати). Ако компанията работи по този метод, OKRs ви позволява да синхронизирате индивидуални и екипни цели и да следите прогреса по проекта. На срещата можете да обсъждате какво прогрес е направен по ключовите резултати.
- Нейтрални, неработни теми, ако колегата е готов да ги обсъжда.
Това, което можехме да правим с видеобнощи:
- Изпратете обратна връзка за код, дизайн, копирайтинг и други аспекти на работата, която колегата може да прегледи по собствено желание (това помага да се избегнат ненужни прекъсвания).
- Кратко информирайте колегите за техните бъдещи задачи.
- Споделете вашите идеи или нещо, което научихте от колегите.
- Запишете екрана си, за да документирате бъгове и ги докладвайте.
- Запишете екрана си, за да бързо създадете уроци за новите наети и клиенти.
- Осъществете алтернатива на редовната поща, която изисква по-малко назад и напред.
Прозрачност в работните процеси
Когато работните процеси липсват прозрачност, ефективността на колегите се намалява. Раздробяването на информация често е проблем. Служителите често използват системи за управление на съдържание, имейли, месенджъри и други средства за комуникация, опитвайки се да разберат статуса на проектите в личните кореспонденции. Това отнема много време, но пълното описание на работещия процес никога не може да бъде формирано.
Съвет
Направете списък с конкретни очаквания от отдалечените колеги и ги обсъдете в началото. Методите и начина на взаимодействие трябва да бъдат прозрачни и ясни за всички, които участват. Това ще изисква гъвкави инструменти, които могат да се адаптират към нуждите на екипа. В Wrike екипът може в любо време да преглежда динамиката на проекта на диаграма на Gantt.
Можете да използвате ScreenRec за визуална комуникация, например с дизайнери и разработчици. Можете да оставяте обратна връзка и коментари върху изображенията и файловете и да правите промени веднага.
Комуникация с ръководството
Отдалечените колеги често имат повече въпроси, отколкото офисните служители. В същото време нямат възможност да се докоснат до мениджъра лично.
Съвет
Организирайте онлайн сесия за Q&A, където всички колеги могат да получат отговори от мениджърите в реално време. Мотивирайте целия екип да участва в дискусията.
Мотивация и заинтересуване на отдалечените работници
Добрата комуникация задържа отдалечените колеги мотивирани и мотивирани и липсата на комуникация е един от най-големите предизвикателства при управление на отдалечени екипи.
Съвет
Създайте едно работно чат стая за целия екип, например в Slack, и държайте всички дискусии по проекти в нея. Ако вашата компания е голяма, създайте няколко чата: за маркетинг, мениджъри на съдържание, отдел продажби и поддръжка. Най-важното при научаването как да работим с отдалечени членове на екипа ще бъде разбиране как да комуникираме с отдалечен екип и да оставаме в цикъла на работата.
Реализирайте вътрешна система за възнаграждение и мотивация, така че сътрудничеството с отдалечени екипи да протича гладко и всеки има мотивация да работи дори по-производително. Услугата Bonusly може да помогне тук. Всеки потребител има фиксиран брой бонус точки, например 100 на месец. Служител пренася тези точки на колеги за тяхната помощ при решаване на задачи, изпълнение на поръчки или за полезни съвети. Натрупаните бонуси се обменят за корпоративни подаръци или допълнително свободно време, а фондът за награди се определя от мениджърите на компанията.
Преградата на културните различия
Барърите на езиковите различия и културните различия могат да направят трудно изграждането на доверящи връзки в екипите.
Съвет
Напишете общи правила за кореспонденцията в корпоративния чат стая. Например, езика за комуникация трябва да бъде английски само. Това помага да се избегнат ситуации, в които служителите обсъждат общи проблеми на екипа на местния език и други колеги не ги разбират.
Създайте общ "няма тематика" чат, където екипът споделя интересни факти, снимки и статии. Това ще ви помогне да се запознаете с колегите си по-добре и да укрепите връзките. Играйте онлайн игри, планирайте едно-към-едно време, и си изпращайте подаръци за празниците. Колкото по-творчески е подхода, толкова по-добър.
Неформални срещи
Намалява се трудността да се включат отдалечените колеги в общи неформални дейности, дори ако ги провеждате редовно.
Съвет
Уверете се, че бюджетът ви е за съвместни събития с отдалечени колеги. Ако е възможно, включете пътуване и няколко дни на хотелска настаняване за извънградски колеги. Опитайте се да имате една или две извънградски срещи с колеги на екипа всеки година. Това може да бъде екипен строител, конференция или конференция. Това е чудесна възможност за обсъждане на съвместни задачи, споделяне на идеи и планове за бъдещето. След срещата, уверете се да събирате отзиви от колегите си за миналите събития. Това ще ви помогне да разберете какво е свършило добре и какво е заслужава да се подобри в бъдеще.
Ако не можете да организирате неформална среща, покажете отдалечените колеги да работят в офиса за няколко дни. Това също е чудесен начин за подобряване на комуникацията в екипа.
Как да комуникирате правилно с колегите в месенджъри
От гледна точка на бизнес комуникация, месенджерските приложения са нещо между имейл и телефонен разговор: по-бързо от имейл, но не толкова вмешателски. Съхранявайте тези правила, за да комуникирате правилно с колегите в месенджъри и да се справите с най-голямото предизвикателство при отдалечената сътрудничество — лоша комуникация.
Бъдете наясно с извънчасовете
Хората са свикнали да проверяват имейлите си в определени часове, а останалото време да ги игнорират, особено вечерта и в съботите. От гледна точка на месенджърите, много хора нямат такава привычка, което означава, че вашето съобщение може да обърка получателя веднага. Спомнете си: писането след 9 часа вечер е вече неприето.
Не смесвайте месенджъри
Основното правило на комуникацията в месенджърите: един човек — един месенджър. Не трябва да започнете дискусия в Telegram, след това прехвърлете към WhatsApp и изпратете информацията към Skype. И двамата ще намерите трудно да проследите историята на въпроса и да намерят важните неща. Освен това няма нужда да изпращате съобщение на човек в Telegram, ако той или тя не ви отговори на WhatsApp.
Не пишете всеки изречение на отделен месенджър
Такъв начин на писане се появи с чат стаите, като се опитваме да имитираме живото говорене и изхвърляйки думите след нашите мисли. Проблемът е, че колегите не искат да се мъчат с потока от нашите мисли. Те искат бърз фикс. Когато принуждаваме себе си да изтъкнем същността на проблема в едно съобщение, немислено изграждаме текста и го правим по-ясен.
Използвайте стикери и емотикони с умъм
Стикерите и усмивките са чудесен начин да добавите топлина или да завършите разговор на позитивен тон. Но е лесно да влезете в неловка ситуация с тях.
- Не използвайте стикери и емотикони, когато обсъждате работни проблеми, особено ако сте виновни, това ще причини само разочарование.
- Не изпращайте колегите си стикери и усмивки с двойни значения или странни хуморни приказки. Можете да случайно оскърбите някого или да направите смута.
Не преупотребявайте гласови съобщения
Гласовите съобщения все още нараняват половината от планетата. Но, постепенно, съществуват правила как да ги използваме, така че да е удобно не само за изпращача, но и за получателя.
- Добавете обяснение към гласовото съобщение, така че колегата бързо да разбере какво е, и лесно да намери съобщението чрез търсене по ключова дума.
- Не изпращайте важни новини по гласовите съобщения. Ако човек е в среща или в запълнен обект без слушалки, той няма да може да слуша записа.
- Не задайте задачи по гласовите съобщения. Ще бъде трудно за изпълнителя да разбере детайлите и да изпълни задачата.
- Сдържите чистотата на записа. Няма да има шум или чужди звуци в задната част. Първо, това пречи на възприемането на речта, а второ, съобщението винаги може да бъде препратено.
Гласовите съобщения на работа може да не нараняват, но могат да помогнат (ако се използват умъм). Например, в формата на аудио съобщения, това е удобно за вземане на интервю, особено ако интерлокърът е в другата полусфера.
Заключение
За ефективно сътрудничество с отдалечени екипи следвайте тези съвети:
- Вземайте предвид разликите във времето, не забравяйте различни национални празници и бъдете съобразителни с работния живот на колегите.
- Искайте редовни обаждания, за да получавате обратна връзка и да установите очаквания.
- Правете работните процеси прозрачни и презимните — позволявайте на офисните и отдалечените колеги да преглеждат динамиката на проектите.
- Помислете как да запазите отдалечените колеги мотивирани и заинтересовани.
- Установете инструменти за отдалечено сътрудничество и правила за корпоративна комуникация.
- Организирайте неформални отдихове или покажете отдалечените колеги да работят в офиса за няколко дни, за да създадете положителна социална интеракция за тях.
Източници и допълнително четене
- Как да управлявате свободни проекти без изтощение
- 15 най-добри инструменти за работа отдалечено, които екипът ви трябва
- 5 начина да поддържате позитивност по време на трудни времена
- Управление на отдалечени екипи днес: 3 предизвикателства, инструменти и съвети
- 46 начина да поддържате връзка, докато работите отдалечено
English
НЕ ПРОПУСКАЙТЕ
Получавайте новини за нови статии, уебинари и други възможности: