Записване На Виртуални Срещи: Правни Загрижености, Които Трябва Да Знаете
Популярността на виртуалните срещи достигна своя връх по време на пандемията от коронавирус. Дори след това светът продължи да разчита на тях обширно. Те играят важна роля в бизнеса, образованието, здравеопазването и множество други настройки.
Според Global Market Insights, размерът на пазара на видео конференции превиши $15 милиарда през 2020 г. Също така се очаква да продължи да расте с около 23% между 2021 и 2027 г.
Виртуалните срещи са страхотен инструмент, който улеснява комуникацията и предлага допълнителни функционалности. Участниците могат да:
- Споделят файлове
- Доставят презентации използвайки инструменти за споделяне на екрана
- Получат достъп до записване на живо на срещата
- Записват срещата
Възможността да заснемете видео конференция и да имате достъп до споменатите записи на видео конференции е голямо удобство. Можете да имате всички детайли за това, което е казано, достъпни за бъдеща справка. Също можете бързо да споделите записа с някого, който пропусна събитието.
Записът е по-лесен за правене и по-точен от бележки. Въпреки това, важно е да се вземат предвид потенциалните правни загрижености и последици от виртуалните срещи, които биха могли да възникнат.
Ключови въпроси, които трябва да зададете преди записването на виртуална среща
От време на време хората питат дали е законно да записват срещи на Zoom без съгласие? Трябва да се отбележи, че съществуват федерални и законодателни разпоредби по тази тема.
Съществуват закони за търсене и получаване на съгласие за записването и последващото управление на записаните данни. Те варират от държава на държава. Този документ не е предназначен да бъде пълен анализ на съответните закони. Той се опитва да отговори на въпроси като "Може ли мениджърът да запише среща без съгласие?".
Надяваме се да привлечем вниманието ви към проблемите, с които трябва да се справите при записването на виртуална среща. Също така да ги илюстрираме с подходящи примери, базирани на различни правни контексти.
Ще бъде по-лесно да решите как да се справите с записването на виртуална среща, ако зададете себе си някои фундаментални въпроси, като:
- Дали е правилно да запишете тази среща?
- Дали трябва да получите съгласие?
- Как да получите съгласие? А ако някой не съгласен ли е да бъде записан?
- Как ще бъдат съхранявани данните?
- Кои ще имат достъп до тях?
- Колко дълго ще бъдат запазени?
- Дали съществуват изисквания за софтуерът?
- Какви други данни трябва да предоставя?
Ще ви прегледам тези въпроси. Ще посоча най-важните аспекти, които трябва да се вземат предвид, и ще предложа възможни начини за тяхното администриране.
Сега нека опитаме да разширим тези въпроси.
Дали е правилно да запишете тази среща?
Въпреки че записването на виртуални срещи не е забранено в повечето случаи, има определени ситуации, когато е най-добре да не записвате среща.
Отнасяйки се с проблема за съгласие за момент, може да не е правилно да записвате определени видове срещи. Например, едно-към-едно среща за обратна връзка на служител или дискусия за комерсиален предлог. Тези са обикновено считат за конфиденциални.
Имат видео записа на такава среща ви поставя в кръстовището на закона, не само на държавата, но и на федералния закон.
Някои експерти препоръчват, че срещите по конферентни обаждания над видео записите не трябва да бъдат записани. Това е освен ако съществува специфично бизнес цел, която прави необходими видео записите.
Също така, има срещи, които включват обсъждане на чувствителни въпроси, като
- Здравни записи
- Доказателства, които ще бъдат използвани в съд
- Стойностни данни на правителството, които използва за оценка на ефекта на политиката му, и т.н.
Тези видове разговори изискват изключително внимателно разглеждане, когато става въпрос за записването им.
Дали трябва да получите съгласие?
Съгласието е ключов въпрос в дискусията за правни загрижености, свързани с записването на виртуални срещи.
Докато другите страни не съгласват се за записите на видео конференции да бъдат записани, обикновено е незаконно да ги записвате. Това е, с помощта на всеки записиващи устройства или софтуер.
Правилата за съгласие варират от държава на държава. В някои случаи, различни правила могат да се прилагат в рамките на една и съща държава. Научете се дали трябва да получите съгласие от всички участници или да позволите записването на базата на съгласие от една от страните.
Регулации в САЩ също варират значително. Някои щати изискват съгласие от всички страни, докато други приемат съгласие от една от страните като достатъчно. Някои щати имат приети смесени правила за съгласие.
Общото споразумение за защита на личните данни (GDPR) регулира правилата относно съгласието за записване в ЕС. Тя изисква съгласие от всички страни на разговора или срещата.
В Обединеното кралство имат Закона за регулиране на разследвателните сили 2000 г. (RIPA). Той позволява записването на разговори без съгласие на другата страна, стига записанието да се прави само за лични цели.
Въпреки това, Обединеното кралство е запазило GDPR като вътрешно законодателство след Брексит, и записването на видео конференции все още трябва да бъде в GDPR-съответно направление.
Как да получите съгласие?
Ако търсите най-добрия начин да запишете среща законно, без да трябва да скривате другата страна и да нарушавате закона по време на процеса, съгласието е ключ.
Има два начина, по които можете да получите съгласие от участниците за записването – активно и пасивно. Активно съгласие се дава, когато човек изразително дава съгласие да бъде записан. Или те натискат бутон за съгласие на уведомление, което се показва преди началото на срещата или преди началото на записването.
Пасивно съгласие се дава, когато човек е уведомен, че срещата ще бъде записана и не се оттегли от срещата. Това означава, че той дава съгласие имплицитно. Типът на съгласие, който се изисква, зависи от законодателството в дадена държава и в дадена ситуация.
Някои платформи за видео конференции имат вградени функции за съгласие. Например, Zoom позволява на участниците да натисне бутон за съгласие преди началото на записването. Това е бърз и удобен начин да се уверим, че записът отговаря на изискванията за законност.
Същите функции могат да бъдат намерени в много други уреди за работа от разстояние, ценни за тези, които търсят да запишат обобщени срещи.
Обикновено, несъгласните страни не могат да имат достъп до срещата в такава ситуация. Идеално, трябва да бъдат налични алтернативни решения за тези, които не искат да бъдат записани. Например, организаторът на срещата може да планира да включи някакво време без записване по време на срещата.
Както е отбелязано, записването на срещи без съгласие е грешно, но съгласието е субективно.
Как ще бъде записан?
Данните за виртуална среща са обект на политики за съхранение и резервно копиране, които могат да варират от индустрия на индустрия. В някои случаи могат да бъдат изисквани допълнителни съображения. Например, записите за виртуални медицински призиви могат да бъдат обект на законодателни разпоредби за управление на здравни записи.
Закона за пренасяемост на здравни данни (HIPAA) е законът в САЩ. Законът изисква криптиране на данни в покой за тези записи. Записите могат да бъдат споделени само с одобрени страни и трябва да бъдат защитени с пароли.
Освен това, организациите са задължени да съхраняват тези записи седем години, или, в някои случаи, десет години. Междувременно, в случай на адвокатски срещи, периодът на съхранение е най-малко пет години.
Съгласно GDPR, което свързва ЕС и Обединеното кралство, записите на виртуалните срещи трябва да бъдат:
- съхранявани сигурно
- достъпът до тях трябва да бъде ограничен
- обработката на записите трябва да бъде законна и прозрачна
Също така, трябва да се вземат предвид правилата относно защита на личните данни. Записанието не трябва да бъде съхранявано по-дълго от необходимото, и индивидите трябва да могат да имат достъп, да коригират или да изтриват данните.
Фирма, която събира данни, защитени от GDPR, например, е отговорна за спазване на изискванията от GDPR.
Дали съществуват изисквания за използвания софтуер?
Статията 32 на GDPR подчертава значението на "безопасността на обработката" на личните данни. И "непреднаредно или незаконно повреждане, загуба, промяна, разкриване или достъп до лични данни" трябва да се избягва. Достигането на тези цели зависи от използването на подходящо оборудване. Инструментат трябва да предлага "конфиденциалност, цялост, достъпност и устойчивост".
Освен това, персоналните системи за обработка (софтуер за записване на срещи) трябва да предлагат мерки за защита на личните данни. Някои от тях са сегментация на данни и контрол на достъп. Предприятията трябва да прегледат уредите, които използват за запис, обработка и съхраняване на видео записите на виртуалните срещи.
Платформите за видео конференции, като Zoom или Whereby, удовлетворяват най-големите изисквания за сигурност, но все пак трябва да се провери, за да сте сигурни.
Дали съществуват други изисквания за информация?
Както казахме по-горе, участниците трябва да знаят за предназначения запис преди срещата. Това ще им помогне да направят информирано решение за даването на своето съгласие. Те също ще могат да изразят своите притеснения, да зададат въпроси и да разберат причините за записването.
Правилата относно провеждането и записването на виртуални срещи трябва да бъдат общоизвестни. Те могат да бъдат написани в ръководството за служители и документи за политики на организацията, заедно с обяснение на целта на тези записи. Трябва да информирате участниците как ще бъде направен записът и как ще бъдат съхранявани данните.
Независимо дали работите в юрисдикция, където GDPR се прилага или не, най-добрият начин е да съхранявате записите си в GDPR-съответно направление.
В британския контекст, провеждането на Оценка на въздействието върху личните данни (DPIA) може да бъде необходима. Извършването на DPIA ще:
- Ви позволи да докажете, че сте взели предвид потенциалните рискове, свързани с обработката на лични данни
- Ви позволи да спазвате задълженията по личните данни
Алтернатива на записването на вашата виртуална среща
Вместо да преминавате през трудността на получаване на съгласие от другите, можете просто да използвате екранен записвач като ScreenRec, за да комуникирате в повечето случаи. Вместо да организирате срещата, можете да запишете вашия екран, глас, аудио и уеб камера и да изпратите видеото на тези, които искат да го гледат. Ако искат, могат да отговорят по същия начин. Не поемате отговорност или отговорност за препоръчаното записване на тях. Те го правят доброволно.
Разбира се, има случаи, когато ще трябва да организирате виртуална среща и да я запишете. ScreenRec също може да ви помогне в този случай. Просто се уверете, че първо получите съгласие.
Преди да натиснете бутона “запис”…
Ако трябва да сътрудничите с далечни колеги, желанието да запишете може да бъде силно. Имате нужда да се върнете към срещата.
Въпреки че може да е привлекателно да запишете тези виртуални или хибридни работни събития за бъдеща справка или за споделяне с други, имате грижи, които трябва да вземете предвид. Надяваме се, че сега ще намерите по-лесно да навигирате през възможните последици. Те не трябва да се правят без да се отговорят на правните загрижености относно виртуалните срещи, които обсъдихме тук!
![[Ръководство] Ефективна Комуникация На Работното Място](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
English
НЕ ПРОПУСКАЙТЕ
Получавайте новини за нови статии, уебинари и други възможности: