7 Предупредителни Знака, Че Вашата Среща Трябва Да Е Видео Имейл

Вие се събуждате на сряда сутринта, отивате на работа, включвате компютъра си (или отивате надолу и отваряте лаптопа си… Добре дошли в епохата на дистанционното работно място) и, в вашия имейл, виждате “Среща планирана за днес 13:30 ч.”.

О, чудесно, още една среща.

Това, което е още по-лошо, е че е само няколко часа, което означава, че трябва да подготвите се за тази среща и да сте на нерви от нейното наближаване. Нека разберем, че срещите са от най-големите губители на време на работното място.

Но все пак много компании, организации и малки екипи се чувстват, че са вредни.

Всъщност понякога е необходимо да комуникираме някаква тема или идея едновременно с всички.

Истината за срещите

Никой няма време да изпраща огромно количество мемоари за всеки екипен член, но ако можете да седнат всички в видео разговор или телефонен разговор и да говорите за тези точки, тогава можете да спестите ценно време? Правилно?

Почти…

Otter.ai е прегледал много от докладите и проучванията, за да намери доказателства за колко много от времето, което прекарваме в срещите, е губително.

Най-изненадващото доказателство беше, че “67% от служителите се жалват, че прекарват твърде много време в срещите, което ги забавя от работата си.” Те също така намериха, че “най-често служители присъстват на 62 срещи на месец, където половината от срещите са пълна загуба на време.”

7 Знака, Че Тази Среща Може Да Е Имейл

В някакъв момент трябва да се запитаме, “Кога е достатъчно?”

Тези “кратки”, 30-минутни срещи се натрупват. И в края на деня, това е честото натоварване за повечето от нас. И “умора от срещите” е реален проблем.

Разбира се, напълно премахването на срещите не е начинът. Но фактът е, че някои срещи могат да бъдат просто имейл.

Кой не е виждал този мем? (Източник: Twitter)

Така че, ще ви помогнем и ще ви дадем 7 предупредителни знака, които вашата среща трябва да бъде видео имейл, да разгледате разликата между среща, имейл и видео имейл, и ще споделим няколко съвета, за да направите вашите имейли по-добри.

1. Имате Само Неколко Теми, За Да Вие Обсъждате

Защо да се мъчите с нерви за събиране на всички заедно, изпращане на напомняния и уведомяване на всички за темите, които трябва да обсъждате, ако имате само две или три теми за обсъждане?

Това звучи абсурдно сега, но много компании правят това. Бърз имейл с две или три точки е достатъчен, за да се достигне целта.

2. Информацията Е Само За Избрани

Много често служителите се намират в среща, където целта на срещата, която се води, не е свързана с тях или работата, която извършват. Вместо да пречат на нежеланите страни, просто изпратете имейл на релевантните хора.

3. Искате Проектни Обновления И Отзиви

Искането на обновления или отзиви от екипен членове не е достатъчно причина да организирате среща. Изпратете имейл или видео имейл за да получите отзиви, а не само спестяване на време. Това не е само спестяване на време, а може и да бъде по-продуктивно.

Когато членовете имат възможност да отговорят по собственото си време, техните отзиви са по-вероятно да бъдат по-разсъмителни и може би много по-полезни.

4. Последно Вие Имахте Среща

Нека бъдем реални, в повечето случаи, имахте среща за същите неща повече от веднъж седмично обикновено е прекалено. Ако последно сте имали среща, шансът е, че оттогава не е направено много. Организирането на друга видео разговор може да се окаже ненужно, особено ако никой няма нови данни, които да споделят.

Най-добрият начин е да ги разнасяте и да планирате срещи, когато има достатъчно време между тях, за да членовете работят и да генерират повече информация за споделяне. Изпратете имейли по време на това, за да проверите напредъка на всеки.

5. Всички Сами Вие Информирахте За Информацията

Не е необичайно, ако вашия екип е обсъждал определени теми помежду си. Обикновено информация се предава чрез устно общуване. Ако е така, можете да избягвате организирането на срещата и вместо това да изпратите имейл, задавайки на екипа дали са в курса за информацията с допълнителни необходими точки.

Тази подход не само спестява време, но също така уважава неформалните комуникационни канали, които са част от екипната динамика. Той признава ефективността на неформалните обмени, докато предоставя формален точкова точка за референция.

6. Имате Бърз Обнов

Ако имате бърз статус обнов, не е нужно да викате среща, за да направите всички в курса. Изпратете имейл, който е достатъчен, за да достигнете вашата цел.

Тази подход не само уважава времето на вашия екип, но също така го упълномощава да остават фокусирани върху своите задачи без прекъсване. Спомнете си, краткото е добро в комуникацията.

7. Не Искате Да Подготвите Всичко За Срещата

Ако решите да организирате среща, трябва да сте готови да направите всичко необходимо, за да бъдете продуктивна и успешна. Това включва съставянето на целите на срещата, обсъждането на тези цели с правилните хора, извикването на правилните хора, разпределянето на агитата на срещата предварително и белезите и действията след срещата, и така нататък.

Ако не сте готов да дадете допълнителните усилия, за да направите това отлично, тогава спестете си трудовете и изпратете имейл вместо това.

И ако организирате видео разговор, може би искате да добавите няколко неща към това списък с действия, като например да бъдете чувствителни към часовите зони на всички, да намерите правилната платформа за срещата, да се уверите, че всички имат работещи микрофони/камери и т.н.

Видео Имейл В сравнение С Имейл В сравнение С Среща

Тази таблица сега предоставя по-ясно огледало на как имейл, видео имейл, използвайки ScreenRec, и виртуални срещи се сравняват, помагайки за изборът на най-ефективния комуникационен метод за различни работни сценарии.

Критерий	Имейл	Видео Имейл (с ScreenRec)	Виртуална Среща
Ефективност на времето	Висока (лесно за изпращане и получаване)	Висока (лесно за заснемане и споделяне с ScreenRec )	Средна (по-лесна за организиране от личен, но все още изисква планиране)
Ниво на заинтересуване	Ниско (текстово, по-малко интерактивно)	Високо (възможност за заснемане на екрана, уеб камера и аудио)	Високо (реално интерактивно, реално времено заинтересуване чрез видео)
Ефективност на разходите	Висока (минимални разходи)	Висока (ScreenRec е безплатен)	Средна (по-ниски разходи от личен, но може да изискват софтуерни абонаменти)
Удобство	Високо (лесно достъпно и отговорящо по удобство)	Високо (лесно създаване с ScreenRec и удобно за преглед)	Средно (не е нужно пътуване, но изисквания за достъп до интернет и цифрова грамотност са необходими)
Запазване на записи	Високо (лесно архивирано и търсено)	Високо (може да бъде архивирано и прегледано отново)	Високо (може да заснема срещата за записване)
Личностна настройка	Ниско (стандартизирано, по-малко лично)	Високо (може да бъде персонализирано с гласов и уеб камерен запис)	Високо (участниците могат да включват своите уеб камери за живо обсъждане)
Достъпност	Висока (базови интернет и устройства са необходими)	Висока (използва интернет и съвместими устройства, ScreenRec е лесно за употреба)	Висока (достъпна навсякъде с интернет, но изисквания за цифрова грамотност са необходими)
Технически изисквания	Ниско (базово имейл услуга е необходима)	Ниско (ScreenRec опростява процеса, минимални технически умения са необходими)	Средно (използва интернет, софтуер, камера и микрофон)
Подходящи за сложни дискусии	Ниско (не е идеално за подробни или навъскидни дискусии)	Високо (отлично за подробни обяснения и визуални демонстрации)	Високо (подходящо за подробни дискусии и може да споделя цифрови материали)
Механизъм за обратна връзка	Средно (закъснени, но структурирани отговори)	Високо (позволява изразителни, подробни отзиви)	Високо (непосредствено, възможно интерактивно обратно отзив)

Как да направите отличен имейл за работа

Сега, когато знаете какво да търсите при избор между организиране на среща и изпращане на имейл, трябва да знаете как най-добре да се занимавате с съставянето на този имейл. Не е тайна, че комуникацията в работното място може да бъде нещо предизвикателство.

Тонов, употреба на думи, формален език и много повече могат да направят или да нарушат отношенията на работа. Така че тук са няколко указания...

1. Предотвратяване на използване на неформален език

Никой не иска да е на нерви веднъж деня на работа, и въпреки че е напълно нормално да пуснете косата си от време на време, това най-вероятно не трябва да става по време на писмените кореспонденции.

Това е защото тона е почти невъзможно да се разпознае в писмени думи. Най-простият колумничен термин може да бъде взето на напад. Винаги не можете да разберете дали или когато това може да се случи. Най-добрият начин е просто да избягвате неформален език и да го държите строго професионално.

2. Запазване на кратките и смислени

Никой не иска да чете имейл с дължина на есе. Ако можете да го запазите кратък и смислено, направете го! Според SleekNote, идеалният имейл за работа е между 50-125 думи. Уверете се, че се придържате към основните точки и избягвайте да се разхождате.

Като запазвате кратките си имейли, не само показвате уважение към времето на колегите си, но също така подобрявате шанса вашето съобщение да бъде прочетено и разбрано. Краткият имейл елиминира нежеланите детайли, фокусирайки се само върху основните точки.

3. Полагане на точки и числа

Дори ако имате 50-125 думи, все още е добра идея да разкъсвате текста малко, така че основните точки да са лесно усвоени и по-лесни за отговор.

Можете да направите това, като добавяте основните си точки или въпроси като точки или номерирате ги.

Не само е лесно за консумация, но има шанс да остане в паметта на читателя. Освен това, използването на точки е по-лесно за отговор, отколкото да имате всичко написано в един параграф.

4. Не пишете нищо

Най-добрият начин да изпратите имейл за работа без да се притеснявате как най-добре да го напишете или да се догадите тона на колегите си е да им изпратите видео имейл. Това е така, видео имейл е нещо.

Запис на екрана си с аудио и уеб камера е перфектен начин да изразите вашето съобщение визуално. С безплатен екранен запис като ScreenRec, можете да сте сигурни, че вашият тон ще бъде чуван (и не прочетен), а не трябва да прекарвате време, мисляйки какво да напишете и как.

Често задавани въпроси

Имейлът е по-ефективен за бързи актуализации, проста информация споделяне или когато трябва да доставите съобщение, което не изисква незабавно обратно отзив. Това е идеално, когато съдържанието е просто и лесно разбираемо без необходимост от реално времево взаимодействие.

ScreenRec добавя личен хубав вид на комуникацията, позволявайки ви да изразите съобщения с както визуални, така и аудио елементи. Това е особено ефективно за по-сложни или навъскидни теми, които изискват визуални помагала или по-личен подход от текста.

Виртуалните срещи предлагат реално времево взаимодействие и незабавно обратно отзив, което ги прави идеални за сложни дискусии, семинари и ситуации, където обратната комуникация е критична. Те също така позволяват по-лично участие в сравнение с имейли.

Да, виртуалните срещи обикновено са по-ефективни от гледна точка на разходите, тъй като елиминират разходите за пътуване и намаляват необходимите физически помещения за срещи. Въпреки това, може да изискват инвестиция в надежден интернет и софтуер за видеоналагане.

Видео имейлите могат да заменят виртуалните срещи в ситуации, когато информацията може да бъде записана предварително, а незабавното взаимодействие не е необходимо. Те са страхотни за доставане на подробни съобщения с ползата от визуални елементи без нужда от реално времево участие.

ScreenRec опростява създаването на видео имейл чрез предоставяне на лесен за употреба платформа за запис на екрана и аудио. Това го прави достъпно дори за тези с минимални технически умения, позволявайки бързо създаване и споделяне на видео съобщения.

Отглеждайте природата на съобщението, необходимостта от личностна настройка, сложността на темата и необходимостта от незабавно обратно отзив. Времевата ефективност, технически изисквания и предпочитанията на аудиторията също са важни фактори.

Заключение

Придобийте силата на отличен имейл, за да изразите вашите точки ефективно. Този подход не само опростява комуникацията, но също така демонстрира вашето посвещение към уважение и ефективност на работното място. В крайна сметка целта е да подобрите продуктивността, поддържате фокус и гарантирате, че всеки контакт, независимо дали е среща или имейл, добавя стойност и смисъл на усилията на вашия екип.

Независимо дали го пишете или изпращате бърз видео, в много случаи, изпращането на имейл може да бъде много по-продуктивно от планирането и организирането на срещи. Така че, когато мисълта за организиране на среща прескача през ума ви, попитайте себе си дали е абсолютно необходимо и обърнете внимание на седемте предупредителни знака, които показват, че трябва да бъдете имейл вместо среща.