7 dấu hiệu cho thấy cuộc họp của bạn nên là email video

Sáng thứ Hai, bạn thức dậy, bắt đầu làm việc, bật máy tính (hoặc đi xuống nhà và mở laptop... Chào mừng đến với thời đại làm việc từ xa), rồi trong hộp thư hiện lên dòng “Meeting scheduled for today 1:30 PM”.

Tuyệt thật, lại thêm một cuộc họp nữa.

Tệ hơn nữa, cuộc họp chỉ còn vài giờ nữa là bắt đầu. Nghĩa là bạn có thể phải chuẩn bị vội, rồi căng thẳng vì thời hạn đang đến gần. Nói thẳng ra, họp thường tốn thời gian và không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Vậy mà rất nhiều công ty, tổ chức và nhóm nhỏ vẫn tin rằng họp là xứng đáng.

Công bằng mà nói, đôi khi bạn thật sự cần truyền đạt một chủ đề hoặc ý tưởng cho tất cả mọi người cùng lúc.

Sự thật về các cuộc họp

Không ai có thời gian gửi hàng loạt memo cho từng thành viên trong nhóm. Nếu tập hợp mọi người vào một cuộc gọi video hoặc cuộc gọi điện thoại để nói qua các ý chính, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian quý giá, đúng không?

Gần đúng...

Otter.ai đã xem qua hàng chục báo cáo và nghiên cứu để tìm bằng chứng cho thấy các cuộc họp có thể lãng phí thời gian đến mức nào.

Con số gây chú ý nhất là “67% nhân viên phàn nàn rằng họ dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp, khiến họ khó làm việc năng suất”. Họ cũng phát hiện rằng “phần lớn nhân viên tham dự 62 cuộc họp mỗi tháng, trong đó một nửa là hoàn toàn lãng phí thời gian”.

7 dấu hiệu cho thấy cuộc họp này có thể là email

Đến một lúc nào đó, chúng ta phải tự hỏi: “Bao nhiêu là đủ?”

Những cuộc họp “ngắn” 30 phút cũng cộng dồn rất nhanh. Đến cuối ngày, đó là nỗi mệt mỏi quen thuộc của rất nhiều người. Và cảm giác kiệt sức vì Zoom là có thật.

Dĩ nhiên, loại bỏ hoàn toàn mọi cuộc họp không phải là cách làm đúng. Nhưng thực tế là có những cuộc họp đáng ra chỉ cần một email.

Ai mà chưa từng thấy meme này? (Nguồn ảnh: Twitter)

Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp bạn nhận ra 7 dấu hiệu cảnh báo rằng cuộc họp của bạn thật ra nên là email, so sánh họp với email và email video, đồng thời chia sẻ vài mẹo để viết email công việc tốt hơn.

1. Bạn chỉ có vài ý cần trao đổi

Nếu chỉ có hai hoặc ba chủ đề cần nói, tại sao phải căng thẳng gom mọi người lại, gửi lời nhắc và đảm bảo ai cũng biết trước nội dung thảo luận?

Nghe có vẻ vô lý, nhưng rất nhiều công ty vẫn làm như vậy. Một email ngắn với hai hoặc ba gạch đầu dòng là đủ để truyền đạt ý chính.

2. Thông tin chỉ dành cho một vài người

Rất nhiều nhân viên từng phải ngồi trong một cuộc họp mà nội dung gần như không liên quan đến họ hoặc công việc họ đang làm. Thay vì kéo những người không cần thiết ra khỏi mạch làm việc, hãy gửi email cho đúng nhóm người liên quan.

3. Bạn chỉ cần cập nhật dự án và phản hồi

Cần cập nhật hoặc phản hồi từ các thành viên trong nhóm không phải là lý do đủ mạnh để tổ chức một cuộc họp. Hỏi phản hồi qua email hoặc email video không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn có thể hiệu quả hơn.

Khi mọi người có cơ hội trả lời vào thời điểm phù hợp với họ, phản hồi của họ thường sẽ suy nghĩ kỹ hơn và có thể hữu ích hơn rất nhiều.

4. Bạn vừa họp gần đây

Nói thật nhé, trong phần lớn trường hợp, họp về cùng một nội dung nhiều hơn một lần mỗi tuần thường là quá mức cần thiết. Nếu bạn vừa họp xong, khả năng cao là chưa có quá nhiều việc được hoàn thành kể từ lúc đó. Tổ chức thêm một cuộc gọi Zoom có thể không cần thiết, nhất là khi không ai có thông tin mới để chia sẻ.

Tốt hơn là giãn các cuộc họp ra và chỉ họp khi đã có đủ thời gian để mọi người làm việc, tạo tiến độ mới và có thêm thông tin đáng chia sẻ. Trong thời gian chờ, hãy gửi email để kiểm tra tiến độ của từng người.

5. Mọi người đã được thông báo riêng rồi

Không có gì lạ khi nhóm của bạn đã tự trao đổi một số chủ đề với nhau. Nhiều khi thông tin được truyền miệng hoặc qua các kênh trò chuyện không chính thức. Nếu vậy, bạn có thể bỏ qua cuộc họp và gửi một email hỏi nhóm đã nắm thông tin chưa, kèm những điểm bổ sung cần thiết.

Cách này vừa tiết kiệm thời gian, vừa tôn trọng những kênh trao đổi tự nhiên trong nhóm. Nó thừa nhận sự hiệu quả của các cuộc trao đổi không chính thức, đồng thời vẫn tạo ra một điểm tham chiếu rõ ràng để mọi người xem lại.

6. Bạn chỉ có một cập nhật nhanh

Nếu chỉ cần gửi một cập nhật trạng thái ngắn, bạn không cần gọi họp để thông báo cho mọi người. Một email gửi đến đúng người liên quan là đủ để truyền đạt ý chính.

Cách này tôn trọng thời gian của nhóm và giúp họ tiếp tục tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn. Trong giao tiếp công việc, ngắn gọn là một lợi thế.

7. Bạn không sẵn sàng chuẩn bị kỹ cho cuộc họp

Nếu đã quyết định họp, bạn nên sẵn sàng làm mọi thứ cần thiết để cuộc họp thật sự hiệu quả. Điều đó bao gồm xác định mục tiêu cuộc họp, trao đổi mục tiêu với đúng người, mời đúng người, gửi agenda trước, gửi ghi chú và đầu việc sau cuộc họp, và còn nhiều việc khác nữa.

Nếu bạn không muốn đầu tư công sức để cuộc họp thật sự đáng giá, hãy bớt phiền cho mình và gửi email thay thế.

Và nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp trực tuyến, danh sách việc cần chuẩn bị còn dài hơn: chú ý múi giờ của mọi người, chọn nền tảng phù hợp, đảm bảo ai cũng có micro/camera hoạt động tốt, v.v.

Email video, email và cuộc họp

Bảng dưới đây giúp bạn nhìn rõ hơn sự khác nhau giữa email, email video dùng ScreenRec và họp trực tuyến, từ đó chọn cách giao tiếp phù hợp nhất cho từng tình huống công việc.

Tiêu chí	Email	Email video (với ScreenRec)	Họp trực tuyến
Hiệu quả thời gian	Cao (gửi và nhận nhanh)	Cao (ghi và chia sẻ nhanh với ScreenRec)	Trung bình (dễ tổ chức hơn họp trực tiếp, nhưng vẫn cần lên lịch)
Mức độ tương tác	Thấp (dựa trên văn bản, ít tương tác hơn)	Cao (có thể ghi màn hình, webcam và âm thanh)	Cao (tương tác trực tiếp theo thời gian thực qua video)
Chi phí	Cao (chi phí gần như tối thiểu)	Cao (ScreenRec miễn phí)	Trung bình (rẻ hơn họp trực tiếp, nhưng có thể cần đăng ký phần mềm)
Sự tiện lợi	Cao (dễ mở và phản hồi khi thuận tiện)	Cao (dễ tạo bằng ScreenRec và thuận tiện để xem lại)	Trung bình (không cần di chuyển, nhưng cần sắp lịch và truy cập công cụ số)
Lưu trữ và tra cứu	Cao (dễ lưu trữ và tìm kiếm)	Cao (có thể lưu trữ và xem lại)	Cao (có thể ghi lại cuộc họp để lưu trữ)
Cá nhân hóa	Thấp (chuẩn hóa, ít yếu tố cá nhân)	Cao (có thể cá nhân hóa bằng giọng nói và webcam)	Cao (người tham dự có thể bật webcam để trao đổi trực tiếp)
Khả năng tiếp cận	Cao (chỉ cần internet và thiết bị cơ bản)	Cao (cần internet và thiết bị tương thích, ScreenRec dễ dùng)	Cao (truy cập được ở mọi nơi có internet, nhưng cần biết dùng công cụ số)
Yêu cầu kỹ thuật	Thấp (chỉ cần dịch vụ email cơ bản)	Thấp (ScreenRec đơn giản hóa quy trình, không cần nhiều kỹ năng kỹ thuật)	Trung bình (cần internet ổn định, phần mềm, camera và micro)
Phù hợp cho thảo luận phức tạp	Thấp (không lý tưởng cho trao đổi chi tiết hoặc nhiều sắc thái)	Cao (rất phù hợp để giải thích chi tiết và minh họa trực quan)	Cao (phù hợp cho thảo luận chi tiết và có thể chia sẻ nội dung số)
Cơ chế phản hồi	Trung bình (phản hồi chậm hơn, nhưng có cấu trúc)	Cao (cho phép phản hồi giàu cảm xúc và chi tiết hơn)	Cao (có thể phản hồi ngay và tương tác trực tiếp)

Cách viết email công việc hiệu quả hơn

Bây giờ bạn đã biết khi nào nên họp và khi nào nên gửi email. Bước tiếp theo là biết cách viết email sao cho rõ ràng. Ai từng làm việc nhóm cũng biết giao tiếp tại nơi làm việc không hề đơn giản.

Giọng điệu, cách dùng từ, mức độ trang trọng và nhiều yếu tố khác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ công việc. Dưới đây là vài gợi ý thực tế.

1. Tránh dùng ngôn ngữ quá suồng sã

Không ai muốn lúc nào cũng căng cứng ở nơi làm việc. Thỉnh thoảng thoải mái một chút là bình thường, nhưng điều đó không nên xuất hiện trong thư từ công việc.

Lý do là giọng điệu gần như không thể được cảm nhận chính xác qua chữ viết. Một cách nói tưởng như rất bình thường cũng có thể bị hiểu sai. Bạn không thể biết chắc khi nào điều đó xảy ra, nên tốt nhất là tránh ngôn ngữ quá thân mật và giữ email chuyên nghiệp.

2. Viết ngắn gọn và dễ đọc

Không ai muốn đọc một email dài như bài luận. Nếu có thể viết ngắn gọn, hãy làm vậy. Theo SleekNote, email công việc lý tưởng dài khoảng 50-125 từ. Hãy bám vào ý chính và tránh lan man.

Khi viết email súc tích, bạn không chỉ thể hiện sự tôn trọng thời gian của đồng nghiệp mà còn tăng khả năng thông điệp được đọc và hiểu đúng. Một email ngắn gọn loại bỏ chi tiết thừa và tập trung vào những điểm cần thiết.

3. Dùng gạch đầu dòng và đánh số

Ngay cả khi email chỉ dài 50-125 từ, bạn vẫn nên chia nhỏ nội dung để các ý chính dễ nắm bắt và dễ phản hồi hơn.

Bạn có thể làm điều này bằng cách đưa các ý chính hoặc câu hỏi vào dạng gạch đầu dòng hoặc đánh số.

Nội dung như vậy dễ đọc hơn và có khả năng đọng lại trong trí nhớ người nhận. Chưa kể, trả lời từng gạch đầu dòng cũng dễ hơn nhiều so với phản hồi một đoạn văn dày đặc.

4. Đừng viết gì cả

Cách tốt nhất để gửi email công việc mà không phải nghĩ quá nhiều về câu chữ, đồng thời không bắt đồng đội đoán giọng điệu của bạn, là gửi cho họ một email video. Đúng vậy, email video là một cách giao tiếp rất hữu ích.

Ghi màn hình kèm âm thanh và webcam là cách tuyệt vời để truyền đạt thông điệp một cách trực quan. Với trình ghi màn hình miễn phí như ScreenRec, bạn có thể để người khác nghe đúng giọng điệu của mình thay vì phải đoán qua chữ viết, và bạn cũng không mất thời gian nghĩ xem nên viết gì.

Câu hỏi thường gặp

Email hiệu quả hơn khi bạn cần gửi cập nhật nhanh, chia sẻ thông tin đơn giản hoặc truyền đạt một nội dung không cần phản hồi ngay. Đây là lựa chọn phù hợp khi nội dung rõ ràng và người nhận có thể hiểu mà không cần trao đổi theo thời gian thực.

ScreenRec giúp thông điệp có cảm giác cá nhân hơn vì bạn có thể truyền đạt bằng cả hình ảnh và âm thanh. Cách này đặc biệt hiệu quả với những chủ đề phức tạp, cần minh họa trực quan hoặc cần giọng điệu cá nhân hơn so với văn bản thuần túy.

Họp trực tuyến cho phép tương tác theo thời gian thực và phản hồi ngay lập tức, nên phù hợp với các cuộc thảo luận phức tạp, phiên brainstorming hoặc tình huống cần trao đổi qua lại liên tục. Họp cũng tạo cảm giác kết nối cá nhân hơn so với email.

Có, họp trực tuyến thường tiết kiệm chi phí hơn vì không cần di chuyển và giảm nhu cầu dùng phòng họp vật lý. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể cần đầu tư vào internet ổn định và phần mềm họp video.

Email video có thể thay thế họp trực tuyến trong những tình huống thông tin có thể ghi trước và không cần tương tác ngay. Cách này rất phù hợp để gửi thông điệp chi tiết có hình ảnh minh họa mà không cần mọi người tham gia cùng lúc.

ScreenRec giúp tạo email video dễ hơn bằng cách cung cấp một công cụ đơn giản để ghi cả màn hình và âm thanh. Ngay cả người không rành kỹ thuật cũng có thể nhanh chóng tạo và chia sẻ tin nhắn video.

Hãy cân nhắc bản chất của thông điệp, mức độ cá nhân hóa cần thiết, độ phức tạp của chủ đề và việc có cần phản hồi ngay hay không. Hiệu quả thời gian, yêu cầu kỹ thuật và thói quen của người nhận cũng là những yếu tố quan trọng.

Kết luận

Một email được viết tốt có thể truyền đạt ý chính rất hiệu quả. Cách làm này giúp giao tiếp gọn hơn, đồng thời thể hiện rằng bạn tôn trọng thời gian và sự tập trung của mọi người. Cuối cùng, mục tiêu là tăng năng suất, giữ nhịp làm việc và đảm bảo mỗi lần tương tác, dù là họp hay email, đều thật sự có giá trị.

Dù bạn gõ nội dung hay gửi một video ngắn, trong rất nhiều trường hợp, email có thể hiệu quả hơn nhiều so với việc lên lịch và tổ chức họp. Lần tới khi bạn định gọi một cuộc họp, hãy tự hỏi liệu nó có thật sự cần thiết không và kiểm tra 7 dấu hiệu cho thấy nó nên là email.