Gestion des équipes distantes aujourd'hui : Top 3 des défis, outils et conseils

Soyons honnêtes, le monde a changé. Et, avec cela, nous avons fait face aux défis du travail à domicile. Bien que la capacité de travailler de n'importe où puisse être attrayante pour certains des employés qui ont toujours travaillé dans un bureau, la gestion des équipes distantes s'avère déjà difficile pour de nombreux dirigeants d'entreprise.

Que vous soyez la startup technologique qui n'a jamais eu l'intention d'avoir un bureau ou une entreprise avec des centaines de milliers de travailleurs, cet article vous aidera à bien démarrer et à gérer les défis du travail à distance qui ont surgi avec les défis de santé et personnels.

Le virus de Wuhan qui a fait des ravages sur les marchés boursiers du monde entier a également changé la façon dont nous faisons des affaires. Les entreprises géantes comme Amazon, Twitter et Spotify ont permis à leurs employés de travailler à distance. Imaginez juste ! Certaines des plus grandes organisations du monde offrent essentiellement des milliers d'opportunités d'emploi à distance. Avec de tels chiffres, il est important pour les dirigeants d'entreprise d'ouvrir la discussion sur la façon de gérer correctement les équipes distantes et comment rencontrer et atténuer ces défis inévitables.

Par où commencer avec la gestion des équipes distantes

Basé sur nos propres recherches (et nos expériences personnelles), nous avons convenu des trois défis de gestion de projet les plus répandus auxquels les équipes distantes font face et les conseils et outils que vous pouvez utiliser pour les surmonter lors de la gestion des employés à distance. Donc, commencez par aborder ces problèmes, puis travaillez votre chemin vers des flux de travail de plus en plus sophistiqués.

Défi n°1 : Communication

Pourquoi ?

L'un des principaux défis du travail à distance est, eh bien… le travail. Être séparé à travers les emplacements et le manque de communication en face à face peuvent être ennuyeux. Imaginez un instant que vous et un membre de l'équipe êtes assignés à un projet qui vous oblige à créer une présentation multimédia ensemble, mais vous êtes tous les deux à 32 kilomètres de distance. Les chances sont que vous planifierez des réunions tout le temps pour essayer d'émuler un environnement de bureau. Nous savons tous que les réunions mangent beaucoup de temps précieux.

Parfois, c'est TELLEMENT vrai…

Malheureusement, taper des e-mails n'est pas non plus une solution dans de nombreux cas. Avez-vous essayé de guider quelqu'un à travers votre flux de travail de conception avec un e-mail ? S'il vous faudrait une heure pour réellement taper et formater votre message, alors c'est tout aussi improductif qu'une réunion virtuelle où la moitié des gens regardent par la fenêtre tout en jouant secrètement à Candy Crush sur leurs téléphones (parce que vous pourriez totalement faire ça sur un appel vidéo). Sans parler du fait que c'est vraiment épuisant pour le cerveau. Internet appelle ça la fatigue Zoom et c'est réel. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus.

La solution

Bien sûr, il existe un certain nombre d'outils de communication des employés mais voici une meilleure solution pour la communication d'équipe à distance… Au lieu de rédiger des e-mails ou d'attendre des réunions planifiées, essayez d'envoyer des e-mails vidéo (alias enregistrement d'écran). Tout d'abord, cela aidera les membres de votre équipe à visualiser votre travail. Il n'y a donc pas besoin de perdre du temps à rédiger des lettres formelles juste pour une mise à jour. Deuxièmement, l'e-mail vidéo peut éliminer le besoin de nombreuses réunions. Si tout le monde envoie des vidéos de mise à jour au fur et à mesure qu'ils progressent dans leurs tâches, il n'y aurait aucune raison de tenir des appels vidéo chronophages. Sans parler du fait que cela aiderait finalement tout le monde à rester concentré sur leurs tâches. C'est particulièrement important pour les développeurs qui nécessitent un temps ininterrompu supplémentaire pour être vraiment productifs.

E-mail vidéo de communication d'équipe distante

Outils

Les applications d'enregistrement d'écran sont une douzaine, donc trouver celle qui est simple, rapide (et de préférence gratuite) peut sembler une tâche ardue. Cependant, il y en a peu qui valent la peine d'être examinées et encore moins qui sont réellement adaptées à la communication vidéo à distance. Screenrec est un logiciel d'enregistrement d'écran et de partage d'écran gratuit qui a été conçu pour la communication d'équipe. Cependant, il ne nécessite pas de compte de groupe, ni n'y a-t-il besoin de s'inscrire collectivement. Téléchargez simplement l'application, appuyez sur Alt-S et commencez à enregistrer. Une fois que vous avez terminé, vous recevrez automatiquement un lien partageable que vous pouvez copier et coller n'importe où. Il n'y a donc pas de téléchargement pour vous ou de téléchargement pour eux. Ce qui est encore mieux, c'est que ces vidéos sont entièrement sécurisées et avec 2 Go d'espace cloud gratuit, il y a beaucoup de productivité améliorée qui va se produire.

Défi n°2 : Responsabilité

Pourquoi ?

La responsabilité peut être définie comme "la capacité de répondre, la responsabilité, la responsabilité légale et l'attente de rendre des comptes." En essence, la responsabilité est la propriété de la responsabilité d'une tâche. La chose à propos de la responsabilité dans une situation de travail à domicile est que chaque employé est responsable de ses actions individuellement tout en faisant toujours partie de l'équipe.

C'est le rôle du gestionnaire d'équipe de s'assurer que chaque membre de l'équipe est pleinement conscient de ce qui est attendu d'eux. Cela peut être difficile à maintenir car superviser vos employés à distance vous obligera à vous concentrer sur chaque individu en même temps. Pas de soucis, nous avons découvert quelques conseils et outils de travail à distance pour aider à maintenir la responsabilité lors de la gestion des équipes distantes.

Solutions

Définir des tâches et des attentes claires
Lorsque les travailleurs peuvent vraiment comprendre ce qui leur est demandé, ils trouveront plus facile de rester concentrés et de compléter leurs tâches. Dans un article de Business News Daily, Belinda Wee Ph.D, professeure à Husson, a déclaré que des attentes claires "éliminent ou réduisent la confusion et augmentent les chances que les employés réussissent à atteindre les objectifs fixés pour eux." Cela facilitera la tâche d'un gestionnaire pour suivre les progrès de chaque membre et pour que les membres de l'équipe distante collaborent.
Discuter d'objectifs spécifiques
L'auteur Stephen Covey le dit mieux, "Commencez avec la fin à l'esprit." Savoir ce qui doit être accompli peut garder tout le monde sur la tâche. Gardez tout le monde sur la même longueur d'onde et ayez des discussions flagrantes et claires sur les objectifs qui doivent être atteints. Si quelqu'un a du mal à fixer des objectifs en travaillant à distance ou à respecter les échéances, aidez-le à adopter de meilleures techniques de gestion du temps.
Suivre les horaires de travail, les vacances, les réunions, etc.
Les informations de base de l'équipe doivent être accessibles à TOUT LE MONDE, même si vous devez planifier des réunions à travers les fuseaux horaires et les emplacements. Les horaires, les tâches, les réunions et tout ce qui nécessite un calendrier et d'autres formes de suivi doivent être ouverts à tous les travailleurs à distance. L'accès universel garde tout le monde au courant et fait partie de l'équipe et bien conscient de leurs échéances personnelles.

Outils

Grâce au monde toujours croissant de la technologie, il existe de nombreux outils pour le travail à distance qui peuvent vous aider à réguler et à maintenir la responsabilité au sein de votre équipe. Ce que vous voulez, ce sont des outils de gestion qui peuvent suivre les dates, les documents et les progrès de l'équipe.

Outils de collaboration d'équipe
Le G-Suite de Google est une excellente option car ses nombreux programmes (Google Drive, Docs, Spreadsheet, Calendar, etc.) vous donnent tout ce dont vous avez besoin pour travailler ensemble—du partage de fichiers et du stockage cloud à la collaboration de documents. La suite Microsoft Office (Office 365) est également une option appropriée
Logiciel de gestion des tâches
Lancer des liens de documents partagés dans les chats peut facilement conduire à des fichiers égarés et à un travail en double. Imaginez écrire le même article deux fois parce que vous ne saviez pas que votre collègue l'avait déjà fait. C'est tout à fait possible lorsque vous n'avez pas de système de gestion des tâches. Il existe de nombreux types et saveurs de telles applications—en commençant par des applications de liste de tâches simples comme Todoist, en passant par des applications un peu plus avancées basées sur Kanban comme Trello et Airtable et en allant jusqu'aux outils de gestion de projet complets comme Jira et Asana

Défi n°3 : Déconnexion sociale

Pourquoi ?

Malheureusement, le travail à distance peut être un travail solitaire. Dans l'étude State of Remote Work 2018, sur 1 900 employés, la grande majorité (21 %) d'entre eux a déclaré que la solitude était la plus grande difficulté du travail à distance. Une autre étude a prouvé que la solitude au travail pouvait conduire à la tristesse et à l'insatisfaction des employés, ce qui pourrait ensuite les amener à quitter l'entreprise.

Les chefs d'équipe devraient constamment s'efforcer de garder leurs membres heureux et enthousiastes à l'idée de travailler. Mais comment faire cela lorsque les membres de l'équipe sont dispersés à travers le globe ? C'est l'un des défis des équipes virtuelles et vous aurez besoin d'un peu de créativité pour que cela fonctionne. Considérez les options suivantes pour rassembler et garder votre équipe ensemble.

Solutions

Planifier une retraite d'équipe (virtuelle)
Cela n'a pas besoin d'être aussi énorme que le rassemblement annuel de l'entreprise. Cependant, quelque chose de plus petit, seulement pour votre équipe, peut être tout aussi épanouissant. Planifiez à l'avance et tracez des activités de liaison qui peuvent être faites en ligne. Tout le monde a besoin d'un peu de plaisir, surtout en ces temps difficiles.
Organiser des chats de groupe amusants
De temps en temps, nous avons tous besoin de décompresser un peu. La gestion des équipes virtuelles peut souvent signifier que les membres sont obligés de le faire seuls. Cependant, ce n'est pas obligé d'être le cas. Sans fontaine à eau autour de laquelle se rassembler, il peut être une bonne idée de mettre en place un chat #random où les membres de l'équipe peuvent avoir des chats amusants non liés au travail de temps en temps.

Outils

Croyez-le ou non, le team building à distance est une chose et de nombreuses entreprises l'ont mis en œuvre avec succès. Si vous avez besoin d'idées fraîches pour des activités de liaison virtuelles, cet article pourrait être un bon début.

En ce qui concerne le chat hebdomadaire, vous voudrez utiliser un service que vous n'utilisez pas déjà pour le travail. Une plateforme complètement différente qui agit comme un lieu de rencontre non professionnel. Peut-être que c'est une salle avec GoToMeeting ou quelque chose d'aussi simple qu'un chat de groupe WhatsApp. Quoi que ce soit qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe, cela vaut la peine d'être fait.

Tout rassembler

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de la façon de gérer les équipes distantes et ses défis, rassemblons tout dans un tableau complet :

Défi	Solution	Outils
Communication	– Screencasting	ScreenRec
Responsabilité	– Définir les tâches et les attentes – Discuter des objectifs – Suivre les informations de l'équipe	G-Suite Office 365
Déconnexion sociale	– Retraite d'équipe virtuelle – Chat amusant	Offsite Co. GoToMeeting