La guía definitiva para reuniones virtuales

Lo hemos visto en películas. Los personajes principales están relajándose y pasándola bien, luego repentinamente el mundo da un giro para peor y todo cambia en un abrir y cerrar de ojos. Bueno, ya no lo estamos viendo desarrollarse en la pantalla grande.

Gracias al nuevo coronavirus, o COVID-19, estamos viviendo lo que parece un guión insano. La única diferencia es, lo estamos manejando como profesionales y nuestro mejor movimiento hasta ahora—trabajar desde casa.

Puede haber sido una tendencia alguna vez, pero trabajar desde casa y organizar reuniones virtuales ahora es una necesidad y es esencial para todos y cada uno de nosotros aprender cómo sacar el mejor provecho de ello. Afortunadamente, no será difícil.

Por años, docenas de empresas han puesto tiempo, dinero y esfuerzo para volverse 100% remotas mientras sostienen crecimiento. Según Flexjobs, Aha!, Automattic, y Clevertech son solo unas pocas empresas completamente remotas que han estado liderando el cargo, con Automattic siendo la más notable de las tres. Son los tipos detrás de WordPress.com y, con cerca de 1,000 empleados remotos, deben estar haciendo algo bien.

Después de echar un buen vistazo a estas historias de éxito, nos preguntamos cómo estas empresas han podido ganar en trabajo remoto. Resulta que la respuesta es bastante simple: Comunicación.

Gran comunicación de equipo comienza con reuniones exitosas. Esto es suficiente desafío para empresas tradicionales que han perdido $399 billones debido a reuniones cara a cara improductivas en el año pasado. Pero es un problema aún mayor para equipos remotos donde empleados a menudo están esparcidos a través del globo, trabajando horas flexibles.

Permítenos ayudarte a agilizar tu comunicación de equipo remoto abordando el problema más apremiante de todos—reuniones virtuales. Aquí está la guía definitiva sobre cómo configurar, ejecutar y mantener reuniones en línea exitosas.

Paso 1: Planificación

Esto puede ser un poco contraintuitivo pero todo lo que haces antes de la reunión es en realidad más importante que lo que haces durante la reunión. La etapa de preparación es donde decidirás cuál es la meta principal de la reunión. También determinarás quién estará involucrado y descubrirás qué herramientas ayudarán a traer todo junto.

Sin más preámbulo, vayamos directo a cómo conducir una reunión en línea que haga trabajo real.

Paso 2: Selecciona el software correcto de reuniones virtuales

El trabajo remoto depende mucho de varios software para ayudar a que las cosas funcionen suavemente. Lo mismo debería decirse sobre reuniones virtuales. Para poner a todo tu equipo en la misma página, y abrir las líneas de comunicación, necesitarás aplicaciones de reuniones virtuales para 3 tareas principales:

Comunicación

Necesitarás una herramienta en línea que pueda ayudar a tu equipo a unirse para compartir y discutir ideas e información.

Mejores herramientas

ScreenRec	Un grabador de pantalla fácil para reemplazar/mejorar el email. Permite a miembros de tu equipo capturar fácilmente pantalla o grabar video de la pantalla de su computadora y compartir el enlace instantáneamente. Genial para comunicación asíncrona.
Microsoft Teams	Una aplicación de comunicación de equipo todo incluido que ofrece videoconferencias, videochat y compartir pantalla.
Skype	Una de las aplicaciones más grandes de llamadas de video y voz en el mercado que también puede servir como software gratuito para compartir pantalla. Desafortunadamente, todos los miembros deben tener una cuenta y el software descargado para usar
Zoom	Una aplicación de videoconferencias que puede manejar reuniones de video grandes de 100 participantes (o incluso 1,000) y te permite compartir pantallas en línea.

Programar

Saber cuándo vienen las cosas, ya sea fechas de vencimiento o reuniones virtuales futuras es esencial y cada miembro del equipo necesita ser consciente. El software de programación asegurará que no se olviden fechas importantes y nadie se quede fuera. Estas herramientas son especialmente útiles si tu equipo está esparcido a través de diferentes zonas horarias. Pueden ayudarte a elegir la mejor fecha y hora que funcione para todos.

Mejores herramientas

Every Time Zone	Una aplicación fácil que te da la capacidad de ver instantáneamente tiempos actuales en todas las zonas horarias a través del globo. Sin campanas y silbatos aquí.
Planificador de reuniones de reloj mundial	Te ayuda a elegir el mejor tiempo para una reunión virtual. Ingresas las zonas horarias de tus colegas, y la aplicación crea una tabla de los mejores tiempos disponibles para tu reunión.
Worldtimebuddy	Una aplicación que te permite crear un evento con una fecha, hora y duración establecidas y fácilmente compartirlo con tu equipo.

Colaboración

Algunos equipos pueden necesitar aplicaciones de colaboración durante una llamada en línea para poder trabajar juntos. Ya sea una pizarra para que todos usen, una aplicación para compartir archivos para enviar y editar documentos fácilmente, o una aplicación general de gestión de tareas que ayudará a mantener a todos enfocados.

Mejores herramientas

Google Drive/G Suite	Todas las aplicaciones de Google incluyendo Google Docs, hoja de cálculo, presentación y más todo en un lugar.
Asana	Un gestor de tareas integral que te permite asignar tareas y fechas de vencimiento para que todos vean y finalmente marquen.
Miro	El mayor mérito de Miro es la característica de pizarra que ayuda a tu equipo a hacer lluvia de ideas y desarrollar ideas.

Paso 3: Redacta y comparte metas principales

Lo peor que puedes hacer en cualquier actividad relacionada con negocios es improvisar. En lugar de eso, date a ti y a tu equipo la oportunidad de compartir notas, ideas y pensamientos antes de la reunión virtual.

Tómate el tiempo para crear una agenda integral de reunión en un solo documento y compártela con tu equipo. Si el tiempo es esencial, intenta grabar tu agenda desde la pantalla de tu computadora con una aplicación como ScreenRec y comparte masivamente el enlace usando la aplicación de gestión de tu equipo como Asana o Slack.

Considera incluir la siguiente información en tu agenda:

Metas principales	¿Cuál es el propósito de la reunión y qué esperas lograr?
Asistentes	¿Quién necesita estar presente? Enfócate en las personas que tomarán parte en la discusión. Mientras menos personas tengas en una conferencia, más fácil es de gestionar.
Temas	Haz que todos sepan los puntos de discusión para permitirles la oportunidad de preparar notas e ideas Consejo pro: Permite a miembros hacer sugerencias o comentar sobre los temas. Pueden agregar puntos importantes de conversación
Estructura	Decide el orden en el que discutirás cada punto de discusión y por cuánto tiempo. Esto mantendrá a todos de derivarse del tema.
Tareas	Resuelve responsabilidades de grupo así como individuales y decide qué debería traer cada miembro del equipo a la reunión virtual.
Información adicional	Es buena idea proporcionar información relevante, enlaces o archivos que ayudarán a miembros del equipo a ejecutar su agenda antes de la reunión.
Mini revisión	Haz que todos sepan qué se ha logrado desde la última reunión. Alienta discusión y configura expectativas para nuevas tareas.

Paso 4: Discútelo

Una vez que tengas tu agenda elaborada, es un paso crucial para que todos discutan su contenido. Recuerda, la clave para un equipo remoto exitoso es comunicación. Como el autor y empresario Mark Sanborn una vez dijo,

"En trabajo de equipo, el silencio no es oro, es mortal."

Tener una plataforma para trabajadores remotos para discutir ideas y preocupaciones es la manera perfecta de mantener respeto mutuo e incluso potenciar moral, sin mencionar aumentar productividad.

Abre discusión real en la agenda de reunión y, como equipo, marca el documento con comentarios y cambios necesarios en los que todos puedan acordar. No olvides hacer uso de tus herramientas de colaboración para hacer más fácil para todos trabajar como uno.

Paso 5: Invita a las personas correctas

Mencionamos esto brevemente antes pero es crucial para ser productivo. A menudo, coordinadores de reunión configuran una reunión de toda la empresa que tiene un enfoque muy específico. Uno que puede no ser relevante para cada empleado.

Si la reunión dura una hora, y hay 25 empleados cuyo trabajo no tiene nada que ver con el tema de reunión, esa reunión habría desperdiciado 25 horas de tiempo productivo. En lugar de desperdiciar tiempo valioso, descubre exactamente quién debería estar presente y quién podría no asistir.

Intenta mantener el número de participantes de reunión al mínimo. Algunas aplicaciones de reunión en línea pueden tener dificultad manejando grupos grandes de usuarios a la vez. Sin mencionar que podría ser difícil escuchar las opiniones e ideas de todos. Manejar una reunión muy poblada toma tiempo y experiencia, así que si estás empezando, intenta conducir conversaciones en grupos más pequeños primero.

Paso 6: Hazlo un esfuerzo de equipo

No tienes que ser el único conduciendo la reunión. Hay varios roles que puedes asignar que te aliviarán algo de la presión, involucrarán a miembros del equipo, y ayudarán a que todos se vuelvan igualmente invertidos en una reunión exitosa.

Estos roles pueden incluir:

Secretario—escribe las minutas de la reunión
Facilitador—ayuda a asegurarse de que todos los participantes digan su parte y todas las opiniones y preocupaciones se aborden.
Gestor de tiempo—asegura que todos sigan cercanamente la estructura de reunión predeterminada y espacios de tiempo.

Asegúrate de asignar roles diferentes a participantes diferentes para cada reunión. Esto da a todos la oportunidad de estar completamente comprometidos durante toda su duración.

Ahora que estás listo para tener la reunión, discutamos algunos consejos para tener en mente durante la reunión.

Paso 7: Empieza con rompehielos virtuales

No hay necesidad de apresurarse directo al meollo de la reunión. Una vez que todos vengan a tu sala de reunión virtual, empieza con un poco de charla pequeña (a.k.a. rompehielos de reunión de equipo remoto) para hacer que todos se sientan cómodos y relajados. Estar en un estado relajado puede ayudar a que ideas y soluciones fluyan suavemente.

No te dejes llevar demasiado, sin embargo. El tiempo para rompehielos de equipo virtual no debería ser más de unos pocos minutos. Pero siéntete libre de ser un poco tonto y divertido juntos. La meta es profundizar la relación entre miembros del equipo.

Paso 8: Da a todos la oportunidad de hablar

Este puede ser uno de los consejos más importantes de reunión remota. En tu preparación para la reunión, puede que hayas agitado bastante emoción y como dejamos la puerta amplia abierta para discusión, algunos pueden estar ansiosos de compartir sus pensamientos y opiniones. Sin embargo, no todos pueden estar suficientemente confiados para hablar por su cuenta. Así que asegúrate de dar a todos una oportunidad de decir qué está en su mente.

¿Recuerdas las tareas que asignaste antes de la reunión? Haz que cada miembro del equipo discuta su responsabilidad y el resultado. Esto pone a todos en la misma página mientras los alienta a hablar y sentirse parte del equipo.

Paso 9: Resuelve tu etiqueta de reunión virtual

Cada organización tiene un conjunto concreto de reglas y etiqueta básica de reunión. Esto también aplica a organizaciones remotas y reuniones en línea. No es secreto que la gente se siente más relajada cuando está trabajando desde casa.

Aún, esa actitud relajada puede ser un revés durante la reunión en forma de lenguaje y ética de trabajo. Evita esto estableciendo reglas básicas y etiqueta antes de la reunión. Aquí hay unos pocos ejemplos:

Prueba tu equipo (Simplemente prueba tu aplicación de videochat, cámara, micrófono y otras herramientas necesarias para la reunión para asegurarte de que funcionen suavemente.)
Discute la agenda con el equipo y asegúrate de venir preparado.
Permite que todos se presenten al comienzo de la reunión.
Da a todos los presentadores tu atención completa. (Esto incluye abstenerse de multitarea o mirar tu teléfono.)
Apaga todas las notificaciones en tus dispositivos.
Asegura que todos los participantes estén en un área silenciosa para evitar ruido de fondo y distracciones.

Paso 8: Distribuye notas de reunión virtual

Aunque la reunión puede haber terminado, todavía hay unas pocas cosas que deberías hacer para asegurarte de que valió la pena tu tiempo.

Las probabilidades de que todos recuerden todo lo que se discutió son muy pequeñas. Enviar notas de reunión (minutas) recordará a miembros de tu equipo qué decisiones se tomaron y qué tareas se asignaron. Asegúrate de que el secretario (o quien sea que esté rastreando la reunión) registre la siguiente información:

Lista de asistentes
Temas discutidos
Decisiones tomadas
Tareas asignadas
Fechas importantes
Otras notas relevantes

Paso 9: Comparte una grabación

Grabar tu reunión es buena idea, especialmente si un participante está ausente, o una conexión de internet pobre terminó la videollamada en vivo para alguien. La grabación permitirá a miembros de tu equipo regresar y ver lo que se perdieron, así que puede considerarse una mejor práctica de reuniones virtuales. Aún, antes de que te apresures a eso, asegúrate de aliviar todas las preocupaciones legales potenciales alrededor de grabar tu reunión virtual.

Algunas aplicaciones de videoconferencias te permiten grabar tu reunión, pero no todas se crean iguales y algunas simplemente no tienen esa función. En casos como este, descarga un grabador de pantalla para grabar tu pantalla + audio de computadora + micrófono. ScreenRec puede ser un salvavidas cuando necesitas grabar tu pantalla porque no hay limitaciones de tiempo y puedes compartir el video con tus participantes usando un enlace privado para compartir de propósito general.

Conclusión

Con tantas partes de trabajo involucradas en ejecutar una reunión virtual exitosa, la planificación es absolutamente crítica. Aún, mientras más organices estas reuniones exitosas, más fácil será planificar y ejecutar. Así que, haz tu diligencia debida y esta nueva realidad de trabajar desde casa será pan comido.