Como colaborar con colegas remotos
El trabajo remoto no es solo una oficina en casa a tres metros del refrigerador, es un nuevo formato de comunicacion con colegas. En el ano pasado, correos electronicos, mensajes, y servicios de llamadas han pasado de ser "una forma" de comunicarse a la unica forma. Agrega a eso la incapacidad de ver emociones de una persona, la comunicacion remota debilitada en el equipo despues de una larga separacion, y fatiga general. Lo que solia tomar dos minutos resolver en la maquina de cafe ahora requiere una montana de correos electronicos.
Para lograr resultados, aquellos involucrados en la colaboracion de trabajo remoto necesitan convertirse en jugadores de equipo completos, tan involucrados en el proyecto como sea posible. Pero equipos virtuales enfrentan varios problemas: se sienten mas solos y no entienden completamente su rol en el proyecto y el equipo. Descubramos como colaborar con colegas remotos efectivamente.
Horas de trabajo de colegas de otros paises
Es importante considerar la diferencia de tiempo con colegas de otros países, especialmente si deseas conseguir que la comunicación de tu equipo funcione remotamente. Comparte tu calendario con un colega para elegir el mejor tiempo para llamar y comunicarse en proyectos. Usa World Clock Meeting para evitar confundir zonas horarias.
Se consciente de feriados nacionales - tal vez colegas de otros paises tengan un dia libre oficial en tu dia de trabajo. Crea un calendario de equipo compartido y nota feriados en diferentes regiones. Esto ayudara a planificar tu calendario de trabajo.
Retroalimentacion oportuna
Da retroalimentacion a colegas remotos regularmente para que entiendan la calidad de su trabajo. Esto ayudara a mantenerlos motivados.
Segun el reporte de Wrike, 39% de encuestados citaron colaboracion en persona y remota inefectiva como la causa principal de estres en el lugar de trabajo. Sin embargo, esto es especialmente cierto para colegas remotos. La colaboracion de equipo de trabajo remoto frecuentemente puede hacer dificil apreciar las contribuciones del equipo. Para asegurar que colegas de oficina y remotos esten comodos, necesitas mejorar retroalimentacion.
Consejo
Supervisores y gerentes deberian tener reuniones uno-a-uno. Programa videollamadas y envia correos electronicos de video con ScreenRec para ayudar a colegas remotos a mantenerse en el bucle.
Tal formato ayuda a evaluar resultados intermedios y descubrir si las expectativas del colega coinciden con lo que el equipo espera de el o ella. Es importante incluir no solo sonido sino tambien video, para transmitir lenguaje corporal y hacer comunicacion efectiva. Lo que podrias discutir durante reuniones uno-a-uno:
- Como estan progresando los proyectos del colega, si el o ella esta satisfecho en general.
- Si hay dificultades, si se necesita asistencia del gerente o el equipo.
- Que se podria hacer mejor y como.
- Metas de trabajo remoto u OKRs (Resultados Clave del Objetivo). Si la empresa esta trabajando en este metodo, OKRs te permite sincronizar metas individuales y de equipo y mantener seguimiento del progreso del proyecto. En la reunion, puedes discutir que progreso ya se esta haciendo en resultados clave.
- Temas neutrales no relacionados con trabajo, si el empleado esta dispuesto a discutirlos.
Lo que podrias hacer con correos electronicos de video:
- Enviar retroalimentacion sobre codigo, diseno, copia, y otros aspectos de trabajo que el empleado puede revisar en su propio tiempo (esto ayuda a evitar interrupciones innecesarias).
- Informar a tus colegas sobre sus futuras tareas.
- Compartir tus ideas o algo que aprendiste recientemente con colegas.
- Grabar tu pantalla para documentar errores y reportarlos.
- Grabar tu pantalla para crear rapidamente tutoriales para nuevas contrataciones y clientes.
- Proporcionar una alternativa a correo electronico regular que requiere menos ida y vuelta.
Transparencia en procesos de trabajo
Cuando los procesos de trabajo carecen de transparencia, la efectividad de colegas se reduce. La fragmentacion de informacion frecuentemente es un problema. Los empleados frecuentemente usan sistemas de gestion de contenido, correo electronico, mensajeros, y otros medios de comunicacion, tratando de descubrir sobre el estado de proyectos en reuniones en correspondencia personal. Esto toma mucho tiempo, pero nunca se puede formar una imagen completa del proceso de trabajo.
Consejo
Haz una lista de expectativas especificas de colegas remotos y discutelas al principio. Metodos y formas de interaccion deberian ser transparentes y claros para todos los involucrados. Esto requerira herramientas flexibles que puedan adaptarse a las necesidades del equipo. En Wrike, miembros del equipo pueden en cualquier momento rastrear la dinamica del proyecto en un diagrama Gantt.
Puedes usar ScreenRec para comunicarte visualmente, por ejemplo, con disenadores y desarrolladores. Puedes dejar retroalimentacion y comentarios en las imagenes y archivos mismos y hacer cambios a ellos prontamente.
Comunicacion con gestion
Frecuentemente colegas remotos tienen mas preguntas que empleados de oficina. Al mismo tiempo, no tienen la oportunidad de venir a la oficina del gerente y preguntarles en persona.
Consejo
Organiza una sesion abierta de preguntas y respuestas en linea, donde todos los colegas puedan obtener respuestas de los gerentes en tiempo real. Motiva a todo el equipo a participar en la discusion.
Motivando e involucrando trabajadores remotos
La buena comunicacion mantiene a colegas remotos involucrados y motivados. Y la falta de comunicacion es uno de los desafios mas grandes cuando gestionas equipos remotos.
Consejo
Crea una sala de chat de trabajo para todo el equipo, por ejemplo, en Slack, y manten todas las discusiones de proyecto en ella. Si tu empresa es grande, crea varios chats: para mercadologos, gerentes de contenido, el departamento de ventas, y personal de apoyo. Lo mas importante cuando aprendes como trabajar con miembros de equipo remoto sera entender como comunicarse con un equipo remoto y mantenerse involucrado en el proceso de trabajo.
Implementa un sistema interno de remuneracion y motivacion para que la colaboracion con equipos remotos vaya suavemente y todos tengan un incentivo para trabajar aun mas productivamente. El servicio Bonusly puede ayudar aqui. Cada usuario tiene un numero fijo de puntos de bono, por ejemplo, 100 por mes. Un empleado transfiere estos puntos a colegas por su ayuda en resolver tareas, hacer recados, o por consejos utiles. Los bonos acumulados se intercambian por regalos corporativos o tiempo libre extra, y el fondo de premios es determinado por los gerentes de la empresa.
Barrera intercultural
Las barreras de idioma y diferencias culturales pueden hacer dificil para equipos construir relaciones de confianza.
Consejo
Elabora reglas generales para la correspondencia del equipo en la sala de chat corporativo. Por ejemplo, el idioma de comunicacion deberia ser solo ingles. Esto ayuda a evitar situaciones donde empleados discuten problemas comunes de todo el equipo en el idioma local y otros colegas no los entienden.
Crea un chat general "sin tema" donde el equipo comparte hechos interesantes, fotos, y articulos. Esto te ayudara a conocer mejor a tus colegas y fortalecer relaciones. Juega juegos en linea, programa tiempo uno-a-uno, y enviense regalos entre si para los feriados. Mientras mas creativo sea el enfoque, mejor.
Reuniones informales
Es mas dificil involucrar colegas remotos en actividades informales generales, incluso si las mantienes regularmente.
Consejo
Asegurate de presupuestar para eventos conjuntos con colegas remotos. Si es posible, incluye viaje y varios dias de alojamiento de hotel para empleados foraneos. Trata de tener una o dos reuniones de colegas fuera del sitio cada ano. Esto podria ser construccion de equipo o una conferencia. Esta es una gran oportunidad para discutir tareas conjuntas, compartir ideas y planes para el futuro. Despues de la reunion, asegurate de reunir retroalimentacion de tus colegas sobre el evento pasado. Esto ayudara a entender que fue bien y que vale la pena mejorar en el futuro.
Si no puedes organizar una reunion informal, invita colegas remotos a trabajar en la oficina por algunos dias. Esta tambien es una gran forma de fortalecer comunicacion dentro del equipo.
Como comunicarse apropiadamente con colegas en mensajeros
En terminos de comunicacion de negocios, aplicaciones de mensajeria se han vuelto algo entre un correo electronico y una llamada telefonica: mas rapido que correo, pero no tan intrusivo. Apegate a estas reglas para comunicarte apropiadamente con colegas en mensajeros y aliviar uno de los desafios mas grandes de colaboracion remota - comunicacion pobre.
Se consciente de horas fuera de trabajo
Las personas estan acostumbradas a revisar su correo a ciertas horas, y el resto del tiempo a ignorarlo, especialmente en la tarde y fines de semana. Concerniente a mensajeros, no muchas personas tienen tal habito, lo que significa que tu mensaje puede molestar al destinatario inmediatamente. Recuerda: escribir sobre trabajo despues de 9 p.m. ya no es apropiado.
No mezcles mensajeros
La regla principal de comunicacion en mensajeros: una persona - un mensajero. No deberias comenzar una discusion en Telegram, luego cambiar a WhatsApp y enviar la informacion a Skype. Tanto tu como tu colega encontraran dificil rastrear la historia de la pregunta y encontrar las cosas importantes. Es mas, no hay necesidad de enviar mensaje a la persona en Telegram si el o ella no te respondio en WhatsApp.
No escribas cada oracion en un mensaje separado
Esta forma de escribir vino junto con salas de chat como si estuvieramos imitando habla en vivo y escupiendo palabras despues de nuestros pensamientos. El problema es que colegas no quieren vadear a traves del flujo de nuestros pensamientos. Quieren una solucion rapida. Cuando nos forzamos a declarar la esencia del asunto en un solo mensaje, sin darnos cuenta estructuramos el texto y lo hacemos mas claro.
Usa stickers y emoticones sabiamente
Stickers y sonrisas son una buena forma de agregar calidez o terminar una conversacion en una nota positiva. Pero es facil entrar en una situacion incomoda con ellos.
- No uses stickers y emoticones cuando discutas problemas de trabajo, especialmente si tienes la culpa causara nada mas que irritacion.
- No envies a tus colegas stickers y caras sonrientes con significados dobles o bromas extranas. Podrias accidentalmente ofender a alguien o volverte una molestia.
No abuses mensajes de voz
Los mensajes de voz aun molestan a la mitad del planeta. Pero, gradualmente, hay reglas sobre como usarlos para que sea conveniente no solo para el remitente sino tambien para el destinatario.
- Agrega una explicacion al mensaje de voz, para que un colega rapidamente entienda de que se trata y pueda encontrar facilmente el mensaje a traves de busqueda de palabra clave.
- No des noticias urgentes por voz. Si la persona esta en una reunion o lugar lleno sin audifonos, no podra escuchar la grabacion.
- No establezcas tareas en mensajes de voz. Sera dificil para el hacedor entender los detalles y completar la asignacion.
- Cuida la limpieza de la grabacion. No deberia haber ruido o sonidos extranos en el fondo. Primero, interfiere con la percepcion del habla, y segundo, el mensaje siempre puede ser reenviado.
Los mensajes de voz en trabajo pueden no molestar, sino ayudar (si se usan sabiamente). Por ejemplo, en el formato de mensajes de audio, es conveniente tomar una entrevista, especialmente si el interlocutor esta en el otro hemisferio.
Conclusion
Para colaborar efectivamente con equipos remotos, sigue estos consejos:
- Toma en cuenta diferencias de tiempo, no olvides diferentes feriados nacionales, y se consciente del equilibrio trabajo-vida de otros.
- Ten llamadas regulares para obtener retroalimentacion y establecer expectativas.
- Haz procesos de trabajo claros y transparentes - permite a empleados de oficina y remotos rastrear la dinamica de proyectos.
- Considera como mantener colegas remotos motivados e involucrados.
- Establece herramientas de colaboracion remota y reglas para comunicacion corporativa.
- Organiza retiros informales o invita colegas remotos a la oficina por algunos dias para crear interaccion social positiva para ellos.
Referencias y seccion de lectura adicional
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