Las únicas 7 técnicas de gestión de tiempo que necesitas

Todos hemos escuchado la frase "el tiempo es dinero." Bueno, según un artículo publicado por Entrepreneur.com, más de 15 horas a la semana se desperdician en el trabajo. William Penn lo dijo mejor, "El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos."

Esta es una triste verdad, pero verdad no obstante. Entonces, ¿cómo podemos evitar desperdiciar tiempo implementando consejos de gestión de tiempo para el trabajo y volvernos más productivos?

Al explorar la red y hojear página tras página de investigación, hemos creado 7 técnicas de gestión de tiempo que seguramente traerán productividad de vuelta a tu lugar de trabajo y finalmente te ahorrarán dinero.

¿Por qué es importante la gestión de tiempo?

Antes de meternos en eso, es mejor que entendamos por qué aprender cómo gestionar tiempo efectivamente es tan importante.

Hacer más cosas
El beneficio obvio de gestionar mejor tu tiempo es tener más tiempo para completar tu trabajo. ¿Qué tan a menudo te encuentras diciendo "No hay suficientes horas en el día." Todos a menudo gastamos horas sin hacer nada verdaderamente productivo. Si no estuvieras desperdiciando tus días, puede que encuentres que has logrado mucho más hoy de lo que hiciste ayer.
Menos estrés
Con esas horas añadidas, puedes empezar a verdaderamente tomarte tu tiempo. Hay menos urgencia y una necesidad reducida de apresurarse. Ya sea que estés intentando lidiar con estrés de universidad o el estrés de publicar tu primer libro, gestionar mejor tu tiempo te permitirá relajarte y pasar por tu trabajo sin preocupación.
Sentimiento de satisfacción
Con gestión pobre de tiempo, puede que te encuentres trabajando duro desde el atardecer hasta el amanecer sin completar tus tareas más importantes. Si puedes gestionar apropiadamente tu tiempo, tendrás más tiempo para hacer lo que importa y te sentirás satisfecho.
Restaurar tu impulso
Si sabes exactamente cómo vas a gastar tu tiempo, estarás mucho más inclinado a trabajar diligentemente y posiblemente con un sentido de determinación.
¿Promoción?
Obviamente, esto no está garantizado, pero explóralo como posibilidad por un momento. Digamos que tu impulso recién encontrado y sentimiento de satisfacción te ha llevado a tu ética de trabajo positiva continua.
Antes de que te des cuenta, tu jefe empieza a notarlo y pronto estás en línea para una promoción. Suena bien, ¿no es cierto? ¡Es muy plausible!
Así que sin más preámbulo, aquí están 7 estrategias efectivas de gestión de tiempo que mejorarán tu vida diaria en el trabajo.

Técnicas de gestión de tiempo para establecer prioridades y metas

Técnica 1: La matriz de Eisenhower

Como se hizo famoso por nuestro presidente 34 (antes de convertirse en presidente, sin embargo) la Matriz de Eisenhower es una técnica que te ayuda a organizar tus tareas pendientes en cuatro cuadrantes separados.; "Hacer primero", "Programar", "Delegar", "No hacer". Este método es la manera perfecta de priorizar y completar todo lo que necesita completarse.

Técnica 2: El principio de Pareto (regla 80/20)

Originalmente una idea presentada por Vilfredo Pareto pero llevada al siglo 20 por Joseph Juran, la regla 80/20 es un concepto que establece que de un número total de eventos, 80% de los resultados se deben a solo 20% de sus causas.

Cuando Pareto se dio cuenta de este hecho, fue con respecto a la gente de Italia y su situación económica. Según él, Italia estaba dividida en dos facciones; "los muchos triviales" (aka el 80%) y los "pocos vitales" (aka el 20%.) Él estableció que del 100% de la riqueza en el país, 80% de ella era poseída por 20% de la población.

Pero, ¿cómo se convierte esto en una técnica de gestión de tiempo? Mirando tu lista de tareas pendientes, puedes aplicar esta regla y darte cuenta de que 80% de esa lista es trivial mientras 20% de ella es vital. Si tienes una lista de 10 tareas, elige 2 que sean más vitales y completa esas primero. Esto te ayudará a priorizar y mantener tus metas en control.

Define prioridades con principio de Pareto regla 80-20

Ejemplo: Al priorizar, necesitas determinar qué es urgente y qué puede esperar. Te encontrarás preguntando "¿Es esto necesario?"

Una cosa que usualmente puede eliminarse son reuniones no urgentes. Las reuniones consumen tiempo y a menudo son aburridas. Así que pregúntate, "¿Puede esta reunión evitarse?"

Una buena manera de reemplazar estos desperdiciadores de tiempo es usar un grabador de pantalla gratuito como ScreenRec. ScreenRec te permitirá grabar la pantalla de tu computadora y voz simultáneamente. Así que en lugar de forzar a todos a reunirse en cierto momento, puedes grabar tu presentación y enviarla a tus colegas como un enlace seguro.

Técnicas de gestión de tiempo para eliminar no prioridades

Técnica 3: El método D.E.A.L.

En algún punto, tenemos que aprender a dejar de sobrecargarnos y delegar nuestras tareas. Propuesto por el autor Tim Ferriss en su libro "La semana laboral de 4 horas", el sistema DEAL establece que nuestro trabajo puede desglosarse y colocarse en cuatro categorías; Delegar, Eliminar, Automatizar y Liberar. D.E.A.L.

Delegar: Si hay una tarea que debe completarse, pregúntate, ¿eres tú quien tiene que hacerla? Si no, delégala.

Eliminar: Algunas tareas pueden no tener lugar en tu lista de tareas pendientes. Piensa de vuelta en la regla 80/20. Si es parte de los muchos triviales, entonces probablemente puedes deshacerte de ello y enfocarte en los pocos vitales.

Automatizar: Con tantas aplicaciones disponibles, se está volviendo más y más fácil dejar ciertas tareas a un sistema automatizado, como un sistema de email masivo o algo tan simple como un calendario en línea.

Liberar: Algunas tareas son más difíciles que otras y requieren más tiempo. A veces simplemente deberías diferirla. Ponla en segundo plano hasta que tengas las tareas más rápidas completadas.

Ejemplo: Puedes usar una aplicación integral de gestión de equipo para ayudar a mejorar tus habilidades de gestión de tiempo y carga de trabajo. Esto te permitirá delegar tareas a miembros del equipo, eliminar tareas, usar las características de la aplicación para automatizarlas y crear nuevas fechas de vencimiento mientras difieres. Asana es un gran ejemplo de tal aplicación.

Técnicas de gestión de tiempo para organizar tareas y establecer fechas límite

Técnica 4: Sistema ABC

Traído a nosotros por Alan Lakein en 1973, el sistema ABC es un método en el cual las tareas se colocan por cuestión de importancia. Los trabajos categorizados como "A" se establecen como los más importantes. Las tareas "B" son las siguientes más importantes y las tareas "C" son las menos importantes.

El método ABC también puede usarse para medir la cantidad de tiempo que una asignación debería tomar. Las tareas "A" serán completadas en un día, "B" – en una semana, y "C" – en un mes.

Técnicas de gestión de tiempo para implementar metas

Técnica 5: Comerse la rana

Tan loco como esto suena, esta técnica muy razonable fue introducida por el autor Brian Tracey en su libro más vendido "Cómete esa rana". Él dice,

"Si lo primero que haces cada mañana es comerte una rana viva, puedes pasar el día con la satisfacción de saber que esa es probablemente la peor cosa que te va a pasar en todo el día."

En otras palabras, haz las cosas difíciles primero. Crea tu lista de metas y elimina las tareas más difíciles antes que cualquier otra cosa.

Técnica 6: GTD (Hacer las cosas)

También llamada la Regla de 2 minutos, el método Hacer las cosas fue creado por David Allen. Básicamente, la idea es completar las asignaciones más pequeñas enseguida y romper las tareas más grandes en asignaciones más pequeñas que pueden completarse inmediatamente.

Esta técnica de gestión de tiempo mantiene tu cerebro de estar sobretrabajado y evita una sobrecarga de información que está destinada a pasar cuando tienes docenas de tareas que completar. La meta de GTD es alentar a individuos a realmente mapear sus tareas y pensamientos en papel para organizarse y completarse así como enseñarles cómo mejorar habilidades de gestión de tiempo en el trabajo.

Técnica 7: Temporizadores Pomodoro

Una idea originalmente concebida por Francesco Cirillo, la Técnica de temporizador Pomodoro es un método centrado en la idea de que cuando tu trabajo está siendo cronometrado, es más probable que te enfoques y lo completes. El nombre "pomodoro" es italiano para "tomate" y viene de un temporizador con forma de tomate usado por Cirillo. Dicho que es un temporizador de 25 minutos, Cirillo usó esta herramienta para desarrollar la idea de que si una asignación debería comprenderse de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de tiempo de descanso.

Ejemplo: Si te encuentras gestionando un equipo considerable, puedes usar fácilmente la técnica GTD para manejar tareas para todo el equipo. Todos pueden aplicar este método a sus listas de tareas pendientes y antes de que te des cuenta, han aprendido cómo gestionar tiempo sabiamente y todas las asignaciones se están completando a tiempo.

Aún más técnicas de gestión de tiempo

En nuestra opinión, estas son las técnicas de gestión de tiempo más efectivas para aumentar productividad. Pero seamos realistas, hay docenas de técnicas y métodos disponibles para ti. Aquí hay aún más:

Kanban	Un método que usa columnas para organizar tareas e ideas.
Timeboxing	El acto de asignar una cantidad específica de tiempo a cada asignación.
Bloqueo de tiempo	El acto de mapear TODO lo que harás en un día.
Inbox-Zero	Un método que te ayuda a gestionar intensamente tu email para que tu bandeja de entrada permanezca en cero.
Quién tiene el mono	La idea de que tomas los problemas y tareas de otras personas en lugar de enfocarte en las tuyas.
Método de acción	Un método que te ayuda a poner tus ideas en tareas accionables.
Tiempo primario biológico	Una técnica que te ayuda a determinar qué horas del día es probable que seas más productivo.
El diario de productividad	Un método en el cual registras todas tus tareas e ideas, cuándo deberían completarse, y cómo.
El método Seinfeld	Un método dado a un fan como consejo por el comediante Jerry Seinfeld, que sugiere que trabajes hacia tu meta diariamente, sin importar qué.
La regla de 10 minutos	Una regla que establece que todo debería separarse en intervalos de diez minutos.
Lista de hechos	Una lista de todo lo que has logrado.
Lista de no hacer	Una lista de todo lo que no vale tu tiempo.
Técnica Flowtime	Alternativa al temporizador Pomodoro
Meta principal	Un método donde escribes tus metas, seleccionas la meta más importante, y luego apartas tiempo para trabajar en ella cada día.
Método POSEC	Un método que te alienta a "Priorizar organizando, agilizando, economizando y contribuyendo"

Resumiendo

Claramente, hay MUCHAS herramientas de gestión de tiempo y técnicas que podemos implementar para volvernos mejores gestores de tiempo y realmente amplificar nuestra productividad en el trabajo. Ya sea usar aplicaciones como ScreenRec o hacer algo tan simple como eliminar tareas triviales, no toma mucho. Así que hazte un favor, ahora que sabes por qué las habilidades de gestión de tiempo son importantes, dale a tu carga de trabajo una renovación completa.

Cuando empiezas a trabajar en tus habilidades de gestión de tiempo, no olvides intentar enviar un mensaje de video en lugar de un email. Es tan fácil que puedes volverse adicto… Obtén ScreenRec e inténtalo ahora.

Primero, si sientes que no tienes habilidades excepcionales de gestión de tiempo, no eres solo tú. La mayoría de personas luchan diariamente para hacer malabares entre carrera y familia, mientras todavía intentan encontrar tiempo para ellos mismos. Habiendo dicho eso, las causas más comunes de gestión pobre de tiempo son Las mayores causas para no gestionar tiempo muy bien son distracción, procrastinación, delegación inefectiva, ser reactivo en lugar de proactivo, falta de plan claro, incapacidad de priorizar. Muchas veces tal comportamiento puede causarse por depresión, falta de nutrición apropiada y falta de buena noche de sueño.

La mayoría de aplicaciones recomiendan esta duración pero no hay reglas duras y rápidas sobre cuánto debería durar un Pomodoro. Esto a menudo depende del tipo de trabajo que hagas. Para determinar los Pomodoros óptimos para ti, rastrea tu tiempo por cerca de una semana y ve qué tan a menudo naturalmente tomas un descanso.

Eso depende de qué necesites lograr. Las herramientas más básicas de gestión de tiempo son listas de tareas pendientes y temporizadores. Las listas de tareas pendientes te ayudan a ganar una vista realista de tu carga de trabajo y priorizar mientras los temporizadores te ayudan a entender dónde realmente gastas tu tiempo y te ayudan a mantenerte enfocado.