Los 8 mayores desperdiciadores de tiempo en el trabajo (que la gente pasa por alto)

¿Recuerdas cuando tus padres y maestros te gritaban por distraerte mientras se suponía que trabajaras en una asignación? Tal vez eras el que distraía a todos los demás golpeteando tu lápiz o hablando con un compañero de clase. De cualquier manera, creciendo, las distracciones del trabajo no se toleraban. Aún, esas distracciones se volvieron mucho más sofisticadas mientras crecíamos.

¡Puede que ni siquiera nos demos cuenta de que estamos siendo distraídos! Es un juego vicioso, y nosotros, los individuos distraídos, estamos en el equipo perdedor. Lo que es aún peor es que estas distracciones nos atormentan en el lugar de trabajo. El único lugar que nuestro entrenamiento en casa nos advirtió, no es el lugar para distraerse.

Según un reporte reciente, tres de cada cuatro trabajadores admiten estar distraídos en el trabajo. ¡Eso es 70 a 75%, un margen ridículamente alto! En otro estudio, empleados admiten que solo 3 horas al día se gastan haciendo trabajo real (de 7-8 horas de trabajo).

El primer paso para romper este hábito es entender los varios tipos de desperdiciadores de tiempo. Así que hemos armado una lista de los 8 principales desperdiciadores de tiempo en el trabajo. Identifica los que son relevantes para ti y te ayudaremos a traer algo de productividad y enfoque de vuelta al lugar de trabajo.

¿Qué son los "desperdiciadores de tiempo"?

Comencemos definiendo qué es un desperdiciador de tiempo. Definiremos actividades que desperdician tiempo como cualquier actividad que no esté relacionada con la tarea de trabajo que estás realizando, y consuma tu atención por cualquier cantidad de tiempo. Sabemos lo que estás pensando. "Tiene que haber demasiadas distracciones posibles para listarlas todas."

Tienes razón. Las actividades que desperdician tiempo en el lugar de trabajo son incontables. Podríamos hacer dos artículos separados llamados "16 desperdiciadores de tiempo para empresarios" o "10 distracciones de las que trabajadores en casa no están conscientes". Pero guardaremos eso para otro día.

Por ahora, enfoquémonos en los ejemplos más comunes de desperdiciadores de tiempo y las maneras de detener a empleados de desperdiciar tiempo en el trabajo.

Los mayores desperdiciadores de tiempo en el trabajo

1. Email

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

El email parece una actividad inofensiva para hacer en el trabajo, ¿verdad? ¡No te dejes engañar! Una investigación probó que empleados reciben 304 emails empresariales cada semana. Un empleado revisa emails en promedio 36 veces en una sola hora.

Cada vez que un email se revisa, toma a dicho empleado aproximadamente 16 minutos reenfocarse en la tarea en mano. Hagamos las matemáticas. Toma 16 minutos reenfocarse en 36 ocasiones diferentes. Ten en mente que son 36 veces por hora.

Hay solo ligeramente menos de cuatro "momentos de reenfoque" (cuatro sesiones de 16 minutos) cada hora. Así que después de revisar tu email cuatro veces, esencialmente has desperdiciado una hora completa. Ese 40% de trabajo real está empezando a tener sentido, ¿no es cierto? No es sorpresa que el email a menudo sea llamado el mayor desperdiciador diario de tiempo.

¿Cómo lo superas?

En lugar de desperdiciar tiempo escribiendo, enviando y revisando tu email, intenta enviar un mensaje de video usando ScreenRec. Puedes rápida y fácilmente decir tu mente y abordar todos tus puntos sin tener que escribir una carta de 2 páginas. Aprende más sobre cómo enviar emails de video.

ScreenRec ahorrará tu tiempo porque no tienes que subir el video cuando estés listo para enviarlo. Tan pronto como hayas grabado tu video un enlace compartible se copia automáticamente a tu portapapeles. Pega este enlace en un texto, un mensaje directo, o un email y estás listo. Descarga ScreenRec gratis aquí.

También puedes encontrar otras alternativas al email aquí.

2. Reuniones excesivas

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

Más a menudo que no, las reuniones de trabajo son asesinas de productividad. Un estudio mostró que 92% de empleados se enfocan silenciosamente en otras cosas durante la reunión. Incluso ejecutivos admiten que 67% de reuniones son fallas.

La verdad es, las reuniones no son eficientes cuando la gente no presta atención cuando los temas bajo discusión no los afectan. Debido a esto, empleados a menudo pierden información importante entregada durante la reunión.

¿Cómo lo superas?

Aún otro problema que puede resolverse con ScreenRec. En lugar de desperdiciar tiempo planeando y teniendo reuniones, graba información pertinente en un video y envíalo a través de la oficina. De esta manera empleados obtienen la información que necesitan, mientras también pueden ver los videos en su propio tiempo. ¡Todos pueden ser más productivos!

En caso de que todavía necesites tener una reunión, sigue esta guía definitiva para reuniones virtuales.

3. Fatiga de decisión

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

La fatiga de decisión es algo que a menudo enfrentamos en el trabajo. La esencia de ello es que necesitamos tomar muchas decisiones en un solo día. Eventualmente, nos cansamos y tendemos a tomar decisiones irreflexivas y pobres. Desperdicias tiempo cuando intentas corregir los errores hechos mientras estabas fatigado.

¿Cómo lo superas?

Intenta evitar tomar decisiones pequeñas e innecesarias. Esto podría ser tan simple como decidir dónde ir a almorzar o qué color de pluma usar. No solo evitar estas decisiones reduce el tiempo de no trabajo, sino que también te ayudará a luchar contra la fatiga de decisión.

Organiza tu día laboral y simplifica tu vida para que tengas tiempo para tareas importantes. Si piensas en esto por un momento, podrás identificar las decisiones que están desperdiciando tu tiempo. Si es el color de una pluma que usar, elige un color para cada día de la semana. Si es dónde irás a almorzar, usa 10 minutos el lunes para configurar un horario para la semana.

Programa cierta cantidad de tiempo temprano en la mañana para tomar decisiones grandes. Y si un colega está mejor equipado para tomar una decisión, delégala.

Revisa nuestra guía sobre las mejores técnicas de gestión de tiempo para más consejos y trucos.

4. Redes sociales y distracciones en línea

Actividades que desperdician tiempo en el lugar de trabajo

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

No es secreto. Las redes sociales y otras actividades en línea pueden francamente ser nuestra principal fuente de distracción, en el trabajo o en cualquier otro lugar. El tiempo parece volar mientras nos desplazamos por las publicaciones de Facebook de alguien, mensajes de Instagram, o videos de YouTube en tendencia. Antes de que te des cuenta, 30 minutos se fueron en un abrir y cerrar de ojos.

¿Cómo lo superas?

Tienes varias opciones aquí. Podrías simplemente apagar las notificaciones en tus dispositivos, o podrías ir aún más lejos y apagar la aplicación. Además de intentar mantener estos sitios y aplicaciones de alcanzarte, también necesitarás abstenerte de alcanzarlos.

Todo se trata de fuerza de voluntad y determinación. Así que resiste el impulso de iniciar sesión en tu cuenta de Facebook o perderte en la zona de Pinterest.

También puedes divertirte usando la aplicación Forest para mantenerte alejado de redes sociales y plantar algunos árboles en el proceso.

5. Multitarea

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

Ah, ¡la maldición de la oficina en casa de internet de alta velocidad! No existe tal cosa como multitarea. El Huffington Post publicó un artículo que explica por qué la multitarea no funciona.

Este artículo identifica la multitarea como una estratagema que usamos contra nosotros mismos. Nos engañamos pensando que, como estamos trabajando en más de una tarea, significa que somos más productivos. Sin embargo, esto está lejos de la verdad.

Piénsalo como un buffet. Hay muchas comidas deliciosas disponibles, y quieres probar todas en poco tiempo. Luego amontonas múltiples platos en tu plato, creyendo que los terminarás más pronto, simplemente porque están directamente frente a ti.

Pero esto no tiene sentido. Amontonar todas estas comidas diferentes en un plato no te ayudará a comer más rápido. Solo te has dado más que comer en una sentada sin la capacidad de disfrutar nada de ello. Comer toda esa comida tomará más tiempo que elegir algunas para disfrutar primero y luego probar otros platos.

De la misma manera, la multitarea solo te permite agregar más tareas a tu lista de tareas pendientes. Pero nunca estás satisfecho de que hayas hecho un buen trabajo y toma más tiempo completar todo.

¿Cómo lo superas?

No te engañes. Enfócate en una asignación y complétala completamente antes de moverte a otra. Terminarás más pronto y, cuando enfoques toda tu atención en una tarea, tu ejecución también está destinada a mejorar.

Descarga el Rastreador Pomodoro para ayudarte a mantenerte enfocado en una tarea. Son solo 25 minutos. ¡Puedes hacerlo!

6. Socialización

Maneras de detener a empleados desperdiciando tiempo en el trabajo

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

No nos malinterpretes, es importante y beneficioso para nuestra salud mental socializar. Sin embargo, hay una línea fina entre socialización saludable y distracciones descaradas. Imagina una situación donde tu compañero de trabajo empieza a chatear contigo mientras estás trabajando diligentemente, rompiendo así tu concentración.

O tal vez tienes que lidiar con compañeros de trabajo ruidosos que no están interesados en usar sus voces interiores. O tienes que trabajar en un ambiente donde otros toman llamadas telefónicas todo el tiempo mientras necesitas enfocarte. Estas distracciones pueden removerte completamente de la tarea en mano y causarte desperdiciar tiempo valioso.

¿Cómo lo superas?

Coloca límites saludables entre tú y las distracciones. Esto no es decir que deberías ostracizarte completamente, sino saber cuándo trabajar y cuándo jugar. Si el ruido circundante se vuelve demasiado para manejar, ponte un par de audífonos y sintoniza el ruido con música. La clave es entrar en la zona y quedarte ahí.

Alternativamente, puedes invertir en un conjunto de audífonos que cancelen ruido para ahogar completamente los sonidos en tu oficina.

7. Procrastinación y falta de motivación

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

A veces la mayor distracción somos nosotros mismos porque a menudo procrastinamos. ¿Pero por qué? Una razón para procrastinación en el trabajo puede ser una falta general de motivación cuando no tienes nada impulsando tu ética de trabajo.

En este caso, puedes estar aburrido y desinteresado. Estos dos factores son lo que genera complacencia y la complacencia es lo que mata la productividad.

¿Cómo lo superas?

Mantente enfocado y nunca olvides por qué estás haciendo lo que estás haciendo. Todos tenemos una razón para trabajar y ser exitosos. Ya sea familia o ambición personal, deberías mantenerla firmemente frente a ti como motivación continua. Si nunca pierdes de vista lo que te impulsa o lo que quieres lograr, tienes un incentivo para trabajar más duro.

Configúrate metas relacionadas a las cosas que son importantes para ti y escríbelas. Esto te ayudará a recordarlas cuando te sientas menos motivado.

8. Desorden en el lugar de trabajo

¿Por qué es un desperdiciador de tiempo?

La reina de la organización, Christina Scalise, dijo que "el desorden es la manifestación física de decisiones no tomadas alimentadas por procrastinación."

¡Ay! Esta declaración no podría ser más cierta. El desorden crece mientras dejamos cosas sin terminar y solo se empuja a un lado.

Lo que hace peligroso al desorden es que viene de ser improductivo y crea improductividad. Un lugar de trabajo desordenado hace más difícil enfocarse en una tarea porque tus ojos ven muchas distracciones a tu alrededor.

¿Cómo lo superas?

Limpia el desorden y deja que tu mente y visión se enfoquen en una tarea a la vez. Evita empezar otra asignación antes de que la en la que estás trabajando esté completada. Esto te mantendrá de llenar tu espacio con materiales no urgentes, que también se conocen como desorden.

Juntándolo todo

Tomemos un vistazo final y simplificado a esos desperdiciadores de tiempo.

Desperdiciador de tiempo	Cómo eliminarlo
Email	Envía emails de video con una herramienta como ScreenRec. Dirás más más rápido.
Reuniones excesivas	Reduce las reuniones y usa ScreenRec para enviar videos importantes.
Fatiga de decisión	Toma las decisiones grandes en la mañana y evita o delega las pequeñas tan a menudo como sea posible.
Redes sociales y distracciones en línea	Usa tu fuerza de voluntad, deja las redes sociales solas.
Multitarea	Enfócate en una asignación a la vez. Olvídate de la multitarea.
Socialización	Crea límites saludables y trabaja cuando es tiempo de trabajar.
Procrastinación y falta de motivación	Nunca olvides tu razón para tener éxito. Mantente enfocado.
Desorden en el lugar de trabajo	Mantén tu área limpia y evita desorden trabajando en una tarea a la vez.

Conclusión

Los efectos de desperdiciar tiempo no solo serán dañinos para organizaciones, sino para nosotros, el empleado individual también. La improductividad y desorganización en el trabajo tiende a filtrarse en nuestras vidas personales cuando estamos más estresados y cansados.

Aún, de la misma manera, los malos hábitos de trabajo invaden nuestras vidas, también lo hacen la gestión apropiada de tiempo y hábitos saludables de trabajo. Puede que encuentres que trabajar diligentemente puede mantener tu vida laboral y personal simple y fácil.

Así que, elimina los desperdiciadores de tiempo en tu vida usando herramientas de productividad. Desordena tu espacio de trabajo, y enfócate en una sola tarea a la vez. Te alegrarás de haberlo hecho. Si quieres intentar email de video, descarga ScreenRec aquí.