Grabar reuniones virtuales: preocupaciones legales que debes conocer
La popularidad de las reuniones virtuales alcanzó su pico durante la pandemia de coronavirus. Incluso después, el mundo ha continuado dependiendo de ellas extensivamente. Juegan un papel importante en negocios, educación, salud y numerosos otros entornos.
Según Global Market Insights, el tamaño del mercado de videoconferencias excedió $15 mil millones en 2020. También se espera que siga creciendo a aproximadamente 23% entre 2021 y 2027.
Las reuniones virtuales son una gran herramienta que facilita la comunicación y ofrece funcionalidades adicionales. Los participantes pueden:
- Compartir archivos
- Entregar presentaciones usando herramientas para compartir pantalla
- Acceder a transcripción en vivo de una reunión
- Grabar la reunión
Poder capturar una videoconferencia y tener acceso a dichas grabaciones de videoconferencia es una gran conveniencia. Puedes tener todos los detalles de lo que se dijo disponibles para referencia futura. También puedes compartir rápidamente la grabación con alguien que se perdió el evento.
Una grabación es más fácil de hacer y más precisa que las notas. Sin embargo, es importante tomar en cuenta las potenciales preocupaciones legales de reuniones virtuales y ramificaciones que podrían surgir.
Preguntas clave que hacer antes de grabar una reunión virtual
De vez en cuando, la gente pregunta si es legal grabar reuniones de Zoom sin permiso. Debe notarse que hay regulaciones federales y estatales sobre esto.
Hay leyes sobre buscar y obtener consentimiento para la grabación y manejo subsecuente de los datos grabados. Varían a través de países. Este artículo no pretende ser un análisis exhaustivo de la legislación relevante. Simplemente está tratando de abordar preguntas como "¿Puede un empleador grabar una reunión sin consentimiento?
Esperamos atraer tu atención a los problemas que necesitas abordar al grabar una reunión virtual. También ilustrarlos con ejemplos relevantes extraídos de diferentes contextos legales.
Será mucho más fácil decidir cómo proceder a grabar una reunión virtual si te haces algunas preguntas fundamentales, como:
- ¿Es correcto grabar esta reunión?
- ¿Necesito obtener consentimiento?
- ¿Cómo obtengo consentimiento? ¿Qué pasa si alguien no consiente ser grabado?
- ¿Cómo serán almacenados los datos?
- ¿Quién tendrá acceso a ellos?
- ¿Por cuánto tiempo serán almacenados?
- ¿Hay requisitos para el software?
- ¿Qué otra información necesito proporcionar?
Te guiaremos a través de estas preguntas. También señalaremos los aspectos más importantes a considerar, y sugeriremos posibles formas de abordarlos.
Ahora tratemos de elaborar sobre estas preguntas.
¿Es correcto grabar esta reunión?
Mientras que grabar reuniones virtuales no está prohibido en la mayoría de casos, hay ciertas situaciones cuando es mejor no grabar una reunión.
Dejando el tema del consentimiento a un lado por un momento, puede no ser correcto grabar ciertos tipos de reuniones. Por ejemplo, una reunión de retroalimentación de empleado uno a uno o una discusión de una propuesta comercial. Estas usualmente se consideran confidenciales.
Tener una grabación de videoconferencia de eso te pone en la mira de la ley, no solo estatal, sino también federal.
Algunos expertos sugieren que las reuniones de personal sobre llamadas de conferencia no deberían ser grabadas. Eso es a menos que haya un propósito empresarial específico que haga que tener grabaciones de video sea necesario.
También, hay reuniones que involucran discutir temas sensibles, como
- Registros de salud
- Evidencia para ser presentada en corte
- Análisis de datos valiosos que el gobierno usa para evaluar el impacto de sus políticas, etc.
Estos tipos de conversaciones naturalmente requieren consideración muy cuidadosa cuando se trata de grabarlas.
¿Necesito obtener consentimiento?
El consentimiento es un tema crucial en la discusión sobre preocupaciones legales alrededor de la grabación de reuniones virtuales.
A menos que las otras partes consientan a que las videoconferencias sean grabadas, usualmente es ilegal grabarlas. Eso es, con cualquier dispositivo de grabación o software.
Las leyes de consentimiento varían en diferentes partes del mundo. A veces, diferentes reglas pueden aplicar dentro del mismo país. Averigua si debes obtener consentimiento de todos los participantes o permitir que la grabación se haga basada en el consentimiento de una parte.
Las regulaciones en Estados Unidos también varían grandemente. Algunos estados requieren que todas las partes consientan, mientras que otros aceptan el consentimiento de una parte como suficiente. Algunos estados han adoptado reglas de consentimiento mixto.
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) regula las reglas alrededor del consentimiento para grabar en la UE. Requiere que todas las partes de la conversación o reunión den su acuerdo a la grabación.
En el Reino Unido, tienen el Acta de Regulación de Poderes de Investigación 2000 (RIPA). Permite la grabación de conversaciones sin el consentimiento de la otra parte, siempre que la grabación se haga solo para uso personal.
Sin embargo, el Reino Unido ha retenido el GDPR como ley doméstica después del Brexit, y la grabación de videoconferencias aún necesita ser de una manera conforme al GDPR.
¿Cómo obtengo consentimiento?
Si estás buscando la mejor forma de grabar una reunión legalmente, sin tener que grabar secretamente a la otra parte y romper la ley en el proceso, el consentimiento es clave.
Hay dos formas en que puedes obtener el consentimiento de participantes para la grabación - activo y pasivo. El consentimiento activo se otorga cuando una persona expresa consentimiento a ser grabada verbalmente. O hacen clic en un botón de aprobación en una notificación mostrada antes de que la reunión comience o antes de que la grabación comience.
El consentimiento pasivo se otorga cuando una persona es notificada de que una reunión será grabada y no se retira de la reunión. Esto significa que están otorgando consentimiento implícitamente. Qué tipo de consentimiento se requiere depende de la legislación en la ubicación dada y en las circunstancias dadas.
Algunas plataformas de videoconferencia tienen características de consentimiento integradas. Por ejemplo, Zoom permite a participantes hacer clic en un botón de consentimiento antes de que la grabación comience. Es una forma rápida y conveniente de asegurarse de que la grabación cumple con requisitos legales.
Características similares pueden encontrarse en muchas otras herramientas de trabajo remoto, valiosas para aquellos que buscan grabar reuniones en línea.
Usualmente, las partes que no consienten no pueden acceder a la reunión en tal situación. Idealmente, debería haber soluciones alternativas disponibles para aquellos que no desean ser grabados. Por ejemplo, el anfitrión de la reunión puede planear incluir algo de tiempo no grabado durante la reunión.
Como se ha señalado, grabar reuniones sin consentimiento está mal, pero el consentimiento es subjetivo.
¿Cómo será almacenada la grabación?
Los datos de reuniones virtuales están sujetos a políticas de retención y respaldo de datos, que pueden variar a través de industrias. En algunos casos, consideraciones adicionales pueden ser requeridas. Por ejemplo, las grabaciones de citas médicas virtuales pueden estar sujetas a leyes de manejo de registros de salud.
El Acta de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es la ley en Estados Unidos. El acta requiere encriptación de datos en reposo para estos registros. Los registros pueden ser compartidos solo con partes autorizadas y deben estar protegidos con contraseña.
Además, las organizaciones están requeridas a mantener estas grabaciones por siete años, o, en algunos casos, por diez años. Mientras tanto, en el caso de firmas legales que graban reuniones abogado-cliente, el período de retención es al menos cinco años.
Según el GDPR, que vincula a la UE y Reino Unido, las grabaciones de reuniones virtuales deben ser:
- almacenadas seguramente
- el acceso a ellas debe ser limitado
- el procesamiento de las grabaciones debe ser legal y transparente
También, debes tener en mente las reglas respecto a la protección de datos personales. La grabación no debería mantenerse más tiempo que el necesario, y los individuos deberían poder acceder, rectificar o borrar los datos.
Un negocio que recolecta datos protegidos por GDPR, por ejemplo, es responsable de cumplir los requisitos de GDPR.
¿Hay requisitos para el software usado?
El Artículo 32 del GDPR enfatiza la importancia de la "seguridad del procesamiento" de datos personales. Y "daño accidental o ilegal, pérdida, cambio, revelación no autorizada, o acceso a datos personales" debe evitarse. Lograr estos objetivos depende del uso de equipo apropiado. La herramienta debe ofrecer "confidencialidad, integridad, disponibilidad y resistencia".
Además, los sistemas de procesamiento personal (software de grabación de reuniones) deberían ofrecer medidas de privacidad de datos. Algunas de ellas son segregación de datos y control de acceso. Los negocios deberían entonces examinar las herramientas que usan para grabar, procesar y almacenar grabaciones de video de reuniones virtuales.
Las plataformas de videoconferencia, como Zoom o Whereby, cumplen la mayoría de demandas de seguridad pero aún necesitas verificar dos veces para estar seguro.
¿Hay otros requisitos de información?
Como dijimos arriba, los participantes deben saber sobre la grabación prevista antes de la reunión. Esto les ayudará a tomar una decisión informada sobre otorgar su consentimiento. También podrán expresar sus preocupaciones, hacer preguntas y entender las razones por las que la grabación se está haciendo.
Las reglas alrededor de conducir y grabar reuniones virtuales deberían ser conocimiento común. Podrían estar escritas en el manual del personal y documentos de políticas de trabajo, junto con una explicación del propósito de estas grabaciones. Aún debes informar a asistentes cómo se hará la grabación y cómo se almacenarán los datos.
Ya sea que trabajes en una jurisdicción donde aplique GDPR o no, es mejor mantener tus registros de una manera conforme al GDPR.
En el contexto británico, llevar a cabo una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (DPIA) puede ser necesario. Realizar una DPIA:
- Te ayudará a evidenciar que has considerado riesgos potenciales relacionados con el procesamiento de datos personales
- Te ayudará a cumplir obligaciones de protección de datos
Una alternativa a grabar tu reunión virtual
En lugar de pasar por la molestia de obtener el consentimiento de otros, puedes simplemente usar un grabador de pantalla como ScreenRec para comunicarte en la mayoría de casos. En lugar de configurar una reunión, puedes grabar tu pantalla, voz, audio y webcam y enviar el video a aquellos que necesitan verlo. Si quieren, pueden responder de la misma manera. No estás tomando responsabilidad o responsabilidad legal por sugerir grabarlos. Están haciendo esto por su propia voluntad libre.
Por supuesto, hay casos donde necesitarás organizar una reunión virtual y grabarla. ScreenRec también puede ayudar en este caso. Solo asegúrate de obtener consentimiento primero.
Antes de que presiones el botón "grabar"...
Si necesitas colaborar con colegas remotos, la urgencia de grabar puede ser fuerte. A veces solo necesitas referirte de vuelta a la reunión.
Mientras que puede ser tentador grabar estos eventos de trabajo virtuales o híbridos para referencia futura o compartirlos con otros, hay preocupaciones que debes tomar en cuenta. Esperamos que ahora encuentres más fácil navegar las implicaciones probables. ¡No deberían hacerse sin abordar primero las preocupaciones legales de reuniones virtuales que discutimos aquí!
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