Окончателното Ръководство За Виртуални Срещи

Видяхме го във филмите. Главните герои се отпускат и се забавляват, след което внезапно светът се обръща най-лошо и всичко се променя в мига на окото. Е, вече не го гледаме как се разгръща на големия екран.

Благодарение на новия коронавирус, или COVID-19, преживяваме това, което изглежда като безумен сценарий. Единствената разлика е, че се справяме с него като професионалисти и най-добрият ни ход досега—работа от дома.

Може да е била тенденция някога, но работата от дома и организирането на виртуални срещи сега е необходимост и е съществено за всеки един от нас да научи как да извлече най-доброто от нея. За щастие няма да е трудно.

От години десетки компании са инвестирали време, пари и усилия, за да станат 100% отдалечени, като същевременно поддържат растеж. Според Flexjobs, Aha!, Automattic и Clevertech са само няколко напълно отдалечени компании, които са водили атаката, като Automattic е най-забележимата от трите. Те са хората зад WordPress.com и, с близо 1000 отдалечени служители, трябва да правят нещо правилно.

След като хвърлихме добър поглед върху тези истории за успех, се запитахме как тези компании са успели да спечелят при отдалечената работа. Оказа се, че отговорът е доста прост: Комуникация.

Страхотната екипна комуникация започва с успешни срещи. Това е достатъчно предизвикателство за традиционните компании, които са загубили $399 милиарда поради непродуктивни срещи лице в лице през миналата година. Но това е още по-голям проблем за отдалечените екипи, където служителите често са разпръснати по цял свят, работейки гъвкави часове.

Нека ви помогнем да рационализирате комуникацията на отдалечения екип, като се справим с най-належащия проблем от всички—виртуалните срещи. Ето окончателното ръководство за това как да настройвате, провеждате и поддържате успешни онлайн срещи.

Стъпка 1: Планиране

Това може да е малко противоречиво, но всичко, което правите преди срещата, всъщност е по-важно от това, което правите по време на срещата. Етапът на подготовка е мястото, където ще решите каква е основната цел на срещата. Също така ще определите кой ще бъде включен и ще разберете кои инструменти ще помогнат да се обедини всичко.

Без повече отлагане, нека преминем направо към това как да провеждате онлайн среща, която свършва истинска работа.

Стъпка 2: Изберете Правилния Софтуер За Виртуални Срещи

Отдалечената работа разчита силно на различни софтуери, за да помогне нещата да текат гладко. Същото трябва да се каже и за виртуалните срещи. За да доведете целия си екип на една страница и да отворите линиите на комуникацията, ще се нуждаете от приложения за виртуални срещи за 3 основни задачи:

Комуникация

Ще ви трябва онлайн инструмент, който може да помогне на вашия екип да се събере, за да споделя и обсъжда идеи и информация.

Най-добри Инструменти

ScreenRec	Лесен софтуер за запис на екрана за заменяне/подобряване на имейлуването. Позволява на членовете на вашия екип лесно да правят екранни снимки или видео записи на компютърния си екран и да споделят линка мигновено. Страхотен за асинхронна комуникация.
Microsoft Teams	Всеобхватно приложение за комуникация на екипа, което предлага видеоконференции, видео чат и споделяне на екрана.
Skype	Едно от най-големите видео и гласови приложения на пазара, което също може да служи като безплатен софтуер за споделяне на екрана. За съжаление, всички членове трябва да имат акаунт и софтуера да бъде изтеглен, за да може да се използва
Zoom	Приложение за видеоконференции, което може да обработва големи видео срещи от 100 участници (или дори 1,000) и позволява споделяне на екрани онлайн.

Планиране

Знанието за това кога нещо е настъпило, независимо дали това е срокът или бъдещи виртуални срещи, е съществено и всеки член на екипа трябва да бъде информиран. Софтуер за планиране ще гарантира, че нито едно важно събитие не бъде забравено и никой не е оставен настрана. Тези инструменти са особено полезни, ако вашият екип е разпръснат по различни часови зони. Те могат да ви помогнат да изберете най-доброто дата и време, което работи за всеки.

Най-добри Инструменти

Every Time Zone	Лесен софтуер, който ви позволява моментално да виждате текущите часове във всички часови зони по целия свят. Тук няма будили и будили.
World Clock Meeting Planner	Помощ за избор на най-добро време за виртуална среща. Въведете часовете на колегите си, и приложението създава таблица с най-добрите налични времена за вашата среща.
Worldtimebuddy	Софтуер, който ви позволява да създадете събитие с определена дата, време и продължителност и лесно го споделяте с екипа си.

Съвместно използване

Некои екипи могат да имат нужда от приложения за сътрудничество по време на онлайн разговор, за да могат да работят заедно. Това може да бъде бял дъска за всеки да използва, приложение за споделяне на файлове за лесно изпращане и редактиране на документи или общо приложение за управление на задачи, което ще помогне да се фокусира всеки.

Най-добри Инструменти

Google Drive/G Suite	Всички приложения на Google включително Google Документи, Таблици, Презентации и още всичко на едно място.
Asana	Подробен мениджър на задачи, който ви позволява да назначавате задачи и срокове за всеки, за да могат да виждат и накрая да отметят.
Miro	Най-голямото предимство на Miro е функцията за бял дъска, която помага на екипа да се мисли и измисли идеи.

Стъпка 3: Чернова и Споделяне на Основни Цели

Най-лошият начин да се направи нещо в бизнес-свързани дейности е да се пречива. Вместо това, дайте на себе си и на вашия екип възможност да споделят бележки, идеи и мисли преди виртуалната среща.

Вземете времето да създадете цялостна чернова на агловия план в един документ и го споделете с екипа си. Ако времето е критично, опитайте се да запишете агловия план от вашия компютърен екран с приложение като ScreenRec и споделете линка чрез екипното приложение като Asana или Slack.

Помислете да включите следните данни в агловия план:

Основни цели	Каква е основната цел на срещата и какво се надявате да постигнете?
Участници	Кои трябва да присъстват? Фокусирайте се на хората, които ще участват в дискусията. Колкото по-малко хора имате на конферентна линия, толкова по-лесно е да се управлява.
Теми	Позволете на всеки да знае точките на дискусията, за да им позволи да подготвят бележки и идеи Съвет: Позволете на членовете да правят предложения или коментари относно темите. Те могат да добавят важни говорими точки
Структура	Решете реда, в който ще обсъждате всяка дискусионна точка и за колко време. Това ще предотврати отклонение от темата.
Задачи	Работете екипно и индивидуално отговорности и решете какво всеки член на екипа трябва да принесе на виртуалната среща.
Допълнителна информация	Това е добра идея да предоставите релевантна информация, връзки или файлове, които ще помогнат на членовете на екипа да изпълняват агловия план преди срещата.
Мини преглед	Позволете на всеки да знае какво е постигнато от последната среща. Въплътете дискусията и задайте очаквания за новите задачи.

Стъпка 4: Говорете

След като агловия план е подготвен, това е важен етап за всеки да обсъди съдържанието му. Спомнете си, ключът към успешна отдалечена екип е комуникацията. Както е казал Марк Санбърн, автор и предприемач:

“В екипната работа, мълчанието не е златно, а е смъртоносно.”

Искането на отдалечени работници да споделят идеи и грижи е идеалният начин за поддържане на взаимно уважение и дори да подобри настроението, а не само да увеличи продуктивността.

Отворете реални дискусии върху агловия план на срещата и, като екип, маркирайте документа с коментари и необходими промени, които всички могат да се съгласят. Не забравяйте да използвате инструменти за сътрудничество, за да направим по-лесно работата на всеки като екип.

Стъпка 5: Призоваване на Правилни Участници

Преди това споменахме, че това е важно за постигане на продуктивност. Постоянно, координаторите на срещите настройват компаниялна среща, която има много специфична цел. Една, която може да не е релевантна за всеки служител.

Ако срещата е една час, а има 25 служители, чиито професии нямат нищо общо с темата на срещата, тази една среща ще е отнесла 25 часа продуктивно време. Вместо да се губи ценно време, разберете точно кои трябва да присъстват и кои могат да пропуснат.

Опитайте се да намалите броя на участниците в срещата до минимум. Някои приложения за онлайн срещи могат да имат проблеми с обработката на големи групи потребители едновременно. Освен това може да бъде трудно да чуете мнението на всеки и да се изразяват идеи. Обработката на много запълнена среща отнема време и опит, така че ако сте само начало, опитайте първо да провеждате дискусии в по-малки групи.

Стъпка 6: Направете го екипна работа

Не трябва да сте единственият, който провежда срещата. Има различни роли, които можете да назначите, които ще ви отпуснат от някои от натоварването, ще включите членовете на екипа и ще помогнете на всеки да бъде равноправен в успешна среща.

Тези роли могат да включват:

Секретар—пише бележки за срещата
Управител—помощ за осигуряване, че всички участници споделят мнението си и всички грижи и предложения се отчитат.
Управител на времето—гарантира, че всички строго следва предвидената структура на срещата и времевите слотове.

Уверете се, че назначавате различни роли на различни участници за всяка среща. Това дава на всеки възможността да бъде напълно включен по време на цялата си продължителност.

Сега, когато сте готови за срещата, нека обсъдим няколко съвета, които трябва да се отбележат по време на срещата.

Стъпка 7: Започнете с Виртуални Ледникови

Няма нужда да се бързате директно в сърцето на срещата. След като всички пристигнат в виртуалната ви стая за срещи, започнете с малко разговори (а.к.а. ледникови ледникови ) за да направите всеки чувствителен и удобен. Да бъдете в релаксиран състояние може да помогне на идеи и решения да текат гладко.

Не се пречивайте твърде много, обаче. Времето за виртуални ледникови трябва да бъде по-кратко от няколко минути. Но не се колебайте да бъдете малко смешни и забавни заедно. Целта е да се засили отношението между членовете на екипа.

Стъпка 8: Позволете на всеки да говори

Това може да е един от най-важните съвети за отдалечени срещи. Преди подготовката за срещата, може да сте предизвикали доста ентусиазъм и тъй като отворихме вратата за дискусия, някои може да са готови да споделят мисли и мнения. Въпреки това, не всеки може да бъде уверен да говори сам. Така че, уверете се, че всеки има възможност да каже какво си мисли.

Помнете задачите, които назначихте преди срещата? Посочете отговорността на всеки член на екипа и изходът. Това ги поставя на една страница, докато ги мотивира да говорят и да се чувстват като част от екипа.

Стъпка 9: Изработете вашите виртуални срещи етикети

Всяка организация има конкретен набор от правила и основни етикети за срещи. Това също важи за отдалечените организации и онлайн срещи. Не е тайна, че хората се чувстват по-свободни, когато работят от дома.

Но това свободно настроение може да бъде лош по време на срещата в рамките на езика и професионализъм. Избягвайте това, като установите правила и етикети преди срещата. Тук са няколко примера:

Тестрайте вашето оборудване (Просто опитайте приложението за видео чат, камера, микрофон и други инструменти, необходими за срещата, за да се уверите, че работят гладко.)
Обсъдете агловия план с екипа и уверете се, че сте подготвени.
Позволете на всеки да се представи в началото на срещата.
Дайте на всички присъстващи вашето неотделно внимание. (Това включва избягване на мултизадачност или гледане на телефона.)
Изключете всички уведомления на вашите устройства.
Гарантирайте, че всички участници са в тихо място, за да се предотврати фонов шум и отвращения.

Стъпка 8: Разпределете Виртуални Срещи Бележки

Докато срещата може да е свършила, все още има няколко неща, които трябва да направите, за да се уверите, че е била от полза.

Шансовете за всички да си спомнят всичко, което беше обсъдено, са много малки. Изпращането на бележки за срещата (минути) ще напомни на членовете на екипа какво са взети решения и какво са зададени задачи. Уверете се, че секретарят (или кой държи сметка за срещата) записва следните данни:

Списък на присъстващите
Обсъдени теми
Взети решения
Зададени задачи
Важни дати
Други релевантни бележки

Стъпка 9: Споделете Запис

Записването на срещата е добра идея, особено ако някой от присъстващите липсва, или слабата интернет връзка прекъсна живия видео разговор за някого. Записът ще ви позволи на членовете на екипа да се върнат и гледат какво са пропуснали, така че може да се счита за най-добрия практически подход за онлайн срещи. Все пак, преди да се пречивате в това, уверете се, че премахвате всички потенциални правни грижи относно записването на вашата виртуална среща.

Някои приложения за видеоконференции ви позволяват да записват срещата, но не всички са създадени еднакво и някои просто нямат тази функция. В такива случаи, изтеглете софтуер за запис на екрана, за да запишете вашия екран + компютърно аудио + микрофон. ScreenRec може да бъде жизнено важно, когато трябва да запишете вашия екран, защото няма времеви ограничения и можете да споделите видеото с вашите участници, използвайки едноцелево частно споделяне на линк.

Заключение

С толкова много работещи части, свързани с провеждането на успешна виртуална среща, планирането е абсолютно критично. Въпреки това, колкото повече организирате тези успешни срещи, толкова по-лесно ще бъде планирането и изпълнението. Така че, направете вашите задължения и тази нова реалност за работа от дома ще бъде лесна.