Управление на отдалечени екипи днес: Топ 3 предизвикателства, инструменти и съвети

Нека се изправим пред истината - светът се промени. И с това се изправихме пред предизвикателствата на работата от дома. Въпреки че възможността да работите отвсякъде може да е привлекателна за някои от служителите, които винаги са работили в офис, управлението на отдалечени екипи вече се оказва трудно за много бизнес лидери.

Независимо дали сте технологичен стартъп, който никога не е планирал да има офис, или предприятие със стотици хиляди работници, тази статия ще ви помогне да започнете добре и да управлявате предизвикателствата на отдалечената работа, които възникнаха заедно със здравните и личните.

Вирусът от Ухан, който нанесе опустошения на фондовите борси по целия свят, също промени начина, по който правим бизнес. Гигантски компании като Amazon, Twitter и Spotify позволиха на служителите си да работят отдалечено. Просто си представете! Някои от най-големите организации в света по същество предлагат хиляди възможности за отдалечена работа. С такива числа е важно бизнес лидерите да отворят дискусията за това как правилно да се подходи към управлението на отдалечени екипи и как да се справят и намалят тези неизбежни предизвикателства.

Откъде да започнем с управлението на отдалечени екипи

Въз основа на собственото ни изследване (и личните ни преживявания), се договорихме за трите най-разпространени предизвикателства в управлението на проекти, с които се сблъскват отдалечените екипи, и съвети и инструменти, които можете да използвате, за да ги преодолеете при управлението на отдалечени служители. Затова започнете с адресиране на тези проблеми и след това се придвижете към все по-сложни работни процеси.

Предизвикателство #1: Комуникация

Защо?

Едно от основните предизвикателства при отдалечената работа е, ами... работата. Разделянето в различни локации и липсата на лице в лице комуникация може да бъде досадно. Представете си за момент, че вие и член от екипа сте назначени за проект, който изисква да създадете заедно мултимедийна презентация, но и двамата сте на 20 мили разстояние. Най-вероятно ще планирате срещи през цялото време, за да се опитате да имитирате офисна среда. Всички знаем, че срещите поглъщат много ценно време.

Понякога това е ТОЛКОВА вярно…

За съжаление писането на имейли също не е решение в много случаи. Опитвали ли сте да обяснявате на някого работния си процес на дизайн с имейл? Ако ви отне час, за да напишете и форматирате съобщението си, тогава е също толкова непродуктивно, колкото и виртуална среща, където половината хора гледат през прозореца, докато тайно играят Candy Crush на телефоните си (защото определено можете да правите това по време на видео разговор). Да не споменаваме, че е наистина изтощително за мозъка. Интернет го нарича Zoom умора и то е реално. Вижте видеото по-долу, за да научите повече.

Решението

Разбира се, има редица инструменти за комуникация със служители, но ето по-добро решение за комуникация на отдалечен екип... Вместо да пишете имейли или да чакате планирани срещи, опитайте да изпращате видео имейл (известен също като запис на екрана). Първо и най-важното, това ще помогне на членовете на вашия екип да визуализират работата ви. Така няма нужда да губите време в писането на официални писма само за актуализация. Второ, видео имейлът може да премахне нуждата от много от вашите срещи. Ако всички изпращат видеа за актуализация, докато напредват със задачите си, няма да има причина да провеждате отнемащи време видео разговори. Да не споменаваме, че в крайна сметка ще помогне на всички да останат фокусирани върху задачите си. Това е особено важно за разработчиците, които се нуждаят от допълнително непрекъснато време, за да бъдат наистина продуктивни.

Комуникация на отдалечен екип видео имейл

Инструменти

Приложенията за запис на екрана са като пясъка в морето, така че намирането на правилното, което е просто, бързо (и за предпочитане безплатно), може да изглежда като обезсърчаваща задача. Въпреки това има малко, които си струва да разгледате, и още по-малко, които са наистина подходящи за отдалечена видео комуникация. Screenrec е софтуер за запис на екрана и безплатен софтуер за споделяне на екран, който е проектиран за екипна комуникация. Въпреки това не изисква групов акаунт, нито има нужда да се регистрирате колективно. Просто изтеглете приложението, натиснете Alt-S и започнете да записвате. След като приключите, автоматично ще получите връзка за споделяне, която можете да копирате и поставите навсякъде. Така няма качване за вас или изтегляне за тях. Още по-добро е, че тези видеа са напълно сигурни и с 2 гигабайта безплатно място в облака има много подобрена продуктивност, която може да се случи.

Предизвикателство #2: Отговорност

Защо?

Отговорността може да се дефинира като "способност за отговор, заслужаване на вина, отговорност и очакване за отчитане". По същество отговорността е собствеността на отговорност за задача. Нещото за отговорността в ситуация на работа от дома е, че всеки служител е отговорен за действията си единствено, докато все още е част от екипа.

Ролята на мениджъра на екипа е да гарантира, че всеки член на екипа е напълно наясно какво се очаква от него. Това може да бъде трудно за поддържане, тъй като надзорът на вашите отдалечени служители ще изисква да се фокусирате върху всеки индивид едновременно. Не се притеснявайте, открихме няколко съвета и инструменти за отдалечена работа, които да помогнат за поддържането на отговорност при управлението на отдалечени екипи.

Решения

Задайте ясни задачи и очаквания
Когато работниците наистина могат да разберат какво се иска от тях, ще им бъде по-лесно да останат фокусирани и да завършат задачите си. В статия от Business News Daily Белинда Уи с докторска степен, професор в Хъсън, заяви, че ясните очаквания "елиминират или намаляват объркването и увеличават шансовете служителите да бъдат успешни в постигането на поставените им цели". Това ще улесни мениджъра да проследява напредъка на всеки член и на членовете на отдалечения екип да си сътрудничат.
Обсъдете конкретни цели
Авторът Стивън Кови го казва най-добре: "Започнете с края в ума си". Знанието какво трябва да се постигне може да задържи всички в задачата. Дръжте всички на същата страница и водете очевидни и ясни дискусии за това какви цели трябва да се постигнат. Ако някой има трудности да поставя цели при отдалечена работа или да спазва крайни срокове, помогнете му да приеме по-добри техники за управление на времето.
Следете работните графици, празниците, срещите и т.н.
Основната информация за екипа трябва да бъде достъпна за ВСИЧКИ, дори ако трябва да планирате срещи в различни часови зони и локации. Графиците, задачите, срещите и всичко друго, което изисква календар и други форми на проследяване, трябва да бъде отворено за всички отдалечени работници. Универсалният достъп държи всички информирани и част от екипа и добре наясно с личните си крайни срокове.

Инструменти

Благодарение на постоянно растящия свят на технологиите има много инструменти за отдалечена работа, които могат да ви помогнат да регулирате и поддържате отговорност в рамките на вашия екип. Това, което искате, са управленски инструменти, които могат да проследяват дати, документи и напредък на екипа.

Инструменти за екипно сътрудничество
G-Suite на Google е чудесна опция, тъй като многобройните му програми (Google Drive, Docs, Spreadsheet, Calendar и др.) ви дават всичко необходимо за съвместна работа - от споделяне на файлове и облачно съхранение до сътрудничество при документи. Microsoft Office Suite (Office 365) също е подходяща опция
Task management software
Throwing shared document links around chats can easily lead to misplaced files and duplicate work. Imagine writing the same article twice because you didn’t know your co-worker had already done that. It’s quite possible when you don’t have a task management system. There are many types and flavors of such apps—starting from simple to-do list apps like Todoist, through a bit more advanced Kanban-based apps like Trello and Airtable and going all the way to full-blown project management tools like Jira and Asana

Challenge #3: Social Disconnect

Защо?

Unfortunately, remote working can be a lonely gig. In the 2018 State of Remote Work study, of 1,900 employees, the greater majority (21%) of them stated that loneliness was the biggest struggle of working remotely. Another study proved that loneliness at work could lead to employee sadness and dissatisfaction which could then lead them to leave the company.

Team leaders should constantly strive to keep their members happy and excited to work. But how does one do that when team members are scattered across the globe? This is one of the challenges of virtual teams and you’ll need a little creativity to make it work. Consider the following options to bring and keep your team together.

Solutions

Plan a (virtual) team retreat
This doesn’t have to be as huge as the company’s annual get-together. However, something smaller, only for your team, can be just as fulfilling. Plan ahead of time and map out bonding activities that can be done online. Everyone needs a bit of fun, especially at these challenging times.
Hold fun group chats
Every once a while, we all need to blow off a little steam. Managing virtual teams may often mean that members are forced to do so on their own. However, this does not have to be the case. With no water cooler to gather around, it can be a good idea to set up a #random chat where team members can have fun non-work-related chats from time to time.

Tools

Believe it or not, remote team building is a thing and many companies have successfully implemented it. If you need fresh ideas for virtual bonding activities, this article could be a good start.

As far as weekly chatting, you’ll want to use a service that you do not already use for work. A completely different platform that acts as a non-work meetup location. Maybe that’s a room with GoToMeeting or something as simple as a Whatsapp group chat. Whatever works best for you and your team, it’s worth doing.

Putting It All Together

Now that you have a better understanding of how to deal with managing remote teams and its challenges, let’s put it all together in a comprehensive table:

Challenge	Solution	Tools
Communication	– Screencasting	ScreenRec
Accountability	– Set tasks and expectations – Discuss goals – Keep track of team info	G-Suite Office 365
Social Disconnect	– Virtual team retreat – Fun chatting	Offsite Co. GoToMeeting