Управление на отдалечени екипи днес: Топ 3 предизвикателства, инструменти и съвети

Нека се изправим пред истината - светът се промени. И с това се изправихме пред предизвикателствата на работата от дома. Въпреки че възможността да работите отвсякъде може да е привлекателна за някои от служителите, които винаги са работили в офис, управлението на отдалечени екипи вече се оказва трудно за много бизнес лидери.

Независимо дали сте технологичен стартъп, който никога не е планирал да има офис, или предприятие със стотици хиляди работници, тази статия ще ви помогне да започнете добре и да управлявате предизвикателствата на отдалечената работа, които възникнаха заедно със здравните и личните.

Вирусът от Ухан, който нанесе опустошения на фондовите борси по целия свят, също промени начина, по който правим бизнес. Гигантски компании като Amazon, Twitter и Spotify позволиха на служителите си да работят отдалечено. Просто си представете! Някои от най-големите организации в света по същество предлагат хиляди възможности за отдалечена работа. С такива числа е важно бизнес лидерите да отворят дискусията за това как правилно да се подходи към управлението на отдалечени екипи и как да се справят и намалят тези неизбежни предизвикателства.

Откъде да започнем с управлението на отдалечени екипи

Въз основа на собственото ни изследване (и личните ни преживявания), се договорихме за трите най-разпространени предизвикателства в управлението на проекти, с които се сблъскват отдалечените екипи, и съвети и инструменти, които можете да използвате, за да ги преодолеете при управлението на отдалечени служители. Затова започнете с адресиране на тези проблеми и след това се придвижете към все по-сложни работни процеси.

Предизвикателство #1: Комуникация

Защо?

Едно от основните предизвикателства при отдалечената работа е, ами... работата. Разделянето в различни локации и липсата на лице в лице комуникация може да бъде досадно. Представете си за момент, че вие и член от екипа сте назначени за проект, който изисква да създадете заедно мултимедийна презентация, но и двамата сте на 20 мили разстояние. Най-вероятно ще планирате срещи през цялото време, за да се опитате да имитирате офисна среда. Всички знаем, че срещите поглъщат много ценно време.

Понякога това е ТОЛКОВА вярно…

За съжаление писането на имейли също не е решение в много случаи. Опитвали ли сте да обяснявате на някого работния си процес на дизайн с имейл? Ако ви отне час, за да напишете и форматирате съобщението си, тогава е също толкова непродуктивно, колкото и виртуална среща, където половината хора гледат през прозореца, докато тайно играят Candy Crush на телефоните си (защото определено можете да правите това по време на видео разговор). Да не споменаваме, че е наистина изтощително за мозъка. Интернет го нарича Zoom умора и то е реално. Вижте видеото по-долу, за да научите повече.

Решението

Разбира се, има редица инструменти за комуникация със служители, но ето по-добро решение за комуникация на отдалечен екип... Вместо да пишете имейли или да чакате планирани срещи, опитайте да изпращате видео имейл (известен също като запис на екрана). Първо и най-важното, това ще помогне на членовете на вашия екип да визуализират работата ви. Така няма нужда да губите време в писането на официални писма само за актуализация. Второ, видео имейлът може да премахне нуждата от много от вашите срещи. Ако всички изпращат видеа за актуализация, докато напредват със задачите си, няма да има причина да провеждате отнемащи време видео разговори. Да не споменаваме, че в крайна сметка ще помогне на всички да останат фокусирани върху задачите си. Това е особено важно за разработчиците, които се нуждаят от допълнително непрекъснато време, за да бъдат наистина продуктивни.

Комуникация на отдалечен екип видео имейл

Инструменти

Приложенията за запис на екрана са като пясъка в морето, така че намирането на правилното, което е просто, бързо (и за предпочитане безплатно), може да изглежда като обезсърчаваща задача. Въпреки това има малко, които си струва да разгледате, и още по-малко, които са наистина подходящи за отдалечена видео комуникация. Screenrec е софтуер за запис на екрана и безплатен софтуер за споделяне на екран, който е проектиран за екипна комуникация. Въпреки това не изисква групов акаунт, нито има нужда да се регистрирате колективно. Просто изтеглете приложението, натиснете Alt-S и започнете да записвате. След като приключите, автоматично ще получите връзка за споделяне, която можете да копирате и поставите навсякъде. Така няма качване за вас или изтегляне за тях. Още по-добро е, че тези видеа са напълно сигурни и с 2 гигабайта безплатно място в облака има много подобрена продуктивност, която може да се случи.

Предизвикателство #2: Отговорност

Защо?

Отговорността може да се дефинира като "способност за отговор, заслужаване на вина, отговорност и очакване за отчитане". По същество отговорността е собствеността на отговорност за задача. Нещото за отговорността в ситуация на работа от дома е, че всеки служител е отговорен за действията си единствено, докато все още е част от екипа.

Ролята на мениджъра на екипа е да гарантира, че всеки член на екипа е напълно наясно какво се очаква от него. Това може да бъде трудно за поддържане, тъй като надзорът на вашите отдалечени служители ще изисква да се фокусирате върху всеки индивид едновременно. Не се притеснявайте, открихме няколко съвета и инструменти за отдалечена работа, които да помогнат за поддържането на отговорност при управлението на отдалечени екипи.

Решения

Задайте ясни задачи и очаквания
Когато работниците наистина могат да разберат какво се иска от тях, ще им бъде по-лесно да останат фокусирани и да завършат задачите си. В статия от Business News Daily Белинда Уи с докторска степен, професор в Хъсън, заяви, че ясните очаквания "елиминират или намаляват объркването и увеличават шансовете служителите да бъдат успешни в постигането на поставените им цели". Това ще улесни мениджъра да проследява напредъка на всеки член и на членовете на отдалечения екип да си сътрудничат.
Обсъдете конкретни цели
Авторът Стивън Кови го казва най-добре: "Започнете с края в ума си". Знанието какво трябва да се постигне може да задържи всички в задачата. Дръжте всички на същата страница и водете очевидни и ясни дискусии за това какви цели трябва да се постигнат. Ако някой има трудности да поставя цели при отдалечена работа или да спазва крайни срокове, помогнете му да приеме по-добри техники за управление на времето.
Следете работните графици, празниците, срещите и т.н.
Основната информация за екипа трябва да бъде достъпна за ВСИЧКИ, дори ако трябва да планирате срещи в различни часови зони и локации. Графиците, задачите, срещите и всичко друго, което изисква календар и други форми на проследяване, трябва да бъде отворено за всички отдалечени работници. Универсалният достъп държи всички информирани и част от екипа и добре наясно с личните си крайни срокове.

Инструменти

Благодарение на постоянно растящия свят на технологиите има много инструменти за отдалечена работа, които могат да ви помогнат да регулирате и поддържате отговорност в рамките на вашия екип. Това, което искате, са управленски инструменти, които могат да проследяват дати, документи и напредък на екипа.

Инструменти за екипно сътрудничество
G-Suite на Google е чудесна опция, тъй като многобройните му програми (Google Drive, Docs, Spreadsheet, Calendar и др.) ви дават всичко необходимо за съвместна работа - от споделяне на файлове и облачно съхранение до сътрудничество при документи. Microsoft Office Suite (Office 365) също е подходяща опция
Софтуер за управление на задачи
Разпращането на линкове към споделени документи из чатовете лесно може да доведе до изгубени файлове и дублирана работа. Представете си да напишете една и съща статия два пъти, защото не сте знаели, че колегата ви вече го е направил. Това е напълно възможно, когато нямате система за управление на задачи. Има много видове такива приложения – от простите списъци със задачи като Todoist, през малко по-напреднали Kanban приложения като Trello и Airtable, до пълноценни инструменти за управление на проекти като Jira и Asana.

Предизвикателство #3: Социална изолация

Защо?

За съжаление отдалечената работа може да е самотно занимание. В проучването за състоянието на отдалечената работа за 2018 г., проведено сред 1900 служители, най-големият дял (21%) посочва, че самотата е най-голямото предизвикателство при работа от разстояние. Друго проучване показва, че самотата на работа може да доведе до тъга и неудовлетвореност у служителите, което от своя страна може да ги накара да напуснат компанията.

Лидерите на екипи трябва постоянно да се стремят да поддържат хората си доволни и мотивирани. Но как се постига това, когато членовете на екипа са пръснати по целия свят? Това е едно от предизвикателствата на виртуалните екипи и ще ви трябва малко креативност, за да проработи. Помислете за следните опции, за да съберете и задържите екипа заедно.

Решения

Планирайте (виртуално) „отстъпление“ на екипа
Не е нужно да е нещо мащабно като годишното фирмено събиране. По-малко събитие – само за вашия екип – може да бъде също толкова зареждащо. Планирайте предварително и подгответе активности за сплотяване, които могат да се правят онлайн. Всеки има нужда от малко забавление, особено в такива предизвикателни времена.
Организирайте забавни групови чатове
От време на време всички имаме нужда да „изпуснем парата“. Управлението на виртуални екипи често означава, че хората са принудени да го правят сами. Но не е задължително да е така. Когато няма офис „воден диспенсър“, около който да се съберете, добра идея е да си направите #random чат, в който членовете на екипа да си говорят за неща извън работата от време на време.

Инструменти

Вярвате или не, сплотяването на отдалечени екипи е реално нещо и много компании успешно го прилагат. Ако ви трябват свежи идеи за виртуални активности за сближаване, тази статия е добър старт.

А за седмичните разговори е добре да използвате услуга, която не ползвате вече за работа – напълно отделна платформа, която да служи като място за „срещи извън работа“. Може да е стая в GoToMeeting или нещо толкова просто като групов чат в WhatsApp. Каквото работи най-добре за вас и екипа ви – заслужава си.

Да обобщим

След като вече имате по-добра представа как да се справяте с управлението на отдалечени екипи и предизвикателствата му, нека обобщим всичко в следната таблица:

Предизвикателство	Решение	Инструменти
Комуникация	– Запис на екрана (видео имейл)	ScreenRec
Отговорност	– Задавайте задачи и очаквания – Обсъждайте цели – Следете екипната информация	G-Suite Office 365
Социална изолация	– Виртуално „отстъпление“ на екипа – Забавни разговори	Offsite Co. GoToMeeting