ما هو التأهيل الوظيفي الافتراضي وكيف تقوم به؟

يتحمّل قسم الموارد البشرية (HR) مسؤولية تأهيل الموظفين الجدد وتعريفهم بالشركة، ويكون هذا سهلاً نسبياً عندما يعمل الجميع في المكتب نفسه. لكن ماذا لو كان موظفوك في دولة أخرى أو مدينة بعيدة؟

في الوقت نفسه، لا تبدو الجائحة في طريقها إلى الزوال قريباً، وحتى إن كان الموظفون قريبين جغرافياً، فإن نموذج العمل الافتراضي يبدو الخيار الأكثر واقعية لاستمرار الأعمال.

لذلك أصبح من الضروري التعامل مع التأهيل الوظيفي الافتراضي بوصفه الوضع الجديد الطبيعي، من خلال تعلّم كيفية تأهيل الموظفين الجدد عن بُعد، وما الذي يعنيه ذلك، وما مزاياه وعيوبه، وكيف يمكن تطبيقه بنجاح داخل مؤسستك.

ماذا يُقصد بالتأهيل الوظيفي الافتراضي؟

التأهيل الوظيفي الافتراضي هو نوع من التأهيل يتم عبر الإنترنت، أي من دون لقاءات وجاهية أو وجود مادي في المكتب.

تستخدم كثير من الشركات التأهيل الافتراضي لتنفيذ ما يُسمى «التعريفات الوظيفية»؛ وهي المرحلة التي تسبق أي تدريب عملي، وتُعرِّف الموظف الجديد بدوره ومسؤولياته وتوقعات الشركة منه، مما يجعل تجربة التأهيل للموظف الجديد أكثر سلاسة.

ما هي مزايا وعيوب التدريب الوظيفي الافتراضي؟

التأهيل عبر الإنترنت ليس نظاماً مثالياً بأي حال من الأحوال.

لذلك يجب أن توازن بين إيجابيات وسلبيات التأهيل الافتراضي حتى تفهم جيداً ما أنت مُقدِم عليه عند تطبيقه في عملك.

الإيجابيات

المرونة والراحة. الفكرة الأساسية في التأهيل والتدريب الافتراضي هي أن الموظفين يستطيعون البدء في الوقت والوتيرة المناسبين لهم (ما لم تُحدَّد مواعيد إلزامية)، أي أنهم يستطيعون الانخراط في البرنامج من أي مكان وزمان يناسبهم.
خفض التكاليف. كل ما يحتاجه الموظفون وفريق الموارد البشرية خلال التأهيل الافتراضي هو حاسوب مكتبي أو محمول واتصال إنترنت مستقر؛ ليس بالضرورة أن يكون جهازاً فائق القوة. يمكن للجميع البقاء في منازلهم أثناء عملية التأهيل، مما يوفّر تكاليف السفر والوقت، ويقلّل استهلاك موارد المكتب وغيرها من النفقات.

السلبيات

مشكلات تقنية. إلى جانب بطء الاتصال بالإنترنت بين الحين والآخر، قد يواجه المديرون صعوبة في مشاركة معلومات حساسة تخص الشركة بسبب مخاوف الأمان. حتى مع وجود برامج حماية، يبقى من الصعب التنبؤ بموعد هجمات الاختراق وسرقة البيانات. لحماية بياناتك من هذه التهديدات، قد تحتاج إلى استخدام أدوات حماية من هجمات Ransomware أو حلول أمن سيبراني أخرى.
غياب البُعد الإنساني. بما أن كل شيء يتم عبر الإنترنت، يصبح من الأصعب الحفاظ على ترابط الفريق عن بُعد وبناء روح الألفة بين الموظفين وفريق الموارد البشرية. قد تبدو المحادثات آلية وغير شخصية، فينصرف البعض ذهنياً أثناء العروض التقديمية، ما يعرقل بناء مستوى الثقة والتفاعل المطلوب للاحتفاظ بالمواهب الجيدة.

ما هي المراحل الأربع للتأهيل الوظيفي الافتراضي؟

بما أن برنامج التأهيل سيتم عن بُعد، فسوف تعتمد بشكل كبير على التكنولوجيا لإيصال المحتوى إلى الموظفين الجدد.

ومع ذلك، تبقى المبادئ نفسها سواء كنت تؤهل موظفين في شركة SaaS أو في أي نوع آخر من الأعمال: الهدف هو جعل الموظفين الجدد يؤمنون بمؤسستك من خلال مساعدتهم على تنمية مهاراتهم المهنية ومنحهم فرصة حقيقية للنمو الوظيفي لديها.

ولكي توفّر لهم السلامة النفسية في بيئة العمل الافتراضية وتستخدمها كحافز فعّال، يُقسَّم التأهيل الافتراضي إلى مراحل مختلفة. ينطبق هذا سواء كنت تبني فريق تطوير برمجيات مخصصاً أو فريق مبيعات افتراضياً. لنستعرض هذه المراحل الأربع.

المرحلة 1 – التهيئة الأولى (Onboarding)

في هذه المرحلة يبدأ كل شيء بالنسبة للموظفين الجدد؛ إذ يستقبلهم فريق الموارد البشرية ويشرح لهم ماهية الشركة وثقافة العمل فيها، إضافة إلى أدوارهم ومسؤولياتهم.

الهدف من تأهيل أعضاء الفريق عن بُعد هو إدارة توقعات الطرفين. على الشركة أن تكون شفافة في توضيح ما تحتاجه من الموظفين الجدد، وفي المقابل يجب أن يكون لدى الموظف فهم واضح لما تتوقعه المؤسسة منه حتى يعمل على تحقيق هذه الأهداف.

في النهاية، يجب أن يشعر الموظفون الجدد بالترحيب خلال هذه المرحلة، فهذا الانطباع الأول سيحدد تجربتهم المستقبلية داخل الشركة.

كيف تنفِّذ ذلك؟

لمساعدة فريق الموارد البشرية على الاستعداد قبل بدء هذه المرحلة، أنشئ مواد يمكن للموظف الجديد تصفحها ومراجعتها بمفرده.

يُفترض أن تتضمّن هذه الموارد النصية الموضوعات التي سيتم تناولها خلال مراحل التأهيل المختلفة. عندما تكون التوقعات واضحة منذ البداية، يعرف الموظفون ما ينتظرهم ويمكنهم الاستعداد جيداً.

وبالتوازي مع ذلك، اطلب منهم تنزيل أدوات العمل من المنزل الضرورية والبرمجيات التي تستخدمها شركتك في التواصل والتعاون. قد تحتاج أيضاً إلى منحهم صلاحية الوصول إلى تطبيقات إدارة الفرق عن بُعد، مثل أدوات تتبع الوقت التلقائية أو غيرها مما يرتبط بطبيعة عملك.

فعلى سبيل المثال، تحتاج فرق التسويق والمبيعات إلى منصة لمشاركة بيانات تواصلهم مع العملاء. في هذه الحالة يمكنك استخدام أداة مثل Pitchbox التي تتيح إشراك جميع أفراد الفريق في لوحة تحكم واحدة.

وأخيراً، ينبغي إعداد توثيق واضح يوضح للموظفين عن بُعد كيفية استخدام أدواتك التقنية وتشغيلها. بهذا الشكل لن يضطر أيٌّ من أعضاء الفريق إلى تدريب الموظفين الجدد على استخدام البرمجيات في كل مرة من الصفر.

هنا يبرز دور أداة بسيطة مثل مسجل الشاشة ScreenRec؛ إذ يمكنك تسجيل الشاشة مع كاميرا الويب والمايكروفون لإضافة لمسة شخصية إلى عملية التأهيل الافتراضي.

كلما طوّرت عملية التأهيل وتغلّبت على العقبات مبكراً، منحت الموظفين الجدد ثقة أكبر في عملك وأظهرت استعدادك لبذل جهد حقيقي لجعلهم يشعرون بالترحيب. بعد هذه النقطة يصبح التحدي في تنفيذ المراحل اللاحقة من العملية بنجاح.

المرحلة 2 – التطوير الأولي

بحلول الشهر السادس، يُفترض أن يكون الموظفون الذين انضمّوا حديثاً قد اندمجوا بالكامل في المنظمة، وطوّروا المهارات الأساسية اللازمة لأداء مهامهم

بأعلى مستوى ممكن. في الوقت نفسه يُفترض أن يكون الموظف قد بنى علاقة جيدة مع زملائه، ويعمل بانسجام داخل الفريق والشركة.

خلال هذه المرحلة، عليك أن تقرر ما إذا كان من المجدي الاستمرار في الاستثمار في هؤلاء الموظفين. فقد يكون بعضهم قد أظهر حافزاً عالياً لإنجاز المهام وأبان عن مهارات إضافية قابلة للتطوير داخل المؤسسة. يمكنك الاستفادة من هذه المعلومات عند توزيع المسؤوليات بما يتناسب مع نقاط قوة كل موظف.

في المقابل، يحصل الموظفون على فرصة لخلق مسارات جديدة لأنفسهم من خلال تولّي مهام مختلفة قد لا تكون جزءاً مباشراً من وصفهم الوظيفي. هذا يساعدهم على تطوير مهارات موازية، لا تنعكس إيجاباً على شركتك فحسب، بل تهيّئهم أيضاً لفرص وظيفية أفضل مستقبلاً.

كيف تنفِّذ ذلك؟

هناك طريقتان أساسيتان:

أولاً، يمكنك إطلاق مبادرة داخلية يدرّب من خلالها المدراء وقادة الفرق موظفيهم على المهام المرتبطة بعملهم. اطلب من قادة الفرق إنشاء جلسات ومواد تدريبية ليعمل عليها الموظفون. سيكون هذا سهلاً للغاية باستخدام ScreenRec لأنه سهل الاستخدام ويمكن لأي شخص في المؤسسة التعامل معه بغض النظر عن خبرته التقنية. ويمكن جعل العملية تفاعلية من الاتجاهين عبر طلب تسجيل الموظفين الجدد لشاشاتهم باستخدام ScreenRec أيضاً.

الجميل في هذا البرنامج هو أن نمو الموظفين يحدث داخل الشركة نفسها. فالمدراء والقادة الذين يعملون كمقدّمي دورات يشرفون على تطوير فرقهم بشكل مباشر. ومن خلال فهم نقاط القوة والضعف لدى كل موظف، يمكنهم تزويدهم بمواد تدريبية ومهام تتوافق مع نقاط قوتهم وتساعدهم على تحقيق أقصى استفادة من قدراتهم.

ثانياً، يمكنك إلحاق الموظفين الافتراضيين بدورات أو ورش عمل عبر الإنترنت تساعدهم على تطوير مهاراتهم. بهذه الطريقة تُخفّف العبء عن قادة الفرق الذين كان عليهم إعداد المواد التدريبية بأنفسهم، لكن في المقابل قد تكون هذه الدورات أكثر كلفة وغير مصممة خصيصاً لاحتياجات شركتك. تجدر الإشارة إلى أن ScreenRec يستخدم استضافة فيديو سحابية آمنة من StreamingVideoProvider، مما يعني أن الفيديوهات التي ينشئها فريق الإدارة يمكن إعادة استخدامها لفترة طويلة، وبالتالي يصبح تعلّم كيفية إنشاء فيديوهات تأهيل عملية سهلة ومجدية.

المرحلة 3 – التطوير المستمر

بعد 18 شهراً تقريباً من العمل في الشركة نفسها، يُتوقَّع من الموظفين أن يكونوا قد أتقنوا المهارات المرتبطة بمسؤولياتهم الوظيفية.

الخطوة التالية هي العمل على إعداد هؤلاء الموظفين ليصبحوا قادة المستقبل في المؤسسة؛ بحيث يحلّون محل مشرفيهم الحاليين، الذين بدورهم يصعدون إلى مستويات إدارية أعلى، وهكذا.

ترقية الموظفين إلى مستويات وظيفية أعلى جزء أساسي من مسار التطور المهني؛ فلا أحد يرغب في البقاء في وظيفة قليلة المتطلبات وضعيفة الراتب. الجميع يطمح إلى تحسين دخله، والطريق إلى ذلك هو التقدّم إلى مناصب تتطلّب مسؤوليات أكبر.

كما أن بقاء هؤلاء الموظفين في شركتك طوال هذه الفترة يعني أنهم مستعدون للاستمرار معك طالما أنك تواصل الاستثمار في نموّهم المهني.

كيف تنفِّذ ذلك؟

لإظهار تقديرك للموظفين الأكثر تميزاً، ينبغي إنشاء برنامج تقدير موظفين واضح. يمكنك تقديم حوافز للموظفين الذين حققوا أفضل أداء وفقاً لمؤشرات الأداء والأهداف التي حددتها.

من خلال ذلك ستتمكن أيضاً من التعرف على الموظفين المستعدّين لبذل جهد إضافي لتحقيق نتائج أفضل. تخيّل مثلاً أن موظفاً في خدمة العملاء بذل جهداً إضافياً في دراسة سلوك العملاء وتحليل العائد على الاستثمار بهدف زيادة المبيعات؛ هذا شخص يسير في طريقه نحو مستوى وظيفي أعلى، وبالتالي يستحق مكافأة حقيقية.

بهذه الطريقة تشجّع الجميع على بذل أفضل ما لديهم ليصبحوا مؤهلين للحصول على الحوافز والترقيات.

لكن لا تنسَ إظهار التقدير لكل موظفيك؛ فبعضهم قد لا يكون في الواجهة لكنه يؤدي دوراً مهماً لا غنى عنه لنجاح العمل.

المرحلة 4 – الترقية أو المغادرة

بعد مرور عامين أو أكثر، يحين الوقت ليقرّر الموظف ما إذا كان سينتقل إلى منصب أعلى داخل الشركة أو سيغادرها.

كما ذكرنا، يحتاج الموظفون إلى حافز مستمر يدفعهم إلى الصعود في السلم الوظيفي وزيادة رواتبهم. لكن لكي يحدث ذلك يجب أن يكونوا مستعدين لتحمّل مسؤوليات أكبر وإثبات قيمتهم الفعلية.

في المقابل، تحتاج أنت إلى ترسيخ ثقافة تعترف بالنمو وتكافئ الأداء الجيد؛ فكثير من الشركات تفشل في الاحتفاظ بموظفيها بسبب انعدام الفرص الواضحة للتطور الوظيفي. قد يكون هناك من يضيف قيمة حقيقية للشركة لكنه يُتجاهَل لصالح شخص آخر.

لذلك فإن وجود مسار نمو واضح وقابل للتدرّج سيكون عنصراً محورياً في برنامج التأهيل الافتراضي لديك.

كيف تنفِّذ ذلك؟

بغض النظر عن القرار النهائي، من الأفضل دائماً جمع تغذية راجعة (Feedback) من الموظفين. إذا قرر أحدهم المغادرة، اسأله عمّا إذا كان هناك شيء في المنظمة دفعه إلى ذلك أو لم يعجبه، ولماذا. أمّا الذين يقررون البقاء والترقي، فاسألهم عمّا ألهمهم للاستمرار والسعي للنمو داخل شركتك.

استخدم هذه الإجابات لتحسين بيئة عملك، وتوفير فرص أفضل، وجذب المواهب المتميزة للانضمام إلى فريقك.

الخلاصة

سواء كنت تتعلّم الآن فقط كيفية جعل التأهيل أكثر فاعلية أو كنت مدير موارد بشرية افتراضياً ذا خبرة، يبقى تأهيل الموظفين ركناً أساسياً في استدامة نجاح شركتك. الاحتفاظ بالأشخاص الذين بدأوا مسيرتهم المهنية معك ومنحهم فرصة للنمو والتحسّن هو دليل على ثقافة مؤسسية صحية وتفاعل إيجابي مع الموظفين.

الخطوات السابقة توضح لك كيف يمكنك تحسين تجربة التأهيل حتى تحتفظ بأفضل المواهب الجديدة التي ستصبح قادة منظمتك في المستقبل.

وبما أن مكالمات الفيديو ستكون جزءاً كبيراً من تجربة التأهيل الافتراضي، فكّر في استخدام أداة مثل ScreenRec لتستفيد إلى أقصى حد من التواصل عن بُعد. ليس لدى جميع الموظفين سرعة الاستجابة بالبريد الإلكتروني نفسها، وبعض الوظائف تتطلّب بطبيعتها فترات أطول بعيداً عن البريد للتركيز. لذلك، عندما تستبدل الرسائل النصية الطويلة بتسجيلات فيديو قصيرة، تجعل التواصل أكثر وضوحاً وسرعة وتترُك للآخرين وقتاً أكبر لإنجاز أعمالهم.

تطوير البرمجيات

أرسِل رسائل بريد إلكتروني بالفيديو، وقلّل الاجتماعات، وابقَ مركّزاً أثناء كتابة الشيفرة.

دعم العملاء

أرسِل رسائل فيديو مخصّصة وحلّ المشكلات بسرعة أكبر.

التصميم

سرّع مراجعات التصميم وحسّن التواصل مع العملاء.

التعلّم الإلكتروني

أنشئ بسرعة فيديوهات تدريبية وشارِكها مع الطلاب والموظفين.

المبيعات

أسهل طريقة لإنشاء وإرسال فيديوهات مخصّصة للعملاء المحتملين.

تأهيل الموظفين الجدد

سرّع تأهيل الموظفين الجدد وأضف لمسة شخصية باستخدام الفيديوهات الفورية.

إدارة المشاريع

اشرح المهام، وقدّم الملاحظات، وتواصَل مع العملاء بوضوح.

التواصل في العمل

سرّع التواصل في العمل باستخدام رسائل فيديو فورية.

تسجيل الشاشة

سجّل الشاشة وكاميرا الويب والميكروفون وصوت الكمبيوتر، ثم شارِك فوراً.

التقاط لقطات الشاشة والتعليق عليها

التقط لقطات شاشة وأضِف التعليقات عليها، واحفظها تلقائياً في السحابة، ثم شارِكها فوراً.

تسجيل كاميرا الويب

سجّل كاميرا الويب فقط أو سجّل الشاشة مع كاميرا الويب.

تسجيل البث المباشر

التقط فيديوهات البث المباشر مع الصوت لأي مدّة تريدها.

ما هو التأهيل الوظيفي الافتراضي وكيف تقوم به؟

ماذا يُقصد بالتأهيل الوظيفي الافتراضي؟