10 نصائح أساسية للتأهيل الوظيفي الافتراضي لفرق الموارد البشرية الحديثة
بفضل التحوّلات العالمية الأخيرة، أصبح العمل عن بُعد هو القاعدة الجديدة في كثير من القطاعات. بالنسبة لفِرَق الموارد البشرية، يعني ذلك تغييراً في طريقة التفكير وتحديثاً لاستراتيجيات العمل. فالتأهيل الوظيفي الافتراضي يحمل تحديات حقيقية، لكن اتباع منهجية واضحة خطوة بخطوة يساعدك على التغلب على تلك التحديات.
غياب التواجد الجسدي والتفاعل وجهًا لوجه في مكان العمل لا يجب أن يكون عائقاً أمام الترحيب بالموظفين الجدد. فحتى لو كان كثير منهم يخوض تجربة العمل من المنزل للمرة الأولى، يمكن للتحضير الجيد والتنظيم السليم أن يساعداك على دمجهم بسرعة في ثقافة الشركة وإيقاع العمل. كلما استعددت مبكراً، كانت التجربة أفضل للجميع.
إليك قائمتنا المختصرة لأفضل ممارسات التأهيل الوظيفي الافتراضي التي ننصح مسؤولي التوظيف بتجربتها.
1. عدّل محتوى التأهيل ليصبح مناسباً للبيئة الافتراضية
غالباً ما يكون لدى فرق الموارد البشرية الجيدة عملية تأهيل واضحة ومكتوبة، لكنها تكون مبنية على قدوم الموظف إلى المكتب وحضور جلسات تدريبية وجهاً لوجه.
محتوى التأهيل الذي تستخدمه مع الموظفين عن بُعد بحاجة إلى إعادة تهيئة ليتناسب مع العاملين عن بُعد. سواء قررت إعداد فيديوهات تعريفية قصيرة أو عروضاً تقديمية، تحتاج أولاً لتحديد ما الذي يجب أن تتضمّنه «حزمة التأهيل الافتراضي» الخاصة بك.
حزمة ترحيبية
في العادة، يحصل الموظف الجديد على حزمة ترحيبية تحتوي على مستندات مهمة ومعلومات عن الشركة. لا يزال بإمكانك تقديم هذه الحزمة في التأهيل الافتراضي، لكن عليك تحويلها إلى صيغة رقمية منظّمة وسهلة الوصول.
نقاط لتنفيذها
- حوِّل جميع النماذج والوثائق إلى ملفات PDF يسهل فتحها أو طباعتها.
- جرّب الحزمة الرقمية مع بعض أعضاء الفريق الحاليين قبل إرسالها للمنضمين الجدد.
- اطلب الملاحظات للتأكّد من أن أي عنصر مهم لم يتم نسيانه أو إغفاله.
العروض التقديمية
في كثير من الشركات، يمرّ الموظفون الجدد عبر عرض تقديمي تعريفي في أول يوم لهم. سنتحدّث عن هذا بالتفصيل لاحقاً، لكنه يبقى خطوة أساسية لتوضيح رؤية الشركة ومسار التأهيل، خصوصاً للموظفين عن بُعد.
نقطة تنفيذية
- في بيئة العمل الافتراضية، يمكنك تسجيل وجهك والشاشة معاً باستخدام مسجل شاشة لإضفاء طابع شخصي على رسالة الترحيب.
إرشادات التعلم الإلكتروني
عندما يبدأ الموظفون الجدد، قد لا يكونون على دراية بالأدوات والأنظمة التي تستخدمها شركتك. هناك طريقتان للتعامل مع هذا الأمر. الأولى هي إنشاء فيديو تعليمي قصير يشرح لهم كيفية استخدام الأدوات والموارد والأنظمة التي سيحتاجون إليها.
أو يمكنك تعيين أحد الموظفين الحاليين لمرافقتهم وشرح هذه الأدوات والعمليات عبر مكالمة فيديو.
نقطة تنفيذية
- خصّص وقتاً لمراجعة عملية التأهيل الحضوري الحالية، ثم حوّل خطواتها ومحتواها إلى صيغة رقمية تناسب العمل عن بُعد.
2. أنشئ عرضاً تقديمياً افتراضياً قوياً
سبق أن ذكرنا أهمية تحويل عرض التأهيل إلى نسخة افتراضية، لكن هذا لا يعني التخلّي عن الحوار المباشر مع الموظفين الجدد. ما زلت بحاجة إلى عرض يشرح بوضوح ما هو متوقَّع منهم في دورهم الجديد، حتى لو كان ذلك عبر الإنترنت.
الانطباع الأول عن الشركة يتكوّن غالباً في اليوم الأول. لذلك يجب أن تحظى الجلسة الافتراضية بنفس الاهتمام الذي تعطيه لجلسة تعريفية وجهاً لوجه. على سبيل المثال، إذا كنت تُعيّن عدة أعضاء جدد في فريق المبيعات عن بُعد كمندوبي مبيعات عن بُعد في اليوم نفسه، فكّر في تنظيم عرض جماعي يخلق شعوراً بالروح الجماعية والانتماء.
نقاط للتنفيذ
- Use visual guides to explain the history of the company. Make this section fun and entertaining.
- Explain and define the company culture and mission statements.
- Include images of key members of the team (you can make this more fun by sharing casual photos).
- Don’t overwhelm the hires with information, especially in terms of HR.
- Take the time to create well-made, polished orientation videos as part of your virtual onboarding package. They can be an extremely valuable tool.
3. حدّد مكالمة قبل تاريخ الانضمام
إجراءات الموارد البشرية يمكن أن تكون مرهقة ومربِكة للموظفين الجدد، لذلك من المهم أن تبادر فرق الموارد البشرية بالتواصل مع المنضمين الجدد قبل أن يبدأوا فعلياً. تُعد هذه الخطوة من أفضل ممارسات ما قبل التأهيل، فهي تمنحك فرصة للترحيب بالموظف الجديد وتوضيح ما ينتظره في أيامه الأولى، كما تساعد على ترسيخ ثقافة عمل إيجابية يشعر معها بأنه جزء من الفريق منذ اليوم الأول.
كل ذلك يؤدي إلى فريق أكثر تفاعلاً من البداية؛ فكلما شعر الموظفون الجدد بالدعم والرعاية، زاد التزامهم وإنتاجيتهم. وإذا استطعت بناء هذا الارتباط قبل اليوم الأول، أصبحت عملية التأهيل الافتراضي أكثر فاعلية.
والخبر الجيد أن هناك الكثير من منصات التعاون عبر الإنترنت وأدوات الاجتماعات المرئية المصمّمة خصيصاً لتسهيل هذا النوع من التواصل. لا تنسَ تضمين إرشادات بسيطة تشرح للموظفين الجدد كيفية استخدام هذه المنصات، فالكثير منهم قد يتعامل معها للمرة الأولى.
نقطة تنفيذية
- Reach out to new hires and schedule an online meeting at least three days before they are due to start
4. حدّد أنشطة واضحة للأسابيع الأولى
بدء عمل جديد قد يكون مرهقاً، والأسابيع الأولى حاسمة للغاية. ومع العمل عن بُعد، قد لا يجد الموظفون الجدد زميلاً يجلس بجوارهم ليسألوه ما ينبغي فعله. لذلك يجب أن تتأكد من حصولهم على كل الأدوات والموارد التي يحتاجونها وأن يكون لديهم برنامج واضح لأنشطتهم في الأيام الأولى.
من المفيد خلال هذه الفترة إعداد جدول نشاطات محدد يمكن للموظفين الجدد الانضمام إليه، مثل:
- جلسات غداء افتراضية مع الفريق.
- جلسات تعارف مع أعضاء فريق التقنية أو أي فرق أخرى سيتعاملون معها.
- اجتماع كامل للفريق لمناقشة توقّعات وأولويات الأسبوع.
نقاط للتنفيذ
- حدِّد مهمتين أو ثلاث مهام واضحة يمكن للموظف الجديد التركيز عليها خلال أسبوعه الأول.
- أنشئ قائمة تدقيق للتأهيل لضمان حصول الموظفين الجدد على أفضل تجربة ممكنة في أسابيعهم الأولى.
5. أوصل التوقّعات بوضوح
جزء كبير من نجاح التأهيل الوظيفي الافتراضي يتعلّق بمدى وضوح توقّعاتك من الموظفين الجدد. عليك أن تحدّد مسبقاً ما الذي تتوقعه منهم، ثم تقسّم هذه التوقّعات إلى نقاط صغيرة واضحة تغطي أساسيات الدور والمسؤوليات.
وهذا يعني التأكد من أنهم:
- على دراية كاملة بجميع مهامهم ومسؤولياتهم.
- قادرون على استخدام الأدوات والأنظمة اللازمة لأداء مهامهم.
- يفهمون إجراءات العمل والخطوات المطلوب منهم اتباعها.
كلما كانت التوقّعات أوضح، كان اندماج الموظفين الجدد في هيكل الشركة أسرع وأسهل.
تأكّد من وجود جدول زمني واضح للأهداف الفردية وأهداف الفريق/الشركة. يمكنك استخدام تطبيق للجدولة عند الحاجة ليسهُل على الموظفين فهم مواعيد التدريب وتقييم الأداء.
نقاط للتنفيذ
- أنشئ تقويماً واضحاً للمهام يمكن الوصول إليه وتحديثه بسهولة، مع تحديد أهداف ذكية قصيرة وطويلة المدى.
- أدرج في الجدول لقاءات أسبوعية للفريق وجلسات فردية لمناقشة سير العمل والتحديات.
6. اشرح ثقافة الشركة
كثيراً ما يتم تجاهل الحديث عن ثقافة الشركة خلال التأهيل الافتراضي، وهذا مفهوم لأن التركيز ينصبّ غالباً على الإجراءات والتدريب. لكن إغفال الجانب الثقافي خطأ كبير.
عندما يشعر الموظف بأنه متصل بثقافة الشركة وقيمها، يصبح أكثر ولاءً وانخراطاً، وبالتالي أكثر إنتاجية. كما أن ثقافة الشركة قد تكون عاملاً حاسماً في بقاء الموظف على المدى الطويل أو تركه للعمل دون إنذار.
يجب أن يركّز التأهيل الافتراضي على توضيح جوهر الثقافة المؤسسية وقيم الشركة ورسالتها. فكلما فهم الموظف «من هي» هذه الشركة وما الذي تمثّله، كان من الأسهل عليه أن يتماهى معها ويجد لنفسه دوراً واضحاً في تحقيق أهدافها.
نقاط للتنفيذ
- فاجِئ الموظفين الجدد بهدية ترحيبية بسيطة تشعرهم بالتقدير.
- بعد توقيع عقد العمل، أرسِل حزمة ترحيب بالبريد تحتوي على بعض الهدايا التي تحمل هوية علامتك التجارية، مثل قمصان أو أكواب أو أقلام، إضافة إلى مواد تعرّف بالشركة ورسالتها.
7. قدّم المساعدة التقنية من اليوم الأول
قد تكون المتطلبات التقنية من أصعب جوانب الوظيفة الجديدة. عليك التأكد من أن الموظفين الجدد قادرون على استخدام الأدوات والتقنيات المطلوبة في دورهم. حتى إعداد بريد إلكتروني مخصّص للعمل قد يكون تحدّياً للبعض، خاصة إذا كانت هذه أول تجربة لهم في العمل عن بُعد. هنا قد يحتاجون إلى دليل مكتوب أو مصدر إلكتروني يشرح كيفية إنشاء حساب Gmail جديد.
الهدف النهائي هنا هو تقليل التوتر والعوائق التقنية أمام الموظفين الجدد. كلما ساعدتهم على الشعور بالراحة مع الأدوات التي سيستخدمونها يومياً، كانوا أكثر إنتاجية منذ اليوم الأول.
نقاط للتنفيذ
- في الشركات الصغيرة، احرص على أن يتواصل مسؤول التقنية مع الموظف الجديد قبل تاريخ انضمامه لتهيئة كل ما يلزم.
- في الشركات الأكبر، نسّق مع فريق تقنية المعلومات لتخصيص وقت لمساعدة الموظفين الجدد في أول أيامهم.
8. تواصَل معهم باستمرار
اجعل التفاعل والتواصل المنتظم ركناً أساسياً في استراتيجية التأهيل الافتراضي. فالمتابعة الدورية تعزّز علاقة الثقة بين الإدارة والموظفين الجدد.
هذا مهم جداً لضمان شعور أعضاء الفريق بالدعم والانتماء. إذا كانت لديك خبرة في التأهيل الحضوري، فأنت تعرف قيمة المحادثات الفردية غير الرسمية. المنطق نفسه ينطبق على التأهيل عن بُعد، وربما بدرجة أكبر لأن العمل من المنزل قد يكون تجربة معزولة أحياناً.
لا تستهِن أبداً بمدى صعوبة الأسابيع الأولى في وظيفة عن بُعد. كلما زادت مرات تواصلك مع الموظفين الجدد، شعروا بدعم أكبر، خصوصاً في الفترة الأولى.
نقطة تنفيذية
- كن حاضراً عند حاجتهم، ووازن بين الاجتماعات الرسمية والحوارات الودية غير الرسمية بشكل منتظم.
9. رتّب لقاءات تعارف مع الفريق والمدير
احرص على تخصيص وقت بعد بدء الموظف الجديد ليقابل بقية أعضاء الفريق ومديره المباشر. يمكن أن تكون هذه اللقاءات غير رسمية تماماً، وربما تُنظّم أثناء فترات الاستراحة أو الغداء. ليست الفكرة من هذه الجلسات مناقشة العمل بقدر ما هي للتعارف وكسر الجليد.
من خلال الحفاظ على طابع غير رسمي، ستتمكّن من بناء صورة أوضح عن الموظفين الجدد وسيتعرّفون هم أيضاً على زملائهم. هذا يعزّز الثقة ويزيد احتمال بقاء الموظفين لفترة أطول. ففي دراسة أجرتها LinkedIn عام 2017، ذكر 72٪ من الموظفين أن اللقاءات الفردية مع مديريهم خلال فترة التأهيل كانت مفيدة جداً.
صحيح أن هذه الدراسة تناولت التأهيل الحضوري، لكن لا يوجد ما يمنع تطبيق المبدأ نفسه في التأهيل الافتراضي.
نقطة تنفيذية
- حدّد مواعيد للقاءات تعارف غير رسمية بين الموظف الجديد ومديره المباشر وبقية أعضاء الفريق.
10. حسِّن عملية التأهيل باستمرار
تتحوّل فرق الموارد البشرية بسرعة إلى التأهيل الافتراضي، لكن من الضروري ألا ننسى الأساسيات. تماماً كما تفعل في التأهيل الحضوري، يجب توثيق العملية من بدايتها حتى نهايتها.
من المهم أن يمتلك المديرون رؤية واضحة عن المرحلة التي وصل إليها كل موظف جديد، وهذا يتطلّب مستندات وأنظمة يمكن للجميع الوصول إليها. الشفافية وتحميل المسؤوليات لا تقلّ أهمية في التأهيل الافتراضي.
وكما هو الحال مع أي عملية عمل أخرى، كلما راجعت ما تفعله وحسّنته باستمرار، أصبحت العملية أكثر فعالية بمرور الوقت.
نقاط للتنفيذ
- لا تُهمِل مراجعة تأثير عملية التأهيل الافتراضي على أداء ورضا الموظفين الجدد.
- اطلب من الموظفين الجدد تقييم تجربة التأهيل وإبداء ملاحظاتهم بصراحة.
- تعرّف على ما وجدوه مفيداً وما اعتبروه غير ضروري، ثم عدّل العملية وفقاً لذلك.
الخلاصة
يجب أن يقدّم برنامج التأهيل الافتراضي مساراً واضحاً للموظف الجديد منذ اليوم الأول. فالعمل عن بُعد لا يعني بالضرورة تجربة تأهيل سيئة؛ صحيح أن هناك تحديات، لكن عند التخطيط الجيد يمكن أن يتحوّل التأهيل الافتراضي إلى تجربة غنية وملهمة.
بفضل الأدوات والتقنيات المتاحة اليوم، يمكنك بسهولة ضبط أجواء تجربة الموظف الجديد وجعلها تفاعلية وجذّابة. استثمر في التأهيل الرقمي ولا تستهِن بأثره؛ فقد يكون هو العامل الفارق في الاحتفاظ بالمواهب ورفع الإنتاجية ودعم نمو شركتك على المدى الطويل.
English 
Español 
Български 
Français 
Português
لا تفوت الفرصة
احصل على تحديثات حول المقالات الجديدة والندوات عبر الإنترنت والفرص الأخرى: