Запись онлайн-встреч: что важно знать о законах
Популярность онлайн‑встреч достигла пика во время пандемии коронавируса. И после неё мир продолжил активно полагаться на этот формат. Он играет важную роль в бизнесе, образовании, здравоохранении и множестве других сфер.
По данным Global Market Insights, объём рынка видеоконференций в 2020 году превысил 15 млрд $. Также ожидается дальнейший рост примерно на 23% в период с 2021 по 2027 год.
Онлайн‑встречи — отличный инструмент, который упрощает коммуникацию и даёт дополнительные возможности. Участники могут:
- Делиться файлами
- Проводить презентации с помощью инструментов демонстрации экрана
- Использовать расшифровку речи в реальном времени
- Записывать встречу
Запись видеоконференции — действительно удобно. У вас остаются все детали того, что было сказано, и вы можете вернуться к ним позже. А ещё можно быстро поделиться записью с теми, кто пропустил встречу.
Запись проще сделать и она точнее заметок. Но важно учитывать потенциальные юридические риски и последствия, которые могут возникнуть при записи онлайн‑встреч.
Ключевые вопросы, которые стоит задать себе перед записью онлайн‑встречи
Время от времени люди спрашивают: законно ли записывать встречи в Zoom без разрешения? Важно помнить, что в разных странах (и даже внутри одной страны) действуют разные правила, включая федеральные и региональные нормы.
Существуют законы о том, как получать согласие на запись и как затем обращаться с записанными данными. Эти требования различаются от юрисдикции к юрисдикции. Эта статья не претендует на исчерпывающий юридический разбор. Её задача — подсветить практические вопросы вроде: «Может ли работодатель записывать встречу без согласия?».
Надеемся, материал поможет обратить внимание на моменты, которые стоит продумать перед записью онлайн‑встречи, и проиллюстрирует их примерами из разных правовых контекстов.
Определиться с тем, как правильно записывать онлайн‑встречи, проще, если сначала ответить себе на базовые вопросы:
- Уместно ли записывать эту встречу?
- Нужно ли получать согласие?
- Как получить согласие? Что делать, если кто‑то против записи?
- Как будет храниться запись?
- Кто получит к ней доступ?
- Как долго запись будет храниться?
- Есть ли требования к программному обеспечению?
- Какую дополнительную информацию нужно сообщить участникам?
Ниже мы разберём эти вопросы, отметим ключевые моменты и предложим практичные подходы.
А теперь — подробнее.
Уместно ли записывать эту встречу?
Хотя в большинстве случаев запись онлайн‑встреч не запрещена, бывают ситуации, когда лучше отказаться от записи.
Даже если на минуту отложить вопрос согласия, записывать некоторые типы встреч может быть просто неуместно. Например, личный разговор «один на один» с обратной связью сотруднику или обсуждение коммерческого предложения. Такие темы обычно считаются конфиденциальными.
Наличие видеозаписи подобных обсуждений может создать юридические риски — иногда не только на уровне регионального, но и на уровне федерального законодательства.
Некоторые эксперты также считают, что командные созвоны не стоит записывать «по умолчанию», если нет чёткой бизнес‑цели, которая делает запись действительно необходимой.
Отдельно стоит выделить встречи, где обсуждаются чувствительные вопросы, например:
- Медицинские данные
- Доказательства, которые могут быть представлены в суде
- Ценные аналитические данные (например, используемые государством для оценки эффективности политики) и т. п.
Такие разговоры требуют особенно осторожного подхода к записи.
Нужно ли получать согласие?
Согласие — ключевая тема в юридических вопросах, связанных с записью онлайн‑встреч.
Если другие участники не согласны на запись, во многих случаях записывать встречу нельзя — неважно, используете ли вы отдельное устройство или программное обеспечение.
Правила согласия различаются в разных странах. Иногда разные нормы действуют даже внутри одной страны. Узнайте заранее: нужно ли согласие всех участников или достаточно согласия одной стороны.
Например, регулирование в США существенно различается по штатам. Где‑то требуется согласие всех сторон, где‑то достаточно согласия одной стороны, а в некоторых местах действуют смешанные правила.
В ЕС правила согласия на запись регулирует GDPR (General Data Protection Regulation). В целом он требует, чтобы участники разговора/встречи дали согласие на запись.
В Великобритании действует Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA). Он допускает запись разговора без согласия другой стороны, если запись ведётся только для личного использования.
При этом после Brexit Великобритания сохранила GDPR как внутреннее право, и запись видеоконференций всё равно должна выполняться GDPR‑совместимым образом.
Как получить согласие?
Если вы ищете законный способ записывать встречи — без скрытой записи и нарушения закона, — согласие действительно ключевое.
Есть два подхода к получению согласия: активное и пассивное. Активное согласие — когда человек явно подтверждает, что не против записи (например, устно или нажатием кнопки согласия в уведомлении до начала встречи/записи).
Пассивное согласие — когда человека уведомили о записи, и он не вышел из встречи. Это считается неявным согласием. Какой тип согласия требуется, зависит от законодательства и конкретных обстоятельств.
В некоторых платформах видеоконференций есть встроенные механизмы согласия. Например, Zoom позволяет участникам нажать кнопку согласия перед началом записи. Это быстрый и удобный способ убедиться, что запись соответствует юридическим требованиям.
Похожие функции есть и во многих других инструментах для удалённой работы — это полезно тем, кто планирует записывать онлайн‑встречи.
Обычно в такой схеме участники, которые не согласны, не могут присоединиться к встрече. В идеале у них должна быть альтернатива — например, ведущий может запланировать часть обсуждения без записи.
И, как уже отмечалось, запись без согласия — плохая идея, но само согласие может восприниматься субъективно.
Как будет храниться запись?
Данные онлайн‑встреч подпадают под политики хранения и резервного копирования данных — они могут различаться в зависимости от отрасли. В некоторых случаях появляются дополнительные требования. Например, записи онлайн‑приёмов у врача могут подпадать под правила обращения с медицинскими данными.
В США действует Закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования (HIPAA). Он, в частности, требует шифрования данных «на хранении». Такие записи можно передавать только уполномоченным сторонам, и обычно они должны быть защищены паролем.
Кроме того, организации могут быть обязаны хранить такие записи 7 лет (а иногда — 10 лет). А, например, для юридических фирм, записывающих встречи «адвокат‑клиент», срок хранения может быть не менее 5 лет.
Согласно GDPR (он действует в ЕС и применяется в Великобритании), записи онлайн‑встреч должны:
- храниться безопасно
- иметь ограниченный доступ
- обрабатываться законно и прозрачно
Также не забывайте о правилах защиты персональных данных. Запись не должна храниться дольше, чем необходимо, а люди должны иметь возможность получать доступ к данным, исправлять их или удалять (если применимо).
Компания, которая собирает данные, подпадающие под GDPR, несёт ответственность за соблюдение требований GDPR.
Есть ли требования к используемому ПО?
Статья 32 GDPR подчёркивает важность «безопасности обработки» персональных данных. Нужно предотвращать «случайное или незаконное уничтожение, утрату, изменение, несанкционированное раскрытие или доступ к персональным данным». Достичь этого можно только при использовании подходящих решений. Инструмент должен обеспечивать «конфиденциальность, целостность, доступность и устойчивость».
Кроме того, системы обработки персональных данных (в том числе ПО для записи встреч) должны иметь меры приватности — например, сегрегацию данных и контроль доступа. Поэтому бизнесу важно проверять инструменты, которыми он записывает, обрабатывает и хранит видеозаписи онлайн‑встреч.
Платформы видеоконференций, такие как Zoom или Whereby, обычно закрывают большую часть требований безопасности, но всё равно стоит перепроверить детали под ваш сценарий.
Нужно ли сообщать что‑то ещё?
Как мы говорили выше, участники должны знать о планируемой записи до начала встречи. Это помогает принять осознанное решение о согласии, задать вопросы, озвучить опасения и понять, зачем ведётся запись.
Правила проведения и записи онлайн‑встреч должны быть понятны всем. Их можно описать в корпоративных политиках или «справочнике сотрудника», вместе с объяснением целей таких записей. При этом участникам всё равно стоит дополнительно сообщать, как именно будет вестись запись и как будут храниться данные.
Независимо от того, работаете вы в юрисдикции, где применяется GDPR, или нет, разумно выстраивать хранение записей по принципам GDPR.
В британском контексте может потребоваться проведение оценки воздействия на защиту данных (DPIA). DPIA помогает:
- Показать, что вы оценили риски, связанные с обработкой персональных данных
- Соблюдать обязательства по защите данных
Альтернатива записи онлайн‑встречи
Вместо того чтобы каждый раз решать вопросы согласия, во многих случаях можно просто использовать рекордер экрана вроде ScreenRec для коммуникации. Вместо встречи вы записываете экран, голос, звук и веб‑камеру и отправляете видео тем, кому нужно посмотреть. Если хотят, они могут ответить тем же способом. Так вы не берёте на себя ответственность за «предложение записывать других» — люди сами выбирают формат ответа.
Конечно, бывают ситуации, когда нужно организовать онлайн‑встречу и записать её. В этом случае ScreenRec тоже может помочь — просто убедитесь, что вы заранее получили согласие.
Прежде чем нажать «Запись»…
Если вам нужно взаимодействовать с удалёнными коллегами, желание записать встречу может быть очень сильным — иногда действительно нужно потом вернуться к обсуждению.
Но прежде чем записывать такие онлайн‑ или гибридные рабочие события «на всякий случай» или для шаринга, важно учитывать риски. Надеемся, теперь вам будет проще ориентироваться в возможных последствиях. Не стоит записывать встречу, не разобравшись предварительно с юридическими нюансами, о которых мы говорили выше.
![[Руководство] Как наладить эффективную коммуникацию на работе](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
English 
Español 
Български 
Français 
Português 
العربية
НЕ ПРОПУСТИТЕ ВАЖНОЕ
Получайте уведомления о новых статьях, вебинарах и других возможностях: