Gerenciando Equipes Remotas Hoje: Os 3 Principais Desafios, Ferramentas E Dicas

Vamos encarar, o mundo mudou. E, com isso, enfrentamos os desafios de trabalhar de casa. Embora a capacidade de trabalhar de qualquer lugar possa ser atraente para alguns dos funcionários que sempre trabalharam em um escritório, gerenciar equipes remotas já está se provando difícil para muitos líderes empresariais.

Seja você a startup de tecnologia que nunca pretendeu ter um escritório ou uma empresa com centenas de milhares de trabalhadores, este artigo ajudará você a começar bem e gerenciar os desafios do trabalho remoto que surgiram junto com os de saúde e pessoais.

O vírus de Wuhan que causou estragos nos mercados de ações ao redor do mundo também mudou a maneira como fazemos negócios. Empresas gigantes como Amazon, Twitter e Spotify permitiram que seus funcionários trabalhassem remotamente. Só imagine! Algumas das maiores organizações do mundo estão essencialmente oferecendo milhares de oportunidades de emprego remoto. Com números como esses, é importante que os líderes empresariais abram a discussão sobre como gerenciar adequadamente equipes remotas e como enfrentar e mitigar esses desafios inevitáveis.

Por Onde Começar Ao Gerenciar Equipes Remotas

Com base em nossa própria pesquisa (e nossas experiências pessoais), concordamos com os três desafios de gestão de projetos mais prevalentes que as equipes remotas enfrentam e dicas e ferramentas que você pode usar para superá-los ao gerenciar funcionários remotos. Então, comece abordando essas questões e depois trabalhe seu caminho para fluxos de trabalho cada vez mais sofisticados.

Desafio #1: Comunicação

Por Quê?

Um dos principais desafios de trabalhar remotamente é, bem... trabalhar. Estar separado em locais diferentes e falta de comunicação cara a cara pode ser irritante. Imagine por um momento que você e um membro da equipe são designados para um projeto que requer que vocês criem uma apresentação multimídia juntos, mas vocês estão ambos a 30 quilômetros de distância. É provável que vocês estarão agendando reuniões o tempo todo para tentar emular um ambiente de escritório. Todos nós sabemos que reuniões consomem muito tempo valioso.

Às vezes, isso é TÃO verdade...

Infelizmente, digitar e-mails também não é uma solução em muitos casos. Você já tentou orientar alguém pelo seu fluxo de trabalho de design com um e-mail? Se levaria uma hora para você realmente digitar e formatar sua mensagem, então é tão improdutivo quanto uma reunião virtual onde metade das pessoas está olhando pela janela enquanto secretamente joga Candy Crush em seus telefones (porque você totalmente poderia fazer isso em uma videochamada). Sem mencionar que é realmente cansativo para o cérebro. A internet chama isso de fadiga do Zoom e é real. Confira o vídeo abaixo para saber mais.

A Solução

Claro, há várias ferramentas de comunicação com funcionários, mas aqui está uma solução melhor para comunicação de equipe remota... Em vez de redigir e-mails ou esperar por reuniões agendadas, tente enviar e-mail de vídeo (também conhecido como gravação de tela). Primeiramente, isso ajudará os membros da sua equipe a visualizar seu trabalho. Então não há necessidade de desperdiçar tempo redigindo cartas formais apenas para uma atualização. Em segundo lugar, o e-mail de vídeo pode remover a necessidade de muitas de suas reuniões. Se todos estão enviando vídeos de atualização à medida que progridem em suas atribuições, não haveria razão para realizar videochamadas que consomem tempo. Sem mencionar que isso ajudaria todos a permanecer focados em suas tarefas. Isso é especialmente importante para desenvolvedores que requerem tempo ininterrupto extra para serem verdadeiramente produtivos.

E-mail De Vídeo Para Comunicação De Equipe Remota

Ferramentas

Aplicativos de gravação de tela são baratos, então encontrar o certo que seja simples, rápido (e de preferência gratuito) pode parecer uma tarefa assustadora. No entanto, há poucos que valem a pena dar uma olhada e ainda menos que são realmente adequados para comunicação de vídeo remota. O ScreenRec é um gravador de tela e programa gratuito de compartilhamento de tela que foi projetado para comunicação em equipe. No entanto, não requer uma conta de grupo, nem há necessidade de se inscrever coletivamente. Simplesmente baixe o aplicativo, pressione Alt-S e comece a gravar. Quando terminar, você receberá automaticamente um link compartilhável que pode copiar e colar em qualquer lugar. Então não há upload para você ou download para eles. O que é ainda melhor é que esses vídeos são totalmente seguros e com 2 gigabytes de espaço em nuvem gratuito, há muita produtividade aprimorada prestes a acontecer.

Desafio #2: Responsabilidade

Por Quê?

Responsabilidade pode ser definida como "responsabilidade de resposta, culpabilidade, responsabilidade e expectativa de prestação de contas". Em essência, responsabilidade é a propriedade da responsabilidade por uma tarefa. A questão sobre responsabilidade em uma situação de trabalho em casa é que cada funcionário é responsável por suas ações individualmente enquanto ainda faz parte da equipe.

É o papel do gerente de equipe garantir que cada membro da equipe esteja totalmente ciente do que é esperado deles. Isso pode ser difícil de manter, pois supervisionar seus funcionários remotos exigirá que você se concentre em cada indivíduo ao mesmo tempo. Sem preocupações, descobrimos algumas dicas e ferramentas de trabalho remoto para ajudar a manter a responsabilidade ao gerenciar equipes remotas.

Soluções

Defina tarefas e expectativas claras
Quando os trabalhadores podem realmente entender o que está sendo pedido deles, eles acharão mais fácil permanecer focados e completar suas tarefas. Em um artigo do Business News Daily, Belinda Wee P.h.D, professora da Husson, afirmou que expectativas claras "eliminam ou reduzem a confusão e aumentam as chances de os funcionários terem sucesso em alcançar os objetivos definidos para eles". Isso facilitará para um gerente acompanhar o progresso de cada membro e para membros da equipe remota colaborarem.
Discuta objetivos específicos
O autor Stephen Covey diz melhor: "Comece com o fim em mente". Saber o que precisa ser alcançado pode manter todos na tarefa. Mantenha todos na mesma página e tenha discussões flagrantes e claras sobre quais objetivos precisam ser cumpridos. Se alguém está lutando para definir objetivos ao trabalhar remotamente ou cumprir prazos, ajude-os a adotar melhores técnicas de gestão de tempo.
Acompanhe cronogramas de trabalho, feriados, reuniões, etc.
Informações básicas da equipe precisam ser acessíveis a TODOS, mesmo que você tenha que agendar reuniões em fusos horários e locais diferentes. Cronogramas, tarefas, reuniões e qualquer outra coisa que exija um calendário e outras formas de rastreamento, devem estar abertos a todos os trabalhadores remotos. O acesso universal mantém todos informados e parte da equipe e bem cientes de seus prazos pessoais.

Ferramentas

Graças ao mundo em constante crescimento da tecnologia, existem muitas ferramentas para trabalho remoto que podem ajudá-lo a regular e manter a responsabilidade dentro da sua equipe. O que você quer são ferramentas de gestão que possam rastrear datas, documentos e progresso da equipe.

Ferramentas de colaboração em equipe
O G-Suite do Google é uma ótima opção, pois são muitos programas (Google Drive, Docs, Planilhas, Calendário, etc.) que oferecem tudo o que você precisa para trabalhar juntos—desde compartilhamento de arquivos e armazenamento em nuvem até colaboração em documentos. O Pacote Microsoft Office (Office 365) também é uma opção adequada
Programa de gestão de tarefas
Jogar links de documentos compartilhados em chats pode facilmente levar a arquivos perdidos e trabalho duplicado. Imagine escrever o mesmo artigo duas vezes porque você não sabia que seu colega de trabalho já havia feito isso. É bem possível quando você não tem um sistema de gestão de tarefas. Existem muitos tipos e sabores de tais aplicativos—começando de aplicativos simples de lista de tarefas como Todoist, passando por aplicativos um pouco mais avançados baseados em Kanban como Trello e Airtable e indo até ferramentas completas de gestão de projetos como Jira e Asana

Desafio #3: Desconexão Social

Por Quê?

Infelizmente, o trabalho remoto pode ser uma tarefa solitária. No estudo State of Remote Work de 2018, de 1.900 funcionários, a grande maioria (21%) deles afirmou que solidão era a maior luta de trabalhar remotamente. Outro estudo provou que solidão no trabalho pode levar à tristeza e insatisfação dos funcionários, o que pode então levá-los a deixar a empresa.

Os líderes de equipe devem constantemente se esforçar para manter seus membros felizes e empolgados para trabalhar. Mas como se faz isso quando os membros da equipe estão espalhados pelo mundo? Este é um dos desafios das equipes virtuais e você precisará de um pouco de criatividade para fazê-lo funcionar. Considere as seguintes opções para trazer e manter sua equipe unida.

Soluções

Planeje um retiro de equipe (virtual)
Isso não precisa ser tão grande quanto o encontro anual da empresa. No entanto, algo menor, apenas para sua equipe, pode ser igualmente gratificante. Planeje com antecedência e mapeie atividades de união que podem ser feitas online. Todo mundo precisa de um pouco de diversão, especialmente nestes tempos desafiadores.
Realize chats de grupo divertidos
De vez em quando, todos nós precisamos desabafar um pouco. Gerenciar equipes virtuais pode frequentemente significar que os membros são forçados a fazer isso sozinhos. No entanto, isso não precisa ser o caso. Sem bebedouro para se reunir, pode ser uma boa ideia configurar um chat #aleatório onde os membros da equipe podem ter conversas divertidas não relacionadas ao trabalho de tempos em tempos.

Ferramentas

Acredite ou não, formação de equipe remota é uma coisa e muitas empresas implementaram isso com sucesso. Se você precisa de ideias novas para atividades virtuais de união, este artigo pode ser um bom começo.

Quanto aos chats semanais, você vai querer usar um serviço que ainda não usa para trabalho. Uma plataforma completamente diferente que atua como um local de encontro não relacionado ao trabalho. Talvez seja uma sala com GoToMeeting ou algo tão simples quanto um chat de grupo do WhatsApp. O que funcionar melhor para você e sua equipe, vale a pena fazer.

Juntando Tudo

Agora que você tem uma melhor compreensão de como lidar com o gerenciamento de equipes remotas e seus desafios, vamos juntar tudo em uma tabela abrangente:

Desafio	Solução	Ferramentas
Comunicação	– Screencasting	ScreenRec
Responsabilidade	– Defina tarefas e expectativas – Discuta objetivos – Acompanhe informações da equipe	G-Suite Office 365
Desconexão Social	– Retiro virtual de equipe – Conversas divertidas	Offsite Co. GoToMeeting