Slack vs. e-mail : Et le gagnant est...

Alors que nous continuons à nous adapter à la nouvelle façon de travailler et aux défis des équipes distantes qui l'accompagnent, beaucoup d'entre nous ont examiné de plus près les outils sur lesquels nous nous sommes précédemment appuyés.

Nous parlons des e-mails. Pendant des décennies, nous nous sommes appuyés sur l'e-mail pour les communications internes, mais il y a eu un débat sur le fait qu'il reste ou non la solution parfaite.

Un adversaire digne est venu pour pousser l'e-mail de côté et son nom est Slack.

Slack est une plateforme de collaboration de travail populaire et avec trois arguments principaux qui flottent, il y a eu beaucoup de débats sur Slack vs. e-mail. Nous avons donc décidé de mettre tout cela au repos et de voir une fois pour toutes lequel est meilleur, Slack ou e-mail.

Argument n°1 : L'envoi d'e-mails est inefficace

L'argument ici est que l'envoi d'e-mails est simplement une forme de communication inefficace. Qu'il soit obsolète, non sécurisé ou chronophage, l'affirmation est que l'envoi d'e-mails cause plus de problèmes qu'il n'en résout.

Preuves à l'appui

Les employés passent 209 minutes (environ 3,5 heures) par jour à vérifier les e-mails
Selon un rapport CNBC, le travailleur moyen passe 209 minutes à vérifier ses e-mails de travail chaque jour. Cela signifie que chaque jour, un employé passe 43 % de sa journée de travail à gérer les e-mails liés au travail.
Cela soulève la question, comment quelqu'un peut-il être vraiment productif lorsqu'il passe près de la moitié de la journée de travail à lire et à répondre au lieu de travailler ?
L'e-mail manque de fonctionnalités utiles
L'e-mail est assez basique en ce qui concerne ce que vous pouvez faire. Vous pouvez envoyer des e-mails dans les deux sens, et de petits fichiers.
Mais pour les entreprises, ce n'est pas suffisant. L'envoi d'e-mails n'offre pas de communication au travail instantanée, d'options d'appel vocal ou vidéo, ou ne vous permet pas d'envoyer facilement de gros fichiers. Même certaines fonctionnalités de sécurité comme le cryptage de base manquent avec les fournisseurs d'e-mails populaires.
En fin de compte, vous devez copier/coller et télécharger/téléverser des choses entre votre client de messagerie et vos outils de gestion de projet et applications de travail à distance.

Preuves négatives :

Presque tout le monde est habitué à l'e-mail, donc passer à une nouvelle plateforme peut être chronophage
Nous parions que vous ne connaissez qu'une ou deux personnes qui n'ont pas de compte Gmail, Yahoo ou Outlook. C'est simplement ce à quoi nous sommes habitués, donc abandonner l'e-mail peut être plus frustrant au quotidien qu'utile.
Non seulement vous devrez convertir toute l'équipe, mais tout le monde devra apprendre la nouvelle plateforme de communication des employés, et cela peut s'avérer difficile pour certains.
Stocke bien les conversations, vous pouvez donc trouver facilement les anciennes correspondances
Lorsque vous comparez le chat vs l'e-mail, l'e-mail sortira toujours gagnant. L'une de ses plus grandes fonctionnalités est que vous pouvez facilement et commodément organiser les conversations/e-mails et les trouver avec une simple recherche.
Les applications de messagerie instantanée laissent définitivement beaucoup à désirer. Il n'y a généralement aucun moyen d'organiser une seule conversation et la recherche d'informations importantes est généralement limitée à la recherche par mots-clés.

Argument n°2 : Les plateformes de collaboration au travail sont meilleures

Les plateformes de collaboration au travail ont vraiment pris d'assaut l'industrie du travail à distance. Ces plateformes sont censées garder les équipes distantes sur la même longueur d'onde de manière facile et pratique. Quelque chose que l'envoi d'e-mails ne peut pas faire.

Preuves à l'appui :

Flux de travail organisé
Les plateformes de collaboration au travail sont connues pour leur flux de travail organisé. Les membres de l'équipe peuvent facilement voir ce qui doit être fait, qui doit le faire et quand c'est dû.
Tous les membres de l'équipe peuvent facilement voir les mises à jour de projet
Non seulement le travail est pleinement affiché, mais ces applications vous tiennent à jour sur les progrès d'une affectation.
Voix/Vidéo
Presque toutes les plateformes ont la capacité d'initier et de recevoir des appels vocaux ou vidéo directement depuis l'application.
Les services de messagerie ont généralement des limites de taille de téléchargement de fichiers ridiculement basses. La limite de Gmail, par exemple, n'est que de 25 Mo. Les plateformes de collaboration au travail, cependant, ont généralement jusqu'à 1 Go défini comme leur limite de téléchargement.
Gérer les réunions
Plusieurs plateformes vous donnent également la capacité d'organiser une réunion virtuelle. C'est séparé d'un simple appel vidéo, car les salles de réunion incluent souvent des fonctionnalités comme un tableau blanc, l'enregistrement, le chat et le partage d'écran.

Preuves négatives :

Il y a généralement une courbe d'apprentissage que certains membres peuvent ne pas être disposés à surmonter
Comme nous l'avons mentionné plus tôt, s'adapter à une plateforme de collaboration au travail peut ne pas être facile pour tout le monde. Il y a beaucoup de fonctionnalités auxquelles les utilisateurs doivent s'habituer, et dans un horaire de travail chargé, s'adapter à une plateforme inconnue peut perdre du temps et nuire à l'expérience des employés.
Les versions gratuites sont généralement extrêmement limitées, surtout lorsqu'elles sont utilisées pour la communication d'entreprise par opposition aux comptes de messagerie gratuits
La plupart des plateformes sont disponibles gratuitement mais offrent des fonctionnalités premium. Si ce n'est pas dans le budget de débourser de l'argent annuellement, vous devrez compter sur la version gratuite.
Malheureusement, il y a plusieurs limites dans les fonctionnalités. Par exemple, la limite de taille de téléchargement de fichier peut être réduite. Vous pouvez avoir une capacité de stockage significativement faible. Des fonctionnalités comme l'enregistrement et l'utilisation d'un tableau blanc peuvent également être indisponibles.

Argument n°3 : Slack est une bonne alternative à l'e-mail

Parmi les dizaines de plateformes collaboratives disponibles, Slack a été l'une des premières à atteindre une énorme popularité. À cause de cela, il est devenu le plus grand concurrent de l'e-mail. Les gens ont commencé à se demander, "Slack est-il meilleur que l'e-mail ?", et pour beaucoup, la réponse est oui.

Preuves à l'appui :

Rationalise le partage d'informations
Slack a une interface élégante qui permet aux équipes de toutes rester dans la boucle et d'envoyer et de recevoir rapidement des informations de projet et d'équipe. C'est tellement mieux que les boîtes de réception partagées où les choses peuvent devenir désordonnées très rapidement.
Utilise le chat en temps réel, les commentaires et la messagerie pour une communication rapide
Utiliser Slack pour les communications internes est probablement la chose la plus facile que les membres de l'équipe peuvent faire pour rester au top.
Grâce aux fonctionnalités de chat et de commentaire, l'équipe peut partager des idées et des commentaires en temps réel. La messagerie instantanée garantit également que tout le monde est tenu à jour sur les nouvelles de l'équipe.
Organise les projets et les équipes par "canaux"
Avec Slack, l'organisation est tout ! Les projets et les équipes sont triés dans les "canaux" de Slack. Avec cette fonctionnalité, toutes les informations, y compris les fichiers, les commentaires et les chats, sont séparées dans les canaux, augmentant la productivité de messagerie instantanée de votre équipe.
Peut choisir quelles conversations obtiennent votre attention et lesquelles non
Grâce à ces canaux, les membres de l'équipe qui sont assignés à un projet peuvent être ajoutés à un canal et recevoir des notifications sur chaque message Slack.
Les membres qui ne sont pas assignés au projet ne sont pas dérangés par des alertes inutiles.

Preuves négatives :

L'application nécessite une attention constante car tout le monde est toujours connecté et peut apporter des modifications/mises à jour à tout moment
Bien que les canaux soient un bon moyen de garder les choses séparées, les notifications et alertes de base se déclenchent constamment chaque fois qu'un changement est apporté au flux de travail. Beaucoup de ces mises à jour peuvent ne pas être urgentes ou même pertinentes et vous pouvez en fait finir par vérifier votre tableau de bord Slack aussi souvent que vous vérifiez vos e-mails (sinon plus souvent).
Pas de confidentialité car tous les chats peuvent être consultés par les administrateurs
Bien que vous ne devriez jamais discuter de quoi que ce soit d'inapproprié sur un tableau de travail Slack, il est toujours important de noter que les messages directs privés ne sont pas vraiment privés.
En fait, les employeurs et les administrateurs peuvent voir toutes les correspondances de chat.
Pas de personnalisation
Si vous voulez changer certaines choses comme changer l'ordre des canaux, supprimer des canaux qui ne s'appliquent pas à vous ou masquer des discussions auxquelles vous n'êtes pas impliqué, vous ne pourrez pas le faire sans créer les mêmes changements sur l'appareil de tout le monde.

Le verdict

Décider quand utiliser e-mail vs Slack

Bien que chacun de ces arguments tente de répondre pourquoi Slack plutôt que l'e-mail est meilleur ou pire, nous devrions considérer le fait qu'il y avait beaucoup de preuves négatives. Utilisez ces preuves pour vous aider à déterminer quand l'e-mail peut en fait être meilleur pour votre équipe que Slack.

Décider de combiner Slack et e-mail

Étant donné les avantages de l'e-mail et de Slack, il n'est pas étonnant que de nombreuses entreprises combinent les deux. Slack aide à garder tout le monde à bord et permet l'accès à une communication rapide.

L'e-mail peut aider à envoyer et trier des correspondances plus formelles. Il peut également servir de type de base de données où vous stockez toutes les choses que vous voulez garder vraiment privées.

Et si vous recherchez actuellement des alternatives à l'e-mail ou d'autres outils pour adapter votre stratégie de communication d'équipe distante, nous recommandons fortement de considérer les e-mails vidéo. Ils ont été un énorme gain de temps pour notre équipe.

Slack vs. e-mail : Tableau de comparaison

	Slack	E-mail
Messagerie urgente	Définitivement ! C'est ce que Slack fait de mieux	Pas très adapté
Messagerie privée	Slack n'est pas exactement privé	Typiquement, l'accès est limité à une seule personne
Consultable	Oui, mais peut être limité	Oui ! Il est généralement très facile de trouver ce dont vous avez besoin
Permet un travail concentré	Pas à moins que vous ne désactiviez toutes les notifications	Oui, vous pouvez facilement ignorer votre boîte de réception et vous concentrer sur votre travail
Organisation facile	Les canaux de Slack sont une excellente fonctionnalité pour organiser les flux d'informations	Vous pourriez organiser votre e-mail avec des étiquettes mais c'est un peu plus maladroit que Slack
Personnalisation	Les modifications des canaux seront visibles pour tout le monde, ce n'est donc pas très personnalisable	Il vous appartient, vous pouvez donc le personnaliser comme vous le voulez
Extensions	Oui, il y a beaucoup d'extensions et d'intégrations pour Slack	Oui, il y a pas mal d'extensions pour les applications de messagerie les plus populaires, telles que Gmail

Les résultats

Alors qui gagne ? Et qui est obsolète ?

Nous croyons que la réponse devrait vous être laissée. Mais à notre avis, Slack et l'e-mail devraient être utilisés en tandem. Ils fournissent tous deux leurs propres fonctionnalités et capacités, alors pourquoi ne pas suralimenter votre équipe et obtenir le meilleur des deux mondes ?

Et pendant que vous y êtes, découvrez ScreenRec. Vous pouvez l'utiliser pour économiser encore plus de temps en envoyant des messages vidéo dans Slack et votre application de messagerie. Enregistrez votre bureau, votre voix, votre caméra et même l'audio de l'ordinateur pour faire en sorte que votre équipe et vos clients se sentent comme s'ils étaient presque dans la même pièce que vous.