Le guide ultime des réunions virtuelles

Nous l'avons vu dans les films. Les personnages principaux se détendent et passent un bon moment, puis soudainement le monde prend un tournant pour le pire et tout change en un clin d'œil. Eh bien, nous ne regardons plus ça se dérouler sur grand écran.

Grâce au nouveau coronavirus, ou COVID-19, nous vivons ce qui ressemble à un scénario fou. La seule différence est que nous le gérons comme des pros et notre meilleur coup jusqu'à présent—travailler de chez nous.

Cela a peut-être été une tendance autrefois, mais travailler de chez soi et organiser des réunions virtuelles est maintenant une nécessité et il est essentiel pour chacun d'entre nous d'apprendre comment en tirer le meilleur parti. Heureusement, ce ne sera pas difficile.

Pendant des années, des dizaines d'entreprises ont investi du temps, de l'argent et des efforts pour devenir 100 % à distance tout en maintenant la croissance. Selon Flexjobs, Aha!, Automattic et Clevertech ne sont que quelques entreprises entièrement à distance qui ont mené la charge, Automattic étant la plus notable des trois. Ce sont les gars derrière WordPress.com et, avec près de 1 000 employés à distance, ils doivent faire quelque chose de bien.

Après avoir bien examiné ces réussites, nous nous sommes demandés comment ces entreprises ont pu gagner au travail à distance. Il s'avère que la réponse est assez simple : Communication.

Une excellente communication d'équipe commence par des réunions réussies. C'est assez un défi pour les entreprises traditionnelles qui ont perdu 399 milliards de dollars en raison de réunions en face à face improductives l'année dernière. Mais c'est un problème encore plus grand pour les équipes à distance où les employés sont souvent répartis à travers le globe, travaillant des heures flexibles.

Laissez-nous vous aider à rationaliser votre communication d'équipe à distance en abordant le problème le plus pressant de tous—les réunions virtuelles. Voici le guide ultime sur comment configurer, gérer et maintenir des réunions en ligne réussies.

Étape 1 : Planification

Cela peut être un peu contre-intuitif mais tout ce que vous faites avant la réunion est en fait plus important que ce que vous faites pendant la réunion. L'étape de préparation est où vous déciderez quel est l'objectif principal de la réunion. Vous déterminerez également qui sera impliqué et vous découvrirez quels outils aideront à tout rassembler.

Sans plus tarder, allons directement dans comment conduire une réunion en ligne qui fait avancer le travail réel.

Étape 2 : Sélectionner le bon logiciel de réunion virtuelle

Le travail à distance s'appuie fortement sur divers logiciels pour aider les choses à se dérouler sans heurts. Il devrait en être de même pour les réunions virtuelles. Afin de mettre toute votre équipe sur la même longueur d'onde et d'ouvrir les lignes de communication, vous aurez besoin d'applications de réunion virtuelle pour 3 tâches principales :

Communication

Vous aurez besoin d'un outil en ligne qui peut aider votre équipe à se réunir pour partager et discuter des idées et des informations.

Meilleurs outils

ScreenRec	Un enregistreur d'écran facile pour remplacer/améliorer l'envoi d'e-mails. Il permet à vos membres de l'équipe de facilement faire des captures d'écran ou d'enregistrer en vidéo leur écran d'ordinateur et de partager le lien instantanément. Excellent pour la communication asynchrone.
Microsoft Teams	Une application de communication d'équipe tout-inclus qui offre la visioconférence, le chat vidéo et le partage d'écran.
Skype	L'une des plus grandes applications d'appel vidéo et vocal sur le marché qui peut également servir de logiciel gratuit de partage d'écran. Malheureusement, tous les membres doivent avoir un compte et le logiciel téléchargé pour l'utiliser
Zoom	Une application de visioconférence qui peut gérer de grandes réunions vidéo de 100 participants (ou même 1 000) et vous permet de partager des écrans en ligne.

Planification

Savoir quand les choses arrivent, que ce soient des dates d'échéance ou de futures réunions virtuelles, est essentiel et chaque membre de l'équipe doit être informé. Le logiciel de planification garantira qu'aucune date importante n'est oubliée et que personne n'est laissé de côté. Ces outils sont particulièrement utiles si votre équipe est dispersée à travers différents fuseaux horaires. Ils peuvent vous aider à choisir la meilleure date et heure qui convient à tout le monde.

Meilleurs outils

Every Time Zone	Une application facile qui vous donne la capacité de voir instantanément les heures actuelles dans tous les fuseaux horaires du globe. Rien de sophistiqué ici.
World Clock Meeting Planner	Vous aide à choisir le meilleur moment pour une réunion virtuelle. Vous entrez les fuseaux horaires de vos collègues, et l'application crée un tableau des meilleurs moments disponibles pour votre réunion.
Worldtimebuddy	Une application qui vous permet de créer un événement avec une date, une heure et une durée définies et de le partager facilement avec votre équipe.

Collaboration

Certaines équipes peuvent avoir besoin d'applications de collaboration pendant un appel en ligne pour pouvoir travailler ensemble. Que ce soit un tableau blanc que tout le monde peut utiliser, une application de partage de fichiers pour envoyer et modifier facilement des documents, ou une application de gestion des tâches globale qui aidera à garder tout le monde concentré.

Meilleurs outils

Google Drive/G Suite	Toutes les applications de Google y compris Google Docs, Spreadsheet, Presentation et plus encore en un seul endroit.
Asana	Un gestionnaire de tâches complet qui vous permet d'assigner des tâches et des dates d'échéance que tout le monde peut voir et finalement cocher.
Miro	Le plus grand mérite de Miro est la fonctionnalité de tableau blanc qui aide votre équipe à réfléchir et à élaborer des idées.

Étape 3 : Rédiger et partager les objectifs principaux

La pire chose que vous puissiez faire dans toute activité liée aux affaires est d'improviser. Au lieu de cela, donnez-vous et à votre équipe l'opportunité de partager des notes, des idées et des pensées avant la réunion virtuelle.

Prenez le temps de créer un ordre du jour de réunion complet dans un seul document et partagez-le avec votre équipe. Si le temps presse, essayez d'enregistrer votre ordre du jour depuis l'écran de votre ordinateur avec une application comme ScreenRec et partagez massivement le lien en utilisant l'application de gestion de votre équipe comme Asana ou Slack.

Considérez inclure les informations suivantes dans votre ordre du jour :

Objectifs principaux	Quel est le but de la réunion et qu'espérez-vous accomplir ?
Participants	Qui doit être présent ? Concentrez-vous sur les personnes qui prendront part à la discussion. Moins vous avez de personnes sur un appel de conférence, plus c'est facile à gérer.
Sujets	Faites savoir à tout le monde les points de discussion afin de leur permettre l'opportunité de préparer des notes et des idées Conseil de pro : Permettez aux membres de faire des suggestions ou de commenter les sujets. Ils peuvent ajouter des points de discussion importants
Structure	Décidez de l'ordre dans lequel vous discuterez de chaque point de discussion et pendant combien de temps. Cela empêchera tout le monde de dériver du sujet.
Tâches	Élaborez les responsabilités de groupe ainsi qu'individuelles et décidez ce que chaque membre de l'équipe devrait apporter à la réunion virtuelle.
Informations supplémentaires	C'est une bonne idée de fournir des informations pertinentes, des liens ou des fichiers qui aideront les membres de l'équipe à exécuter leur ordre du jour avant la réunion.
Mini-révision	Faites savoir à tout le monde ce qui a été accompli depuis la dernière réunion. Encouragez la discussion et fixez des attentes pour les nouvelles tâches.

Étape 4 : En discuter

Une fois que vous avez élaboré votre ordre du jour, c'est une étape cruciale pour tout le monde de discuter de son contenu. Rappelez-vous, la clé d'une équipe à distance réussie est la communication. Comme l'auteur et entrepreneur Mark Sanborn l'a dit un jour,

"Dans le travail d'équipe, le silence n'est pas d'or, il est mortel."

Avoir une plateforme pour que les travailleurs à distance discutent des idées et des préoccupations est le moyen parfait de maintenir le respect mutuel et même de stimuler le moral, sans parler d'augmenter la productivité.

Ouvrez une vraie discussion sur l'ordre du jour de la réunion et, en équipe, marquez le document avec des commentaires et les changements nécessaires sur lesquels tout le monde peut s'entendre. N'oubliez pas d'utiliser vos outils de collaboration pour faciliter le travail de tout le monde ensemble.

Étape 5 : Inviter les bonnes personnes

Nous avons brièvement mentionné cela plus tôt mais c'est crucial pour être productif. Souvent, les coordinateurs de réunion mettent en place une réunion à l'échelle de l'entreprise qui a un focus très spécifique. Un qui peut ne pas être pertinent pour chaque employé.

Si la réunion dure une heure, et qu'il y a 25 employés dont le travail n'a rien à voir avec le sujet de la réunion, cette seule réunion aurait juste gaspillé 25 heures de temps productif. Au lieu de gaspiller un temps précieux, découvrez exactement qui devrait être présent et qui pourrait s'asseoir.

Essayez de garder le nombre de participants à la réunion au minimum. Certaines applications de réunion en ligne peuvent avoir du mal à gérer de grands groupes d'utilisateurs à la fois. Sans parler du fait qu'il pourrait être difficile d'entendre les opinions et idées de tout le monde. Gérer une réunion très peuplée prend du temps et de l'expérience, donc si vous débutez, essayez de conduire des conversations dans des groupes plus petits d'abord.

Étape 6 : En faire un effort d'équipe

Vous n'avez pas besoin d'être le seul à conduire la réunion. Il existe divers rôles que vous pouvez assigner qui vous soulageront d'une partie de la pression, impliqueront les membres de l'équipe et aideront tout le monde à devenir également investi dans une réunion réussie.

Ces rôles peuvent inclure :

Secrétaire—écrit le procès-verbal de la réunion
Facilitateur—aide à s'assurer que tous les participants disent leur mot et que toutes les opinions et préoccupations sont abordées.
Gestionnaire du temps—s'assure que tout le monde suit de près la structure de réunion prédéterminée et les créneaux horaires.

Assurez-vous d'assigner différents rôles à différents participants pour chaque réunion. Cela donne à tout le monde l'opportunité d'être pleinement engagé pendant toute sa durée.

Maintenant que vous êtes prêt à avoir la réunion, discutons de quelques conseils à garder à l'esprit pendant la réunion.

Étape 7 : Commencer avec des brise-glaces virtuels

Il n'y a pas besoin de se précipiter directement dans le vif du sujet de la réunion. Une fois que tout le monde vient dans votre salle de réunion virtuelle, commencez par un peu de conversation informelle (alias brise-glaces de réunion d'équipe à distance) pour mettre tout le monde à l'aise et confortable. Être dans un état détendu peut aider les idées et les solutions à circuler sans heurts.

Ne vous laissez pas trop emporter, cependant. Le temps pour les brise-glaces d'équipe virtuels ne devrait pas dépasser quelques minutes. Mais n'hésitez pas à être un peu stupide et amusant ensemble. L'objectif est d'approfondir la relation entre les membres de l'équipe.

Étape 8 : Donner à tout le monde la chance de parler

Cela peut être l'un des conseils de réunion à distance les plus importants. Dans votre préparation pour la réunion, vous avez peut-être suscité pas mal d'enthousiasme et puisque nous avons laissé la porte grande ouverte pour la discussion, certains peuvent être impatients de partager leurs pensées et opinions. Cependant, tout le monde peut ne pas être assez confiant pour parler de son propre chef. Assurez-vous donc de donner à tout le monde une chance de dire ce qu'il a en tête.

Vous vous souvenez des tâches que vous avez assignées avant la réunion ? Demandez à chaque membre de l'équipe de discuter de sa responsabilité et du résultat. Cela met tout le monde sur la même longueur d'onde tout en les encourageant à parler et à se sentir partie de l'équipe.

Étape 9 : Élaborer votre étiquette de réunion virtuelle

Chaque organisation a un ensemble concret de règles et d'étiquette de réunion de base. Cela s'applique également aux organisations à distance et aux réunions en ligne. Ce n'est un secret pour personne que les gens se sentent plus détendus lorsqu'ils travaillent de chez eux.

Pourtant, cette attitude décontractée peut être un revers pendant la réunion sous forme de langage et d'éthique de travail. Évitez cela en établissant des règles de base et une étiquette avant la réunion. Voici quelques exemples :

Testez votre équipement (Essayez simplement votre application de chat vidéo, caméra, micro et autres outils nécessaires pour la réunion pour vous assurer qu'ils fonctionnent sans heurts.)
Discutez de l'ordre du jour avec l'équipe et assurez-vous de venir préparé.
Permettez à tout le monde de se présenter au début de la réunion.
Donnez toute votre attention à tous les présentateurs. (Cela inclut s'abstenir de faire du multitâche ou de regarder votre téléphone.)
Désactivez toutes les notifications sur vos appareils.
Assurez-vous que tous les participants sont dans une zone calme pour éviter le bruit de fond et les distractions.

Étape 8 : Distribuer les notes de réunion virtuelle

Même si la réunion peut être terminée, il y a encore quelques choses que vous devriez faire pour vous assurer qu'elle valait votre temps.

Les chances que tout le monde se souvienne de tout ce qui a été discuté sont très minces. Envoyer des notes de réunion (procès-verbaux) rappellera à vos membres de l'équipe quelles décisions ont été prises et quelles tâches ont été assignées. Assurez-vous que le secrétaire (ou celui qui garde une trace de la réunion) enregistre les informations suivantes :

Liste des participants
Sujets discutés
Décisions prises
Tâches assignées
Dates importantes
Autres notes pertinentes

Étape 9 : Partager un enregistrement

Enregistrer votre réunion est une bonne idée, surtout si un participant est absent, ou qu'une mauvaise connexion Internet a interrompu l'appel vidéo en direct pour quelqu'un. L'enregistrement permettra à vos membres de l'équipe de revenir en arrière et de regarder ce qu'ils ont manqué, donc cela peut être considéré comme une meilleure pratique de réunions virtuelles. Pourtant, avant de vous précipiter là-dedans, assurez-vous d'atténuer toutes les préoccupations juridiques potentielles autour de l'enregistrement de votre réunion virtuelle.

Certaines applications de visioconférence vous permettent d'enregistrer votre réunion, mais elles ne sont pas toutes créées égales et certaines n'ont tout simplement pas cette fonction. Dans des cas comme celui-ci, téléchargez un enregistreur d'écran pour enregistrer votre écran + audio de l'ordinateur + microphone. ScreenRec peut être une bouée de sauvetage lorsque vous devez enregistrer votre écran car il n'y a pas de limitations de temps et vous pouvez partager la vidéo avec vos participants en utilisant un lien de partage privé polyvalent.

Conclusion

Avec tant de pièces mobiles impliquées dans la gestion d'une réunion virtuelle réussie, la planification est absolument critique. Pourtant, plus vous organisez ces réunions réussies, plus la planification et l'exécution seront faciles. Donc, faites votre diligence raisonnable et cette nouvelle réalité de travail à domicile sera un jeu d'enfant.