5 méthodes éprouvées pour stimuler la productivité des équipes à distance

Construire des équipes productives a toujours été crucial pour gérer une entreprise prospère. Tout au long de la plupart de l'histoire, les équipes se sont réunies en personne. Mais les bureaux modernes commencent à sembler un peu différents avec plus d'employés choisissant de travailler à distance. En fait, un article de blog de Gallup a rapporté que 45 % des travailleurs à temps plein aux États-Unis continuent de travailler à distance d'une certaine manière. C'est presque la moitié des employés à temps plein américains ! Et il semble que la tendance va continuer.

Cela crée de nouveaux obstacles à surmonter pour la direction et le leadership, selon les KPI du travail à distance. Ceux-ci servent à mesurer la productivité et toute autre stratégie qui évalue la productivité des employés. Il faut un peu plus d'efforts pour rester à jour sur les performances des équipes. Chercher des moyens d'améliorer la productivité de l'équipe n'est pas nouveau, mais le faire sans voir régulièrement votre équipe l'est. Cela peut sembler un défi, mais considérez les suggestions suivantes pour améliorer la productivité de l'équipe à distance.

Prioriser et organiser le travail

Organiser, planifier et prioriser les tâches au travail est bénéfique que votre équipe travaille à distance ou non. Mais, travailler à distance, plus précisément, travailler de chez soi comporte un ensemble unique de défis. Lorsque la ligne entre vie professionnelle et vie privée est floue, il peut être difficile de concentrer votre attention uniquement sur le travail en cours. Partout, il semble y avoir des activités qui doivent être complétées, et à cause de cela, la productivité en souffre. Le suivi de la productivité des employés à distance devient également de plus en plus difficile pour les gestionnaires.

Cependant, un peu de planification stratégique et de travail de préparation peut vous préparer à rationaliser votre journée. Avec une vue claire de ce que vous voulez exactement accomplir, il est plus facile de filtrer le bruit et de se concentrer sur ce qui est important.

Lors de la priorisation des tâches, envisagez d'utiliser des outils comme la matrice d'Eisenhower. Un moyen de déterminer ce qui doit être fait, ce qui devrait être reporté, ce qui peut être attribué à d'autres, et — mieux encore — ce qui peut être supprimé de votre liste de tâches.

Suivi de la productivité des employés à distance

Savoir comment prioriser et organiser le travail est une compétence essentielle pour stimuler la productivité. Une fois que vous savez ce que vous devez compléter, il est temps de décider comment vous allez le compléter.

Fixer des objectifs

Une stratégie évidente pour s'attaquer aux tâches au travail est la fixation d'objectifs. Les objectifs sont partout. Vous avez probablement des objectifs professionnels, des objectifs d'équipe, des objectifs de croissance personnelle, des objectifs financiers, des objectifs quotidiens, et ainsi de suite.

Malheureusement, les objectifs peuvent être assez nébuleux s'ils ne sont pas formatés correctement. Un objectif bien défini sera toujours plus efficace qu'un objectif vague. La façon dont vous fixez votre objectif est la clé pour améliorer la productivité.

Utilisez les objectifs SMART pour définir exactement quels sont vos objectifs pour la journée ou la semaine et comment vous les accomplirez.

Façons d'améliorer la productivité de l'équipe

Lorsque vous fixez vos objectifs, n'oubliez pas de vous concentrer sur tout ce qui se trouve dans les quadrants « importants » de votre matrice. Les objectifs doivent être atteignables, alors n'essayez pas de travailler sur 10 objectifs différents à la fois. 3 ou 4 suffisent et sont beaucoup plus réalistes.

Définir, noter et compléter des objectifs quotidiens vous aide à créer un élan vers vos objectifs plus importants. Cela vous aide également à prioriser votre journée. Les objectifs illustrent à quel point vous avez été productif un jour, même les jours où vous ne le ressentez pas. Les objectifs vous tiennent responsable, ce qui est particulièrement important pour les membres de l'équipe à distance. Vous pouvez améliorer la productivité si vous en avez.

Avez-vous parfois du mal à compléter des objectifs ? Il s'avère qu'être tenu responsable de vos objectifs est un aspect important pour les compléter. Les trois facteurs clés pour accomplir des objectifs sont l'engagement, la responsabilité et les noter.

Décomposer le travail en petites sous-parties

Si vous travaillez sur un projet plus important, une excellente stratégie consiste à le diviser en tâches plus petites et plus gérables en utilisant un logiciel de gestion du travail. Vous pouvez également créer des aides au travail pour les membres de votre équipe pour les aider à accomplir leurs tâches plus rapidement.

Comme pour la fixation d'objectifs, assurez-vous qu'il y a un échéancier raisonnable. Ensuite, travaillez systématiquement à travers les étapes. Non seulement vous accomplirez plus, mais ce sera également formidable de cocher des éléments de la liste de contrôle.

Les petites équipes sont plus productives

Les équipes plus grandes ont tendance à être moins efficaces pour des raisons assez évidentes. Plus de personnes signifie plus de communication qui prend plus de temps. Il y a plus de bureaucratie. Les gens ont tendance à socialiser et à bavarder davantage, et il y a juste un sentiment général de chaos.

Dans un article de blog Forbes, « Pourquoi les petites équipes sont meilleures », l'auteur Jacob Morgan partage ses recherches sur la raison pour laquelle la productivité diminue à mesure que la taille d'une équipe augmente. Il discute de quelque chose appelé l'effet Ringelmann, un phénomène dans lequel les membres d'une équipe fournissent moins d'efforts à mesure que la taille de l'équipe augmente. L'effet Ringelmann est nommé d'après un ingénieur français qui a conçu une expérience dans laquelle des volontaires ont été invités à tirer une corde. En travaillant seuls, les gens fournissaient 100 % d'effort, mais à mesure que la taille du groupe augmentait, l'effort individuel diminuait.

L'expérience a finalement conduit à plus d'études. Le terme « paresse sociale » a ensuite été inventé pour décrire les cas où les individus réduisent l'effort parce qu'ils se sentent moins responsables.

Si possible, utiliser de plus petites équipes virtuelles peut bénéficier à la productivité.

Une équipe heureuse est une équipe productive

C'est une connaissance assez commune que les personnes fatiguées, stressées ou souffrant d'épuisement professionnel luttent en matière de productivité.

Google, célèbre pour les avantages sociaux des employés, a beaucoup investi dans le bonheur des employés. Il figure toujours sur la liste des meilleurs endroits où travailler de Glassdoor. Bien que toutes les entreprises ne puissent pas offrir des avantages extravagants au travail, les employés peuvent toujours être heureux. Les employeurs et les chefs de projet doivent s'en assurer.

Organisez des activités virtuelles de team building.

Les équipes efficaces nécessitent un rapport positif. Les coéquipiers doivent pouvoir communiquer ouvertement les uns avec les autres pour des performances optimales. Les expériences partagées, comme les activités de team building, peuvent aider à favoriser les relations - avec une mise en garde. La participation aux activités de team building devrait être volontaire.

Encourager les pauses

La recherche a révélé que prendre des pauses du travail est positif pour de nombreuses raisons. Les pauses nous aident à

atténuer le stress,
améliorer la créativité,
prévenir la fatigue décisionnelle,
restaurer la motivation, et
augmenter la productivité.

Encouragez les membres de l'équipe à se lever et à s'éloigner de l'écran pendant 5 minutes toutes les heures. Invitez-les à sortir et à prendre de l'air frais et de la lumière du soleil. Offrir et encourager ces pauses permettra d'avoir des employés plus heureux et plus productifs.

Récompenser vos employés

Les membres de l'équipe qui se sentent valorisés sont beaucoup plus susceptibles de mettre des efforts dans une tâche donnée. Lorsqu'une personne apporte des contributions importantes à un groupe, elle devrait être reconnue. Récompensez vos employés pour un travail bien fait et vous améliorerez la productivité de l'équipe.

Selon Gallup, « La reconnaissance stimule l'engagement individuel des employés. Il a également été constaté qu'elle augmente la productivité et la loyauté envers l'entreprise, conduisant à une rétention plus élevée. »

Si possible, les récompenses monétaires sont appréciées, telles que les augmentations de salaire ou les primes, mais les récompenses ne doivent pas être uniquement une question d'argent. La reconnaissance publique, y compris les prix ou les certificats, est souvent bien accueillie. Même la reconnaissance privée d'un patron ou d'un gestionnaire, comme une note de remerciement, peut être d'excellents motivateurs. La clé pour récompenser vos employés est que la reconnaissance doit être authentique et spécifique au membre de l'équipe.

Fournir des opportunités de formation à votre équipe

Selon cette étude de 2017 sur l'efficacité de la formation au travail d'équipe, les effets de la formation au travail d'équipe peuvent être assez significatifs et positifs. Les types de formation à offrir peuvent inclure

des stratégies de leadership pour améliorer les performances de l'équipe,
une formation au travail d'équipe, ou
même des compétences de travail d'équipe, telles que la formation à la gestion du temps ou la formation à l'intelligence émotionnelle.

Mettre en œuvre des outils et des applications de productivité d'équipe

Il existe de nombreux outils et applications de productivité d'équipe. Que vous soyez dans l'industrie technologique ou non, trouver les bons outils peut aider à stimuler votre productivité pour vos équipes à distance. Sont également facilement disponibles des outils pour mesurer la productivité des travailleurs à distance. Trouvez les meilleurs et pratiques outils de productivité d'équipe ci-dessous.

Pour les équipes technologiques

ScreenRec

Voulez-vous signaler un bug, examiner du code, enseigner une nouvelle compétence ou autre chose ? ScreenRec rend la communication asynchrone plus rapide. Et elle est tout aussi efficace que la communication en personne. Appuyez sur Alt+S dans n'importe quelle fenêtre pour enregistrer votre écran, microphone, caméra et même l'audio du système. Appuyez à nouveau sur Alt+S pour arrêter et partager votre enregistrement instantanément par chat, courriel ou comme vous le souhaitez.

Vos collègues peuvent examiner à leur propre rythme, ce qui signifie que vous pouvez réduire le besoin d'appels vidéo tout en montrant ce qui se trouve sur votre écran. Et, le mieux de tout, toute votre équipe obtient plus d'heures de travail concentré.

Lightrun

Lightrun est un outil de débogage pour les développeurs. La plateforme permet aux développeurs de résoudre rapidement et facilement les problèmes de production en ajoutant des journaux, des métriques et des traces, et plus encore.

The Silver Searcher

The Silver Searcher est un outil de recherche de code gratuit et open-source pour les programmeurs. Il a été conçu avec une vitesse accrue à l'esprit, permettant des recherches plus rapides.

Komodor

Si votre équipe utilise Kubernetes, envisagez d'utiliser Komodor. Cet outil de dépannage vous permet de suivre facilement les changements sur toutes vos piles K8s et d'identifier ce qui a été affecté.

Tuple

Cette application pour les programmeurs en binôme permet aux équipes de travailler à distance et efficacement. Tuple offre un contrôle double, un support clavier complet, un support audio, une utilisation efficace du CPU et plus encore. Tuple est actuellement uniquement pour Mac mais est en train de construire pour Linux.

Jell

Outils pour la productivité de l'équipe à distance

Jell est une plateforme de gestion pour les équipes à distance afin de collaborer plus efficacement. C'est tout en travaillant de manière asynchrone avec des outils. Par exemple, des standups quotidiens, des rappels, des modèles d'enregistrement et plus encore. Cela facilite le suivi de l'activité des employés à distance et la mesure de la productivité des employés.

SpectralOps

Outils pour mesurer la productivité des travailleurs à distance

SpectralOps est un outil de prévention de perte de données qui vous permet de détecter et de surveiller les menaces en temps réel. En scannant tout dans votre base de code, vous pouvez rapidement localiser et résoudre les problèmes immédiatement.

MantisBT

Ce traqueur de bugs gratuit et open-source est le plus souvent utilisé pour suivre les défauts mais est également un excellent outil de gestion de projet.

Pour les équipes non technologiques

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de collaboration et de communication. Il permet aux équipes de travailler à distance tout en restant organisées et informées. Est inclus l'outil de suivi de productivité Microsoft Teams. Le score de productivité Microsoft est basé sur des métriques de productivité d'équipe. Telles que le partage de données, l'utilisation d'outils de communication, et ainsi de suite. De nombreuses applications de productivité Microsoft Teams s'intègrent également, selon les besoins spécifiques de votre équipe.

Slack

Un outil de communication qui permet des conversations organisées. Chaque projet a son espace.

Apploye

Si vous ou votre équipe avez du mal avec la gestion du temps, envisagez d'utiliser Apploye. En tant qu'outil de suivi du temps et outil/application de surveillance des employés à distance, il vous aide à définir et à respecter les objectifs de travail pendant que vous êtes sur l'ordinateur. Il aide vos membres de l'équipe à distance à rester productifs en travaillant. En surveillant les employés, vous évaluez la productivité des employés. Cela facilite la détermination des tactiques qui fonctionnent pour l'augmenter.

Zoom

Zoom est une plateforme de communication vidéo qui peut être particulièrement utile pour les équipes à distance. En plus des réunions, vous pouvez organiser des événements en ligne et des webinaires sur Zoom.

Zapier

Zapier est un outil d'automatisation qui vous aide à gagner du temps. Ceci en transférant des informations entre les applications pour rationaliser votre flux de travail.

Coupler

Coupler est un outil de synchronisation de données. Il

effectue automatiquement des sauvegardes de données,
exporte des enregistrements depuis les applications, et
suit les progrès de l'équipe avec des rapports et des tableaux de bord.

Les rapports de progrès peuvent être utilisés comme l'une des métriques de performance pour mesurer la productivité.

Gorilla ROI

Pour tout vendeur e-commerce, Gorilla ROI est un connecteur spécialisé e-commerce comme Zapier. Vous pouvez effectuer et accéder aux données de votre plateforme e-commerce directement dans Google Sheets.

Narrato

Narrato est une plateforme de création de contenu, de collaboration et de gestion de flux de travail. Cette plateforme pour les équipes de contenu occupées remplace les nombreux outils déconnectés qu'elles utilisent pour leurs opérations de contenu. Cela inclut

des documents,
des feuilles,
des vérificateurs de grammaire et de plagiat,
des outils de gestion de projet,
le courriel et plus encore.

Conclusion

Dans cette nouvelle ère du travail à distance, il est devenu clair que les équipes n'ont plus besoin de la rigidité d'un bureau physique pour réussir. Grâce à la technologie, les équipes peuvent toujours se connecter et collaborer de n'importe où dans le monde. En mettant en œuvre les stratégies ci-dessus, vous pouvez regarder votre productivité d'équipe virtuelle augmenter.

La productivité sur le lieu de travail est importante car c'est une mesure de succès. Les organisations les plus prospères sont les plus productives. La productivité de l'équipe n'est pas différente. Les équipes prospères sont les plus productives. De plus, les équipes hautement productives sont généralement composées d'employés heureux et en bonne santé.

Une équipe de vente est vraiment comme n'importe quelle autre équipe : elle est composée de personnes. Par conséquent, les suggestions de moyens d'améliorer l'efficacité et la productivité de l'équipe sont conformes à ce qui est mentionné ci-dessus. Les individus et les équipes doivent prioriser et planifier leur travail. Si possible, divisez les équipes en groupements plus petits. Prenez soin des membres de l'équipe et encouragez-les à prendre soin d'eux-mêmes. Fournissez une formation et, bien sûr, offrez-leur l'accès aux bons outils pour augmenter les performances des employés.

Si vous voulez augmenter la productivité d'un individu, vous devez vous concentrer sur l'individu. Assurez-vous que la personne se sent valorisée et comme un membre important de l'équipe. Offrez des retours honnêtes, authentiques et précieux. Si la personne a besoin de perfectionner des compétences spécifiques, engagez-la dans une formation. La plupart des gens veulent réussir, et avoir une équipe qui compte sur vous peut être très motivant.