Les 16 meilleurs outils de travail à distance dont votre équipe a besoin

Le travail à domicile a gagné en popularité ces dernières années. Cependant, nous avons vu cette tendance exploser récemment. Global Workplace Analytics a rapporté qu'en 2016, 43 % de la main-d'œuvre américaine travaillait de chez elle au moins une partie du temps. Mais avec le changement mondial drastique auquel nous faisons tous face, ils estiment que ceux qui travaillent actuellement de chez eux continueront à le faire même après que les choses reviennent à la normale :

"Notre meilleure estimation est que nous verrons 25-30 % de la main-d'œuvre travailler à domicile plusieurs jours par semaine […]"

Si cette prédiction se réalise et que la demande de travailleurs à distance augmente, les "travailleurs à domicile" vont devoir s'adapter et s'adapter rapidement. C'est pourquoi les outils de travail à distance jouent un rôle si essentiel dans un avenir proche.

Ceux qui sont nouveaux dans le jeu trouveront initialement difficile de fixer des objectifs de travail à domicile, de rester concentrés et de rester productifs. Mais lorsque vous ajoutez quelques outils de travail à distance, la transition se déroulera beaucoup plus facilement, et bientôt travailler de chez soi ressemblera à la nouvelle normalité. Si vous manquez de temps, consultez nos trois meilleurs dans la vidéo ci-dessous. Sinon, continuez à lire pour la liste complète.

Que vous travailliez à distance ou que vous gériez une équipe à distance, voici une liste complète des 16 meilleurs outils de travail à distance dont vous ne pouvez pas vous passer.

Enregistreurs d'écran

La communication en temps réel est nécessaire dans de nombreux cas mais, parfois, elle entrave notre capacité à nous concentrer. Si vous êtes en réunions toute la journée ou si vous êtes constamment distrait par les chats, vous pourrez difficilement faire un travail qui nécessite une concentration profonde comme le design, l'écriture ou le codage.

Si vous avez un emploi flexible, comme beaucoup de gens aujourd'hui, la communication asynchrone est essentielle et c'est là qu'un enregistreur d'écran peut être votre meilleur ami.

Les enregistreurs d'écran sont un excellent moyen de relayer des informations qui peuvent être mieux expliquées par des visuels plutôt que de longs e-mails. Par exemple, vous pouvez utiliser un enregistreur d'écran pour envoyer des e-mails vidéo ou comme supplément aux outils de révision de code. C'est également excellent pour enregistrer des vidéos pratiques ou enregistrer et partager des appels de conférence et des réunions vidéo.

1. ScreenRec

ScreenRec est un enregistreur d'écran sans filigrane qui fait également office d'outil de travail à distance essentiel. Avec la simple pression d'une touche de raccourci, vous pouvez enregistrer votre écran entier, ou une région sélectionnée en haute définition. Vous pourrez enregistrer le son de votre ordinateur, de votre micro, ou les deux, mais ce n'est même pas la meilleure partie. À quoi bon enregistrer votre écran si vous ne pouvez pas le partager ?

ScreenRec crée automatiquement un lien partageable privé que vous pouvez copier et coller n'importe où, vous n'avez donc pas à vous soucier d'attendre éternellement que votre vidéo se télécharge. C'est absolument gratuit sans filigranes ni limitations. C'est définitivement un outil de productivité de travail à domicile dont vous avez besoin. Vous pouvez tout faire avec, des témoignages vidéo aux révisions de code.

2. CamStudio

C'est un autre enregistreur d'écran qui offre un enregistrement facile sans tracas. CamStudio a quelques fonctionnalités d'édition de base qui vous permettent de personnaliser légèrement vos vidéos. Les fichiers vidéo sont enregistrés au format AVI et peuvent être gravés sur un DVD ou téléchargés manuellement sur des sites de partage.

3. OBS

OBS est l'un des enregistreurs d'écran gratuits les plus complexes que vous rencontrerez. Cet enregistreur open-source vous donne des centaines de fonctionnalités d'enregistrement et d'édition. Cela peut vous prendre du temps pour en prendre le coup, mais une fois que vous le faites, c'est un excellent moyen de créer des vidéos pratiques et des tutoriels d'aspect professionnel.

4. Movavi Screen Recorder

Movavi est un excellent créateur de tutoriels. Cet enregistreur d'écran polyvalent capture votre écran et vos images de webcam simultanément. Même s'il ne vous permet pas d'enregistrer l'audio du système, il vous donne des fonctionnalités d'édition vidéo de base. Donc, si vous voulez enregistrer une vidéo rapide qui vous oblige à beaucoup parler, Movavi est une application que vous voudrez peut-être essayer.

5. ClickUp

ClickUp est une plateforme de productivité puissante conçue pour gérer tout, de vos tâches quotidiennes aux projets complexes, rassemblant tout dans un seul hub de travail collaboratif. ClickUp fournit un ensemble riche de fonctionnalités de collaboration pour s'adapter à divers types de travail, à travers les industries. L'une d'entre elles est un outil d'enregistrement d'écran intégré à l'application appelé Clip.

Accessible depuis votre espace de travail ClickUp, Clip vous permet de capturer n'importe quel onglet de navigateur, fenêtre d'application ou votre écran entier. Ajoutez des voix off pendant que vous enregistrez depuis votre microphone intégré, puis lisez immédiatement votre vidéo ou partagez-la via URL, aucun téléchargement nécessaire. Avec Clip, vous pouvez créer instantanément une tâche ClickUp depuis votre enregistrement pour commencer à agir sur votre message avec toute l'équipe.

Gestion des tâches

Ces applications de gestion des tâches vous aideront, vous et votre équipe, à rester concentrés et sur la tâche en mettant en œuvre diverses fonctionnalités qui vous aident à visualiser et à distribuer les tâches facilement.

1. ProofHub

ProofHub est un outil de gestion de projet et de collaboration de travail à distance hautement intuitif. Il est chargé de fonctionnalités qui aident les chefs de projet à collaborer efficacement avec leurs équipes à distance et au bureau.

Avec ProofHub, vous obtenez des tableaux Kanban pour assigner des tâches à l'équipe à distance, des diagrammes de Gantt pour suivre la progression des tâches, Chat & Discussions pour se connecter avec les membres de l'équipe, Vérification en ligne pour examiner et approuver des fichiers, Calendrier pour rester sur le calendrier, et Annonces pour partager toute réalisation récente d'un membre de l'équipe à distance avec les autres.

2. Asana

Cet outil de collaboration de travail à distance (et logiciel de gestion de projet) porte l'organisation à un tout nouveau niveau. Chaque tâche créée obtient sa propre zone désignée où des documents, des commentaires, des chats et plus peuvent être partagés. Ce format minimise la confusion et augmente la productivité de l'équipe à distance.

3. Trello

Trello est tout au sujet de la représentation visuelle des tâches pour la collaboration à distance. Toutes les tâches sont soigneusement organisées sur diverses cartes toutes affichées sur une seule page. Vous pouvez facilement assigner du travail à des individus ou des équipes et voir qui travaille sur quoi.

4. Basecamp

Basecamp a été un outil populaire pour les équipes virtuelles pendant un certain temps, et ce n'est pas étonnant. Le fondateur Jason Fried est un défenseur du bureau à domicile depuis longtemps et il a même écrit un livre sur le travail à distance. Vous pouvez donc être assez sûr que, chez Basecamp, ils savent quels défis les équipes distribuées rencontrent.

Cet outil offre le package de productivité complet avec attribution de tâches, planification de réunions, chats de groupe, partage de documents et suivi des progrès. Ils peuvent être sur leur troisième version de ce logiciel de travail à distance, mais il semble juste continuer à s'améliorer.

5. Wrike

Wrike est un outil de collaboration à distance qui vous met aux commandes. Avec des tableaux entièrement personnalisables, vous pouvez configurer votre équipe pour assigner et voir les tâches et leur progression. Le diagramme de Gantt fait de Wrike un outil de collaboration d'équipe à un autre niveau en vous donnant un regard encore plus profond sur quel membre de l'équipe contribue le plus de travail.

Outils de productivité de travail à domicile

Outils de communication

Les outils de communication à distance vous aideront à rester connecté avec les collègues via les appels de conférence et le partage de documents.

1. Zoom

Lorsque vous pensez aux meilleurs outils de communication pour les équipes à distance, Zoom est probablement l'un des premiers qui vient à l'esprit. Cette application de visioconférence a gagné en popularité ces derniers mois et à juste titre.

Zoom s'est établi comme le logiciel de chat vidéo le plus fiable disponible gratuitement. Il peut contenir jusqu'à 100 participants sans problème ni échec. Certainement un logiciel puissant, Zoom permet facilement à tout le monde de rejoindre une réunion virtuelle et d'utiliser le partage d'écran, le chat et le téléchargement de documents.

2. PDFliner

PDFliner est une plateforme de gestion de documents pour collaborer sur des fichiers PDF et des documents en ligne. C'est une application basée sur le cloud permettant aux collègues d'accéder aux PDF, documents, factures, images, signatures électroniques, etc., qui sont téléchargés sur le compte de l'équipe. De plus, vous pouvez également partager des documents via des liens ou par e-mail.

Meilleurs outils pour organiser le travail

3. Skype

Skype est le programme éprouvé qui rassemble tout le monde et rend la communication d'équipe à distance un peu plus facile. Sur la scène depuis presque deux décennies, Skype continue de croître et de s'adapter aux demandes de travail à domicile d'aujourd'hui. Chat vidéo, appel vocal, chat et partage de fichiers, il n'y a pas grand-chose que vous ne pouvez pas faire avec Skype.

Meilleurs outils de communication pour les équipes à distance

(Source)

4. Dropbox

Dropbox est connu comme l'application ultime de partage de fichiers en ligne. Il est basé sur le cloud permettant à n'importe quel membre de l'équipe d'accéder aux documents, vidéos, images et tout autre fichier téléchargé sur le compte de l'équipe. Partager un fichier est aussi facile que de le glisser-déposer dans le dossier d'équipe partagé.

Outils de collaboration de travail à distance

5. Slack

Bien sûr, techniquement, Slack est un outil de communication des employés, mais il offre tellement pour la gestion d'équipe tout-en-un qu'il est difficile de le garder dans une seule catégorie. Planification, attribution, partage de fichiers, suivi et plus encore. Slack fait à peu près tout, ce qui en fait un concurrent de premier plan dans notre compilation d'outils de travail à distance. Mais, si vous avez déjà essayé cet outil mais n'êtes pas 100 % satisfait, n'hésitez pas à consulter ces alternatives à Slack.

Meilleur outil de collaboration de travail à distance

Gestion du temps

Les applications de gestion du temps sont parfaites pour garder les équipes dispersées à travers différents fuseaux horaires sur la même longueur d'onde que vous et votre équipe planifiez des réunions et fixez des échéances.

1. Worldtimebuddy

Il n'est jamais facile d'essayer de suivre les fuseaux horaires. Connaître l'heure actuelle dans chacun des emplacements de vos collègues peut être un vrai tracas. Worldtimebuddy fait le travail dur pour vous. Sélectionnez simplement vos zones d'intérêt et voyez leurs heures actuelles sur une seule page.

Outils pour le travail d'équipe à distance

2. Indy

Indy est un outil pratique qui vous permet de pointer avec le simple clic d'un bouton et de mettre en pause à tout moment lorsque vous prenez une pause. Le suivi du temps vous permet de filtrer vos feuilles de temps de différentes manières afin que vous puissiez obtenir un aperçu de vos heures de travail et de vos tâches. À la fin de la semaine ou du mois, vous pouvez lier vos heures à une facture, vous n'avez donc qu'à ajouter votre taux horaire avant d'envoyer le document à un client.

Conseils et outils pour travailler à distance

3. Toggl

Toggl est un suivi du temps complet qui suit toutes vos tâches de travail jusqu'aux plus triviales comme vérifier les e-mails et le temps de voyage. C'est un excellent outil de travail à distance car il vous permet de voir exactement combien de temps et d'argent est dépensé sur vos activités de travail quotidiennes.

4. Rescue Time

Rescue Time est un suivi du temps automatique qui fonctionne en arrière-plan pendant que vous travaillez. C'est l'outil de productivité de travail à domicile idéal car il vous permet de savoir combien de temps vous passez sur chacune de vos tâches (et, bien sûr, combien de temps vous perdez.)

Outils de collaboration pour le travail à distance

5. factoHR

L'outil de feuille de temps de factoHR vous permet de surveiller le temps et d'analyser efficacement la productivité de vos équipes à distance. La plateforme permet aux employés de saisir les détails de leur projet, leurs tâches et le temps total requis pour compléter les tâches. Cela aide les gestionnaires à suivre les heures productives et non productives passées par les employés. Les flux de travail personnalisables vous aident à définir un processus d'approbation hiérarchique transparent. Ses rapports prêts à télécharger vous permettent de gérer vos données même en dehors du logiciel. factoHR est facile à utiliser, robuste et s'intègre parfaitement avec d'autres outils pour vous aider à accomplir le plus pendant le travail à distance.

Conclusion

Voilà ! Chacun de ces outils de travail d'équipe à distance est sûr de vous garder, vous et votre équipe, au top de tout. Que vous utilisiez ScreenRec pour enregistrer vos réunions importantes, ou Asana pour garder tout le monde sur la tâche, cela ne devient certainement pas plus facile que cela.