Qu'est-ce que l'intégration virtuelle et comment la réussir
Les RH sont le département responsable de l'intégration des nouveaux employés à l'entreprise et c'est assez facile lorsque vous êtes tous au même bureau. Mais que se passe-t-il si vos employés sont dans un autre pays ou état ?
En même temps, la pandémie ne semble pas aller nulle part de sitôt. Même si les employés sont à proximité, une main-d'œuvre virtuelle semble être le moyen le plus réalisable de poursuivre les opérations commerciales.
Ainsi, il est essentiel d'adopter l'intégration virtuelle comme la nouvelle norme en apprenant comment intégrer les nouvelles embauches, ce que cela signifie, ses avantages et inconvénients, et comment vous pouvez la mettre en œuvre dans votre organisation.
Que signifie l'intégration virtuelle ?
L'intégration virtuelle est un type d'intégration qui se déroule virtuellement, ou en d'autres termes, sans réunion physique.
De nombreuses entreprises utilisent l'intégration virtuelle pour effectuer ce qu'on appelle des "introductions fonctionnelles". Ces introductions se produisent avant le début de toute formation pratique, et elles permettent aux nouvelles embauches d'apprendre ce que leur rôle impliquera et les attentes de l'entreprise envers elles, rendant l'intégration des nouveaux employés plus fluide.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la formation virtuelle des employés ?
L'intégration en ligne n'est pas un système parfait, loin de là.
Donc, vous devez considérer les avantages et les inconvénients de l'intégration virtuelle pour mieux comprendre dans quoi vous vous embarquez lorsque vous la mettez en œuvre dans votre entreprise.
Avantages
- Flexibilité et commodité. L'idée derrière l'intégration et la formation virtuelles est que les employés peuvent commencer à leur propre rythme et moment sauf indication contraire. Cela signifie qu'ils peuvent commencer n'importe où à leur gré.
- Rentable. Tout ce dont les employés et les professionnels RH ont besoin pendant l'intégration virtuelle est un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau puissant. Ils n'ont pas besoin d'ordinateurs portables ou d'ordinateurs extrêmement puissants, et l'emplacement peut être n'importe où tant qu'il y a une connexion Internet stable. Ils peuvent rester à leur domicile pour le processus d'intégration virtuelle, permettant aux deux parties d'économiser les coûts et le temps passés pendant les déplacements, de minimiser l'utilisation des ressources de bureau et de réduire d'autres dépenses.
Inconvénients
- Problèmes technologiques. Outre l'expérience d'une connexion Internet lente de temps en temps, vos gestionnaires peuvent avoir du mal à partager des informations sensibles de l'entreprise en raison de problèmes de sécurité. Même si vous avez un logiciel de sécurité en place, il est difficile de dire quand les menaces en ligne frappent et volent les données. Pour protéger vos données des menaces en ligne, vous pouvez utiliser un outil de sécurité contre les attaques de ransomware ou un autre type de logiciel de cybersécurité.
- Manque de touche humaine. Puisque tout est conduit en ligne, il est beaucoup plus difficile de garder votre équipe à distance connectée et de construire la camaraderie entre les employés et les RH. Les conversations sonneront beaucoup plus mécaniques et impersonnelles pour la même raison. En conséquence, les gens peuvent décrocher pendant les présentations, et il y a un risque de ne pas développer le rapport dont vous avez besoin pour garder de bons employés à bord.
Quelles sont les 4 phases de l'intégration virtuelle ?
Puisque le programme d'intégration se déroulera virtuellement, vous devrez compter sur la technologie pour transmettre le programme aux nouveaux employés.
Néanmoins, ses principes restent les mêmes, que vous fassiez l'intégration en SaaS ou dans tout type d'entreprise : faire adhérer les employés à votre organisation en les aidant à cultiver leurs compétences professionnelles et en leur fournissant l'opportunité de développer leurs carrières ici.
Pour fournir la sécurité psychologique et atteindre son objectif en tant que motivateur sur le lieu de travail virtuel, l'intégration virtuelle est divisée en différentes phases. Cela est vrai que vous construisiez une équipe de développement dédiée ou une équipe de vendeurs virtuels. Regardons chacune des quatre phases de l'intégration virtuelle.
Phase 1 - Intégration
Cette phase est où tout commence pour les nouveaux employés. Ils seront accueillis par les RH, qui leur expliqueront ce qu'est l'entreprise, sa culture de travail, et leurs rôles et tâches.
L'objectif de l'intégration des membres de l'équipe virtuelle est de gérer les attentes des deux parties. L'entreprise doit être transparente en communiquant ce qu'elle attend de ses nouvelles embauches. En même temps, les nouveaux employés doivent avoir une compréhension claire de ce que l'organisation attend d'eux pour travailler vers l'atteinte de ces objectifs.
En fin de compte, les nouvelles embauches doivent se sentir les bienvenues pendant cette phase, ce qui aide à donner le ton pour leur expérience de travail dans l'entreprise.
Comment faire cela ?
Pour aider vos RH à se préparer des jours avant le début de cette phase, créez des matériaux que le nouvel employé peut parcourir et examiner indépendamment.
Les ressources textuelles doivent lister les choses à discuter pendant les différentes étapes d'intégration. En définissant les attentes de votre intégration, les employés savent ce qui les attend et peuvent se préparer adéquatement.
À ce sujet, demandez-leur de télécharger les outils de travail à domicile nécessaires et les logiciels que votre organisation utilise pour communiquer et collaborer. Vous devrez peut-être leur donner accès à des applications de gestion d'équipe à distance, des outils de suivi automatique du temps, ou d'autres applications pertinentes pour votre entreprise.
Par exemple, les équipes de marketing et de vente nécessitent une plateforme pour partager des données de leurs communications avec les clients. Dans ce cas particulier, vous pouvez décider d'utiliser un outil comme Pitchbox qui vous permet d'impliquer et d'engager tous les membres de l'équipe dans un seul tableau de bord.
Enfin, vous devrez préparer de la documentation pour enseigner à vos travailleurs à distance comment utiliser et opérer les outils de votre pile technologique. De cette façon, personne dans votre équipe n'aura à former les nouveaux employés sur l'utilisation du logiciel à chaque fois.
C'est un excellent endroit pour utiliser un enregistreur d'écran simple comme ScreenRec. Capturer votre bureau, votre webcam et votre microphone vous aidera à ajouter cette touche personnelle à votre processus d'intégration à distance.
En apprenant comment améliorer l'intégration et en éliminant tous ces obstacles, vous donnez aux nouveaux venus plus de confiance en votre entreprise et montrez que vous êtes prêt à aller jusqu'au bout pour qu'ils se sentent les bienvenus. À ce stade, c'est une question de tenir les promesses dans les phases suivantes du processus.
Phase 2 - Développement initial
Au sixième mois, les employés autrefois nouveaux devraient s'être pleinement intégrés dans votre organisation. Ils doivent avoir développé l'ensemble de compétences requis pour effectuer leurs responsabilités professionnelles à des niveaux optimaux. En même temps, l'employé doit avoir établi un rapport avec leurs coéquipiers respectifs et bien travailler au sein de l'entreprise.
Grâce à cette phase, vous devriez déterminer s'il faut ou non investir dans ces employés à l'avenir. Par exemple, ils peuvent avoir montré la motivation pour accomplir les tâches et montré d'autres compétences à développer dans votre organisation. À partir de là, vous pouvez utiliser ces informations pour les aider à assigner des responsabilités qui jouent sur leurs forces.
Inversement, les employés ont la chance de créer de nouvelles opportunités en assumant différentes tâches qui peuvent ou non relever de leur description de poste actuelle. Cela les aide à développer des compétences adjacentes qui auront non seulement un impact positif sur votre entreprise mais les prépareront également à de meilleures opportunités d'emploi à l'avenir.
Comment faire cela ?
Il y a deux façons :
Premièrement, vous pouvez lancer une initiative d'entreprise pour que les gestionnaires et les chefs d'équipe forment leur main-d'œuvre sur des tâches spécifiques à ce qu'ils font. Demandez aux chefs d'équipe de créer les sessions et matériaux de formation sur lesquels vos employés travailleront. Encore une fois, ce sera extrêmement facile avec ScreenRec car il est très convivial et peut être utilisé par n'importe qui dans votre organisation, quelle que soit leur expertise technique. Mieux encore, vous pouvez faire de cela une conversation bidirectionnelle en demandant aux nouveaux employés d'enregistrer également leurs écrans avec ScreenRec.
La grande chose à propos de ce programme est que la croissance se déroule au sein de l'entreprise. Les gestionnaires et les dirigeants qui servent de créateurs de cours supervisent le développement de leurs équipes. Et, en comprenant leurs forces et faiblesses, ils peuvent mieux leur fournir des matériaux de formation et des tâches qui jouent sur leurs forces.
Deuxièmement, vous pouvez inscrire les employés virtuels à des cours et séminaires en ligne qui aideront à développer leurs compétences. Cela enlève le travail de vos chefs d'équipe qui étaient censés créer les matériaux de formation. Cependant, le cours peut être beaucoup plus cher et non adapté à votre entreprise. De plus, ScreenRec utilise l'hébergement vidéo cloud sécurisé de StreamingVideoProvider, ce qui signifie que les vidéos créées par votre direction peuvent être réutilisées pendant longtemps, donc apprendre comment créer des vidéos d'intégration est un jeu d'enfant.
Phase 3 - Développement continu
Après 18 mois de travail avec la même entreprise, les employés sont censés avoir maîtrisé les compétences liées à leurs responsabilités professionnelles.
L'étape suivante, alors, est de façonner ces employés comme les futurs dirigeants de l'organisation. Ils rempliront les chaussures de leurs supérieurs, qui remplaceront ensuite leurs gestionnaires, et ainsi de suite.
Promouvoir les employés à un niveau de poste plus élevé est une partie vitale du développement de carrière parmi les professionnels. Personne ne veut rester statique dans une position qui a de faibles exigences de travail et un salaire encore plus bas. Tout le monde veut augmenter son revenu, et la meilleure façon de le faire est de viser un poste qui implique plus de responsabilités.
De plus, le fait que ces employés soient restés à bord avec votre organisation signifie qu'ils sont prêts à travailler pour vous tant que vous continuez à nourrir leur croissance de carrière.
Comment faire cela ?
Pour montrer aux employés les plus performants que vous appréciez leur travail acharné et leur dévouement, vous devez mettre en place un programme de reconnaissance des employés. Vous pouvez inciter les employés qui ont le mieux performé en fonction de vos KPI et objectifs.
À partir de là, vous pouvez également voir les employés prêts à faire un effort supplémentaire pour obtenir de meilleurs résultats. Par exemple, imaginez qu'un agent de service client ait pris la peine de rechercher l'analyse du comportement client pour augmenter le ROI et générer plus de ventes pour votre entreprise. C'est quelqu'un qui est en route vers le prochain niveau de carrière, vous devriez donc le récompenser.
De cette façon, vous encouragez tout le monde à faire de son mieux pour devenir éligible aux incitations et à la promotion.
Mais n'oubliez pas de montrer votre appréciation à tous vos employés. Certains sont plus proactifs que d'autres, mais cela ne signifie pas que le reste ne devrait pas être reconnu pour ses efforts.
Phase 4 - Promotion ou séparation
Lorsque deux ans ou plus passent, le temps est venu pour les employés de l'entreprise de passer à un nouveau poste ou de partir.
Comme mentionné, les employés doivent être motivés pour progresser dans l'échelle d'entreprise afin d'augmenter leur base salariale. Mais pour qu'ils le fassent, ils doivent être prêts à assumer plus de travail pour prouver leur valeur.
Cependant, vous devez favoriser une culture où la croissance et la récompense du bon travail sont possibles pour que tout cela se produise. De nombreuses entreprises sont incapables de retenir les employés en raison de mauvaises opportunités de carrière à l'avenir. Il peut y avoir eu des personnes qui ont montré de la valeur à l'entreprise mais ont été ignorées au profit d'une autre.
Par conséquent, avoir un chemin clair qui permet aux employés d'avoir une croissance évolutive sera la clé de votre processus d'orientation virtuelle des nouveaux employés.
Comment faire cela ?
Peu importe ce qui se passe ici, il est préférable d'obtenir des commentaires des employés. S'ils partent, demandez-leur s'il y a quelque chose dans votre organisation qui les a fait partir ou qu'ils n'ont pas aimé et pourquoi. Pour ceux qui décident de rester et seront promus, demandez ce qui les a inspirés à continuer à pousser pour la croissance de carrière dans votre organisation.
Utilisez leurs réponses pour vous aider à améliorer votre entreprise, fournir de meilleures opportunités et attirer les meilleurs talents disponibles pour sauter le navire vers votre entreprise.
Conclusion
Que vous appreniez juste maintenant comment rendre l'intégration efficace ou que vous soyez un gestionnaire RH virtuel chevronné, l'intégration des employés est essentielle au succès continu de votre entreprise. Avoir les mêmes personnes qui ont commencé leurs carrières avec votre organisation et leur donner une chance de grandir et de s'améliorer est un signe d'excellent engagement des employés et de culture d'entreprise.
Les étapes ci-dessus vous montrent comment améliorer les expériences d'intégration afin que vous puissiez garder les meilleures nouvelles embauches qui seront les futurs dirigeants de votre organisation à l'avenir.
Et puisque la visioconférence sera une partie massive de votre expérience d'intégration, envisagez d'utiliser un outil comme ScreenRec pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre communication à distance. Tous les employés n'ont pas le même temps de réponse par e-mail et certains types de travail nécessitent naturellement plus de temps hors e-mail pour se concentrer. Donc, en enregistrant des vidéos au lieu de taper des messages et des e-mails, vous rendez votre interaction courte, agréable et directe, laissant à tout le monde plus de temps pour faire le travail !
Références et lectures complémentaires ?
- Les 10 conseils essentiels d'intégration virtuelle pour les RH modernes
- Comment garder une équipe à distance connectée et créer un lieu de travail heureux
- Le guide ultime des réunions virtuelles
- Les 8 meilleures pratiques d'intégration à distance que vous devez connaître
- L'avenir du travail à distance : Tout est question de technologie de communication
- Les 15 meilleurs outils de travail à distance dont votre équipe a besoin
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