5 stratégies essentielles de communication d'équipe à distance

Vous voulez savoir quelque chose d'incroyable ? En 2016, il a été découvert que "57 % des employés déclarent ne pas recevoir de directives claires et 69 % des managers ne sont pas à l'aise pour communiquer avec les employés en général." Pouvez-vous imaginer ? Plus de la moitié de la main-d'œuvre a des problèmes de communication générale au travail.

Cette statistique peut être époustouflante, mais la plupart des chefs d'équipe ne sont pas étrangers aux défis qui accompagnent la communication d'équipe à distance. Soyons honnêtes, la communication dans un lieu de travail traditionnel est difficile, mais faire face à tous les mêmes problèmes avec une équipe à distance est bien plus difficile. Vous devrez peut-être gérer des fuseaux horaires variables, des retards d'information, des outils de travail à distance, des réunions virtuelles et un ton mal interprété en raison du manque d'interaction en face-à-face. Si des problèmes comme celui-ci persistent, ils sont susceptibles de causer des perturbations majeures dans la production de l'équipe et même dans le moral. C'est pourquoi la communication à distance est si compliquée. Mais ça n'a pas à l'être.

Nous avons recherché cinq stratégies essentielles de communication d'équipe à distance que les chefs d'équipe, coordinateurs et managers à distance performants utilisent. Vous pouvez appliquer ces stratégies cachées à votre routine de travail quotidienne et voir une amélioration globale de la communication de travail à distance.

Améliorer la vitesse de communication

Il n'y a rien de plus agaçant que d'essayer de transmettre un message à quelqu'un et cela prend une éternité pour soit faire passer ce message, soit l'envoyer à votre destinataire. Une communication rapide est essentielle à la communication à distance. Non seulement une communication rapide vous fera gagner du temps, mais elle est essentielle pour gérer des équipes à distance.

En appuyant sur ce bouton, le système prend un instantané de votre écran entier puis enregistre cette image numérique dans votre presse-papiers où vous pouvez la coller dans n'importe quel outil d'édition d'image pour l'enregistrer. Si vous appuyez sur la touche Ctrl + PrtSc de votre clavier, l'effet sera le même.

C'est incroyablement chronophage, vous devrez donc accélérer la communication pour gagner du temps et de l'argent tout en rendant les choses beaucoup plus faciles pour vous et les membres de votre équipe.

Meilleur outil : ScreenRec

Il s'agit d'un outil indispensable pour les équipes à distance confrontées à des défis de communication rapide. ScreenRec est un enregistreur d'écran et un outil de capture d'écran qui vous permet d'enregistrer des vidéos HD illimitées avec audio, de prendre des captures d'écran et de les éditer.

Mais, en essence, ScreenRec est un outil de communication d'équipe qui peut presque complètement remplacer le processus fastidieux d'envoi d'e-mails. Cette application simple va un peu plus loin dans la communication asynchrone. Au lieu de taper de longs e-mails, vous pouvez envoyer un e-mail vidéo en enregistrant ce que vous voulez dire avec votre micro et en enregistrant simultanément votre écran pour une explication visuelle.

Une fois que vous avez terminé, un lien privé et sécurisé sera automatiquement copié dans votre presse-papiers et vous pouvez le coller n'importe où et l'envoyer à n'importe qui. Découvrez ScreenRec ici.

Utiliser des plateformes de collaboration

La communication d'équipe virtuelle ne peut être à son meilleur que lorsque chaque membre de votre équipe distribuée est sur la même longueur d'onde. C'est ce que font les plateformes de collaboration. Avec la bonne plateforme, vous et votre équipe pouvez suivre les tâches, les dates d'échéance, les contributions individuelles et les progrès.

De cette façon, tout le monde sait ce qui est attendu d'eux et de l'équipe dans son ensemble. Selon la plateforme, vous pouvez également avoir la possibilité de commenter des tâches, de partager des fichiers et plus encore.

Meilleur outil : Asana

Asana vous donne tout ce dont vous avez besoin d'une plateforme de collaboration. À la base, c'est un outil de gestion de projet qui vous permet d'attribuer des tâches à chaque membre de l'équipe avec des dates d'échéance, des étiquettes, des sections de commentaires, le tout avec la possibilité de suivre les progrès.

Avec une version de bureau et mobile, la communication à distance devient encore plus facile avec des alertes en temps réel UNIQUEMENT concernant les projets et tâches qui vous concernent. En savoir plus sur Asana ici.

En parlant de collaboration en ligne, vous voudrez peut-être également consulter cette vidéo sur les outils pour le travail à distance.

Tenir des réunions virtuelles lorsque nécessaire

Nous savons tous que les réunions peuvent prendre du temps et souvent être une perte de temps, mais elles restent un outil de communication d'équipe à distance très important. Dans un cadre de travail traditionnel, les collègues se voient tous les jours, donc les informations de base circulent facilement. Mais pour nous, les travailleurs à distance, les membres de l'équipe peuvent souvent être accidentellement laissés dans l'ignorance. Et, lorsque vous êtes le nouveau venu, c'est une meilleure expérience d'intégration de rencontrer votre patron au moins lors d'une réunion en ligne.

Comment communiquer avec une équipe à distance

Pour éviter cela, les dirigeants devraient tenir des réunions virtuelles afin de partager des informations pertinentes sur les projets en cours avec tout le monde. C'est aussi un bon moyen pour les membres de l'équipe d'exprimer des opinions ou des préoccupations dans un cadre sûr où les choses peuvent être discutées et résolues.

Meilleur outil : Zoom

Stratégies de communication d'équipe à distance

Zoom est une application de visioconférence très fiable qui peut accueillir jusqu'à 100 participants à la fois. Avec des fonctionnalités comme le tableau blanc, le partage d'écran et la possibilité d'enregistrer dans l'application, une communication virtuelle efficace est facilement obtenue. La version gratuite vous permet de tenir une réunion jusqu'à 40 minutes, ce qui devrait être suffisant pour les rencontres d'équipe hebdomadaires. Voyez comment fonctionne Zoom.

Mettre en place une fontaine à eau virtuelle

Tout le monde a besoin d'un peu de temps loin du travail pour se défouler, et lorsque vous travaillez à domicile, vous êtes forcé de le faire seul. Dans un travail traditionnel, les employés ont une fontaine à eau symbolique autour de laquelle tout le monde se tient et parle de discussions non liées au travail.

Défis de la gestion des équipes à distance

Bien que vous fassiez face à de nombreux défis en gérant des équipes à distance, cela ne doit pas en être un. Il existe quelques outils en ligne que vous pouvez utiliser pour vous aider à créer l'endroit virtuel de votre équipe pour bavarder et s'amuser. C'est un excellent moyen pour les membres de l'équipe de créer des liens les uns avec les autres, ce qui peut se refléter dans une productivité d'équipe améliorée. En parlant de cela, vous voudrez peut-être consulter notre liste des meilleures applications de productivité. Conversations décontractées de retour.

Meilleur outil : Yammer

Outils de communication d'équipe à distance

Yammer est comme un site de réseau social spécialement pour votre groupe. Avec une interface similaire à Facebook, les membres peuvent créer un profil et publier des commentaires sur les murs des autres. Voyez si Yammer convient à votre équipe.

Travailler sur les compétences de communication personnelle

Que vous construisiez une équipe de vente à distance ou une équipe de développement de logiciels à distance, la communication déterminera dans quelle mesure vous travaillez les uns avec les autres et avec les clients. Le ton de chaque personne, le choix des mots et le langage corporel jouent tous un rôle important dans la communication. Lorsque tout le monde comprend les modes de communication de chacun et est conscient de ses propres forces et faiblesses en matière de communication, les choses sont sûres de se dérouler beaucoup plus facilement.

Meilleur outil : Votre dévouement personnel et vos recherches

Vous pouvez commencer par ce guide de la communication en milieu de travail.

Récapitulatif

Stratégie	Meilleur outil	Résultat souhaité
#1 Améliorer la vitesse de communication	ScreenRec	Gagner du temps en enregistrant la vidéo d'écran et la voix pour envoyer des mémos, des commentaires et des informations générales.
#2 Utiliser des outils de collaboration	Asana	Mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et travailler de manière productive
#3 Tenir des réunions virtuelles	Zoom	Tenir tout le monde informé et partager des informations, des opinions et des préoccupations
#4 Mettre en place une fontaine à eau virtuelle	Yammer	Donner à l'équipe un endroit pour se détendre, se relaxer et mieux se connaître
#5 Développer les compétences de communication personnelle	Recherche et détermination	Communiquer de manière appropriée avec l'équipe pour que tout le monde se sente à l'aise

Apprendre à communiquer avec une équipe à distance est facile à faire lorsque vous mettez en œuvre ces cinq stratégies et outils. Une fois que vous le faites, vous constaterez peut-être que votre équipe a développé un rythme qui maintient le ballon rouler efficacement sans beaucoup de bosses en cours de route.

Pendant que vous y pensez, vous pouvez télécharger ScreenRec gratuitement et envisager d'acheter les versions premium d'Asana, Zoom et Yammer. Faites un petit pas aujourd'hui et les défis de communication d'équipe à distance seront bientôt une chose du passé.