Comment collaborer avec des collègues à distance
Le travail à distance n'est pas seulement un bureau à domicile à trois mètres du réfrigérateur, c'est un nouveau format de communication avec les collègues. Au cours de l'année dernière, les courriels, les messages et les services d'appel sont passés d'être "une façon" de communiquer à la seule façon. Ajoutez à cela l'incapacité de voir les émotions d'une personne, la communication à distance affaiblie dans l'équipe après une longue séparation et la fatigue générale. Ce qui prenait deux minutes à résoudre à la machine à café nécessite maintenant une montagne de courriels.
Pour obtenir des résultats, ceux qui sont impliqués dans la collaboration de travail à distance doivent devenir des joueurs d'équipe à part entière, aussi impliqués dans le projet que possible. Mais les équipes virtuelles font face à un certain nombre de problèmes : elles se sentent plus seules et ne comprennent pas pleinement leur rôle dans le projet et l'équipe. Découvrons comment collaborer efficacement avec des collègues à distance.
Heures de travail des collègues d'autres pays
Il est important de considérer le décalage horaire avec les collègues d'autres pays, surtout si vous souhaitez que la communication de votre équipe fonctionne à distance. Partagez votre calendrier avec un collègue pour choisir le meilleur moment pour appeler et communiquer sur les projets. Vous pouvez utiliser World Clock Meeting pour éviter de confondre les fuseaux horaires.
Soyez conscient des jours fériés nationaux — peut-être que les collègues d'autres pays ont un jour de congé officiel lors de votre jour de travail. Créez un calendrier d'équipe partagé et notez les jours fériés dans différentes régions. Cela aidera à planifier votre calendrier de travail.
Retour d'information en temps opportun
Donnez régulièrement des commentaires aux collègues à distance afin qu'ils comprennent la qualité de leur travail. Cela aidera à les garder motivés.
Selon le rapport de Wrike, 39 % des répondants ont cité la collaboration inefficace en personne et à distance comme la principale cause de stress au travail. Pourtant, cela est particulièrement vrai pour les collègues à distance. La collaboration de l'équipe de travail à distance peut souvent rendre difficile l'appréciation des contributions de l'équipe. Pour s'assurer que les collègues de bureau et à distance sont à l'aise, vous devez améliorer les commentaires.
Conseil
Les superviseurs et les gestionnaires devraient tenir des réunions individuelles. Planifiez des appels vidéo et envoyez des courriels vidéo avec ScreenRec pour aider les collègues à distance à rester dans la boucle.
Un tel format aide à évaluer les résultats intermédiaires et à découvrir si les attentes du collègue coïncident avec ce que l'équipe attend de lui ou d'elle. Il est important d'inclure non seulement le son mais aussi la vidéo, pour transmettre le langage corporel et rendre la communication efficace. Ce que vous pourriez discuter lors de réunions individuelles :
- Comment les projets du collègue progressent, s'il ou elle est satisfait en général.
- S'il y a des difficultés, si de l'assistance est nécessaire du gestionnaire ou de l'équipe.
- Ce qui pourrait être fait de mieux et comment.
- Objectifs de travail à distance ou OKR (Objectifs et Résultats Clés). Si l'entreprise travaille sur cette méthode, les OKR vous permettent de synchroniser les objectifs individuels et d'équipe et de suivre les progrès du projet. Lors de la réunion, vous pouvez discuter des progrès déjà réalisés sur les résultats clés.
- Sujets neutres, non liés au travail, si l'employé est disposé à en discuter.
Ce que vous pourriez faire avec les courriels vidéo :
- Envoyer des commentaires sur le code, la conception, la copie et d'autres aspects du travail que l'employé peut examiner à son propre rythme (cela aide à éviter les interruptions inutiles).
- Briefer vos collègues sur leurs tâches futures.
- Partager vos idées ou quelque chose que vous avez appris récemment avec des collègues.
- Enregistrer votre écran pour documenter les bugs et les signaler.
- Enregistrer votre écran pour créer rapidement des tutoriels pour les nouvelles recrues et les clients.
- Fournir une alternative au courriel régulier qui nécessite moins d'allers-retours.
Transparence dans les processus de travail
Lorsque les processus de travail manquent de transparence, l'efficacité des collègues est réduite. La fragmentation de l'information est souvent un problème. Les employés utilisent souvent des systèmes de gestion de contenu, le courriel, les messagers et d'autres moyens de communication, essayant de découvrir le statut des projets lors de réunions dans la correspondance personnelle. Cela prend beaucoup de temps, mais une image complète du processus de travail ne peut jamais être formée.
Conseil
Faites une liste d'attentes spécifiques des collègues à distance et discutez-en au début. Les méthodes et les moyens d'interaction devraient être transparents et clairs pour tous les impliqués. Cela nécessitera des outils flexibles qui peuvent être adaptés aux besoins de l'équipe. Dans Wrike, les membres de l'équipe peuvent à tout moment suivre la dynamique du projet sur un diagramme de Gantt.
Vous pouvez utiliser ScreenRec pour communiquer visuellement, par exemple, avec les designers et les développeurs. Vous pouvez laisser des commentaires et des commentaires sur les images et les fichiers eux-mêmes et y apporter des modifications rapidement.
Communication avec la direction
Souvent, les collègues à distance ont plus de questions que les employés de bureau. En même temps, ils n'ont pas l'opportunité de venir au bureau du gestionnaire et de leur demander en personne.
Conseil
Organisez une session de questions-réponses ouverte en ligne, où tous les collègues peuvent obtenir des réponses des gestionnaires en temps réel. Motivez toute l'équipe à participer à la discussion.
Motiver et engager les travailleurs à distance
Une bonne communication garde les collègues à distance engagés et motivés. Et le manque de communication est l'un des plus grands défis lors de la gestion des équipes à distance.
Conseil
Créez un salon de discussion de travail pour toute l'équipe, par exemple, dans Slack, et gardez toutes les discussions de projet dedans. Si votre entreprise est grande, créez plusieurs discussions : pour les spécialistes du marketing, les gestionnaires de contenu, le département des ventes et le personnel de support. La chose la plus importante lors de l'apprentissage de comment travailler avec des membres d'équipe à distance sera de comprendre comment communiquer avec une équipe à distance et de rester impliqué dans le processus de travail.
Mettez en œuvre un système de rémunération et de motivation interne afin que la collaboration avec les équipes à distance se passe bien et que tout le monde ait une incitation à travailler encore plus productivement. Le service Bonusly peut aider ici. Chaque utilisateur a un nombre fixe de points bonus, par exemple, 100 par mois. Un employé transfère ces points aux collègues pour leur aide à résoudre des tâches, à faire des courses ou pour des conseils utiles. Les bonus accumulés sont échangés contre des cadeaux d'entreprise ou du temps libre supplémentaire, et le fonds de prix est déterminé par les gestionnaires de l'entreprise.
Barrière interculturelle
Les barrières linguistiques et les différences culturelles peuvent rendre difficile pour les équipes de construire des relations de confiance.
Conseil
Rédigez des règles générales pour la correspondance de l'équipe dans le salon de discussion d'entreprise. Par exemple, la langue de communication devrait être l'anglais uniquement. Cela aide à éviter les situations où les employés discutent de problèmes communs de toute l'équipe dans la langue locale et que d'autres collègues ne les comprennent pas.
Créez une discussion générale "sans sujet" où l'équipe partage des faits intéressants, des photos et des articles. Cela vous aidera à mieux connaître vos collègues et à renforcer les relations. Jouez à des jeux en ligne, planifiez du temps individuel et envoyez-vous des cadeaux pour les fêtes. Plus l'approche est créative, mieux c'est.
Réunions informelles
Il est plus difficile de faire participer les collègues à distance aux activités informelles générales, même si vous les organisez régulièrement.
Conseil
Assurez-vous de budgétiser pour des événements conjoints avec des collègues à distance. Si possible, incluez les voyages et plusieurs jours d'hébergement à l'hôtel pour les employés hors de la ville. Essayez d'avoir une ou deux réunions de collègues hors site chaque année. Cela pourrait être une consolidation d'équipe ou une conférence. C'est une excellente opportunité de discuter des tâches conjointes, de partager des idées et des plans pour l'avenir. Après la réunion, assurez-vous de recueillir les commentaires de vos collègues sur l'événement passé. Cela aidera à comprendre ce qui s'est bien passé et ce qui vaut la peine d'être amélioré à l'avenir.
Si vous ne pouvez pas organiser une réunion informelle, invitez les collègues à distance à travailler au bureau pendant quelques jours. C'est également un excellent moyen de renforcer la communication au sein de l'équipe.
Comment communiquer correctement avec les collègues dans les messagers
En termes de communication d'entreprise, les applications de messagerie sont devenues quelque chose entre un courriel et un appel téléphonique : plus rapide que le courrier, mais pas aussi intrusif. Respectez ces règles pour communiquer correctement avec les collègues dans les messagers et atténuer l'un des plus grands défis de la collaboration à distance — la mauvaise communication.
Être conscient des heures hors service
Les gens sont habitués à vérifier leur courrier à certaines heures, et le reste du temps à l'ignorer, surtout le soir et les week-ends. Concernant les messagers, peu de gens ont une telle habitude, ce qui signifie que votre message peut déranger le destinataire immédiatement. Rappelez-vous : écrire sur le travail après 21 heures n'est plus approprié.
Ne pas mélanger les messagers
La règle principale de communication dans les messagers : une personne - un messager. Vous ne devriez pas commencer une discussion dans Telegram, puis passer à WhatsApp et envoyer l'information à Skype. Vous et votre collègue trouverez difficile de retracer l'historique de la question et de trouver les choses importantes. De plus, il n'est pas nécessaire d'envoyer un message à la personne dans Telegram si elle ne vous a pas répondu sur WhatsApp.
N'écrivez pas chaque phrase dans un message séparé
Cette façon d'écrire est venue avec les salons de discussion comme si nous imitions la parole vivante et déversions des mots après nos pensées. Le problème est que les collègues ne veulent pas patauger dans le flux de nos pensées. Ils veulent une solution rapide. Lorsque nous nous forçons à énoncer l'essence de la question dans un seul message, nous structurons involontairement le texte et le rendons plus clair.
Utilisez les autocollants et les émoticônes judicieusement
Les autocollants et les sourires sont un bon moyen d'ajouter de la chaleur ou de terminer une conversation sur une note positive. Mais il est facile d'entrer dans une situation gênante avec eux.
- N'utilisez pas d'autocollants et d'émoticônes lorsque vous discutez de problèmes de travail, surtout si vous êtes en faute, cela ne causera que de l'irritation.
- N'envoyez pas à vos collègues des autocollants et des visages souriants avec des doubles sens ou des blagues étranges. Vous pourriez accidentellement offenser quelqu'un ou vous rendre nuisible.
N'abusez pas des messages vocaux
Les messages vocaux ennuient toujours la moitié de la planète. Mais, progressivement, il y a des règles sur comment les utiliser pour que ce soit pratique non seulement pour l'expéditeur mais aussi pour le destinataire.
- Ajoutez une explication au message vocal, afin qu'un collègue comprenne rapidement de quoi il s'agit et puisse facilement trouver le message via une recherche par mot-clé.
- Ne donnez pas de nouvelles urgentes par la voix. Si la personne est en réunion ou dans un endroit bondé sans écouteurs, elle ne pourra pas écouter l'enregistrement.
- Ne définissez pas de tâches dans les messages vocaux. Il sera difficile pour l'exécutant de comprendre les détails et de compléter l'assignation.
- Prenez soin de la propreté de l'enregistrement. Il ne devrait y avoir ni bruit ni sons étrangers en arrière-plan. Premièrement, cela interfère avec la perception de la parole, et deuxièmement, le message peut toujours être transféré.
Les messages vocaux au travail peuvent ne pas ennuyer, mais aider (s'ils sont utilisés judicieusement). Par exemple, dans le format des messages audio, il est pratique de prendre une entrevue, surtout si l'interlocuteur est dans l'autre hémisphère.
Conclusion
Pour collaborer efficacement avec les équipes à distance, suivez ces conseils :
- Tenez compte des différences de temps, n'oubliez pas les différents jours fériés nationaux et soyez attentif à l'équilibre vie-travail des autres.
- Ayez des appels réguliers pour obtenir des commentaires et fixer des attentes.
- Rendez les processus de travail clairs et transparents — permettez aux employés de bureau et à distance de suivre la dynamique des projets.
- Réfléchissez à comment garder les collègues à distance motivés et engagés.
- Établissez des outils de collaboration à distance et des règles pour la communication d'entreprise.
- Organisez des retraites informelles ou invitez les collègues à distance au bureau pendant quelques jours pour créer une interaction sociale positive pour eux.
Références et lectures complémentaires
- Comment gérer les projets indépendants sans s'épuiser
- Les 15 meilleurs outils de travail à distance dont votre équipe a besoin
- 5 façons de rester positif pendant les périodes difficiles
- Gérer les équipes à distance aujourd'hui : 3 principaux défis, outils et conseils
- 46 façons de rester connecté en travaillant à distance
English 
Español 
Български 
Português
NE MANQUEZ RIEN
Recevez les nouveaux articles, webinaires et autres opportunités :