Top 10 des outils de collaboration pour les entreprises

Voici une petite information à considérer. Une étude de recherche menée par l'Université de Stanford a révélé que, lors de la comparaison d'employés travaillant collectivement avec des employés travaillant individuellement, ceux en groupe restaient concentrés 64 % plus longtemps que ceux travaillant seuls.

Pensez-y un instant. Ceux qui travaillaient seuls rêvassaient ou avaient l'esprit qui vagabondait plus de 50 % plus souvent que les collaborateurs. Remarquable, n'est-ce pas ?

Pourtant, cela soulève la question,

"Les outils de collaboration sont-ils nécessaires ? Sont-ils vraiment efficaces ?"

Eh bien, dans une enquête de 1 400 entreprises, 86 % d'entre elles ont affirmé que le manque de collaboration mène finalement à l'échec sur le lieu de travail. Une autre étude de McKinsey a révélé que les outils de collaboration augmentent la productivité au travail de 20 à 30 %.

À quoi ressemble une bonne collaboration d'équipe ?

La collaboration d'équipe peut être définie comme un groupe de collègues qui impartissent la même quantité d'efforts pour atteindre un objectif commun. Mais comment cela se produit-il ?

Tout d'abord, il y a les éléments purement humains sur lesquels une étude Google a fait la lumière :

Ensuite, il y a la compréhension individuelle de ce à quoi ressemble une bonne collaboration d'équipe. Une étude récente de Slack a révélé plusieurs définitions de la "bonne collaboration" qui ont tendance à varier entre les générations :

Pour le groupe d'âge 18-24, la collaboration d'équipe est faire confiance aux collègues pour faire du bon travail.
Pour le groupe d'âge 25-44, les responsabilités claires sont la clé d'une bonne collaboration des employés.
Pour le groupe d'âge 45-65, une bonne collaboration équivaut à une bonne communication.

Les facteurs humains tels que l'empathie, l'authenticité et la considération sont difficiles à contrôler et à mesurer. Cependant, les outils de collaboration d'équipe peuvent aider les travailleurs à atteindre les autres aspects du bon travail d'équipe—communiquer plus efficacement, atteindre constamment leurs objectifs et garder une trace des responsabilités.

Des outils de travail à distance aux outils de révision de code, il existe des dizaines d'applications qui peuvent vous aider, vous et votre équipe, à travailler ensemble plus efficacement. Nous allons nous aventurer dans tous pour vous aider à déterminer quelles sont les meilleures applications de collaboration pour votre entreprise. La vidéo ci-dessous couvre nos trois meilleurs choix et le reste est classé par catégorie.

Outils de communication

Si vous cherchez principalement des moyens d'utiliser des outils de collaboration pour améliorer la communication d'équipe, voici les meilleurs programmes pour le travail.

Meilleur outil de communication d'équipe agile

Screenrec

Quiconque a travaillé en équipe peut attester du fait qu'écrire de longs e-mails est une façon inefficace et chronophage de communiquer les uns avec les autres. Avec ScreenRec, vous pouvez oublier les e-mails longs et, à la place, envoyer des captures d'écran ou des enregistrements vidéo de votre écran pour faire passer votre message. En essence, ScreenRec vous permet d'envoyer des e-mails vidéo (entre autres choses).

ScreenRec est l'un des meilleurs outils de collaboration d'équipe agile, en particulier pour ceux qui travaillent à distance, tels que les équipes de vente à distance, ou les équipes qui veulent utiliser la communication asynchrone pour une meilleure productivité. C'est absolument gratuit, même lorsqu'il est utilisé en groupe.

Points forts

Cryptage vidéo HLS AES 128 bits
2 Go de stockage cloud privé (classe affaires)
Le lien partageable sécurisé permet à votre équipe d'accéder instantanément à vos enregistrements d'écran et captures d'écran
Gratuit pour les individus et les équipes

Meilleur outil de visioconférence

BlueJeans

BlueJeans est une plateforme basée sur le cloud qui utilise la visioconférence pour rassembler de manière transparente les membres d'une équipe. Avec des réunions en un seul clic, vous pouvez rejoindre des appels audio et vidéo depuis n'importe quel appareil et même partager des écrans, faire des sondages et offrir des Q&R.

Certes, la vidéo HD et la voix Dolby sont incroyables car elles permettent une qualité vidéo et audio réaliste. Cependant, l'IA et la reconnaissance vocale sont les fonctionnalités qui se démarquent lorsque vous utilisez BlueJeans. Cet outil de collaboration d'équipe peut également être intégré avec des applications comme Microsoft Teams, Microsoft Office et les applications G-Suite.

Points forts

Permet une connexion sécurisée via pare-feu, traversées NAT et réseaux VPN
Vérifications SOC2 et 3.
Qualité vidéo et audio HD
Réunions en un seul clic
Les prix commencent à 12,49 $/par hôte/par mois.

Meilleur outil pour la collaboration sociale sécurisée

Yammer

Yammer est une plateforme de collaboration de réseautage social privé utilisée par les entreprises qui ont besoin d'un haut niveau de sécurité. Le programme fait partie de la suite Microsoft, c'est pourquoi vous pouvez facilement et rapidement l'intégrer avec des applications Microsoft comme Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint, etc.

Cependant, la principale fonctionnalité de Yammer est la plateforme de réseautage social de style tout-inclus. Comme un groupe Facebook auquel tout le monde est invité, l'outil de médias sociaux de Yammer permet aux membres de publier des annonces, de commenter des publications, de discuter avec des collègues et plus encore. Yammer a les mêmes fonctionnalités de sécurité de base offertes par Microsoft, y compris la conformité GDPR ainsi que les vérifications SOC1 et SOC2.

Points forts

Plateforme sociale interne pour le travail
S'intègre avec tous les produits MS Office
Conforme GDPR ; vérifications SOC1 & SOC2
8 $/par utilisateur/par mois avec un plan Office365.

Meilleur outil pour une collaboration sociale facile

Facebook Workplace

Créé par Facebook Inc., Workplace est une plateforme conçue pour connecter les employés via la messagerie instantanée, les fils d'actualité et les regroupements. Similaire à ce que vous attendriez de Facebook, Workplace a la même vidéo fiable, la voix et le chat textuel. Puisque presque chaque membre de la société d'aujourd'hui a un profil Facebook, il ne pourrait pas être plus facile de rechercher et de trouver n'importe quel membre de votre équipe de travail.

Facebook Live est également une fonctionnalité bien connue qui s'applique à Workplace. C'est une façon incroyable de diffuser simultanément des réunions et conférences importantes. Il utilise même le traducteur automatique avec lequel nous sommes déjà familiers et les fils d'actualité célèbres, seulement, cette fois, tout est lié au travail.

À la lumière du scandale Cambridge Analytica, beaucoup de gens peuvent être préoccupés par la politique de sécurité de Facebook mais il semble qu'ils aient appris leur leçon et s'en sont occupés. Vous pouvez lire sur les fonctionnalités de sécurité de Facebook Workplace ici.

Comme Slack, Facebook Workplace fait partie des outils de collaboration gratuits. Chacun son truc, mais, jusqu'à présent, il semble que Slack gagne le combat Slack vs Facebook Workplace. Nous devons encore voir à propos de Slack vs e-mail.

Points forts

Pas de courbe d'apprentissage en raison de la popularité de Facebook
Vidéo fiable, voix et chat textuel
Capacité à diffuser en direct des réunions et conférences internes
Gratuit ou 3 $/par utilisateur/par mois pour une mise à niveau avec intégrations, outils administratifs et de surveillance, et support administrateur.

Outils de gestion de projet

Si vous avez besoin d'un outil de gestion de projet efficace pour la collaboration d'équipe, voici les meilleurs programmes à considérer.

Meilleur outil de suivi du temps pour les équipes

Time Doctor

TimeDoctor est pour les entreprises qui veulent suivre efficacement la productivité de leurs employés. C'est un outil de collaboration qui a des fonctions de gestion de projet, de gestion du temps, de surveillance d'applications et de paie, entre autres choses.

L'un des plus grands avantages de TimeDoctor est la capacité de s'intégrer avec d'autres services. Une fois que vous installez l'extension Chrome, vous pourrez suivre votre temps sans quitter vos outils préférés—le bouton "Démarrer le minuteur" apparaîtra dans Google Docs, Asana, Trello et de nombreuses autres applications web.

Points forts

Rapports détaillés sur le temps et l'utilisation des applications
Intégrations avec les outils de gestion de projet et de communication les plus populaires
Capacité à gérer la paie
Suivi de la présence
Essai gratuit, puis 9,99 $/utilisateur par mois

factoHR

factoHR est en fait un fournisseur de solution RH et de paie unifié qui offre une large gamme de fonctionnalités. Il fonctionne très bien comme outil de gestion du temps car il aide à suivre facilement le temps que les employés passent à accomplir les tâches ou projets qui leur sont donnés.

Le logiciel permet aux travailleurs de saisir les détails de leurs tâches pour aider les gestionnaires à analyser leur temps et à bifurquer les tâches productives et improductives. De plus, avec cette solution, vous pouvez complètement organiser même les horaires les plus complexes et les assigner directement aux employés.

Points forts

Génération de rapports détaillés et téléchargeables
Intégré avec la paie, les congés, la présence pour organiser les horaires selon la présence des employés
Suit la présence des employés
Calcule les salaires
Effectue la gestion des horaires

Meilleur outil de diagramme de Gantt

GanttPRO

GanttPRO est un logiciel de diagramme de Gantt de premier ordre pour la gestion de projet. L'outil est très apprécié par des milliers d'équipes pour son ensemble robuste de fonctionnalités de gestion de projet et de ressources et de collaboration d'équipe.

L'un des plus grands avantages de GanttPRO est, entre autres, une interface attrayante avec une courbe d'apprentissage courte. Toute personne nouvelle dans votre équipe peut facilement sauter et commencer à travailler sur ses tâches et projets littéralement en 10-15 minutes.

Points forts

Différentes vues de projet : une chronologie de diagramme de Gantt, une vue Tableau, une liste Mes tâches
Collaboration d'équipe en temps réel via commentaires, pièces jointes, mentions et notifications
Gestion de ressources et charge de travail puissantes
Exportation vers PDF, PNG et Excel et partage via URL publique
Modèles professionnels prêts à l'emploi pour diverses industries

Meilleur outil de conception et de prototypage

Cisco WebEx

Si vous connaissez quelque chose à propos de Cisco, alors vous savez comment, pendant des années, il a été l'un des principaux conglomérats technologiques du monde. Puisque WebEx a été acquis par Cisco, cela devrait vous dire quelque chose sur le produit.

Cisco WebEx fournit aux entreprises divers outils collaboratifs pour aider à organiser les équipes de travail. Il permet de basculer de manière transparente entre les appareils et les plateformes. Les fonctionnalités habituelles des outils de collaboration comme la messagerie directe, le partage de fichiers et d'écran, et le tableau blanc sont présentes.

Avec l'intégration simple et le cryptage de bout en bout fiable de Cisco WebEx, sa convivialité en fait l'un des meilleurs outils de gestion de projet sur le marché.

Outils de collaboration pour les entreprises

Points forts

Le tableau blanc le rend parfait pour les designers et les professionnels UX
Cryptage de bout en bout pour une sécurité complète
Partage de fichiers et d'écran
Gratuit pour jusqu'à 50 utilisateurs avec une limite de conférence de 40 minutes et 1 Go d'espace. Le plan premium est de 13,50 $/par utilisateur/par mois.

Meilleur logiciel de gestion de projet agile

Asana

Asana est un outil de collaboration d'équipe et un logiciel de gestion des tâches conçu par le co-fondateur de Facebook et un ingénieur Google. Avec de tels antécédents, il n'est pas étonnant qu'Asana ait fait de la collaboration d'équipe un art.

Cette plateforme est excellente pour une utilisation mobile et en ligne. Les projets d'équipe peuvent être organisés avec des tableaux où les tâches peuvent facilement être assignées et discutées. Il y a également une vue chronologique qui aide à créer des plans réalistes pour l'achèvement du projet.

Il y a plus de 100 applications qui peuvent être intégrées avec Asana, vous n'aurez donc jamais à vous soucier que vos divers documents soient dispersés sur les plateformes. L'une de leurs fonctionnalités les plus uniques de cet outil de collaboration en ligne est ce qu'ils appellent Workload—une vue graphique complète des efforts de chaque individu. Cela permet à tous les membres de voir le travail que leurs collègues ont mis dans le projet. Asana offre également des modèles de projet pour aider à démarrer votre travail de gestion des tâches.

Points forts

Gérer les projets avec des tableaux et des chronologies
Assigner des tâches en un clic
Interface réactive qui fonctionne sur tous les appareils
Les graphiques de charge de travail aident à suivre les efforts des employés individuels
Le forfait de base est gratuit. Le forfait premium est de 9,99 $/par utilisateur/par mois.

Meilleur logiciel de gestion de projet d'entreprise

Microsoft Teams

Microsoft Teams est en fait un groupe d'outils de communication et de gestion de projet qui permettent aux équipes de collaborer facilement et efficacement. Bien qu'il fonctionne bien pour les petites entreprises, c'est l'une de ces plateformes qui convient le mieux aux grandes entreprises. Sa fonctionnalité de collaboration la plus notable est l'organisation de réunions virtuelles via la visioconférence. Cela peut sembler un peu décevant mais, lors d'une conférence, les utilisateurs peuvent partager des écrans, utiliser des tableaux blancs, discuter et partager des fichiers.

Microsoft Teams utilise également des "onglets Wiki". C'est un éditeur de texte intelligent qui donne aux utilisateurs la capacité de rédiger de longs messages qui peuvent être formatés (similaire à l'envoi d'e-mails) directement dans l'application. Cela vous permet de mettre vos idées sur papier et de les écrire pour vos collègues dès que l'idée frappe. De plus, puisque c'est un produit Microsoft, vous pouvez intégrer toutes vos applications Microsoft dans cette plateforme unique.

Points forts

Partager des écrans, utiliser des tableaux blancs, discuter et partager des fichiers pendant un appel de conférence
Partager des idées et des connaissances rapidement avec les "onglets Wiki"
S'intègre avec tous les autres produits Microsoft
Microsoft Teams est gratuit pour jusqu'à 300 utilisateurs ou vous pouvez acheter des plans à partir de 6 $/par utilisateur/par mois.

Meilleur outil de gestion de projet tout-en-un

ProofHub

Utilisé par plus de 85 000+ équipes et entreprises, ProofHub est un logiciel de gestion de projet et de collaboration d'équipe tout-en-un qui aide les équipes à rester en contrôle ultime de leurs tâches, projets et communications.

La meilleure chose à propos de ProofHub est qu'il remplace plusieurs applications que les équipes utilisent pour planifier leurs projets, collaborer entre elles, garder les choses organisées, suivre leur temps et rester au top de tout avec une seule application puissante.

Points forts

Vues multiples (vue liste, vue Gantt/chronologie, vue Kanban et vue Calendrier) pour une flexibilité ajoutée
Flux de travail personnalisés et tableaux kanban pour la gestion des tâches
Diagrammes de Gantt pour une planification de projet simplifiée
Collaboration en temps réel (chat de groupe et discussions en ligne)
Rapports personnalisés pour la gestion des ressources, des projets et du temps
Intégrations tierces

Meilleur logiciel de gestion des clients

Nifty Project Management

Nifty est l'espace parfait pour que votre équipe et vos clients partagent des idées, finalisent les spécifications et transforment les discussions en actions. Avec les tâches collaboratives de Nifty, les documents et les discussions, les membres de l'équipe sont encouragés à avancer en sachant que l'achèvement des tâches les rapproche d'un pas vers la conclusion de leur projet, ce qui mène à la satisfaction du client. Vous pouvez réduire le temps passé sur la gestion de projets freelance ou sur les appels de réunion de statut. Il suffit d'assigner des tâches à vos clients pour les informer de ce qui est nécessaire et pour quand afin de réduire les réunions inutiles.

Les équipes grandes et petites peuvent utiliser les projets, discussions, tâches, documents, feuilles de route et chat d'équipe de Nifty pour gérer des projets, à la fois en interne et dans un environnement orienté client. Nifty ne consolide pas seulement vos outils, mais il consolide le coût ; cette application est équitablement tarifée avec ses concurrents qui n'offrent pas la même multitude de fonctions.

Gestion de collaboration d'équipe client

Points forts

Jalons de projet
Aperçus de projet et charges de travail
Documents collaboratifs
Google Docs et fichiers intégrés
Affectations de tâches automatiques
Suivi du temps intégré
Le forfait gratuit comprend 2 projets actifs et un stockage de 1 Go/utilisateur. Le forfait Standard est de 8 $/par utilisateur/par mois.

Le reste

Voici plusieurs autres applications collaboratives qui méritent une mention.

Application	Meilleur pour…	Gratuit pour…	Plans à partir de…
Samepage Un outil collaboratif tout-en-un qui permet aux équipes de gérer, modifier et compléter des projets sur plusieurs appareils simultanément.	Permettre aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur un document.	Utilisateurs illimités et 2 Go de stockage	8 $/par mois/par utilisateur
Application de gestion d'équipe facile à utiliser qui utilise des tableaux blancs et des visualisations pour aider les équipes à compléter des projets.	Présenter aux membres de l'équipe un tableau blanc communautaire à partager par tous.	Utilisateurs illimités et 3 tableaux modifiables	8 $/par mois/par utilisateur
Windstream Enterprise Office Suite UC Fournisseur de communications qui offre des appels sécurisés, des fax, des appels vidéo et diverses solutions de communication aux entreprises.	Appels vocaux et vidéo HD en temps réel à tout moment, n'importe où.	N/A	Contacter pour un devis
TeamViewer Logiciel de bureau à distance qui permet le partage de fichiers, le partage d'écran, les réunions en ligne, etc.	Partage de fichiers sécurisé via communication de bureau à bureau.	1 utilisateur	49,99 $/par mois/par utilisateur
Trello Application de collaboration d'équipe en ligne qui utilise des listes et des cartes pour aider les équipes à s'organiser.	Gestion des tâches via la méthode Kanban.	1 utilisateur	9,99 $/par mois/par utilisateur
GoToMeeting Logiciel de visioconférence en ligne qui contient diverses autres fonctionnalités de gestion comme le transfert de fichiers et le partage d'écran.	Réunions virtuelles en ligne et visioconférences de haute qualité.	Période d'essai – 14 jours	12 $/par mois
Fuze Meeting Outil de conférence audio et vidéo basé sur le web avec la capacité de partager des fichiers et d'utiliser un tableau blanc en temps réel.	Appels vidéo et audio HD.	Vérifier le site pour les détails	← Idem
Flock Concurrent de Slack qui vous donne autant de fonctionnalités que possible dans un seul programme de collaboration.	Gérer et organiser les projets d'équipe et les chats.	Jusqu'à 10 Go	4,50 $/par mois/par utilisateur
Flowdock Ltd. Gestion de l'intégration avec des outils de collaboration pour les équipes.	Rassembler les informations de diverses applications (intégrations) en un seul endroit à gérer.	Période d'essai – 30 jours	3 $/par mois/par utilisateur
Podio Gestion d'équipe en ligne et organisateur pour les entreprises.	Créer un environnement spacieux pour gérer les projets de groupe.	5 utilisateurs	9 $/par mois
Canva Outil de conception graphique facile à utiliser pour les équipes qui comporte une grande bibliothèque de modèles et d'images de stock.	Permettre la collaboration sur des projets de conception.	Période d'essai – 30 jours	9,95 $/par mois

Quel est le meilleur outil de collaboration d'équipe ?

Choisir les meilleurs outils de collaboration pour les entreprises dépend de ce que vous recherchez spécifiquement. Voici quelques suggestions : Si vous devez réduire les e-mails, essayez ScreenRec. Si vous avez besoin d'un outil de gestion de projet facile et gratuit, essayez Trello.

En fin de compte, il n'y a pas d'outil qui peut être considéré comme "Le meilleur" car ils offrent tous des fonctionnalités différentes. Rappelez-vous simplement que le seul but du logiciel de collaboration d'équipe est de faciliter le travail ensemble et la communication.

Alors, où sont les goulots d'étranglement ? De quoi votre équipe a-t-elle besoin pour travailler plus rapidement ?

Répondez à ces questions et vous pourrez rapidement trouver le meilleur outil de collaboration d'équipe pour votre cas d'utilisation.

Références et lectures complémentaires ?

Vous avez besoin d'outils qui vont vous faire gagner du temps (imaginez vos journées sans ces réunions chronophages et sans fin), en vous assurant que vous allez droit au but sans avoir besoin d'expliquer trop, etc. Cela dit, cela dépend vraiment de vos besoins. Si vous voulez un processeur de documents basé sur le cloud, essayez Google Docs. Si vous voulez gérer des actifs de marketing et de vente, essayez Paperflite. Si vous voulez gérer la collaboration de documents et la communication en un seul endroit, essayez Samepage.

La communication, la coordination et une bonne gestion sont cruciales en ce qui concerne le travail à distance. Gérer le temps passé sur une tâche particulière, suivre différentes demandes, commentaires et processus de projet en général sont juste quelques-uns des défis auxquels les équipes distantes font face quotidiennement. C'est pourquoi des outils de collaboration efficaces sont hautement nécessaires pour un travail réussi. Partager votre écran avec vos collègues est un excellent moyen de surmonter le fait que vous n'êtes pas réellement ensemble au même endroit. Parfois, c'est même crucial pour les équipes qui travaillent dans différents fuseaux horaires. Si vous voulez collaborer avec votre équipe à distance en temps réel, nous recommandons Zoom et Skype. Une alternative à ces outils est ScreenRec. Il vous aide à gagner du temps en expliquant et prévient les réunions inutiles. Vous pouvez simplement capturer votre écran et l'envoyer.