Enregistrement de réunions virtuelles : Préoccupations juridiques à connaître
La popularité des réunions virtuelles a atteint son apogée pendant la pandémie de coronavirus. Même après, le monde a continué à s'en remettre largement à elles. Elles jouent un rôle important dans les affaires, l'éducation, les soins de santé et de nombreux autres contextes.
Selon Global Market Insights, la taille du marché de la visioconférence a dépassé 15 milliards de dollars en 2020. Il devrait également continuer à croître d'environ 23 % entre 2021 et 2027.
Les réunions virtuelles sont un excellent outil qui facilite la communication et offre des fonctionnalités supplémentaires. Les participants peuvent :
- Partager des fichiers
- Faire des présentations en utilisant des outils de partage d'écran
- Accéder à la transcription en direct d'une réunion
- Enregistrer la réunion
Pouvoir capturer une visioconférence et avoir accès à ces enregistrements de visioconférence est une grande commodité. Vous pouvez avoir tous les détails de ce qui a été dit disponibles pour référence future. Vous pouvez également partager rapidement l'enregistrement avec quelqu'un qui a manqué l'événement.
Un enregistrement est plus facile à faire et plus précis que des notes. Pourtant, il est important de prendre en compte les préoccupations juridiques potentielles des réunions virtuelles et les ramifications qui pourraient survenir.
Questions clés à se poser avant d'enregistrer une réunion virtuelle
De temps en temps, les gens demandent s'il est légal d'enregistrer des réunions Zoom sans permission ? Il convient de noter qu'il existe des réglementations fédérales et étatiques à ce sujet.
Il existe des lois sur la recherche et l'obtention du consentement pour l'enregistrement et le traitement ultérieur des données enregistrées. Elles varient selon les pays. Cet article n'est pas destiné à être une analyse exhaustive de la législation pertinente. Il essaie simplement d'aborder des questions comme "Un employeur peut-il enregistrer une réunion sans consentement ?
Nous espérons attirer votre attention sur les questions que vous devez aborder lors de l'enregistrement d'une réunion virtuelle. Aussi de les illustrer avec des exemples pertinents tirés de différents contextes juridiques.
Il sera beaucoup plus facile de décider comment procéder à l'enregistrement d'une réunion virtuelle si vous vous posez quelques questions fondamentales, telles que :
- Est-il juste d'enregistrer cette réunion ?
- Dois-je obtenir un consentement ?
- Comment obtenir le consentement ? Et si quelqu'un ne consent pas à être enregistré ?
- Comment les données seront-elles stockées ?
- Qui y aura accès ?
- Combien de temps seront-elles stockées ?
- Y a-t-il des exigences pour le logiciel ?
- Quelles autres informations dois-je fournir ?
Nous vous guiderons à travers ces questions. Nous soulignerons également les aspects les plus importants à considérer et suggérerons des façons possibles de les aborder.
Maintenant, essayons d'élaborer sur ces questions.
Est-il juste d'enregistrer cette réunion ?
Bien que l'enregistrement de réunions virtuelles ne soit pas interdit dans la plupart des cas, il existe certaines situations où il vaut mieux ne pas enregistrer une réunion.
Laissant de côté la question du consentement pour un instant, il peut ne pas être juste d'enregistrer certains types de réunions. Par exemple, une réunion de feedback individuel entre employés ou une discussion sur une proposition commerciale. Celles-ci sont généralement considérées comme confidentielles.
Avoir un enregistrement de visioconférence de cela vous met dans le collimateur de la loi, non seulement étatique, mais aussi fédérale.
Certains experts suggèrent que les réunions du personnel par conférence téléphonique ne devraient pas être enregistrées. C'est à moins qu'il y ait un objectif commercial spécifique qui rend les enregistrements vidéo nécessaires.
De plus, il y a des réunions qui impliquent de discuter de questions sensibles, telles que
- Les dossiers de santé
- Les preuves à présenter au tribunal
- Les analyses de données précieuses que le gouvernement utilise pour évaluer l'impact de ses politiques, etc.
Ces types de conversations nécessitent naturellement une considération très attentive lorsqu'il s'agit de les enregistrer.
Dois-je obtenir un consentement ?
Le consentement est une question cruciale dans la discussion sur les préoccupations juridiques concernant l'enregistrement de réunions virtuelles.
Sauf si les autres parties consentent à ce que les visioconférences soient enregistrées, il est généralement illégal de les enregistrer. C'est-à-dire, avec tout appareil d'enregistrement ou logiciel.
Les lois sur le consentement varient dans différentes parties du monde. Parfois, des règles différentes peuvent s'appliquer au sein du même pays. Renseignez-vous pour savoir si vous devez obtenir le consentement de tous les participants ou permettre que l'enregistrement soit fait sur la base du consentement d'une partie.
Les réglementations aux États-Unis varient également grandement. Certains États exigent que toutes les parties consentent, tandis que d'autres acceptent le consentement d'une partie comme suffisant. Quelques États ont adopté des règles de consentement mixtes.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) régit les règles concernant le consentement pour l'enregistrement dans l'UE. Il exige que toutes les parties à la conversation ou à la réunion acceptent l'enregistrement.
Au Royaume-Uni, ils ont le Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA). Il permet l'enregistrement de conversations sans le consentement de l'autre partie, tant que l'enregistrement est fait pour un usage personnel uniquement.
Cependant, le Royaume-Uni a conservé le RGPD en tant que loi nationale après le Brexit, et l'enregistrement de visioconférences doit toujours se faire de manière conforme au RGPD.
Comment obtenir le consentement ?
Si vous cherchez le meilleur moyen d'enregistrer une réunion légalement, sans avoir à enregistrer secrètement l'autre partie et à enfreindre la loi dans le processus, le consentement est la clé.
Il existe deux façons d'obtenir le consentement des participants à l'enregistrement – actif et passif. Le consentement actif est accordé lorsqu'une personne exprime son consentement à être enregistrée verbalement. Ou elle clique sur un bouton d'approbation sur une notification affichée avant le début de la réunion ou avant le début de l'enregistrement.
Le consentement passif est accordé lorsqu'une personne est informée qu'une réunion sera enregistrée et ne se retire pas de la réunion. Cela signifie qu'elle accorde son consentement implicitement. Quel type de consentement est requis dépend de la législation dans le lieu donné et dans les circonstances données.
Certaines plateformes de visioconférence ont des fonctionnalités de consentement intégrées. Par exemple, Zoom permet aux participants de cliquer sur un bouton de consentement avant le début de l'enregistrement. C'est un moyen rapide et pratique de s'assurer que l'enregistrement respecte les exigences légales.
Des fonctionnalités similaires peuvent être trouvées dans de nombreux autres outils de travail à distance, précieux pour ceux qui cherchent à enregistrer des réunions en ligne.
Généralement, les parties non consentantes ne peuvent pas accéder à la réunion dans une telle situation. Idéalement, il devrait y avoir des solutions alternatives disponibles pour ceux qui ne souhaitent pas être enregistrés. Par exemple, l'hôte de la réunion peut prévoir d'inclure du temps non enregistré pendant la réunion.
Comme cela a été souligné, enregistrer des réunions sans consentement est mal, mais le consentement est subjectif.
Comment l'enregistrement sera-t-il stocké ?
Les données de réunion virtuelle sont soumises à des politiques de conservation et de sauvegarde des données, qui peuvent varier selon les industries. Dans certains cas, des considérations supplémentaires peuvent être requises. Par exemple, les enregistrements de rendez-vous médicaux virtuels peuvent être soumis aux lois sur le traitement des dossiers de santé.
La Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est la loi aux États-Unis. La loi exige le chiffrement des données au repos pour ces enregistrements. Les enregistrements ne peuvent être partagés qu'avec des parties autorisées et doivent être protégés par mot de passe.
De plus, les organisations sont tenues de conserver ces enregistrements pendant sept ans, ou, dans certains cas, pendant dix ans. Pendant ce temps, dans le cas des cabinets d'avocats qui enregistrent des réunions avocat-client, la période de conservation est d'au moins cinq ans.
Selon le RGPD, qui lie l'UE et le Royaume-Uni, les enregistrements de réunions virtuelles doivent être :
- stockés en toute sécurité
- l'accès à eux doit être limité
- le traitement des enregistrements doit être licite et transparent
De plus, vous devriez garder à l'esprit les règles concernant la protection des données personnelles. L'enregistrement ne devrait pas être conservé plus longtemps que nécessaire, et les individus devraient pouvoir accéder, rectifier ou effacer les données.
Une entreprise qui collecte des données protégées par le RGPD, par exemple, est tenue responsable de répondre aux exigences du RGPD.
Y a-t-il des exigences pour le logiciel utilisé ?
L'article 32 du RGPD souligne l'importance de la "sécurité du traitement" des données personnelles. Et "les dommages accidentels ou illégaux, la perte, le changement, la révélation non autorisée ou l'accès aux données personnelles" doivent être évités. Atteindre ces objectifs dépend de l'utilisation d'équipements appropriés. L'outil doit offrir "la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience".
De plus, les systèmes de traitement personnel (logiciels d'enregistrement de réunions) devraient offrir des mesures de confidentialité des données. Certaines d'entre elles sont la ségrégation des données et le contrôle d'accès. Les entreprises devraient donc vérifier les outils qu'elles utilisent pour enregistrer, traiter et stocker les enregistrements vidéo de réunions virtuelles.
Les plateformes de visioconférence, comme Zoom ou Whereby, répondent à la plupart des exigences de sécurité, mais vous devez quand même vérifier pour être sûr.
Y a-t-il d'autres exigences d'information ?
Comme nous l'avons dit ci-dessus, les participants doivent être informés de l'enregistrement prévu avant la réunion. Cela les aidera à prendre une décision éclairée sur l'octroi de leur consentement. Ils pourront également exprimer leurs préoccupations, poser des questions et comprendre les raisons pour lesquelles l'enregistrement est fait.
Les règles concernant la conduite et l'enregistrement de réunions virtuelles devraient être de notoriété publique. Elles pourraient être écrites dans le manuel du personnel et les documents de politiques de travail, ainsi qu'une explication de l'objectif de ces enregistrements. Vous devriez quand même informer les participants de la façon dont l'enregistrement sera fait et de la façon dont les données seront stockées.
Que vous travailliez dans une juridiction où le RGPD s'applique ou non, il est préférable de conserver vos enregistrements de manière conforme au RGPD.
Dans le contexte britannique, effectuer une Évaluation de l'impact sur la protection des données (DPIA) peut être nécessaire. Effectuer une DPIA permettra de :
- Vous aider à prouver que vous avez considéré les risques potentiels liés au traitement des données personnelles
- Vous aider à respecter les obligations de protection des données
Une alternative à l'enregistrement de votre réunion virtuelle
Au lieu de vous donner la peine d'obtenir le consentement des autres, vous pouvez simplement utiliser un enregistreur d'écran comme ScreenRec pour communiquer dans la plupart des cas. Au lieu d'organiser une réunion, vous pouvez enregistrer votre écran, voix, audio et webcam et envoyer la vidéo à ceux qui ont besoin de la regarder. S'ils le souhaitent, ils peuvent répondre de la même manière. Vous ne prenez pas la responsabilité ou la responsabilité de suggérer de les enregistrer. Ils le font de leur propre gré.
Bien sûr, il y a des cas où vous devrez organiser une réunion virtuelle et l'enregistrer. ScreenRec peut également aider dans ce cas. Assurez-vous simplement d'obtenir le consentement d'abord.
Avant d'appuyer sur le bouton "enregistrer"…
Si vous devez collaborer avec des collègues distants, l'envie d'enregistrer peut être forte. Parfois, vous devez simplement vous référer à la réunion.
Bien qu'il puisse être tentant d'enregistrer ces événements de travail virtuels ou hybrides pour référence future ou pour les partager avec d'autres, il y a des préoccupations que vous devriez prendre en compte. Nous espérons que vous trouverez maintenant plus facile de naviguer dans les implications probables. Elles ne devraient pas être faites sans aborder d'abord les préoccupations juridiques des réunions virtuelles que nous avons discutées ici !
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