Comment gérer les échéances de projet comme un pro

Les échéances sont des stimulateurs de gestion extrêmement importants dans n'importe quel domaine. Elles aident à motiver et à mettre en œuvre de bonnes pratiques vers l'achèvement approprié des projets. De plus, elles créent un large terrain pour les conversations entre les membres de l'équipe vers la fin d'une tâche avant la date de fin.

Donc, la capacité à respecter les échéances est un critère pour obtenir et maintenir n'importe quel emploi. Cela apparaît même dans les questions d'entretien.

Quel est le problème avec les échéances ?

La recherche a montré que 37 % des échecs de projet sont dus à un manque d'objectifs clairs et 41 % des organisations signalent une mauvaise gestion de projet. C'est pourquoi les chefs de projet :

décident des objectifs,
délèguent le travail, et
planifient des chronologies stratégiques pour chaque tâche et projet spécifique.

Cependant, le pire problème souvent rencontré par les chefs de projet a toujours été la gestion du temps. Le manque de gestion du temps conduit à :

des objectifs peu clairs,
des tâches proposées obscures, et
une communication inappropriée, et même
de la procrastination.

Chacun de ces problèmes, que ce soit collectivement ou individuellement, conduit à une mauvaise gestion de projet.

En effet, les humains sont scientifiquement programmés pour éviter les tâches qui créent des sentiments négatifs et de l'anxiété. Mais, d'autre part, cette indifférence est souvent causée par notre incapacité à être responsables. Ou, au moins, à trouver un moyen de faire de nos projets variés une priorité de haut niveau.

À dire vrai, l'objectif de chaque bon chef de projet est l'achèvement. Si c'est le cas, comment un chef de projet peut-il stratégiquement atteindre cela dans un monde particulièrement occupé de projets multiples et d'échéances toujours imminentes ?

Comment gérer plusieurs projets et échéances

1. Commencez votre journée à temps

Il est impératif que vous commenciez votre journée tôt avec un état d'esprit frais et énergique. Oui, vous pouvez avoir une marge de manœuvre pour le trafic supplémentaire ou une longue file au café, mais ne soyez jamais en retard au bureau.

La plupart des employés passent le début de leur journée sur les plateformes de médias sociaux, à faire du café et à regarder des films en binge. Pour être plus productif, essayez d'arriver au bureau avant que la cloche de départ ne sonne. Cela vous permet suffisamment de temps pour vérifier vos e-mails, préparer votre esprit pour le travail de la journée et être prêt.

Application utile

Un bel outil pour aider avec cela est Alarmy. C'est le réveil le mieux noté pour de nombreuses raisons. Le plus important étant qu'il ne définit pas seulement une alarme mais définit également une mission. Pour arrêter l'alarme, vous devez accomplir la mission. De prendre une photo à secouer le téléphone 1000 fois pour réveiller votre corps à marcher 20 pas à résoudre un problème de mathématiques pour démarrer votre cerveau.

L'alarme est incroyablement forte ; donc tout gros dormeur ou oiseau de nuit ne peut renoncer à ses appels persistants qui donnent mal à la tête.

2. Créer un horaire réaliste

Les listes de tâches sont toujours une bonne idée. Elles aident à mettre vos pensées sur papier pour une visualisation appropriée.

Écrivez toutes les tâches que vous voulez faire, qu'elles soient à long terme, ou à moyen terme, ou à court terme, et identifiez leurs dates d'échéance. Une fois que vous avez fait cela, identifiez les tâches qui sont indélébilement importantes et priorisez en conséquence. Gardez-le réaliste. Ne compilez pas trop d'actions pour une journée.

Donnez-vous suffisamment de temps pour que votre énergie mentale passe d'une tâche à une autre, gardant ainsi votre esprit uniformément stimulé. Attaquez les faciles en premier, cela donne un coup de confiance d'avoir terminé une tâche.

Il est bon de mettre à jour la liste à la fin de la journée, en rayant les éléments qui ont été terminés.

Application utile

Un excellent outil pour les listes de tâches est Trello. Il vous permet de gérer facilement vos projets et listes de tâches visuellement. Et c'est absolument gratuit. Vous pouvez avoir différents tableaux pour différents projets, avec leurs tâches et leur calendrier. De cette façon, vous avez une gestion visuelle des échéances de projet.

3. Bloquer les distractions

Nous manquons souvent les échéances à cause de distractions et de procrastination fréquente. Être proactif est une clé majeure pour respecter les échéances.

Lorsque vous travaillez sur un projet, il est bon de découvrir la cause de vos distractions et, simultanément ou par la suite, de vous en débarrasser. Bien que, nous devons mentionner, la plupart des distractions auxquelles la plupart des gens sont confrontés proviennent de leurs téléphones. Ils ont le pouvoir de détourner notre esprit du travail à tout moment.

Application utile

Forest App est une application de productivité populaire pour aider les gens avec leur addiction au téléphone. Lorsque vous voulez vous concentrer, vous "plantez" un arbre. Pendant que vous vous concentrez sur votre travail, du début à la fin, l'arbre grandit.

Si vous ouvrez votre téléphone et quittez l'application pour faire autre chose, votre arbre commence à mourir. Vous gagnez des pièces lorsque votre arbre grandit. Avec ces pièces, vous pouvez planter de vrais arbres (Forest s'associe avec de vraies organisations de plantation d'arbres) !

4. Communiquer rapidement

En tant que chef de projet, il est essentiel de s'assurer que vos réunions sont productives et opportunes. Les membres de l'équipe devraient communiquer entre eux chaque jour avec des mises à jour et des tâches. C'est pour obtenir des informations appropriées sur les progrès du projet proposé.

Ces mises à jour et compétences en communication rapide aident à repérer toute surveillance ou problème à l'avance. Sinon, vous pourriez passer des minutes, voire des heures, à écrire des e-mails qui ne donneront aucun résultat positif. La communication est l'une des dépendances de tâches les plus importantes.

Application utile

Le meilleur outil pour une communication efficace est ScreenRec. Il est facile à utiliser, à naviguer et 100 % sécurisé. Vous pouvez enregistrer l'écran, partager l'écran, appeler en vidéo et faire des captures d'écran au lieu de taper de longs e-mails et notes. Il crée une conversation visuelle entre vous et vos coéquipiers. Mieux encore, les vidéos et captures d'écran que vous créez sont enregistrées dans une bibliothèque en ligne privée pour une référence facile.

5. Ne faites pas de multitâche !

Comment gérer plusieurs projets et échéances

Gardez la charge de travail gérable. Les chefs de projet doivent être responsables de cela. N'essayez pas de vous engager dans plusieurs tâches en même temps ; elles vous submergeront et affecteront votre main-d'œuvre relative. Si vous avez un rythme spécifique, essayez de le suivre chaque jour.

Lors du multitâche, vous ajoutez seulement plusieurs tâches à votre liste de tâches et n'atteignez jamais une vraie satisfaction avec le travail accompli. C'est parce que vous ne pouvez pas donner votre pleine attention à chaque tâche. C'est une complète perte de temps ! Si vous avez beaucoup de choses à faire, vous pouvez commencer par les tâches prioritaires.

Application utile

Un minuteur Pomodoro en ligne est un outil facile et personnalisable qui aidera à éviter le multitâche. Il utilise une technique de gestion du temps qui décompose le travail en intervalles définis avec des pauses de 5 minutes entre eux.

Chaque minuteur est de 25 minutes par défaut. C'est la période de temps parfaite
avant que vous ne commenciez à être distrait ou à ressentir l'envie de procrastiner. C'est une structure de répartition du travail efficace.

Comment gérer les échéances manquées

Voici un certain nombre de choses que vous pouvez faire lorsque vous manquez une échéance :

Excusez-vous avant tout. C'est bon. Ça arrive. Tout le monde a manqué des échéances une ou deux fois. La vie se met en travers. Il suffit de dissiper le brouillard et de s'excuser.
Si possible, dites-leur à l'avance que vous ne pourrez pas respecter l'échéance. N'essayez pas de trop travailler et de bourrer des choses pour faire le travail.
Demandez des prolongations. Un bon chef de projet fera toujours de la place pour les erreurs. Ils savent que les échéances peuvent être manquées et ils planifient en conséquence.
Demandez de l'aide. Gardez toujours une communication ouverte. Donnez des mises à jour à l'équipe. Demandez de l'aide à quelqu'un dont la charge de travail pourrait être légère pour la semaine.
Utilisez cette leçon et préparez-vous pour la prochaine fois. Ayant connu vos erreurs, vous pouvez maintenant facilement travailler vers leur éradication. Vous apprenez comment gérer les échéances à l'avenir.
Apprenez à prioriser les tâches. Clarifiez quelles tâches sont importantes et lesquelles nécessitent une attention urgente. Priorisez en utilisant cette connaissance.

Récapitulatif

Conseil pour les échéances de projet	Meilleur outil	Ce qu'il fait
Commencez votre journée à temps	Alarmy	Créez des alarmes collaboratives. Configurez une mission pour le matin. Peut être marcher 20 pas, prendre une photo ou résoudre un problème de mathématiques.
Créer un horaire réaliste	Trello	Gérez les tâches de projet visuellement. Chaque projet a un tableau et des listes de tâches pour la journée.
Bloquer les distractions	Forest App	Pour éviter les distractions, vous plantez un arbre. Si vous continuez à vous concentrer, l'arbre grandit. Si vous utilisez votre téléphone et quittez l'application, l'arbre meurt. Si vos arbres grandissent, vous gagnez des pièces virtuelles pour planter de vrais arbres !
Communiquer rapidement	ScreenRec	Communiquez visuellement avec des enregistrements d'écran et de webcam, et des captures d'écran annotées.
Ne faites pas de multitâche !	Minuteur Pomodoro	Fixez des tâches de 25 min avec des pauses de 5 min. Cette technique de gestion du temps est très confortable et productive. 25 min est la période de temps parfaite avant que vous ne commenciez à être distrait.

FAQ

Priorisez quelle tâche de projet est extrêmement urgente, importante et sensible au temps. Gardez une liste des tâches en conséquence et commencez à travailler. Demandez de l'aide ou une prolongation d'échéance sur les tâches qui ne tombent dans aucune de ces catégories, si possible. Créez des chronologies de projet pour vous aider. Vous pouvez également employer l'utilisation d'un logiciel de chronologie de projet.

Ne surchargez pas votre équipe avec des affectations de travail. Cela affectera leur main-d'œuvre et les épuisera. Donnez-leur des tâches et des échéances réalistes. Tracez de la place pour les tâches avec des échéances qui n'ont pas été respectées.

Tenez des réunions et envoyez des mises à jour chaque jour avec des outils comme ScreenRec pour avoir une communication visuelle rapide. Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de projet, grâce auxquels vous pouvez suivre le projet et les progrès de l'équipe. De cette façon, vous avez une trace claire sur votre équipe.

Priorisez les échéances qui se chevauchent et sont en concurrence. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour planifier et programmer les tâches de l'équipe et en garder une trace. Créez une chronologie de gestion de projet si vous travaillez sur plusieurs projets. Cela vous permet de voir leurs progrès et chacune de leurs échéances. Il aide à regarder vos échéances visuellement et à gérer facilement les chronologies.

Conclusion

Que vous soyez un chef de projet ou un contributeur individuel, une gestion efficace des échéances est une compétence qui vous distinguera et conduira à une productivité et un succès accrus. La priorisation, éviter le multitâche et une communication efficace sont des pratiques essentielles. Adoptez ces conseils, et vous serez sur la voie de devenir un pro pour respecter les échéances de projet. C'est une excellente étape pour élever votre carrière et faire de vos projets un succès !