Slack vs. Email: y el ganador es...

Mientras continuamos adaptándonos a la nueva manera de trabajar y los desafíos de equipos remotos que la acompañan, muchos de nosotros hemos mirado más de cerca las herramientas en las que previamente hemos confiado.

Estamos hablando del email. Por décadas, hemos confiado en el email para comunicaciones internas, pero ha habido algo de debate sobre si todavía sigue siendo la solución perfecta.

Un oponente digno ha llegado para empujar al email a un lado y su nombre es Slack.

Slack es una plataforma popular de colaboración laboral y con tres argumentos principales flotando alrededor, ha habido mucho debate sobre Slack vs. email. Así que hemos decidido terminar con todo esto y ver de una vez por todas cuál es mejor, Slack o email.

Argumento #1: El email es ineficiente

El argumento aquí es que el email es simplemente una forma ineficiente de comunicación. Ya sea obsoleto, inseguro, o que consume tiempo, el reclamo es que el email causa más problemas de los que resuelve.

Evidencia de apoyo

Los empleados pasan 209 minutos (aproximadamente 3.5 horas) al día revisando email
Según un reporte de CNBC, el trabajador promedio pasa 209 minutos revisando su email de trabajo cada día. Eso significa que cada día, un empleado está gastando 43% de su día laboral tratando con emails relacionados con trabajo.
Surge la pregunta, ¿cómo puede alguien ser verdaderamente productivo cuando está gastando casi la mitad del día laboral leyendo y respondiendo en lugar de trabajar?
Al email le faltan características útiles
El email es bastante básico en cuanto a lo que puedes hacer. Puedes enviar emails de ida y vuelta, y archivos pequeños.
Pero para empresas, esto no es suficiente. El email no ofrece comunicación instantánea en el lugar de trabajo, opciones de llamadas de voz o video, o te permite enviar fácilmente archivos grandes. Incluso ciertas características de seguridad como encriptación básica faltan con proveedores populares de email.
Al final, tienes que copiar/pegar y descargar/subir cosas entre tu cliente de email y tus herramientas de gestión de proyectos y aplicaciones de trabajo remoto.

Evidencia negativa:

Casi todos están acostumbrados al email así que cambiar a una nueva plataforma puede consumir tiempo
Apostamos que solo conoces una o dos personas que no tienen una cuenta de Gmail, Yahoo, o Outlook. Es simplemente a lo que estamos acostumbrados, así que desechar el email puede ser más frustrante en el día a día que útil.
No solo tendrás que convertir a todo el equipo, sino que todos tendrían que aprender la nueva plataforma de comunicación para empleados, y eso puede resultar difícil para algunos.
Almacena conversaciones bien, así que puedes encontrar correspondencias viejas con facilidad
Cuando comparas chat vs email, el email siempre saldrá ganando. Una de sus características más grandes es que puedes fácil y convenientemente organizar conversaciones/emails y encontrarlos con una búsqueda simple.
Las aplicaciones de mensajería instantánea definitivamente dejan mucho que desear. Usualmente no hay manera de organizar una sola conversación y buscar información importante usualmente está limitado a buscar por palabras clave.

Argumento #2: Las plataformas de colaboración laboral son mejores

Las plataformas de colaboración laboral realmente han tomado la industria del trabajo remoto por asalto. Se dice que estas plataformas mantienen a equipos remotos en la misma página de una manera fácil y conveniente. Algo que el email no puede hacer.

Evidencia de apoyo:

Flujo de trabajo organizado
Las plataformas de colaboración laboral son conocidas por su flujo de trabajo organizado. Los miembros del equipo pueden ver fácilmente qué necesita hacerse, quién necesita hacerlo, y cuándo vence.
Todos los miembros del equipo pueden ver fácilmente actualizaciones de proyectos
No solo está el trabajo en completa exhibición, sino que estas aplicaciones te mantienen actualizado sobre el progreso de una asignación.
Voz/Video
Casi cada plataforma tiene la capacidad de iniciar y recibir llamadas de voz o video directamente desde la aplicación.
Los servicios de email usualmente tienen límites ridículamente bajos de tamaño de subida de archivos. El límite de Gmail, por ejemplo, es solo 25MB. Las plataformas de colaboración laboral, sin embargo, típicamente tienen hasta 1GB establecido como su límite de subida.
Manejar reuniones
Múltiples plataformas también te dan la capacidad de organizar una reunión virtual. Esto es separado de una videollamada simple, ya que las salas de reuniones a menudo incluyen características como una pizarra, grabación, chateo y compartir pantalla.

Evidencia negativa:

Usualmente hay una curva de aprendizaje que algunos miembros pueden no estar dispuestos a superar
Como mencionamos anteriormente, adaptarse a una plataforma de colaboración laboral puede no ser fácil para todos. Hay muchas características a las que los usuarios tienen que acostumbrarse, y en un horario de trabajo ocupado, adaptarse a una plataforma desconocida puede desperdiciar tiempo y dañar la experiencia del empleado.
Las versiones gratuitas usualmente están extremadamente limitadas, especialmente cuando se usan para comunicación empresarial en oposición a cuentas de email gratuitas
La mayoría de plataformas están disponibles gratis pero ofrecen características premium. Si no está en el presupuesto gastar dinero anualmente, tendrás que confiar en la versión gratuita.
Desafortunadamente, hay múltiples límites en las características. Por ejemplo, el límite de tamaño de subida de archivos puede reducirse. Puedes tener una capacidad de almacenamiento significativamente baja. Características como grabación y usar una pizarra también pueden no estar disponibles.

Argumento #3: Slack es una buena alternativa al email

De las docenas de plataformas colaborativas ahí fuera, Slack ha sido una de las primeras en alcanzar popularidad enorme. Debido a esto, se ha convertido en el mayor competidor del email. La gente comenzó a preguntarse, "¿Es Slack mejor que el email?", y para muchos, la respuesta es sí.

Evidencia de apoyo:

Agiliza compartir información
Slack tiene una interfaz elegante que permite a equipos mantenerse todos en el bucle y rápidamente enviar y recibir información de proyecto y equipo. Esto es mucho mejor que buzones compartidos donde las cosas pueden volverse desordenadas muy rápidamente.
Usa chateo, comentarios y mensajería en tiempo real para comunicación rápida
Usar Slack para comunicaciones internas es probablemente lo más fácil que los miembros del equipo pueden hacer para mantenerse al día.
Gracias a las características de chateo y comentarios, el equipo puede compartir ideas y retroalimentación en tiempo real. La mensajería instantánea también asegura que todos se mantengan actualizados sobre noticias del equipo.
Organiza proyectos y equipos por "canales"
¡Con Slack, la organización lo es todo! Los proyectos y equipos se ordenan dentro de los "canales" de Slack. Con esta característica, toda la información, incluyendo archivos, comentarios y chats, se separan dentro de los canales, aumentando la productividad de mensajería instantánea de tu equipo.
Puedes elegir qué conversaciones obtienen tu atención y cuáles no
Gracias a estos canales, los miembros del equipo que están asignados a un proyecto pueden agregarse a un canal y recibir notificaciones sobre cada mensaje de Slack.
Los miembros que no están asignados al proyecto no son molestados con alertas innecesarias.

Evidencia negativa:

La aplicación requiere atención constante ya que todos están siempre conectados y pueden hacer cambios/actualizaciones en cualquier momento
Mientras los canales son una buena manera de mantener las cosas separadas, las notificaciones básicas y alertas constantemente suenan cada vez que se hace un cambio al flujo de trabajo. Muchas de estas actualizaciones pueden no ser urgentes o incluso relevantes y puedes en realidad terminar revisando tu panel de Slack tan a menudo como revisas tu email (si no más a menudo).
Sin privacidad ya que todos los chats pueden ser vistos por administradores
Mientras nunca deberías discutir nada inapropiado en un tablero de trabajo de Slack, todavía es importante notar que los mensajes directos privados no son verdaderamente privados.
En realidad, empleadores y administradores pueden ver todas las correspondencias de chat.
Sin personalización
Si quieres cambiar algunas cosas como cambiar el orden de los canales, remover canales que no se aplican a ti u ocultar discusiones en las que no estás involucrado, no podrás hacerlo sin crear los mismos cambios en el dispositivo de todos los demás.

El veredicto

Decidiendo cuándo usar email vs Slack

Mientras cada uno de estos argumentos intenta responder por qué Slack sobre email es mejor o peor, deberíamos considerar el hecho de que hubo mucha evidencia negativa. Usa esta evidencia para ayudarte a determinar cuándo el email puede en realidad ser mejor para tu equipo que Slack.

Decidiendo combinar Slack y email

Dados los pros tanto del email como de Slack, no es sorpresa que muchas empresas combinen los dos. Slack ayuda a mantener a todos a bordo y permite acceso a comunicación rápida.

El email puede ayudar con enviar y ordenar correspondencias más formales. También puede servir como un tipo de base de datos donde almacenas todas las cosas que quieres mantener verdaderamente privadas.

Y si actualmente estás mirando alternativas al email u otras herramientas para ajustarse a tu estrategia de comunicación de equipo remoto, altamente recomendamos considerar emails de video. Han sido un gran ahorrador de tiempo para nuestro equipo.

Slack vs. Email: tabla de comparación

	Slack	Email
Mensajería urgente	¡Definitivamente! Eso es en lo que Slack es mejor	No muy adecuado
Mensajería privada	Slack no es exactamente privado	Típicamente, el acceso está limitado a solo una persona
Buscable	Sí, pero puede ser limitado	¡Sí! Usualmente es muy fácil encontrar lo que necesitas
Permite trabajo enfocado	No a menos que apagues todas las notificaciones	Sí, puedes fácilmente ignorar tu bandeja de entrada y enfocarte en tu trabajo
Organización fácil	Los canales de Slack son una gran característica para organizar flujos de información	Podrías organizar tu email con etiquetas pero es un poco más torpe que Slack
Personalización	Los cambios a canales serán visibles para todos, así que no es muy personalizable	Te pertenece, así que puedes personalizarlo de cualquier manera que quieras
Extensiones	Sí, hay muchas extensiones e integraciones para Slack	Sí, hay bastantes extensiones para las aplicaciones de email más populares, como Gmail

Los resultados

Entonces, ¿quién gana? ¿Y quién es obsoleto?

Creemos que la respuesta debería quedarse contigo. Pero en nuestra opinión, Slack y email deberían usarse en conjunto. Ambos proporcionan sus propias características y capacidades, así que ¿por qué no sobrecargar tu equipo y obtener lo mejor de ambos mundos?

Y mientras lo haces, revisa ScreenRec. Puedes usarlo para ahorrar aún más tiempo enviando mensajes de video tanto en Slack como en tu aplicación de email. Graba tu escritorio, voz, cámara e incluso audio de computadora para hacer que tu equipo y clientes se sientan como si estuvieran casi en la misma habitación que tú.