Qué es la integración virtual y cómo hacerlo
RH es el departamento responsable de integrar nuevos empleados a la empresa y esto es bastante fácil cuando todos están en la misma oficina. ¿Pero qué pasa si tus empleados están en otro país o estado?
Al mismo tiempo, la pandemia no parece irse a ningún lado pronto. Incluso si empleados están cerca, una fuerza laboral virtual parece ser la manera más factible de continuar operaciones de negocio.
Así, es esencial abrazar la integración virtual como la nueva normalidad aprendiendo cómo integrar nuevas contrataciones, qué significa, sus pros y contras, y cómo puedes implementarla en tu organización.
¿Qué se entiende por integración virtual?
La integración virtual es un tipo de integración que toma lugar virtualmente, o en otras palabras, sin una reunión física.
Muchas empresas usan integración virtual para realizar lo que se llama "introducciones funcionales." Estas introducciones pasan antes de que cualquier entrenamiento práctico comience, y permiten a nuevas contrataciones aprender qué implicará su rol y las expectativas de la empresa de ellos, haciendo la integración de nuevos empleados más suave.
¿Cuáles son los pros y contras del entrenamiento virtual de empleados?
La integración en línea no es un sistema perfecto de ninguna manera.
Así que, necesitas considerar las ventajas y desventajas de la integración virtual para entender mejor en qué te estás metiendo cuando la implementes en tu negocio.
Pros
- Flexibilidad y conveniencia. La idea detrás de la integración y entrenamiento virtual es que empleados pueden comenzar con ello en su propio tiempo y ritmo a menos que se especifique. Eso significa que pueden empezar en cualquier lugar a su disposición.
- Eficiente en costo. Todo lo que empleados y profesionales de RH necesitan durante la integración virtual es una laptop poderosa o computadora de escritorio. No necesitan laptops extremadamente poderosas o computadoras, y la ubicación puede ser en cualquier lugar mientras haya una conexión estable de internet. Pueden quedarse en su casa para el proceso de integración virtual, permitiendo a ambas partes ahorrar los costos y tiempo gastado durante viaje, minimizar el uso de recursos de oficina, y cortar otros gastos.
Contras
- Problemas tecnológicos. Además de experimentar una conexión lenta de internet de vez en cuando, tus gerentes pueden tener problemas compartiendo información sensible de la empresa debido a problemas de seguridad. Incluso si tienes software de seguridad en lugar, es difícil decir cuándo amenazas en línea atacan y roban los datos. Para proteger tus datos de las amenazas en línea que existen, puedes usar una herramienta de seguridad de ataque de ransomware o algún otro tipo de software de ciberseguridad.
- Falta de toque humano. Como todo se conduce en línea, es mucho más difícil mantener tu equipo remoto conectado y construir camaradería entre empleados y RH. Las conversaciones sonarán mucho más mecánicas e impersonales por la misma razón. Como resultado, la gente puede desconectarse durante las presentaciones, y hay riesgo de no desarrollar la relación que necesitas para mantener buenos empleados a bordo.
¿Cuáles son las 4 fases de integración virtual?
Como el programa de integración ocurrirá virtualmente, tendrás que depender de tecnología para transmitir el programa a nuevos empleados.
No obstante, sus principios permanecen iguales, ya sea que estés integrando en SaaS o cualquier tipo de negocio: haz que empleados compren tu organización ayudándoles a cultivar sus habilidades profesionales y proporcionándoles la oportunidad de crecer sus carreras aquí.
Para proporcionar seguridad psicológica y lograr su propósito como motivador en el lugar de trabajo virtual, la integración virtual se divide en diferentes fases. Esto es cierto ya sea que estés construyendo un equipo de desarrollo dedicado o un equipo de vendedores virtuales. Miremos cada una de las cuatro fases de integración virtual.
Fase 1 - Integración
Esta fase es donde todo comienza para los nuevos empleados. Serán recibidos por RH, quien les explicará de qué se trata la empresa, su cultura de trabajo, y sus roles y tareas.
La meta de integrar miembros de equipo virtual es gestionar las expectativas de ambas partes. La empresa necesita ser transparente comunicando qué necesita de sus nuevas contrataciones. Al mismo tiempo, nuevos empleados necesitan tener un entendimiento claro de qué quiere la organización de ellos para trabajar hacia cumplir esas metas.
En última instancia, nuevas contrataciones deben sentirse bienvenidas durante esta fase, lo que ayuda a configurar el tono para su experiencia de trabajo en la empresa.
¿Cómo hacer esto?
Para ayudar a tu RH a prepararse días antes del inicio de esta fase, crea materiales que el nuevo empleado pueda navegar y revisar independientemente.
Los recursos de texto deben listar las cosas que se discutirán durante las diferentes etapas de integración. Al configurar expectativas de tu integración, empleados saben qué viene en su camino y pueden prepararse adecuadamente.
Concerniente a esto, pídeles que descarguen las herramientas necesarias para trabajar desde casa y software que tu organización usa para comunicarse y colaborar. Puede que tengas que darles acceso a aplicaciones de gestión de equipos remotos herramientas automáticas de rastreo de tiempo, u otras aplicaciones que sean relevantes para tu negocio.
Por ejemplo, equipos de marketing y ventas requieren una plataforma para compartir datos de sus comunicaciones con clientes y consumidores. En este caso particular, puedes decidir usar una herramienta como Pitchbox que te permite involucrar y comprometer a todos los miembros del equipo en un solo tablero.
Finalmente, tendrás que preparar documentación para enseñar a tus trabajadores remotos cómo usar y operar las herramientas en tu pila tecnológica. De esta manera, nadie en tu equipo tendrá que entrenar nuevos empleados sobre cómo usar el software cada vez.
Este es un gran lugar para hacer uso de un simple grabador de pantalla como ScreenRec. Capturar tu escritorio, webcam y micrófono te ayudará a agregar ese toque personal a tu proceso de integración remota.
Mientras aprendes cómo hacer mejor la integración y quitas todos estos obstáculos del camino, das a recién llegados más confianza en tu negocio y muestras que estás dispuesto a ir todo el camino para hacerlos sentir bienvenidos. En este punto, es cuestión de entregar en las fases subsecuentes del proceso.
Fase 2 - Desarrollo inicial
Para el sexto mes, los empleados que una vez fueron nuevos deberían haberse integrado completamente en tu organización. Deben haber desarrollado el conjunto de habilidades requerido para realizar sus responsabilidades de trabajo en niveles óptimos. Al mismo tiempo, el empleado debe haber construido relación con sus respectivos compañeros de equipo y trabajar bien dentro de la empresa.
A través de esta fase, deberías determinar si invertir o no en estos empleados moviéndose hacia adelante. Por ejemplo, pueden haber mostrado la motivación para hacer las tareas terminadas y mostrado otras habilidades para desarrollar en tu organización. Desde aquí, puedes usar esta información para ayudar a asignarles responsabilidades que jueguen con sus fortalezas.
Por el contrario, empleados tienen una oportunidad de crear nuevas oportunidades tomando tareas diferentes que pueden o no caer bajo su descripción actual de trabajo. Esto les ayuda a desarrollar habilidades adyacentes que no solo tendrán un impacto positivo en tu empresa sino también prepararlos para mejores oportunidades de trabajo en el futuro.
¿Cómo hacer esto?
Hay dos maneras:
Primero, puedes lanzar una iniciativa de empresa para gerentes y líderes de equipo para entrenar su fuerza laboral en tareas específicas a lo que hacen. Pide a líderes de equipo que creen las sesiones y materiales de entrenamiento para que tus empleados trabajen. De nuevo, esto será extremadamente fácil con ScreenRec ya que es muy amigable y puede ser usado por cualquiera en tu organización, independientemente de qué tan experto en tecnología sea. Mejor aún, puedes hacer esto una conversación bidireccional pidiendo a nuevos empleados que graben sus pantallas con ScreenRec también.
Lo genial sobre este programa es que el crecimiento toma lugar dentro de la empresa. Gerentes y líderes que sirven como creadores de curso supervisan el desarrollo de sus equipos. Y, al entender sus fortalezas y debilidades, pueden proporcionarles mejor materiales de entrenamiento y tareas que jueguen con sus fortalezas.
Segundo, puedes inscribir empleados virtuales en cursos en línea y seminarios que ayudarán a desarrollar sus habilidades. Esto quita el trabajo de tus líderes de equipo que se suponía que crearían los materiales de entrenamiento. Sin embargo, el curso puede ser mucho más caro y no adaptado a tu empresa. Además, ScreenRec usa alojamiento seguro de video en nube de StreamingVideoProvider, lo que significa que los videos creados por tu gestión pueden reutilizarse por mucho tiempo así que aprender cómo crear videos de integración es muy fácil.
Fase 3 - Desarrollo continuo
Después de 18 meses de trabajar con la misma empresa, se espera que los empleados hayan dominado habilidades relacionadas a sus responsabilidades de trabajo.
El siguiente paso, entonces, es formar a estos empleados como los futuros líderes de la organización. Llenarán los zapatos de sus superiores, quienes luego reemplazarán a sus gerentes, y así sucesivamente.
Promover empleados a un nivel de trabajo más alto es una parte vital del desarrollo de carrera entre profesionales. Nadie quiere permanecer estático en una posición que tiene requisitos de trabajo bajos y un salario aún más bajo. Todos quieren subir de nivel sus ingresos, y la mejor manera de hacer eso es esforzarse por una posición de trabajo que implique más responsabilidades.
También, el hecho de que estos empleados se quedaron a bordo con tu organización significa que están dispuestos a trabajar para ti mientras continúes nutriendo su crecimiento de carrera.
¿Cómo hacer esto?
Para mostrar a empleados con mejor rendimiento que aprecias su trabajo duro y dedicación, debes configurar un programa de reconocimiento de empleados. Puedes incentivar empleados que se desempeñaron mejor basado en tus KPIs y metas.
Desde aquí, también puedes ver empleados dispuestos a hacer un esfuerzo extra para obtener mejores resultados. Por ejemplo, imagina que un agente de servicio al cliente ha pasado por el problema de investigar análisis de comportamiento de cliente para aumentar ROI y generar más ventas para tu negocio. Esta es alguien que está en camino al siguiente nivel de carrera, así que deberías recompensarlo.
De esta manera, alientas a todos a hacer su mejor esfuerzo para volverse elegibles para incentivos y promoción.
Pero no olvides mostrar tu aprecio a todos tus empleados. Algunos son más proactivos que otros pero esto no significa que el resto no debería ser reconocido por sus esfuerzos.
Fase 4 - Promoción o separación
Cuando dos o más años pasan, ha llegado el tiempo para empleados en la empresa de subir a una nueva posición o irse.
Como se mencionó, empleados necesitan estar motivados para trabajar su camino hacia arriba en la escalera corporativa para aumentar su base salarial. Pero para que hagan eso, deben estar dispuestos a tomar más trabajo para probar su valor.
Sin embargo, necesitas fomentar una cultura donde crecimiento y recompensa al buen trabajo sean posibles para que todo esto pase. Muchas empresas no pueden retener empleados debido a tener oportunidades pobres de carrera en el futuro. Puede haber habido personas que han mostrado valor a la empresa pero fueron ignoradas en lugar de otra.
Por lo tanto, tener un camino claro que permita a empleados tener crecimiento escalable será clave para tu proceso de orientación virtual de nuevos empleados.
¿Cómo hacer esto?
Independientemente de qué pase aquí, es mejor obtener retroalimentación de empleados. Si se van, pregúntales si hay algo en tu organización que los causó irse o no les gustó y por qué. Para aquellos que deciden quedarse y serán promovidos, pregunta qué los inspiró a seguir empujando por crecimiento de carrera en tu organización.
Usa sus respuestas para ayudarte a mejorar tu negocio, proporcionar mejores oportunidades y atraer el mejor talento disponible para cambiar de barco a tu empresa.
Conclusión
Ya sea que estés aprendiendo ahora cómo hacer la integración efectiva o eres un gerente virtual experimentado de RH, la integración de empleados es clave para el éxito continuo de tu empresa. Tener las mismas personas que empezaron sus carreras con tu organización y darles una oportunidad de crecer y mejorar es una señal de gran compromiso de empleados y cultura de empresa.
Los pasos anteriores te muestran cómo mejorar experiencias de integración para que puedas mantener las mejores nuevas contrataciones que serán los futuros líderes de tu organización moviéndose hacia adelante.
Y como las videoconferencias serán una parte masiva de tu experiencia de integración, considera usar una herramienta como ScreenRec para ayudarte a sacar el máximo de tu comunicación remota. No todos los empleados tienen el mismo tiempo de respuesta de email y algunas líneas de trabajo naturalmente requieren más tiempo fuera del email para concentrarse. Así que, al grabar videos en lugar de escribir mensajes y emails, haces tu interacción corta, dulce y al grano, dejando a todos los demás con más tiempo para hacer el trabajo!
Referencias y lectura adicional
- Los 10 consejos esenciales de integración virtual para RH modernos
- Cómo mantener un equipo remoto conectado y crear un lugar de trabajo feliz
- La guía definitiva para reuniones virtuales
- Las 8 mejores prácticas de integración remota que necesitas saber
- El futuro del trabajo remoto: todo se trata de tecnología de comunicación
- Las 15 mejores herramientas de trabajo remoto que tu equipo necesita
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