Cómo gestionar proyectos freelance sin agotarte

Ser un trabajador freelance significa que eres tu propio jefe. Eres libre de decidir cuándo trabajar y cuánto trabajo quieres hacer. Aunque esto podría parecer un estilo de vida lujoso, ser un trabajador freelance a menudo requiere excelentes habilidades de gestión del tiempo y conocimiento de técnicas de gestión del tiempo.

Sin saber cómo gestionar proyectos freelance, podrías terminar pasando mucho de tus horas de trabajo haciendo actividades improductivas (alias pérdidas de tiempo). Esto puede hacer cumplir fechas límite mucho más difícil, afectando negativamente tu reputación.

En este artículo, veremos la importancia de la gestión del tiempo para un freelancer y compartiremos algunos consejos para ayudarte a gestionar tu tiempo mejor.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

Como freelancer, poder gestionar tu tiempo apropiadamente puede darte varios beneficios de software de gestión de proyectos, incluyendo:

Maximizar ingresos. Hay trabajos donde te pagan por el número de horas rastreadas haciendo tareas facturables. Si pasas demasiado tiempo haciendo tareas no facturables como enviar emails, reuniones y facturación, prácticamente estás desperdiciando tus horas de trabajo sin pago.
Mejorar calidad de trabajo. La buena gestión del tiempo te permite tener más tiempo para trabajar en tareas importantes sin apresurarte, lo que ayuda a evitar errores.
Refinar reputación. Poder terminar un proyecto a tiempo puede tener un impacto positivo en tu reputación. La gestión apropiada del tiempo también puede darte tiempo para diseñar tu portafolio, actualizar tu blog personal y hacer otras actividades de auto-mejora.

Tomando estos factores en consideración, es hora de ver algunos consejos accionables para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo. Después de todo, la teoría no es útil si no se pone en práctica.

9 consejos de gestión del tiempo para trabajadores freelance

Ahora que sabes la importancia de la gestión del tiempo, es hora de ver técnicas específicas para ayudarte a gestionar tu tiempo y flujo de trabajo. Aquí hay nueve consejos para ayudarte a evitar desperdiciar horas preciosas completando trabajo freelance.

1. Crear un horario de trabajo consistente

Tener horas de trabajo flexibles puede ser una desventaja si lo haces sin una estructura apropiada y consistencia. Podrías encontrar difícil trazar una línea clara entre cuándo es hora de trabajar y cuándo es hora de descansar. Aquí es donde un horario entra en juego.

Consejos gestionando múltiples proyectos

Al crear y apegarte a un horario consistente, puedes enfocar toda tu energía y esfuerzo en tus proyectos durante horas de trabajo y disfrutar tu tiempo libre sin preocupaciones durante tu tiempo libre. Esto es altamente beneficioso para tu salud física y mental.

Usar un horario de trabajo también te permite planificar con anticipación y ser más productivo. De hecho, algunos emprendedores famosos encontraron éxito a través de rutinas diarias estructuradas. Cuando te apegas a un horario consistente, te ayuda a completar tareas diarias más eficientemente.

2. Considera el método Ivy Lee

El método Ivy Lee es una estrategia de productividad propuesta por un famoso empresario Ivy Lee en 1918. Se usa principalmente para gestionar múltiples prioridades y evitar sobreevaluación de tareas.

Cómo hacer seguimiento de múltiples proyectos en el trabajo

El método Ivy Lee consiste en cinco pasos simples para gestión mejorada de tareas:

Al final de cada día laboral, lista las seis cosas más importantes que necesitas lograr el siguiente día laboral. No escribas más de seis tareas.
Prioriza esos seis elementos basándote en su importancia.
Durante el siguiente día laboral, concéntrate solo en la primera tarea. Trata de terminar la primera tarea antes de pasar a la segunda tarea.
Haz lo mismo con el resto de las tareas en tu lista. Al final del día, mueve cualquier elemento no terminado a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
Repite este proceso cada día laboral.

Este método simple puede ayudarte a enfocar tus esfuerzos en la tarea más importante y eliminar distracciones. El punto principal es que si te comprometes a nada, serás distraído por todo.

3. Usar horas de alta energía para trabajo de enfoque profundo

Incluso cuando dedicas alrededor de ocho horas a trabajar cada día, más a menudo que no, solo puedes enfocarte y ser productivo por dos horas y 53 minutos. Por eso es importante sacar lo mejor de este período de tres horas.

Cada persona tiene una hora pico diferente: algunos pueden enfocarse mejor al principio del día, mientras otros necesitan varias horas haciendo tareas más pequeñas antes de alcanzar productividad pico.

La clave es descubrir tus horas productivas y tratar de priorizar tareas importantes dentro de ese período. Gestiona tu horario diario y trata de poner otras tareas, como llamadas y reuniones, fuera de tus horas pico.

4. Tomar días libres

Como gestionas tu propio tiempo, a veces puedes olvidar la importancia de tomar días libres dedicados. El tiempo libre no es solo sobre viajar y divertirse; también es beneficioso para tu productividad porque las vacaciones pueden ayudarte a recargar tu energía.

Gestión de proyectos para diseñadores freelance

Si sigues trabajando sin tomar vacaciones dedicadas, puede llevar a agotamiento mental, estrés aumentado y creatividad reducida. Después de que termines cualquier tarea urgente y planifiques tus responsabilidades futuras cuidadosamente, asegúrate de tomar uno o dos días libres de trabajo regularmente para que puedas volver al trabajo con un mejor estado mental.

5. Rastrear tu tiempo

Rastrear el tiempo que pasas trabajando en un proyecto es una parte importante de la gestión del tiempo. Escribir todo lo que haces y cuánto te tomó puede ayudarte a formular un mejor plan para el futuro.

Si ves que pasas demasiado tiempo haciendo cosas improductivas, trata de reorganizar tus actividades en consecuencia y eliminar cualquier distracción posible que pueda obstaculizar tu flujo de trabajo.

6. Establecer límites

Una de las habilidades que cualquier persona trabajadora necesita es saber cómo decir no. Ser confiado y aceptar cada desafío podría parecer elogiable en la superficie, pero puede ser dañino si no consideras tus habilidades y capacidad.

Como profesional, necesitas aprender a rechazar cualquier trabajo que no encaje con tu horario. Elegir cuidadosamente solo los mejores trabajos te permitirá concentrarte en una tarea a la vez y proporcionar los mejores resultados a tus clientes.

También es importante proteger tu tiempo. Por ejemplo, si eres diseñador y un cliente está solicitando una reunión a una hora extraña, puedes descargar un grabador de pantalla para Mac en su lugar y enviarles el video para ver.

7. Minimizar distracciones

Hay muchas distracciones que podrían obstaculizar tu flujo de trabajo diario como freelancer, pero a veces la distracción más significativa viene de los dispositivos que usamos para trabajo.

Cosas triviales, como revisar emails y desplazarse por redes sociales, pueden quitarte el enfoque y hacerte perder tiempo precioso.

Para sacar lo mejor de tu tiempo, trata de apagar tus notificaciones y pon tu teléfono lejos durante horas de trabajo. También es buena idea limitar revisar email a solo una o dos veces al día. Considera usar audífonos con cancelación de ruido o trabajar en una habitación más silenciosa si necesitas.

8. Trabajar en ráfagas cortas

Como se discutió, la mayoría de personas solo tienen alrededor de tres horas de tiempo productivo en el trabajo de un día. Sin embargo, mantener tu enfoque por tres horas seguidas puede ser bastante difícil. Ahí es donde algo como la técnica Pomodoro puede ser útil.

La idea es trabajar por 25 minutos a la vez, luego tomar un descanso de cinco minutos entre medio. Después de completar cuatro series de períodos de trabajo de 25 minutos, toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos.

Esta técnica puede ayudarte a evitar agotarte demasiado rápido. Al tomar descansos cortos regulares, puedes mantener tu enfoque por más tiempo. También te permite volverte más consciente de dónde va tu tiempo cada día.

9. Trabajar en un entorno diferente

Trabajar en la misma ubicación a largo plazo puede ser bastante aburrido y puede impactar tu motivación. Esto es bastante común, especialmente si trabajas en casa. Por eso podrías querer considerar cambiar tu entorno de trabajo de vez en cuando.

Por ejemplo, programa un día a la semana para trabajar en una cafetería cercana o una biblioteca local. Si no te sientes como trabajar en un lugar público, simplemente reorganizar la configuración de tu espacio de trabajo también podría ayudar.

6 mejores herramientas de gestión del tiempo para trabajadores freelance

Si quieres lo esencial de esta reseña, echa un vistazo al video de abajo.

Gestionar tu tiempo como freelancer puede ser más fácil si tienes las herramientas apropiadas para ayudarte. Esta parte del artículo verá seis herramientas de gestión del tiempo que puedes usar.

1.ScreenRec

ScreenRec es una herramienta de comunicación empresarial y software de gestión de proyectos que te permite acelerar la coordinación de trabajo con varios mensajes visuales. Esta aplicación permite a los usuarios utilizar múltiples características como grabaciones de pantalla, capturas de pantalla y mensajes de video para reducir la necesidad de reuniones virtuales.

ScreenRec también proporciona otras funcionalidades como gestión de retroalimentación, almacenamiento en la nube y analíticas para mejorar más tu productividad y comunicación con clientes. Trabajos como enseñanza en línea, diseño gráfico y desarrollo de software que requieren mucha coordinación pueden beneficiarse de usar esta aplicación.

ScreenRec está disponible gratis para varios sistemas operativos, incluyendo Windows y Linux

2.Toggl

Toggl es una herramienta de seguimiento de tiempo que puede ayudarte a gestionar tu tiempo de trabajo más eficientemente. Puede rastrear cada aplicación que usas por más de diez segundos y luego convertirlo en entradas de tiempo. Tiene varias características como el temporizador Pomodoro, detección de inactividad y recordatorios de seguimiento.

Toggl también puede darte un reporte personalizado de seguimiento de tiempo y compartirlo con tus clientes para que puedan verlos en línea. Es relativamente fácil de usar ya que también viene como extensión de navegador disponible para Chrome y Firefox.

La versión premium de Toggl está disponible comenzando desde $9/mes por usuario. Sin embargo, también es posible usarlo gratis con algunas características limitadas.

3.Clockify

Clockify es una de las herramientas de seguimiento de tiempo más populares disponibles. Tiene características robustas, incluyendo hojas de tiempo, reportes detallados y seguimiento de tiempo para tu equipo. Con una interfaz intuitiva y directa, es una opción perfecta si eres nuevo en aplicaciones de seguimiento de tiempo.

Clockify puede integrarse fácilmente con numerosas otras aplicaciones web, como Trello, Github, Google Calendar y Google Docs. Por lo tanto, puede ayudarte a rastrear tu tiempo de trabajo más eficientemente.

Las características básicas de seguimiento de tiempo de Clockify están disponibles gratis. La versión pro comienza desde $3.99/mes por usuario.

4.Google Calendar

Si buscas una herramienta completamente gratuita para ayudarte a gestionar tu horario, entonces Google Calendar puede ser la respuesta correcta. Viene combinado con otras aplicaciones de Google, como Gmail y Google Docs.

Google Calendar es útil para programar actividades de equipo, como reuniones, porque está integrado con Gmail. Viene con tareas automatizadas, como enviar invitaciones y crear recordatorios, que pueden hacer tu programación más eficiente.

5.Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos para ayudarte a rastrear tu progreso. Tiene una interfaz fácil de usar y viene con varias características útiles. Por ejemplo, la línea de tiempo te permite mapear tu plan de proyecto basado en tiempo, y el tablero Kanban hace fácil asignar tareas, gestionar proyectos y describir tu alcance de trabajo.

Asana también puede integrarse con otras aplicaciones, incluyendo Google Calendar, Clockify y Toggl, haciendo la gestión del tiempo más simplificada.

Como trabajador freelance, la versión de prueba gratuita de Asana puede darte la mayoría de lo que necesitas. Sin embargo, si quieres características más avanzadas, el plan premium también está disponible comenzando desde $10.99/mes para cada usuario.

6.ClickUp

ClickUp es otro sistema de gestión de proyectos y tiempo que podrías querer considerar. Aunque tiene una curva de aprendizaje más pronunciada que Asana, ClickUp ofrece más características para ayudarte a gestionar tu trabajo.

ClickUp te permite gestionar varios proyectos y tareas dentro de la aplicación, desde hacer listas de tareas hasta enviar emails y chatear. También puede integrarse con otras aplicaciones de productividad, como Google Calendar, Trello y Github.

La versión gratuita de ClickUp viene con la mayoría de las características básicas, aunque estás limitado a solo 100MB de almacenamiento. Si quieres características más avanzadas y almacenamiento ilimitado, el plan ilimitado está disponible desde $5/mes por usuario.

Conclusión

La gestión del tiempo es una gran parte de dirigir un negocio freelance. Las buenas habilidades de gestión del tiempo pueden ayudarte a evitar pasar demasiado tiempo haciendo tareas improductivas y trabajar más eficientemente, obteniendo mejores resultados.

Para resumir, aquí hay algunos consejos sobre cómo gestionar proyectos freelance:

Crear un horario de trabajo consistente
Considerar el método Ivy Lee
Usar horas de alta energía para trabajo de enfoque profundo
Tomar días libres
Rastrear tu tiempo
Establecer límites
Minimizar distracciones
Trabajar en ráfagas cortas
Trabajar en un entorno diferente

También discutimos algunas herramientas que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo y múltiples proyectos mejor. Esperamos que equiparte con estas herramientas y seguir estos pasos haga toda la diferencia para tu carrera.