Los 10 consejos esenciales de integración virtual para RH modernos
Gracias a eventos globales, el trabajo remoto rápidamente se ha vuelto la norma. Para equipos de RH, eso significa un cambio de enfoque y un cambio de estrategias. La integración virtual presenta desafíos, pero un enfoque paso a paso te ayudará a lidiar con estos cambios.
La falta de presencia física e interacción cara a cara en el lugar de trabajo no tiene que ser una barrera para dar la bienvenida a nuevas contrataciones. Aunque muchos trabajadores remotos se acercan a trabajar desde casa por primera vez, preparación y organización pueden ayudarte a ponerlos al día. Mientras más puedas preparar por adelantado, mejor.
Aquí está nuestra lista corta de mejores prácticas de integración virtual para gerentes de contratación para probar.
1. Modifica contenido de integración a material virtual
Un buen equipo de RH que está bien preparado ya tendrá un proceso de integración claramente definido en lugar. Sin embargo, ese proceso habrá sido diseñado alrededor del concepto de presencia física en el lugar de trabajo.
Tu contenido de integración remota necesita ser modificado para empleados remotos y trabajadores virtuales. Ya sea que aprendas cómo crear videos de integración de empleados o utilices una presentación de diapositivas, necesitarás determinar qué contendrá tu paquete de integración virtual.
Un paquete de bienvenida
Cuando un nuevo miembro del equipo se une, tienden a recibir un paquete de bienvenida que contiene documentos esenciales. Todavía puedes proporcionar esto como parte de tu proceso de integración virtual. Sin embargo, necesitarás asegurar que se reempaquete en un formato digital.
Puntos de acción
- Convierte todo ese papeleo en un PDF útil que pueda verse fácilmente o incluso imprimirse
- Prueba tu bienvenida digital con algunos miembros existentes de tu equipo
- Obtén retroalimentación para asegurar que elementos vitales no se olviden o pasen por alto
Presentaciones
Es probable que cuando contratas nuevos miembros del equipo, pasen por una presentación de integración. Entraremos en esto en más detalle después, pero es un paso importante para solidificar tus ideas de integración para integrar empleados remotos.
Punto de acción
- En un ambiente de trabajo virtual, puedes grabar tu cara y pantalla con un grabador de pantalla para personalizar ese mensaje de bienvenida.
Instrucciones de eLearning
Cuando nuevos miembros del equipo empiezan, pueden no saber cómo usar las herramientas y sistemas que usas. Hay dos maneras de abordar esto. El primer paso es crear un video instructivo corto. Eso los guiará a través de las herramientas, recursos y sistemas de negocio que necesitan saber.
Alternativamente, asigna un empleado existente para repasar esas herramientas y procesos. Puedes hacer esto vía videoconferencias.
Punto de acción
- Tómate el tiempo para pensar sobre cómo funciona tu proceso existente de integración en persona. Luego, es simplemente cuestión de modificar el contenido y procesos existentes en un modo virtual y digital.
2. Crea una presentación virtual
Ya hemos mencionado qué tan importante es transformar tu presentación de integración en una virtual. Eso no es decir que ya no hablarás a nuevas contrataciones sobre sus roles. Pero todavía necesitas crear una presentación virtual para explicar qué se requiere de ellos en su nuevo rol.
Ese primer encuentro con la empresa será una gran parte del primer día de un empleado. Así que, necesitas asegurar que la misma importancia se dé a una presentación virtual como a una en persona. Por ejemplo, si estás integrando miembros de equipo virtual, específicamente múltiples representantes de ventas remotos en el mismo día, considera tener presentaciones de grupo que inculquen un sentido de camaradería.
Puntos de acción
- Usa guías visuales para explicar la historia de la empresa. Haz esta sección divertida y entretenida.
- Explica y define la cultura de empresa y declaraciones de misión.
- Incluye imágenes de miembros clave del equipo (puedes hacer esto más divertido compartiendo fotos casuales).
- No abrumes a las contrataciones con información, especialmente en términos de RH.
- Tómate el tiempo para crear videos de orientación bien hechos y pulidos como parte de tu paquete de integración virtual. Pueden ser una herramienta extremadamente valiosa.
3. Programa una llamada antes de la fecha de unión
La logística de recursos humanos puede ser muy frustrante para nuevos empleados. Por eso es tan importante para el equipo de RH acercarse a nuevos empleados antes de que empiecen. Esta es una de las mejores prácticas de pre-integración que da a RH una oportunidad de dar la bienvenida a la nueva contratación. También ayuda a establecer una cultura de trabajo positiva. El nuevo miembro del equipo inmediatamente se sentirá más integrado con la empresa.
Todo esto lleva a personal más comprometido. Mientras más comprometido esté el nuevo personal, más productivo será. Si puedes establecer ese compromiso antes del día uno, tu proceso de integración virtual será mucho más efectivo.
Las buenas noticias son, hay muchas plataformas colaborativas en línea que puedes usar para alcanzarlos. Hay plataformas de videoconferencias que están perfectamente diseñadas para adaptarse a tus necesidades. No olvides incluir recursos que muestren a nuevas contrataciones cómo usar estas plataformas. Muchos las usarán por primera vez.
Punto de acción
- Acércate a nuevas contrataciones y programa una reunión en línea al menos tres días antes de que empiecen
4. Delinea las actividades para las primeras semanas
Empezar un nuevo trabajo puede ser muy desalentador y las primeras semanas son críticas. Los trabajadores virtuales no tienen miembros del equipo a quien pedir consejo cuando se necesita. La meta es asegurar que nuevas contrataciones tengan las herramientas que necesitan. De esa manera, pueden empezar corriendo.
Durante esas primeras semanas, es buena idea tener un calendario claramente definido de eventos. Tus nuevas contrataciones entonces pueden unirse a esos eventos. Por ejemplo:
- Almuerzos virtuales de equipo
- Introducciones a cualquier miembro del equipo técnico que podrían necesitar contactar
- Una reunión completa de equipo para discutir las expectativas de la semana
Puntos de acción
- Asigna dos o tres tareas en las que el nuevo miembro del equipo pueda enfocarse para su primera semana trabajando para ti
- Intenta crear una lista de verificación de integración para ayudar a asegurar que tus equipos remotos tengan la mejor experiencia posible durante sus primeras semanas en el trabajo
5. Transmite expectativas
Una parte clave de tu proceso de integración virtual va a involucrar expectativas de empleados. Deberías haber delineado las expectativas que quieres de tus nuevos miembros del equipo. Luego, divide eso en partes del tamaño de un bocado que cubran todos los básicos de su rol.
Eso significa asegurarse de que estén:
- Conscientes de su rango completo de deberes
- Capaces de usar las herramientas requeridas para realizar esos deberes
- Capaces de seguir los procesos y sistemas de negocio que se espera que usen
Mientras más puedas transmitir expectativas, más fácil será para nuevos miembros del equipo volverse rápidamente integrados en tu estructura de negocio.
Asegúrate de que haya un cronograma claro para metas individuales y de empresa. Puedes usar una aplicación de programación si es necesario. Eso hará más fácil para esos empleados reconocer marcos de tiempo para entrenamiento y revisiones de rendimiento.
Puntos de acción
- Ten un calendario de tareas que sea fácil de acceder, fácil de actualizar, y configura metas SMART a largo y corto plazo claramente definidas
- Incluye reuniones semanales de equipo y reuniones uno a uno para discutir flujo de trabajo
6. Explica la cultura de empresa
La cultura de empresa a menudo se pasa por alto durante un proceso de integración más virtual. Es fácil ver por qué. El enfoque está tanto en expectativas y entrenamiento que la cultura de lugar de trabajo puede fácilmente caer al lado del camino. Pero esto es un error.
Cuando un miembro del equipo se siente más conectado a la cultura de empresa, se sentirán más alineados con esa empresa. Eso significará que trabajen más duro y sean más productivos. La cultura de empresa también puede ser el factor decisivo de si una nueva contratación se quedará o te ignorará.
La integración virtual necesita promover y alentar un entendimiento de la cultura, valores y declaración de misión centrales de la empresa. Mientras más conscientes estén empleados de qué tipo de empresa estarán trabajando, más se encontrarán alineándose con la marca. También das a esos empleados un sentido definido de propósito.
Puntos de acción
- Sorprende a esas nuevas contrataciones con alguna forma de regalo de bienvenida
- Una vez que una oferta de empleo ha sido firmada, haz que un paquete de bienvenida se envíe por correo que incluya cualquier mercancía con marca que tengas disponible, como camisetas, tazas de café, o plumas, o cualquier cosa que explique tu marca
7. Ayuda en configurar tecnología en el primer día
Las demandas de TI pueden ser una de las partes más difíciles de un nuevo trabajo. Necesitas asegurarte de que tus nuevas contrataciones podrán usar las tecnologías que su nuevo rol requiere. Incluso configurar una cuenta de email dedicada para propósitos de trabajo puede ser un desafío para algunos. Si alguien está trabajando remotamente por primera vez, puede necesitar un documento de guía o un recurso en línea sobre cómo crear una nueva cuenta de Gmail.
La meta final aquí es asegurarse de que tu integración virtual permita a nuevos miembros del equipo experimentar menos estrés o barreras al flujo de trabajo. Mientras más puedas hacerlos sentir cómodos con las tecnologías que estarán usando, mejor. Más eficientes serán desde el día uno.
Puntos de acción
- Para empresas más pequeñas, es buena idea asegurarse de que el experto designado de TI esté en contacto con la nueva contratación antes de su fecha de inicio
- Para empresas más grandes, involucra a todo el equipo de TI
8. Revisa de vez en cuando
Haz interacción y comunicación frecuente una característica clave de tu estrategia de integración virtual. Hacerlo puede mejorar grandemente la conectividad empleado/empleador.
Eso es extremadamente importante cuando se trata de asegurar que miembros de tu equipo estén comprometidos y que se sientan apoyados. Si estás ejecutando un proceso de integración en persona, entonces ya sabes el valor de comunicaciones informales uno a uno. La misma estrategia es vital para integrar en tu proceso de integración virtual también.
Nunca subestimes qué tan abrumador puede ser empezar un nuevo trabajo remoto. Mientras más frecuentemente puedas interactuar con esas nuevas contrataciones, más apoyadas se sentirán, especialmente en las primeras semanas iniciales. A menudo puede ser muy aislante trabajar remotamente.
Punto de acción
- Está ahí cuando te necesiten y combina chats formales e informales regularmente
9. Programa reuniones con el equipo y gerente
Recuerda programar tiempo después para que las nuevas contrataciones conozcan a otros miembros de su equipo y sus gerentes. Eso puede ser muy informal e incluso puede programarse en descansos de almuerzo. No hay necesidad de hacer esta reunión sobre trabajo. Se trata de introducciones y conocerse.
Al mantener las cosas informales, conocerás a esas nuevas contrataciones y empezarás a conocer a sus colegas. Eso construye confianza y puede ayudar a retener personal por más tiempo. En 2017, LinkedIn llevó a cabo un estudio que reveló que 72% de empleados encontraron reuniones uno a uno con sus gerentes directos en la etapa de integración muy útiles.
Mientras esta investigación se basó en integración en persona, no hay razón para asumir que es diferente de la integración virtual.
Punto de acción
- Programa reuniones informales con el equipo y el gerente directo
10. Refina el proceso
Los equipos de RH están pivotando rápidamente a integración virtual, pero es vital no olvidar los básicos. Así como haces con integración en persona, necesitas documentar el proceso de inicio a fin.
Los gerentes necesitarán mantenerse actualizados sobre en qué etapa está el empleado, significando documentación accesible en todo el tablero. El acceso a información y responsabilidad son igual de importantes en integración virtual.
Como con todos los procesos de negocio, mientras más analices y refines lo que haces, más efectivos se volverán esos procesos.
Puntos de acción
- No olvides revisar el impacto que hace tu proceso de integración virtual
- Verifica con esas nuevas contrataciones y haz que revisen tu estrategia de integración de empleados
- Descubre de qué obtuvieron valor (y de qué no)
Línea de fondo
Una orientación virtual de nuevo empleado necesita proporcionarles un camino claro a seguir. ¡Trabajar remotamente no tiene que significar experiencias negativas de integración! Mientras ciertamente hay desafíos con integración virtual, pueden ser extremadamente beneficiosos. Cuando se llevan a cabo correctamente, estas mejores prácticas de integración virtual pueden usarse para deshacerse de cualquier incertidumbre sobre el rol y la empresa.
Gracias a las tecnologías que usamos en el lugar de trabajo, puedes fácilmente configurar el tono para la experiencia del nuevo empleado y hacer la integración comprometedora.
No pases por alto la importancia del proceso de integración digital. Puede ser la clave para retención de personal, productividad de trabajadores y crecimiento de empresa.
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