Mejores herramientas de gestión de proyectos para ahorrar tiempo [comparación]
La gestión de proyectos requiere talento y habilidad. Pero, como todos los otros trabajos en estos días, necesitas herramientas avanzadas y programas de software para poder hacer tu mejor trabajo. Por eso las herramientas de gestión de proyectos deberían ser tu mejor amigo.
Aunque proyectos simples podrían requerir nada más que una lista de verificación, proyectos más complicados necesitan planificación cuidadosa, programación, asignación de tareas, gestión de fechas límite, rastreo de bugs, hacer cumplir compliance, y monitoreo de tiempo, entre otras cosas.
Afortunadamente, hay herramientas avanzadas de gestión de proyectos que pueden simplificar estas tareas. Desafortunadamente, elegir la herramienta correcta no es tan fácil.
Podría ser difícil entender las docenas de características y determinar qué es vital, qué es beneficioso, y qué no lo es. En este artículo, hemos reunido una lista de las mejores herramientas de gestión de proyectos para ayudarte a obtener una ventaja inicial.
¿Cuáles son los beneficios de usar una herramienta de gestión de proyectos?
Las aplicaciones simples de gestión de proyectos te permiten rastrear y gestionar casi cualquier tipo de proyecto, incluyendo el desarrollo de un nuevo producto, construir un sitio web, o el inicio de una campaña de marketing.
Son comúnmente usadas por equipos para rastrear múltiples proyectos al mismo tiempo. Y, las herramientas de gestión de proyectos en línea son esenciales para gestionar miembros de equipos remotos y rastrear los resultados.
Estas herramientas PMO determinan cuándo el trabajo debería programarse, dependiendo de cuándo las tareas deben completarse y los recursos humanos disponibles para hacerlo. Las herramientas más efectivas de gestión de proyectos prevén problemas antes de que surjan. Las herramientas de programación de proyectos pueden rastrear el progreso del trabajo y levantar una alerta si una fecha límite está al borde de perderse.
Cuando las tareas se desvían de las cronologías del proyecto, el software más efectivo de gestión de proyectos automáticamente refluirá el horario. Estas aplicaciones crean reportes que muestran a la gestión qué miembros del equipo están sobrecargados o sub-trabajados. Muchas también te permiten rastrear presupuestos de proyecto y horas facturables, permitiéndote enviar facturas a clientes por tiempo gastado en proyectos.
Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para pequeñas empresas
Una herramienta de bajo costo como Zoho Projects, cerca de $4-$7 por persona por mes, o Teamwork, $13 por persona por mes, es la mejor opción si tu equipo necesita gestionar y rastrear solo unos pocos proyectos. Esto es, por supuesto, si no estás preocupado con programación de empleados, recolectar hojas de tiempo para facturar clientes, o comparar el avance de docenas de proyectos en desarrollo.
Para equipos pequeños con presupuesto, también recomendamos GanttPRO y TeamGantt.
Cuando no vas a usar las herramientas que vienen con software más costoso, no hay necesidad de pagar más de aproximadamente $16 por empleado cada mes, así que ve con algo barato.
Aplicaciones de gestión de proyectos empresariales
Las pequeñas empresas y corporaciones tienen demandas muy distintas. El software de gestión de proyectos empresarial puede ser usado por organizaciones grandes con cientos de personas y cientos de proyectos por una variedad de razones, incluyendo programación, análisis de recursos, presupuesto, pronóstico de ingresos, y rastreo de tiempo para propósitos de facturación.
Una buena herramienta PMO debe poder manejar no solo personas sino también grupos. Por ejemplo, necesitas poder verificar cuánto trabajo cada diseñador junior tiene asignado y cuánto puedes abrir. Necesitas saber a quién asignar si tienes 15 horas de trabajo para un diseñador junior y no importa cuál diseñador junior será.
Por la misma razón, cada uno de los gerentes y líderes de equipo de tu empresa debería poder identificar qué actividades son prioridad máxima y qué proyectos están en riesgo de quedarse atrás para que puedan priorizar apropiadamente. LiquidPlanner, con Celoxis cerca atrás, son nuestras dos opciones favoritas para empresas grandes con proyectos complicados y numerosos miembros del equipo y ayuda en crear una metodología ágil redondeada.
Las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos para usar en 2025
Trello
Trello es una aplicación popular de gestión de tareas de proyecto con buenas capacidades de colaboración para trabajar junto con tu equipo. Es simple de configurar, fácil de usar, y liviano. Usa listas, tableros y tarjetas para crear diferentes listas de tareas y rastrearlas. Dentro de las tarjetas, usuarios pueden colaborar, compartir archivos y escribir comentarios.
Reportes y capacidades de rastreo de tiempo están faltando. Aún así, Trello es genial para individuos o equipos pequeños que trabajan en un número limitado de proyectos a la vez. Es completamente gratuito de usar en el plan básico. Suscripciones pagadas, por otro lado, incluyen características como automatización, integraciones y soporte prioritario.
JadeALM
Una nueva solución interesante para gestión de proyectos es JadeALM. A diferencia de otras mejores herramientas de gestión de proyectos para ahorrar tiempo, JadeALM te ofrece un editor de documentos con una jerarquía intuitiva. Mientras estás escribiendo requisitos, lo que hace por ti es - crear automáticamente una estructura de desglose de trabajo de tus requisitos.
Esta característica de JadeALM también te ayuda a rastrear tareas relacionadas, dependencias, problemas y bugs. Tener una vista general de tareas de nivel superior e inferior en cada punto es útil para estimar, planificar e incluso aumentar responsabilidad. Dentro del editor, puedes comentar en tareas, asignar tareas, agregar fechas, sincronizarlas con una cronología y ver el progreso de cada tarea.
Si es necesario, también puedes insertar un bloque de configuración en el editor, y lo organiza en un contenedor para ti. Es completamente gratuito para equipos de hasta 3 miembros.
Herramienta Kanban
La herramienta Kanban es un lugar fantástico para empezar cuando se trata de desarrollo de software. Te permite ver tu proceso de un vistazo e incluye características de rastreo de tiempo. Esta aplicación tiene características como alertas, reportes y gestión de equipo que hacen la colaboración y rastreo de tareas simple.
Características como compartir documentos, reportar a gerentes, tener una aplicación móvil nativa, etc. la hacen perfecta tanto para organizaciones medianas como grandes. Usuarios empresariales también pueden alojar la herramienta Kanban en sus servidores.
Monday.com
La herramienta de gestión de proyectos fácil de usar y poderosa de Monday.com tiene una interfaz de usuario atractiva y características vitales de visualización de proyectos. Su enfoque a la gestión de trabajo es flexible y abierto. Puedes, por ejemplo, usar las plantillas de proyecto para crear tus propios tableros usando Monday.com.
También hay otras opciones de visualización, como un mapa y también una vista de calendario. Para algunos usuarios, la falta de tareas diarias repetidas es una fuente clave de descontento. Además, algunos usuarios encuentran difícil navegar la aplicación de smartphone. Monday.com, por otro lado, ofrece seguridad sobresaliente, una gran gama de características y personalización fácil.
Asana
Asana es tal vez el mejor rastreador de proyecto. Proporciona un conjunto integral de herramientas de gestión de proyectos, incluyendo listas de tareas pendientes, tableros Kanban y vistas de calendario para monitorear proyectos.
También puedes crear vistas personalizadas seleccionando los elementos que son más importantes para ti. Hay una vista de lista para organizar tareas y ver quién está trabajando en qué, así como un horario de proyecto para gestionar actividades superpuestas y asignar recursos apropiadamente.
Todas estas características, sin embargo, pueden hacer a Asana abrumador y prohibitivamente caro para equipos más pequeños o aquellos que requieren funcionalidades específicas (como rastreo de tiempo).
Aquí hay algunas ventajas de esta herramienta:
- Puedes elegir cómo deseas ver proyectos usando vistas personalizables
- UI y diseño que está actualizado
- Hay numerosas integraciones con aplicaciones principales
Y algunas desventajas:
- Para muchos casos de uso, tener demasiadas características lo hace abrumador y hinchado
- No es amigable para recién llegados. La curva de aprendizaje es empinada.
- Caro si necesitas actualizar del plan gratuito
Kissflow Project
Kissflow, una aplicación todo en uno, es una de las soluciones de gestión de proyectos más populares disponibles. Esta es una excelente solución de gestión de proyectos para gestores de proyectos funcionales y gestores de proyectos que son nuevos al campo. Kissflow Project marca todas las casillas con su colección integral de características de gestión de proyectos.
Esta solución es una gran opción para todo tipo de empresas debido a su UI fácil de usar y atractiva. Formularios personalizados, limitaciones WIP basadas en reglas, y tableros personalizables se adaptan a las necesidades únicas de tu proyecto y organización. La "vista de carril de usuario" te ofrece una imagen completa de en qué está trabajando cada empleado.
MeisterTask
MeisterTask es otra herramienta gratuita de gestión de proyectos ágiles basada en web que proporciona un tablero simple estilo Kanban que es genial para gestionar proyectos ágiles.
Esta herramienta ofrece una interfaz amigable para ayudarte a gestionar las tareas de los miembros de tu equipo y rastrear sus horarios.
Funcionalidad intuitiva y también integraciones sin problemas con otras herramientas que están en el campo de gestión de proyectos son otras características geniales de esta herramienta.
MeisterTask viene con rastreo de tiempo integrado, asignación, listas de verificación y muchas otras herramientas.
Finalmente, la plataforma duplica como una aplicación de comunicación interna, permitiéndote a ti y a tu equipo compartir comentarios, menciones y notificaciones.
Wrike
Wrike es una plataforma famosa de gestión de proyectos basada en nube que puede hacer la gestión de proyectos muy fácil. Te permite rastrear el trabajo de tu equipo, cumplir fechas límite e interactuar con todas las partes interesadas en tiempo real.
Esta herramienta incluye características como gestión de tareas, un newsfeed en tiempo real, Gráficos Gantt y otras herramientas avanzadas. La aplicación te ayuda a priorizar tareas para que las tareas más críticas siempre se completen a tiempo y las fechas límite se cumplan.
Wrike también ofrece varias opciones de integración, haciéndola una herramienta profesional de gestión de proyectos.
La desventaja es que estas opciones pueden parecer abrumadoras para la mayoría de novatos, y la interfaz de usuario enrevesada no ayuda. Habiendo dicho eso, Wrike es ideal para mercadólogos digitales, ingenieros de software y representantes de atención al cliente.
Confluence
Confluence es un espacio de trabajo para gestionar miembros del equipo y también una plataforma de gestión que recopila recursos de proyecto, tareas pendientes y fechas de vencimiento a través de páginas compartidas.
Confluence aborda la transparencia como un problema común que la mayoría de equipos enfrentan. Cuando tienes un millón de cosas en tu plato, es difícil rastrear qué está pasando y permanecer al día con múltiples iniciativas. El concepto de página en Confluence hace más fácil ver qué está pasando en diferentes equipos y agrega más transparencia.
Sin embargo, esta plataforma está diseñada para ser usada como una herramienta de comunicación y esto puede sentirse como una capa extra en el proceso de gestión de proyectos. En el lado positivo, Confluence actúa como una capa superior para aplicaciones más poderosas y versátiles, en lugar de meramente almacenar todas tus tareas en un lugar.
Aquí hay algunas ventajas:
- La interfaz de usuario es simple, haciendo fácil acceder información de proyecto y requisitos
- La visibilidad de progreso y tareas pendientes es excelente
- Ayuda a nuevos compañeros de equipo a ponerse al día rápidamente
Y desventajas:
- No es una aplicación completa de gestión de proyectos
- Mantener las cosas actualizadas a menudo se siente como trabajo extra
- Si tu organización no sigue una estructura predefinida, las cosas pueden volverse complicadas
Clarizen
Clarizen es una herramienta popular de gestión de proyectos que es accesible en línea y es mejor para organizaciones de tamaño mediano a grande.
El sistema es únicamente para gestión de proyectos basada en web, y como resultado, la falta de una aplicación móvil puede restringir a sus usuarios.
Clarizen es excelente para gestores de proyecto a nivel empresarial, empresas de TI y equipos de servicios de consultoría que requieren software de gestión de proyectos de internet fuerte, exhaustivo y simple.
Airtable
Airtable es uno de los mejores planificadores de proyecto que combina las mejores características de hojas de cálculo y bases de datos. Es versátil y simple de usar, y es apropiado para muchos tipos de empresas. Sin embargo, no tiene características completas de reportes, lo que puede ser un problema para algunos usuarios que requieren gestión de recursos.
AirTable es una de las herramientas más simples de gestión de tareas y planificación de proyectos que funciona como una base de datos. Debido a la diversidad de arreglos de datos disponibles en hojas de cálculo de Airtable, son populares entre usuarios. La aplicación viene con varias vistas, incluyendo kanban, lista, cuadrícula y calendario.
Tipos de campo ricos, múltiples vistas y herramientas de colaboración de gestión de proyectos están todos incluidos en el plan gratuito de Airtable. Las membresías pagadas empiezan en $9 por usuario por mes para organizaciones con necesidades más altas de almacenamiento de datos. El paquete pro de Airtable incluye formularios personalizados con marca, vistas personalizables y compartir limitado por dominio.
Zoho Projects
Zoho Projects es un programa de software de gestión de proyectos ofrecido por el equipo de Zoho. Tiene la flexibilidad y adaptaciones que la mayoría de gestores de proyecto convencionales y equipos ágiles quieren.
Zoho Projects proporciona una experiencia completa y única para equipos de todos los tamaños, con gestión de tareas estilo Kanban, un generador simple de gráfico Gantt, y también otras capacidades de alto nivel como gráficos de uso de recursos, ruta crítica, línea base e incluso herramientas de automatización.
En situaciones cuando hay varias transferencias, Zoho Projects realmente se destaca. Es particularmente popular entre firmas de TI, consultores e instituciones educativas. Los usuarios pueden construir y automatizar flujos de trabajo, alertas y escalaciones usando su característica Blueprints.
Hay una versión perpetuamente gratuita con características y usuarios restringidos que puedes usar fácilmente en ambientes de trabajo remoto. Por ejemplo, Social Tradia ha compartido que usan Zoho para gestionar su personal en el extranjero y colaborar con muchos influencers de redes sociales. Dicen que incluso la versión gratuita de las características de Zoho puede funcionar en este escenario.
Eligiendo la mejor opción para tu equipo
Toma esfuerzo encontrar el software apropiado de gestión de proyectos, pero vale la pena hacerlo perfecto antes de desplegarlo a un equipo completo. Algunas herramientas principales de gestión de proyectos vienen con una tarifa de inicio pesada. Aunque son directas de usar y te permiten ingresar datos, ajustar finamente la aplicación para hacer lo que necesitas que haga y luego hacer que todos se suban a bordo con ella toma paciencia.
Antes de decidir qué software usar, piensa sobre el tipo de trabajo que tu equipo conduce, cuántos empleados están en personal, y cómo se ve tu flujo de trabajo. Hay muchas buenas opciones disponibles para cumplir cualquier presupuesto.
La gente puede cooperar más fácilmente en trabajo de proyecto cuando tienen una herramienta confiable de gestión de proyectos en lugar. Además, dueños de empresas y gestores de equipo pueden ganar valiosas perspectivas sobre cómo funcionan sus equipos si los proyectos están en horario, y cómo dirigirlos de vuelta a una posición productiva si se desvían del curso.
Herramienta | Pros | Contras |
Trello |
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JadeALM |
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Herramienta Kanban |
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Monday.com |
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Asana |
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Kissflow Project |
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MeisterTask |
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Wrike |
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Confluence |
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Clarizen |
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Airtable |
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Zoho Projects |
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Referencias y lectura adicional
- 10 mejores herramientas de gestión de proyectos para cada gestor de proyecto
- Software de gestión de proyectos | Microsoft Project
- Microsoft lanza Planner, una herramienta de gestión de proyectos parte de Office 365
- Cómo gestionar proyectos freelance sin agotarse
- Cómo mantener un equipo remoto conectado y crear un lugar de trabajo feliz
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