10 desafíos de gestión de proyectos que enfrentarás + cómo superarlos
Solo 47% de organizaciones tienen un historial de éxito de proyecto. Esto significa que más de la mitad están enfrentando desafíos de gestión de proyectos lo suficientemente severos como para causar falla de proyecto.
Los proyectos fallidos pueden llevar a frustración dentro del equipo de proyecto, disminuir la madurez organizacional de GP. Esto significa que, al final, tus proyectos no pueden realizar sus beneficios esperados.
Todos sabemos que las cosas rara vez van según el plan pero, al ser sabios a las trampas potenciales y abordarlas temprano, puedes impulsar la probabilidad de éxito de proyecto significativamente.
En este artículo, identificaremos los 10 principales desafíos de gestión de proyectos y ofreceremos estrategias para enfrentarlos.
Empecemos
1. Falta de metas claras
Es vital que una meta específica se establezca para el proyecto que se comunique y se acuerde por las partes interesadas.
Ser claro en la meta general para el proyecto, una misión que pretende lograr, y los beneficios que probablemente traerá puede crear participación de las partes interesadas. Esto hace mucho más fácil asegurar los recursos requeridos para entregar el proyecto efectivamente.
La falta de una meta clara y beneficios tangibles es uno de los mayores problemas de gestión de proyectos, ya que puede causar que la motivación para el proyecto disminuya, especialmente cuando hay problemas durante la entrega. Y, sin criterios de éxito, es difícil entender qué tareas deberían priorizarse y cuándo, llevando a confusión, esfuerzo desperdiciado y frustración.
Además, los criterios de éxito actúan como un punto de referencia para medir progreso y juzgar el éxito del proyecto contra. Puede ser difícil entender si el proyecto está en curso para entregar a tiempo y dentro del presupuesto sin ellos.
Cómo enfrentarlo
Configura objetivos claros para el proyecto al inicio que muestren los beneficios que el proyecto puede entregar para el negocio. Delinea los factores críticos de éxito que apoyan cada entregable de proyecto y asegúrate de que las partes interesadas aprueben los recursos necesarios.
Ve un paso más allá y define los criterios que harán exitoso a cada entregable y acuerda en los indicadores de rendimiento que señalarán si el proyecto está en curso para ser exitoso.
Durante la entrega del proyecto, comunica el progreso contra indicadores de rendimiento y toma acción temprana si la entrega exitosa está bajo amenaza.
2. Expansión del alcance
Sin una meta clara para el proyecto, aumentas la probabilidad de expansión del alcance. La expansión del alcance — donde el número de entregables de proyecto inicialmente acordado aumenta — es uno de los mayores desafíos en el proceso de planificación de proyecto.
Los practicantes nombraron cambios frecuentes en alcance como uno de los desafíos más significativos de gestión de proyectos.
El mayor problema con la expansión del alcance es que la cantidad de trabajo requerido aumenta sin el recurso adicional para apoyarlo. Esto puede abrumar al equipo de proyecto, llevando a estrés y reduciendo la productividad del equipo.
Cómo enfrentarlo
Define el alcance del proyecto temprano, estableciendo qué se entregará y, igual de importante, qué no se entregará.
Haz que el alcance sea acordado por partes interesadas senior, incluyendo el patrocinador del proyecto y la junta del proyecto, que tienen responsabilidad general por el proyecto.
Asegura que el alcance esté claramente delineado en la documentación del proyecto. Si entregables adicionales se agregan durante la fase de diseño o entrega del proyecto, usa esa documentación para señalar a partes interesadas senior donde el alcance ha aumentado.
Un alcance de proyecto cambiante es común y puede acomodarse mientras recursos adicionales se aseguren para su entrega.
Si, por ejemplo, estás trabajando en un sitio web de eCommerce, puedes considerar plugins de WooCommerce como un recurso adicional.
Si un alcance aumentado se acuerda, asegúrate de que el presupuesto o fecha límite del proyecto también crezca para igualarlo. Usa tus herramientas de gestión de proyectos favoritas para asegurarte de mantenerte dentro del alcance.
3. Falta de comunicación de equipo
La falta de comunicación en gestión de proyectos puede llevar a frustración, tareas duplicadas o perdidas, y flujos de trabajo ineficientes donde las tareas se enfrentan fuera de orden, impactando dependencias.
La falta de comunicación también puede afectar la gestión de recursos. Si miembros del equipo de proyecto no comunican sus habilidades y experiencia, pueden dárseles tareas menos adecuadas para ellos, reduciendo la productividad del equipo.
Y, si el progreso del proyecto no se comunica efectivamente, la motivación dentro del equipo de proyecto puede caer, reduciendo aún más los niveles de productividad.
Cómo enfrentarlo
Asegúrate de que canales efectivos de comunicación se configuren para facilitar colaboración entre miembros del equipo. Comienza creando un proceso de integración para nuevos empleados, Utiliza tanto mecanismos de comunicación formal — como una reunión semanal de progreso — como enfoques más informales. El trabajo remoto puede ser difícil si no se maneja eficientemente pero, con las herramientas correctas de gestión de equipo, tus niveles de comunicación irán por las nubes.
Muestra visiblemente el plan del proyecto y cronograma en un espacio de reunión compartido para que todos puedan ver quién está trabajando en qué, cómo las tareas se unen, y cómo contribuyen a la meta general del proyecto.
Si es posible, usa herramientas, como software de gestión de proyectos, para apoyar comunicación efectiva. Asegúrate de que haya un lugar central para almacenamiento de documentos que sea accesible para todos y aliente compartir y anotar documentos. Graba tu pantalla con una herramienta como ScreenRec si no estás en la misma habitación o estás trabajando en un equipo remoto. Esto puede hacer toda la diferencia y ayudarte a cortar mucha de tu carga de email.
También, asegúrate de que el progreso del proyecto se comunique y celebre para que miembros del equipo puedan ver cómo su trabajo está marcando una diferencia.
Finalmente, considera usar eventos de construcción de equipo o sociales para crear un ambiente donde la gente se sienta confiada colaborando y pidiendo apoyo cuando lo necesiten.
4. Falta de competencia
Cuando se trata de problemas de equipo en gestión de proyectos, la falta de competencia es uno de los grandes. A menudo los proyectos se entregan junto con trabajo operacional central. Esto puede significar que personas son jaladas a proyectos que no necesariamente tienen las habilidades correctas o experiencia para el rol.
O, si el proyecto está mal planeado o demorado durante la entrega, recursos esenciales pueden no estar disponibles en el tiempo requerido, dejando a miembros del equipo menos experimentados para completar el trabajo.
Cómo enfrentarlo
En la iniciación del proyecto, el gestor de proyecto debería señalar qué recursos se requieren para entrega exitosa del proyecto. Esto debería incluir una matriz de competencia que explique las habilidades y experiencia necesarias para cada rol.
Si hay un déficit de habilidades entre lo que se requiere y cómo se asignan recursos al proyecto, esto debería señalarse al patrocinador del proyecto, que es finalmente responsable por el éxito del proyecto.
Por ejemplo, algunos de tus miembros del equipo pueden ser geniales en presentaciones pero no tan eficientes en habilidades técnicas como abrir un PDF como Google Doc. Esto no significa que no sean útiles, solo significa que necesitan dárseles responsabilidades para las que puedan cumplir expectativas.
Tiempo extra debería construirse en el horario del proyecto para permitir entrenamiento adicional, seguimiento de miembros del equipo más experimentados, y progreso de proyecto más lento mientras miembros del equipo menos experimentados se ponen al día.
Proporcionar a miembros del equipo acceso a recursos de aprendizaje en línea como Masterclass o StuDocu también puede probar ser útil para mejoramiento de habilidades.
5. Problemas de presupuesto
Junto con alcance, el éxito del proyecto se determina por tiempo y presupuesto. Estos son los tres problemas comunes de gestión de proyectos que necesitan hacerse malabares. Si el alcance del proyecto se aumenta o las tareas se demoran, puede haber un impacto significativo en el presupuesto del proyecto.
El presupuesto asegurado para entregar el proyecto probablemente sea finito, lo que significa que el proyecto está en peligro si los fondos se agotan. Solo 43% de proyectos llegan dentro del presupuesto, lo que corta en el nivel de beneficios financieros que el proyecto ofrece.
Los presupuestos que se exceden también pueden reducir confianza en el probable éxito del proyecto.
Si los fondos se liberan en etapas, la gestión pobre de presupuesto en la etapa actual puede impactar financiamiento para fases subsecuentes del proyecto. La confianza reducida puede resultar en que las partes interesadas corten sus pérdidas y proyectos sean cerrados temprano.
Cómo enfrentarlo
Asegúrate de configurar un presupuesto realista durante la fase de planificación del proyecto. Considera el alcance del proyecto y entregables esperados y calcula los recursos requeridos para entregar contra ellos.
Crea un pequeño amortiguador dentro del presupuesto del proyecto para ayudar a gestionar demoras o desafíos asegurando recursos.
Rastrea costos reales contra costos pronosticados cercanamente y señala problemas temprano. Si el presupuesto está apretado, prioriza factores críticos de éxito y entregables clave y quita cualquier "sería bueno tener".
Si el alcance del proyecto cambia, asegúrate de recalcular el presupuesto requerido y acércate al patrocinador del proyecto por financiamiento aumentado para entregar el nuevo trabajo.
6. Fechas límite poco realistas
Como el tercer lado del triángulo de hierro, sentir que no hay suficiente tiempo para hacer todo es un desafío común de gestión de proyectos.
Las estadísticas alrededor de proyectos que se completan a tiempo son bastante condenatorias, con solo 29% exitoso cumpliendo su fecha límite.
La oportunidad de proyectos que se exceden es mayor cuando las partes interesadas tienen expectativas poco realistas sobre cuánto pueden tomar las tareas de proyecto. Las consecuencias de programación de proyecto inefectiva pueden derramarse en muchas direcciones. Las fechas límite poco realistas pueden poner presión en recursos, hacer la programación difícil y causar una cantidad significativa de estrés dentro del equipo de proyecto.
Cómo enfrentarlo
Trabaja cercanamente con partes interesadas para configurar una fecha límite realista para completar el proyecto. Asegúrate de que el alcance esté bien articulado para que esté claro exactamente qué necesita completarse y en qué orden.
Proporciona evidencia de cuánto han tomado tareas en proyectos similares para ayudar a gestionar expectativas de partes interesadas. Si la fecha límite del proyecto no es negociable, intenta asegurar recursos extra para ayudar a gestionar las tareas según el horario.
Durante el ciclo de vida del proyecto, rastrea el tiempo gastado en tareas para proporcionar información para proyectos futuros. Y asegúrate de señalar cualquier problema probable de fecha límite al patrocinador del proyecto en la oportunidad más temprana.
7. Falta de responsabilidad
La responsabilidad se trata de tomar acción para hacer las cosas sabiendo que, si no se hacen, eres responsable por las consecuencias.
Cuando la propiedad está faltando, la gente se preocupa menos sobre trabajo siendo perdido o duplicado porque no están preocupados con las consecuencias.
Esto significa que una falta de responsabilidad puede contribuir a demoras de proyecto, uso ineficiente de recursos, confusión y frustración entre miembros del equipo.
Cómo enfrentarlo
Crear una matriz RACI puede ser una manera útil de mostrar claramente dónde yace la responsabilidad de tarea.
Muestra quién es finalmente responsable por la entrega de tarea, quién es responsable por hacer el trabajo terminado, y qué otras partes interesadas necesitan ser consultadas o informadas.
Aquellos responsables por entregables necesitan trabajar cercanamente con las personas responsables por completar el trabajo para motivarlos y suavizar cualquier problema.
La gestión senior necesita asegurar que dueños de tareas sean responsables si las tareas no se completan exitosamente.
Para contratistas, eso puede significar despido o pérdida de bonos, y para empleados permanentes, puede señalarse durante revisión de rendimiento.
Igualmente, la gestión senior debería recompensar a aquellos que fueron responsables por completar exitosamente tareas.
8. Gestión pobre de riesgos
La gestión de riesgos fue votada el segundo más alto proceso de gestión de proyectos en términos de valor para el negocio.
Así que no es sorprendente que más del 60% de gestores de proyecto se involucren en alguna forma de ello.
La gestión inadecuada de riesgos significa que eres menos capaz de responder efectivamente a riesgos y te deja abierto a problemas regulatorios o de cumplimiento.
Sin una capacidad de mitigar o enfrentar proactivamente riesgos de proyecto, te quedas, en el mejor caso, combatiendo incendios y, en el peor, con un proyecto fallido.
Las consecuencias pueden ser cualquier cosa desde uso ineficiente de recursos hasta un impacto negativo significativo en operaciones de negocio, reputación o estabilidad financiera.
Cómo enfrentarlo
Asegúrate de establecer un registro de riesgos. Un registro de riesgos identifica cosas que podrían salir mal con el proyecto y afectar su éxito general.
Los riesgos en el registro de riesgos pueden categorizarse por su probabilidad de ocurrir y el impacto que el riesgo tendría si ocurriera.
Asigna a cada riesgo un dueño que es responsable por monitorear el riesgo y actualizar el registro de riesgos si algo cambia. El dueño del riesgo también debería desarrollar opciones de mitigación que pueden ponerse en lugar para limitar las consecuencias si el riesgo se vuelve un problema.
9. Participación limitada de partes interesadas
Sin partes interesadas comprometidas, es una batalla asegurar el apoyo que necesitas para el éxito del proyecto.
Las partes interesadas senior estarán menos interesadas en proporcionar el financiamiento o personal requerido para cumplir entregables, y el proyecto completo puede fallar en incluso despegar del suelo.
Las partes interesadas necesitan estar convencidas del valor del proyecto para que estén confiadas en invertir en ello, especialmente cuando puede haber iniciativas competidoras.
Cómo enfrentarlo
Es esencial articular el valor del proyecto. Usa lenguaje que las partes interesadas entenderán, como explicar cómo el éxito del proyecto impacta sus indicadores de rendimiento y beneficia a sus equipos.
Construye un plan de comunicación efectivo para mantener partes interesadas comprometidas durante la vida del proyecto. Programa actualizaciones regulares para asegurarte de que el proyecto permanezca visible.
Esto es especialmente importante cuando estás trabajando en un proyecto visual. Por ejemplo, si estás trabajando en la producción de videos explicativos, tiene sentido mostrar tu trabajo en progreso. Lo mismo pasa cuando estás construyendo un sitio web o preparando una campaña de cambio de marca.
En estos casos, es una buena idea actualizar a tus partes interesadas con email de video para que puedas mostrarles exactamente cuánto progreso has hecho.
Considera analizar partes interesadas usando una matriz de evaluación de partes interesadas para enfocar tus esfuerzos de comunicación en aquellos que están más interesados o son influyentes.
Estas partes interesadas pueden ayudar a defender tu proyecto y construir apoyo para ello entre grupos de partes interesadas menos comprometidos.
10. Gestión pobre de recursos
La gestión efectiva de recursos se trata básicamente de dos cosas, capacidad y competencia. Necesitas tener las personas correctas disponibles en el momento correcto para hacer el trabajo efectivamente.
La gestión pobre de recursos es una de las consecuencias de planificación pobre de proyecto y significa una brecha en uno de esos dos elementos.
Si no planeas bien tu uso de recursos, puede que no asegures las habilidades que necesitas en el momento correcto en el proyecto. Esto puede llevar a demoras de proyecto o miembros del equipo volviéndose abrumados mientras se esfuerzan por tomar la holgura.
O podrías terminar desperdiciando dinero mientras contratistas caros se sientan sin hacer nada porque fueron reclutados demasiado temprano.
Cómo enfrentarlo
La buena gestión de recursos requiere planificación efectiva. Construir un horario robusto de proyecto te ayudará a identificar qué tareas necesitan entregarse cuándo.
Una vez que estés claro en qué necesita entregarse, puedes determinar la capacidad y competencia necesaria para completar las tareas.
En este punto, querrás comparar lo que necesitas con los recursos que tienes disponibles. Si hay problemas de recursos en tu gestión de proyecto, asegúrate de comprometerte temprano con partes interesadas que pueden ayudarte a asegurar lo que necesitas.
Ya sea el patrocinador del proyecto por un aumento de presupuesto o RH para ayudar con reclutamiento, hablar con personas tan pronto como hayas mapeado tus requisitos de recursos te da la mejor oportunidad de cumplirlos.
Conclusión
Si estás gestionando un proyecto, probablemente enfrentarás al menos uno de estos desafíos en algún momento u otro. Pero prevenido es preparado.
Al leer este artículo, esperamos que hayas ganado más claridad sobre los diez desafíos más comunes enfrentados mientras gestionas un proyecto y cómo enfrentarlos. Esto debería hacer más fácil para ti detectar banderas rojas en tus proyectos y tomar acción temprana para detener problemas de crecer.
Una parte crucial de gestión efectiva de proyectos es gestionar gente, ya sea tu equipo, contratistas externos, o partes interesadas senior.
Referencias y lectura adicional
- El estado de la gestión de proyectos
- Cómo mantener un equipo remoto conectado y crear un lugar de trabajo feliz
- 5 estrategias esenciales de comunicación de equipo remoto
- La guía de reuniones virtuales: todo lo que necesitas para ser productivo
- Las 11 mejores aplicaciones de productividad para hacerte 2x más efectivo
![Mejores herramientas de gestión de proyectos para ahorrar tiempo [comparación]](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/top-project-management-tools/top-project-management-tools.png)
English 
Български
NO TE PIERDAS
Obten actualizaciones sobre nuevos articulos, webinars y otras oportunidades: