Tu guía para comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Siempre escuchamos sobre cómo la comunicación es imperativa en cualquier relación exitosa. Pero, ¿te diste cuenta de que esa idea trasciende al lugar de trabajo también?

Piénsalo.

La comunicación en el lugar de trabajo es la forma más simple de evitar conflictos potenciales.

La importancia de la comunicación en el lugar de trabajo a menudo se subestima y se malentiende pero, por todos los medios, ¡no es un arte oscuro! Si podemos entender los tipos de comunicación así como cómo comunicarnos efectivamente en el lugar de trabajo, encontraremos que nuestros días se volverán menos estresantes y caóticos.

Y no, no necesitas leer cientos de artículos sobre comunicación en el lugar de trabajo para mejorar. ¡Desglosemos lo esencial!

¡La comunicación en el trabajo puede ser TAN frustrante!

¿Por qué es importante la comunicación en el lugar de trabajo?

Llenos de cafeína y estrés, obliterar el conflicto en el lugar de trabajo es el sueño de todo empleado. Esto es lo que la comunicación efectiva puede lograr.

La comunicación clara nos ayuda a entender los pensamientos y sentimientos de nuestros compañeros de trabajo. Ayuda a construir estas relaciones que pueden mejorar el trabajo en equipo y la moral general de la oficina.

Aquí tienes un ejemplo…

Imagina por un momento que trabajas en un entorno laboral hostil en el que tus compañeros de trabajo constantemente discuten, pelean y debaten.

Tom afirma que Judy no le envió el reporte trimestral, un reporte que necesita leer y revisar antes de la fecha límite. Judy afirma que sí lo hizo y así continúan de ida y vuelta.

Todo esto podría evitarse si Tom y Judy entendieran las formas apropiadas de comunicarse entre ellos.

Por qué es importante la comunicación en el lugar de trabajo

¿Cuál es la importancia de la comunicación efectiva en el lugar de trabajo? Bueno, puede hacer o deshacer tu carrera…

La triste verdad es que este tipo de situación es la norma en muchas empresas y puede llevar a menor productividad y ética de trabajo negativa. Una encuesta reciente reveló que, en promedio, las empresas más grandes podrían perder $62.4 millones anualmente debido a "comunicación inadecuada hacia y entre empleados."

La importancia de la buena comunicación no puede ser exagerada. Si quieres un entorno de trabajo más ligero y feliz con estrés laboral reducido, ¡entonces háblalo!

¿Cuáles son los cuatro tipos de comunicación?

La mejor forma de cosechar los beneficios de la comunicación efectiva es entender las 4 formas básicas de comunicación.

1) Interpersonal

Esta es la forma más común de comunicación entre empleados. De esto se trata:

Compartir. Esencialmente, la comunicación interpersonal se refiere al entorno cercano de compañeros de trabajo mientras comúnmente (y voluntariamente) comparten detalles personales.
Escuchar y hablar. Entender la comunicación interpersonal es simple y solo requiere un buen oído y la comodidad para hablar libremente.
Formación de equipos. Los empleadores serían sabios al alentar la comunicación interpersonal porque ayuda a los empleados a conectar a nivel personal.

2) No verbal

La comunicación no verbal es exactamente lo que parece; comunicarse sin palabras. Esto es lo que implica la comunicación no verbal efectiva:

Emociones ocultas. Es importante que entendamos la comunicación no verbal ya que a menudo determina emociones o sentimientos ocultos.
Lenguaje corporal y expresiones faciales son componentes principales de la comunicación no verbal. Estas señales se usan para leer al comunicador.
Ambigüedad. Presta atención a la comunicación no verbal pero mantén una mente abierta porque, a veces, las señales no verbales se malinterpretan. Una mano en tu cadera puede ser una señal de humor para ti mientras es una señal de disgusto para un compañero de trabajo. Evita esta trampa y conócelos antes de descifrar sus movimientos.
Potencial de malentendido. Cuando uses o participes en comunicación no verbal, sería sabio estar familiarizado con la persona con la que te estás comunicando.

3) Escrita

Esto se explica por sí mismo, pero solo para aclarar, la comunicación escrita son cartas, emails, memorandos o notas escritas a otra persona. Esto es lo que necesitas saber sobre la comunicación escrita:

Es segura. Poder tomarse el tiempo para expresarte reflexivamente (ya sea una opinión o un hecho) mientras verificas y evitas errores o inapropiaciones.
Abierta a (mal)interpretación. Carece de un toque personal y a menudo de emoción, creando un entorno/relación frío y distante. La comunicación escrita puede llevar a menudo a malinterpretación del tono.

Considera este ejemplo…

"¡Eres un genio!"
vs.
"Eres un genio."

Una es un cumplido y una es un insulto.

Es muy fácil (y peligroso para tu trabajo) malinterpretar tales mensajes. El sarcasmo no se transmite igual cuando se está leyendo.

Requiere gran cuidado. Como la comunicación escrita es típicamente inevitable en el sitio de trabajo, debes asegurarte de releer, editar y corregir. Los errores escritos a menudo son irreparables. Hazte un favor y léelo en voz alta. Si suena un poco extraño… deséchalo y te lo agradecerás después. También puedes usar un verificador de gramática en línea para evitar errores gramaticales.

Por cierto… La comunicación escrita es más fácil y mucho menos distractiva con las aplicaciones de comunicación de equipo correctas

4) Oral

La comunicación oral es a lo que todos estamos acostumbrados desde que éramos niños pequeños; hablar para ser entendidos. Aquí está lo básico sobre la comunicación oral:

Ayuda a resolver conflictos. Es la mejor forma de evitar y mitigar conflictos en la fuerza laboral ya que deja poco o ningún espacio para malinterpretación. (Si el comunicador está hablando claramente.)
Muy efectiva. Con el tono e inflexión ayudando, comunicarse oralmente hace las conversaciones claras y directas, reduciendo la oportunidad de mala comunicación.

Cómo mejorar tus habilidades de comunicación en el trabajo

(¡Poniéndolo a trabajar en el trabajo!)

¡Muy bien! Así que tienes una idea sobre por qué la comunicación profesional en el lugar de trabajo es importante y cómo esos varios tipos de comunicación juegan un papel en el entorno laboral.

¡Buen trabajo!

"¿Pero cómo usamos este conocimiento para mejorar las habilidades de comunicación en el trabajo?"

¡Nos alegra que preguntes! Ya seas propietario de un negocio o trabajes en servicio al cliente, establecer metas te ayudará a lograr comunicación efectiva en el trabajo. Aquí están seis habilidades de comunicación esenciales por las que esforzarse.

1) Sé amigable

Todos saben que puedes atrapar más abejas con miel que con vinagre. Si esperas abrir comunicación positiva en el trabajo, entonces debes estar abierto a recibirla. ¡Sé amigable! Nadie quiere entablar conversación con una persona antisocial, así que haz de esta una de tus metas principales de comunicación en el lugar de trabajo.

2) Conoce a tus compañeros de trabajo

Entender a las personas con las que estás trabajando será muy útil al aprender cómo comunicarte con ellos. Cada persona se comunica a su manera. Conocer a tus compañeros de trabajo te ayudará a interpretar mejor su mensaje, lenguaje corporal y estilo general de comunicación.

3) Usa los cuatro tipos de comunicación

La mejor forma de volverte un profesional en comunicación efectiva es practicar.

*¡La práctica hace la perfección!*

Utilizar los cuatro tipos de comunicación te permite familiarizarte lo suficiente para detectarlos dentro de tus compañeros de trabajo.

Si notas que Jessica hace muchas expresiones faciales, entonces, lo más probable es que se comunique mejor de forma no verbal. Dependerá de ti notar su preferencia y acomodarla.

4) Domina la escucha activa

Una cosa que necesitas saber sobre la buena comunicación en los negocios es que se trata de habilidades de escucha. Comunicarse no se trata solo de transmitir tu propio punto sino más bien de la capacidad de entender y navegar a un individuo a través de la discusión. Mantén contacto visual y escucha cuidadosamente cuando un compañero de trabajo esté hablando. Por lo menos, esto es una señal de respeto.

5) Cuida tu lenguaje

Al comunicarte en el lugar de trabajo oralmente, siempre elige tus palabras cuidadosamente. Es un lugar de negocios, no un bar local. El lenguaje profesional y el tema siempre se recomiendan para evitar ofender a compañeros de trabajo o superiores.

6) ¡Háblalo!

No tengas miedo de hablar sobre comunicación. No tiene que ser este tema no hablado que todos debemos aprender secretamente e independientemente. Para nada. Siéntete libre de preguntar a un compañero de trabajo su método de comunicación preferido. Si estás teniendo dificultades interactuando, ¡hazles saber! La comunicación se trata de honestidad y autenticidad. Así que manténlo real y háblalo.

Perfecciona tus habilidades de comunicación laboral y tu vida será fácil.

Ejemplos de buenas y malas habilidades de comunicación en el lugar de trabajo

Tener estas habilidades mejoradas ciertamente te ayudará a comunicarte más efectivamente en un entorno empresarial, pero vayamos un poco más allá y demos algunos ejemplos de cuándo, dónde y cómo poner todo en su lugar.

1) Manejo de la ira

No hay duda de que surgirá conflicto al tratar con compañeros de trabajo. Nunca ayuda aferrarse a la ira o cualquier emoción negativa pero gritar en el trabajo es una señal de habilidades de comunicación pobres. Aquí hay un ejemplo de comunicación laboral que salió mal.

El "jefe" en el video de arriba cometió el mismo error una y otra vez: era arrogante y siguió arremetiendo contra los empleados. No hagas esto.

Cuando te encuentres acalorado, toma algunas respiraciones profundas y cuenta hacia atrás desde 10. Te calmará lo suficiente para hablar con menos emoción y trabajar junto con tus compañeros de equipo para resolver el problema.

2) Etiqueta de email

Lo hemos mencionado antes, es difícil leer tono e inflexión, así que evítalos a toda costa. En emails profesionales, no trates de ser divertido o astuto especialmente en aquellos enviados a superiores. Y, realmente, piensa antes de presionar "Enviar". ¿Es apropiado? ¿Podría ser ofensivo? Mantén tus emails educados pero directos y evita cualquier palabra de moda. Ve este video para ejemplos divertidos de lo que NO hacer cuando estés enviando emails a compañeros de trabajo.

3) Comunicación visual

Transmitir tu punto rápidamente y ayudar a otros a ahorrar tiempo son ejemplos de buenas habilidades de comunicación en el lugar de trabajo. Puedes lograr ambos con video.

Por ejemplo, imagina que estás gestionando un equipo remoto de desarrolladores y quieres reportar un error. Envías un email pensando que has descrito el fallo completamente, pero… los desarrolladores no pueden reproducirlo. En lugar de pasar horas enviando emails de ida y vuelta, podrías simplemente grabar tu pantalla con un grabador de pantalla fácil como Screenrec, narrar el video y explicar exactamente cuál es tu experiencia.

Muestra, no digas.

Lo mejor de todo, no tienes que programar una reunión. Puedes simplemente grabar tu pantalla y enviar el video por email usando el enlace de compartir privado que Screenrec genera para ti. Tu equipo puede verlo en su propio tiempo.

Ve el video de abajo para aprender más.

¡Prueba grabar tu pantalla!

Conclusión

La comunicación efectiva es bastante simple cuando lo piensas. Solo no lo pienses demasiado. Recuerda, todo lo que tienes que hacer es tratar de entender a las personas a tu alrededor y conocerlas mientras ellas te conocen. La comunicación se trata de transparencia. Así que sé agradable y amigable, pero también sé tú. ¡Trata de seguir las mejores prácticas de comunicación anteriores y serás una máquina-comunicadora-eficiente en poco tiempo!

1. Enfócate en lo que quieres que la otra persona escuche; 2. Conviértete en un gran oyente; 3. Domina hablar en público; 4. Aprende a dar retroalimentación honesta; 5. Aprende a estar en desacuerdo educadamente; 6. Adapta tu comunicación basándote en edad, género, cultura, etc.; 7. Aprende a hacer networking mejor; 8. Domina el arte de escribir emails.

La buena comunicación en el lugar de trabajo puede tener efectos positivos en el rendimiento incluyendo mayor productividad, moral de empleados más alta, negocios repetidos, mejor retención de empleados y un entorno de trabajo más saludable en general.

Depende de tu flujo de trabajo específico. Para equipos remotos, chatear en tiempo real con Slack y envío de video por email bajo demanda con ScreenRec podría ser la combinación ganadora. Los equipos ubicados juntos pueden querer evitar el chat para reducir interrupciones y, en su lugar, usar una herramienta de gestión de proyectos como Asana o Trello donde todos pueden comentar en tareas y compartir retroalimentación.