كيف يمكن التواصل مع العاملين عن بُعد بفعالية؟

وضع توقّعات واضحة وإرشادات مكتوبة للتواصل، مثل أوقات محدّدة للاجتماعات الافتراضية وأطر زمنية للرد على الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني. استخدام باقة متنوعة من أدوات التواصل مثل مؤتمرات الفيديو، والمراسلة الفورية، وبرامج إدارة المشاريع لتلبية تفضيلات واحتياجات مختلفة. تشجيع التواصل الصريح والصادق وخلق بيئة يشعر فيها العاملون عن بُعد بالراحة في طرح الأسئلة والتعبير عن المخاوف. إجراء متابعات منتظمة مع العاملين عن بُعد للتأكّد من توفر الموارد والدعم اللازمين لإنجاز مهامهم. توفير فرص لربط العاملين عن بُعد بزملائهم في المكتب وتعزيز التعاون بينهم، مثل أنشطة بناء الفريق الافتراضية .

ما أهم مهارات التواصل؟

الاستماع الفعّال : القدرة على التركيز التام على المتحدّث وفهم ما يقوله. حلّ النزاعات : القدرة على معالجة الخلافات وحلّها بشكل مهني وبنّاء. التعاطف : القدرة على فهم مشاعر الآخرين ومشاركتها. المهارات الشخصية : القدرة على بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها مع الزملاء والعمّلاء. القدرة على التكيّف : الاستعداد للتأقلم مع المواقف والبيئات المتغيّرة.

أفضل 11 أداة تواصل لفرق العمل عن بُعد

اعتباراً من عام 2025، من المتوقّع أن يتسارع توجّه العمل عن بُعد ويصبح أكثر استقراراً وطابعاً دائماً؛ من الصعب المبالغة في حجم هذا التغيّر في بيئات العمل.

هذا التحوّل أكبر مما يظنّه كثيرون، ومعه تظهر باستمرار أدوات تواصل جديدة للعاملين عن بُعد؛ وفي النهاية، أصبح تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة ممكناً بفضل العمل عن بُعد، لأنه يمنح الموظفين قدراً أكبر من الاستقلالية.

كثير ممن يختارون العمل عن بُعد يستمرّون فيه طوال حياتهم المهنية؛ أما من ناحية الشركات، فينعكس ذلك إيجاباً على المنافسة مع ارتفاع إنتاجية الموظفين.

ومع ذلك، يبقى هدف كل فريق هو الوصول إلى تواصل فعّال؛ فهذا عنصر أساسي لـتعاون الفرق عن بُعد بطريقة بنّاءة ولرفع مستوى المخرجات؛ لكن مقارنة بالتواصل داخل المكتب، فإن التواصل عن بُعد مختلف تماماً.

ما ينجح في التواصل وجهاً لوجه قد لا ينجح بالضرورة عبر الإنترنت؛ لذلك يجب على الفرق عن بُعد والفرق الهجينة أن تعي ذلك وأن تمارس عادات تواصل جيدة؛ ويمكن تحقيق تواصل فعّال عن بُعد من خلال:

المراسلة الفورية
مؤتمرات الفيديو
رسائل البريد الإلكتروني
رسائل البريد الإلكتروني بالفيديو
المكالمات الهاتفية
مراجعة سياسات العمل والأدلة الداخلية
تنظيم اجتماعات أسبوعية منتظمة

يستعرض هذا المقال أفضل أدوات التواصل عن بُعد المتاحة للعاملين في السوق اليوم.

كيفية اختيار أدوات التواصل للفرق عن بُعد

من الضروري اختيار أدوات تواصل تتكامل بسلاسة مع باقي التطبيقات في حزمة أدواتك التقنية، خصوصاً إذا كنت تتبنّى استراتيجية «أفضل أداة لكل غرض».

خلاف ذلك، قد يؤدي استخدام أنظمة عديدة لمهام مختلفة إلى تجربة معقّدة ومجزّأة للموظفين.

لا توجد أداة تواصل واحدة تناسب الجميع بالطبع؛ فبعض الشركات تبحث عن حلول اتصالات موحّدة (Unified Communications)، والتي قد توفّر مركزاً واحداً لكل البيانات، لكنها قد تصبح معقّدة أكثر من اللازم؛ ولهذا تفضّل شركات أخرى بناء حزمة أدوات أخفّ تركّز على سهولة الاستخدام وتجربة سلسة وبساطة في الواجهة.

أفضل 11 تطبيق تواصل للفرق عن بُعد

فيما يلي 11 خياراً يمكنك التفكير فيها لتلبية احتياجات التواصل في شركتك:

1. ScreenRec

نبدأ قائمة أدوات التواصل للعاملين عن بُعد بأحد أفضل حلول تسجيل الشاشة المجانية؛ يُعد ScreenRec واحداً من قلّة من أدوات التواصل المجانية المتاحة لفرق العمل عن بُعد.

يستخدم العاملون عن بُعد ScreenRec للتواصل غير المتزامن؛ فبدلاً من محاولة تنسيق الاجتماعات عبر مناطق زمنية مختلفة، يمكنهم التقاط لقطات شاشة ورسائل فيديو ومشاركتها بسهولة؛ هذا النوع من التواصل المرئي يعد بديلاً فعّالاً عندما لا يكون الجميع في الغرفة نفسها، ويساهم في تحسين التعاون بين أعضاء الفريق؛ ومن خلال واجهة واحدة، يتيح ScreenRec للمستخدمين:

التقاط لقطات شاشة وإضافة الشروحات عليها،
تسجيل كاميرا الويب وشاشة الكمبيوتر
تسجيل صوت الميكروفون وصوت النظام

الميزات:

مشاركة فورية للرابط
لقطات شاشة مع شروحات توضيحية
تسجيل فيديو بدقّة 4K
تسجيل كاميرا الويب مع صوت النظام والميكروفون
2 جيجابايت من التخزين السحابي المجاني
تشفير للفيديوهات

السعر:

مجاني

الإيجابيات:

التقاط لقطات الشاشة وتسجيلها سريع وبسيط للغاية، ما يجعله أداة مثالية للعمل من المنزل
يوفّر طريقة سريعة وسهلة لمشاركة رابط عام للصور أو الفيديوهات المحفوظة
يحتوي تطبيق سطح المكتب على سجل/معرض يسهّل الوصول إلى اللقطات القديمة

السلبيات:

لا يحتوي على أدوات مدمجة لتعديل الفيديو

2. Zoom

يُعد Zoom أداة لعقد اجتماعات الفيديو والمؤتمرات عبر الويب؛ صُمّم بالأساس للأنشطة التعاونية متعددة المشاركين، ويمكّن المستخدمين من عقد اجتماعات بسهولة؛ وقد أصبح من أبرز أدوات التواصل لفرق العمل عن بُعد، خصوصاً منذ جائحة كوفيد-19.

الميزات:

مؤتمرات فيديو
تسجيل المكالمات
مشاركة الشاشة

السعر:

للاجتماعات الشخصية – مجاني
للشركات الصغيرة/Pro – 14.99 دولاراً شهرياً لكل مضيف
للشركات الصغيرة والمتوسطة – 19.99 دولاراً شهرياً لكل مضيف (حد أدنى 10 مضيفين)
للمؤسسات الكبيرة – 19.99 دولاراً شهرياً لكل مضيف (حد أدنى 100 مضيف)

الإيجابيات:

بفضل تكاملاته القوية مع أدوات أخرى، أصبحت الاجتماعات أكثر سلاسة وجودة من أي وقت مضى.

السلبيات:

خصائص الأمان والخصوصية ليست الأفضل؛ ومع ذلك، ورغم أن الاشتراكات قد تبدو مرتفعة قليلاً، فإنك تحصل على برنامج رائد لمؤتمرات الفيديو.

3. Google Drive

يُعد Google Drive أداة تعاون سحابية تتيح لك حفظ رسائل البريد والصور والملفات الأخرى على خوادم Google؛ كما يمكنك مشاركة المستندات وتعديلها في الوقت الفعلي؛ ويأتي مع حزمة من أدوات الإنتاجية المكتبية تجعله منافساً قوياً لمجموعة Microsoft Office.

الميزات:

تعاون الفريق على المستندات
خيارات بحث متقدّمة ولوحة بحث جانبية
إمكانية الوصول عبر تطبيق الجوال
وضع علامة مميّزة على الملفات والمجلدات

السعر:

15 جيجابايت – إصدار مجاني
100 جيجابايت – 1.99 دولار
1 تيرابايت – 9.99 دولارات
10 تيرابايت فأكثر – 99.99 دولاراً

الإيجابيات:

أفضل ما يميّز Google Drive هو توافقه مع عدد كبير من الأجهزة والمنصّات؛ كما يمكنه تحويل مستندات Microsoft Office مباشرة إلى ملفات Google، بما في ذلك Excel وPowerPoint.

السلبيات:

في بعض الأحيان يسبّب حدّ حجم الملفات المسموح رفعها مشكلة عندما تحتاج لمشاركة كميات أكبر من البيانات.

4. Proofhub

Proofhub برنامج إدارة مشاريع سحابي يُعد من أفضل أدوات التعاون لفرق العمل عن بُعد؛ ويشمل خصائص مثل:

دردشة جماعية مدمجة
سير عمل (Workflows)
نقاشات سريعة للمشاريع ولوحات عمل
تقارير عن حالة المشاريع
وغيرها الكثير

تتيح المنصّة رفع الملفات ومشاركتها (مثل ملفات Excel وPowerPoint)، كما تحتوي على أداة تدقيق إلكتروني مدمجة لمراجعة الصور والمستندات؛ وهي أداة مفيدة جداً للتواصل في بيئات العمل من المنزل.

الميزات:

إدارة سير العمل
قوالب قابلة للتخصيص
مشاركة الملفات
تتبّع التقدّم في المشاريع

السعر:

Essential – 50 دولاراً شهرياً + فترة تجريبية مجانية
Ultimate Control – 99 دولاراً شهرياً + فترة تجريبية مجانية

الإيجابيات:

يُعد Proofhub أداة قوية للإدارة والتخطيط والتعاون، ويسمح لعدد غير محدود من المستخدمين بالوصول إلى كل ما يحتاجون إليه في مكان واحد.

السلبيات:

لا يوفّر عرض الجداول (Table View).

5. Trello

Trello أداة شهيرة ضمن أدوات إدارة المشاريع، لكنه يدخل قائمتنا هنا لأن جزءاً كبيراً من التواصل هو في الواقع تعاون؛ فمن خلال تمكينك من إنشاء لوحات لكل مشروع، تساعدك خصائص التطبيق على إبقاء سير العمل منظّماً.

يمكن للمستخدمين التواصل عبر التعليقات وتلقّي إشعارات بالمهام الجديدة ومواعيدها النهائية؛ وبساطة Trello هي ما يجعله خياراً مفضّلاً لدى كثير من الشركات الصغيرة التي تعمل عن بُعد.

الميزات:

سير عمل بأسلوب لوحة Kanban
قوائم مهام متقدّمة
سهولة عالية في التخصيص
إضافة الأشخاص للمشاركة بسهولة

السعر:

Business Class – 12.50 دولاراً شهرياً
اشتراك سنوي – 89 دولاراً
اشتراك مدى الحياة – 249 دولاراً

الإيجابيات:

يتيح لك الإشارة إلى أعضاء الفريق في قسم التعليقات، مع الحفاظ على تنظيم المشروع بشكل واضح.

السلبيات:

عملية تسجيل الدخول قد تكون مربكة أحياناً، كما يمكن أن تتكرّر بعض المعلومات عند إنشاء لوحات جديدة.

6. Slack

بوصفه أداة تواصل للفرق، يمكّنك Slack من أتمتة مساحات العمل وتوسيعها؛ يمكنك إنشاء تطبيقات أو تدفّقات عمل (Workflows) تشجّع الحوار، وتحفّز على اتخاذ الإجراءات، وتتكامل مع خدمات أخرى.

الميزات:

إنشاء القنوات لتنظيم المحادثات
إجراء المكالمات مباشرة من داخل التطبيق

السعر:

خطة مجانية
Pro – 7.25 دولارات شهرياً

الإيجابيات:

إمكانية جعل القنوات خاصة
مشاركة وتعاون في الوقت الفعلي

السلبيات:

بعد 14 يوماً، يتم حذف المحادثات القديمة في الخطة المجانية
مساحة التخزين للملفات محدودة

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams برنامج تعاوني صُمّم كأداة مريحة للفرق التي تعمل عن بُعد؛ يساعد الفرق على البقاء متصلة ومطّلعة ومنظّمة في مكان واحد.

الميزات:

مساحات عمل (Teams) لإنشاء الفرق والقنوات
تقويم داخلي
قائمة واسعة من تكاملات التطبيقات
خصائص دردشة مدمجة

السعر:

مجاني
Microsoft Teams Essentials – 4 دولارات لكل مستخدم شهرياً
Microsoft 365 Business Basic – 6 دولارات لكل مستخدم شهرياً
Microsoft 365 Business Standard – 12.50 دولاراً لكل مستخدم شهرياً

الإيجابيات:

تركّز Microsoft في Teams على عامل الراحة؛ إذ يجمع بين أدوات مؤتمرات الفيديو وأدوات الدردشة في مكان واحد؛ يمكنك من قناة واحدة تنظيم اجتماع أو إسناد مهمة، وإجراء مكالمات صوتية أو مرئية، وتعديل الملفات من دون مغادرة المحادثة.

السلبيات:

كثرة الخيارات قد تجعل بعض المستخدمين في حيرة حول الأداة الأنسب لكل موقف، رغم أنه يُعد من أفضل أدوات التعاون عن بُعد من حيث التصميم والقدرات.

8. Asana

تستخدم كبرى الشركات اليوم Asana، وهو أداة قوية ومحبوبة لإدارة المشاريع تتفوّق على كثير من المنتجات المنافسة؛ السبب الرئيس هو سهولة الوصول؛ فمن خلال مجموعة واسعة من واجهات الربط (APIs)، يمنحك Asana عدداً كبيراً من الفرص لـ:

التواصل مع فريقك،
مشاركة المعلومات معهم، و
متابعة تقدّم العمل.

الميزات:

تكامل سلس مع تطبيقات مثل البريد والملفات.
حقول مخصّصة لتتبّع أهم المعلومات لفريقك في كل مشروع.
قوالب قابلة للتخصيص لباقي الفريق.

السعر:

اشتراك سنوي – 89 دولاراً
اشتراك مدى الحياة – 249 دولاراً

الإيجابيات:

يُعتبر Asana أداة إدارة مشاريع شبه متكاملة للفرق عن بُعد بفضل تركيزه القوي على العمل الجماعي والتواصل الداخلي؛ كما يسمح للمستخدمين بالتعليق على المشاريع، ويعرض المهام الشخصية لباقي أعضاء الفريق، ما يمزج بين إدارة المهام والتعاون في أداة واحدة.

السلبيات:

خصائص إسناد المهام في Asana محدودة؛ إذ يسمح بوجود مستخدم واحد مسؤول عن كل مهمة، وهو ما يُعد نقطة ضعف في أداة مخصّصة للتعاون؛ وغالباً ما تضطر لإنشاء عدّة مهام منفصلة إذا كان أكثر من شخص يعمل على المهمة نفسها، ما قد يربك صورة عبء العمل المتبقي.

9. Basecamp

Basecamp خدمة ممتازة لإدارة المشاريع؛ توفّر مساحة منظّمة لترتيب متطلبات علامتك التجارية أو مشاريعك الشخصية أو احتياجات شركتك.

الميزات:

قوائم مهام
منصّات دردشة للتواصل في الوقت الفعلي – Campfire وPing
تقارير لتتبّع المشاريع

الإيجابيات:

استخدام Basecamp بسيط وأنيق في الوقت نفسه؛ واجهته مباشرة وسهلة التعلم.

يدعم إدارة مشاريع تعاونية بين أعضاء الفريق.
يسمح بالتكامل مع عدد من تطبيقات الطرف الثالث للمزامنة والنسخ الاحتياطي.

السلبيات:

يفتقر Basecamp إلى خصائص مثل إنشاء مخططات Gantt واعتماديات المهام؛ كما لا يوفّر إلا عدداً قليلاً من خصائص المحاسبة، وقد تثار بعض المخاوف الأمنية عند تخزين البيانات في السحابة.

10. Dialpad

Dialpad تقنية حديثة قائمة على السحابة لـالاتصال عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) والاتصالات الموحّدة؛ يتيح إجراء المكالمات وإرسال الرسائل وإدارة البريد الصوتي؛ ويمكنك من خلال مساحة عمل واحدة إجراء المكالمات، والدردشة، وعقد الاجتماعات، وتشغيل مركز اتصالات كامل؛ إنه منصّة حقيقية للاتصالات المؤسسية الموحّدة.

الميزات:

مكالمات صوتية
رسائل نصية
مكالمات فيديو

السعر:

15 دولاراً شهرياً

الإيجابيات:

تُعد المكالمات الهاتفية، والمراسلة الفورية وSMS، ومؤتمرات الفيديو من الخصائص القياسية في كثير من حلول «الاتصالات الموحّدة الكل في واحد»، وDialpad من بينها.

السلبيات:

لا يرسل التطبيق إشعارات موثوقة دائماً عند ورود مكالمات جديدة.

11. Brosix

Brosix منصّة متكاملة للمراسلة الفورية تهدف إلى توفير مساحة افتراضية آمنة وموثوقة للتواصل اليومي بين أعضاء الفريق؛ جوهرها يعتمد على تشفير قوي، بما في ذلك التشفير التام بين الأطراف (End-to-End) للرسائل، ومشاركة الملفات من نظير إلى نظير (P2P) بأي حجم تقريباً، ضمن شبكة خاصة بالفريق توفّر تحكّماً إدارياً دقيقاً.

Brosix متوافق تماماً مع معايير HIPAA وGDPR، ما يجعله خياراً موثوقاً في مجموعة واسعة من القطاعات، من الرعاية الصحية والمالية إلى البيع بالتجزئة والتصنيع.

الميزات:

شبكات خاصة للفرق
مراسلة فورية مشفّرة
نقل ملفات P2P وسجلّ للمحادثات
سبورة افتراضية (Virtual Whiteboard)
مكالمات صوتية ومرئية

السعر:

خطة Startup: مجانية
خطة Business: 4 دولارات لكل مستخدم شهرياً
خطة Premium: 6 دولارات لكل مستخدم شهرياً

الإيجابيات:

درجة عالية من الأمان بفضل الشبكة المغلقة المخصّصة للتواصل الداخلي؛ كما أن واجهته سهلة والتجهيز الأولي سريع، ما يمكّن الفرق من الانطلاق بسرعة.

السلبيات:

لا يوفّر خصائص قوية لمؤتمرات الفيديو، لذا يناسب الفرق التي تركّز أكثر على الدردشة ومشاركة الملفات من حاجتها إلى اجتماعات مرئية مكثّفة.

مقارنة: أدوات التواصل للعاملين عن بُعد

التطبيق	الأفضل لـ
Zoom	مؤتمرات الفيديو
Google Drive	تخزين الملفات ومزامنتها
Proofhub	إدارة المشاريع
ScreenRec	تسجيل الشاشة
Trello	إدارة الفرق
Slack	مشاركة الملفات
Microsoft Teams	التواصل في الوقت الفعلي، مشاركة الملفات، الاجتماعات
Asana	إدارة المشاريع
Basecamp	التواصل في الوقت الفعلي
Dialpad	مؤتمرات فيديو، ورسائل نصّية، وبريد صوتي
Brosix	مراسلة فورية آمنة وشبكات خاصة للفرق

الخلاصة

تشير نسبة كبيرة من العاملين عن بُعد إلى أنهم يشعرون بارتباط أكبر بعملهم عندما يساعدهم المدراء في وضع الأولويات وأهداف الأداء، بغضّ النظر عن مستوى خبرتهم؛ لهذا تأثير واضح في معنويات الموظفين، كما يتيح لك مواءمة الفريق بشكل أفضل مع احتياجات عملك؛ فعندما يرى الأفراد أن مديرهم يستثمر وقته لمساعدتهم على التركيز والتحسّن، يزداد شعورهم بالانتماء وبأن مساهماتهم مهمة في نجاح المشروع.

الأسئلة الشائعة

وضع توقّعات واضحة وإرشادات مكتوبة للتواصل، مثل أوقات محدّدة للاجتماعات الافتراضية وأطر زمنية للرد على الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني.
استخدام باقة متنوعة من أدوات التواصل مثل مؤتمرات الفيديو، والمراسلة الفورية، وبرامج إدارة المشاريع لتلبية تفضيلات واحتياجات مختلفة.
تشجيع التواصل الصريح والصادق وخلق بيئة يشعر فيها العاملون عن بُعد بالراحة في طرح الأسئلة والتعبير عن المخاوف.
إجراء متابعات منتظمة مع العاملين عن بُعد للتأكّد من توفر الموارد والدعم اللازمين لإنجاز مهامهم.
توفير فرص لربط العاملين عن بُعد بزملائهم في المكتب وتعزيز التعاون بينهم، مثل أنشطة بناء الفريق الافتراضية.

الاستماع الفعّال: القدرة على التركيز التام على المتحدّث وفهم ما يقوله.
حلّ النزاعات: القدرة على معالجة الخلافات وحلّها بشكل مهني وبنّاء.
التعاطف: القدرة على فهم مشاعر الآخرين ومشاركتها.
المهارات الشخصية: القدرة على بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها مع الزملاء والعمّلاء.
القدرة على التكيّف: الاستعداد للتأقلم مع المواقف والبيئات المتغيّرة.

أفضل أداة تواصل للفرق والعاملين عن بُعد تعتمد على احتياجات كل فريق ومنظمة؛ لكن حلاً فعّالاً للغاية هو استخدام أداة لتسجيل الشاشة مثل ScreenRec؛ فهو مسجّل شاشة مجاني يمكّن أعضاء الفريق من تبادل رسائل فيديو فورية، ما يفيد جداً في تحسين التواصل والتعاون ومشاركة المعلومات بين الفرق الموزّعة؛ كما يسمح لأعضاء الفريق برؤية عمل بعضهم البعض، وشرح الخطوات والعمليات، وحل المشكلات بصرياً، وهو أمر مهم عندما لا يكون التواصل وجهاً لوجه ممكناً؛ إضافة إلى ذلك، يسهّل ScreenRec مشاركة التسجيلات وحفظها، ما يجعله خياراً ممتازاً للاحتفاظ بالمعلومات والقرارات المهمة.